AUTOMATISEZ VOS PROCESSUS OCTOPUS Un « Workflow » bien défini 25 mai 2015 DOCUMENT CONFIDENTIEL COPYRIGHT © OCTOPUS ITSM TOUT DROITS RÉSERVÉS

2 DISCUTONS UN PEU Les utilisateurs Les intervenants Les gestionnaires

POURQUOI? 3 Comment ! C’est pas encore fait À qui je dois m’adresser? J’abandonne c’est, trop compliqué On doit remplir plusieurs requêtes Besoin d’obtenir des signatures Duplication de tâches Travail mal réparti Priorités mal gérées Délais gênants… Ne sais pas comment ni où il peut aider Se fait dire que son équipe n’est pas bonne Ne voit pas le nombre de demandes

4 NOUS AVONS DES SOLUTIONS POUR VOUS !

OÙ COMMENCER ?  À partir d’un besoin spécifique, faites la liste des tâches à faire et de ses règles d’affaire en fonction de ce que vous faites actuellement  Essayer de mettre ces éléments bout à bout pour en faire un processus  Identifier l’information dont nous avons besoin pour exécuter la demande  S'interroger sur chaque étape  Pensez à l’automatisation  On passe à l’action et on fait des tests  Il n’est pas nécessaire de tout faire en même temps 5

SCÉNARIO 1 – DEMANDE D’ÉQUIPEMENT 6 Besoin du demandeur  Doit aménager une salle de formation  Achat et installation d’équipement Règles d’affaires  Doit garder une copie de la demande  Les demandeurs ont besoin de savoir  Où faire la demande  L’évolution de la demande  On doit s’assurer que ça fonctionne avec notre infrastructure  On veut que les achats répondent aux besoins techniques  On doit contrôler les finances sans rendre les demandes impossibles  On travaille avec des fournisseurs précis  On doit exécuter les demandes dans un délai raisonnable  On a besoin de s’assurer que l’installation et la configuration sont conformes et fonctionnelles  On doit s’assurer que les gens ne se blessent pas en installant des équipements  Quelqu’un doit faire la gestion des garanties

SCÉNARIO 1 – DEMANDE D’ÉQUIPEMENT 7

DANS OCTOPUS À partir des données de références  Le formulaire Web sera utilisé pour la cueillette d’information  Les types de champs rendent la saisie plus simple  Boutons radio  Champ date  Liste déroulante  Case à cocher  Etc. 8

SCÉNARIO 1 – FORMULAIRE WEB 9

DANS OCTOPUS À partir des données de références  Transposer le Workflow en tâches  Choisir le type de tâche – Approbation, Standard, Notification  Identifier les tâches dépendantes  Identifier les groupes responsables  Calculer les dates d’échéances des tâches en fonction de la cible de la SR  Tester – Corriger – Tester à nouveau 10

UTILISER L’INFORMATION DU FORMULAIRE WEB 11

DANS OCTOPUS 12 Le truc [[$Champ]] [[$Casque d'écoute sans fil Logitech H800]] [[$CasquedécoutesansfilLogitechH800]] Mettre dans le format [[$NomDuChamp]]

DANS OCTOPUS 13 À partir des données de références  Utiliser les tâches avancées  Pour créer des variables personnalisées  Pour activer ou non une tâche  Ajouter de l’information directement à la tâche à partir des réponses du demandeur

DANS OCTOPUS 14

DANS OCTOPUS 15

DANS OCTOPUS 16

DANS OCTOPUS 17

DANS OCTOPUS 18

DANS OCTOPUS 19

SCÉNARIO 1 – FORMULAIRE WEB 20

SCÉNARIO 1 - TÂCHES 21

SCÉNARIO 1 - TÂCHES 22

SCÉNARIO 1 - EXEMPLES 23

SCÉNARIO 1 - EXEMPLES 24

SCÉNARIO 2 – ARRIVÉE D’UN EMPLOYÉ 25 Besoin du demandeur  Préparer l’arrivée d’un nouvel employé Règles d’affaires  Doit garder une copie de la demande  Les demandeurs ont besoin de savoir  Où faire la demande  L’évolution de la demande  On doit s’assurer qu’une personne est là pour accueillir l’employé  Que l’environnement de l’employé sera prêt à son arrivée  On doit contrôler le nombre de voitures dans le stationnement intérieur  On a besoin de s’assurer que l’installation et la configuration sont conformes et fonctionnent correctement  On doit faire la gestion de l’inventaire  On doit être en mesure de savoir qui a accès à quoi  En informatique  Avec la sécurité

SCÉNARIO 2 – ARRIVÉE D’UN EMPLOYÉ 26

SCÉNARIO 2 – FORMULAIRE WEB 27

SCÉNARIO 2 - TÂCHES 28

SCÉNARIO 2 - TÂCHES 29

SCÉNARIO 2 - EXEMPLE 30

SUJET ALTERNATIF - REQUÊTE 31

SUJET ALTERNATIF - TÂCHE 32

EN CONCLUSION  Prendre le temps de bien faire ressortir les besoins, un seul processus à la fois  Définir les étapes et les transposer en graphique  Créer la SR  Ajouter les questions requises au formulaire Web  Créer les tâches d’après le workflow (avec préalable et groupe d’assignation)  Définir les champs personnalisés qui seront nécessaires à la création de certaines tâches  Faire des tests, corriger et re-tester  Rappelez-vous qu’il n’est pas nécessaire de tout automatiser d’un coup  De nouvelles fonctionnalités seront bientôt disponibles pour améliorer l’utilisation des Workflows dans Octopus  Ajout de condition dans les formulaires Web  Émulation du portail Web pour créer une requête à partir d’Octopus 33

34 QUESTIONS

Nathalie Asselin Spécialiste Octopus ITIL® Nathalie Lachapelle Spécialiste Octopus ITIL® 35 MERCI !