Communication interne QLIO 09-10 Cours n°2 : les moyens 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Les mouvements de communication dans l’entreprise Mouvement descendant : management Savoir détecter les messages de sa hiérarchie et les comprendre. Apprendre grâce au management et s’améliorer dans son travail. Gérer son équipe et leur transmettre les ordres et consignes. Mouvement ascendant : les « remontées d’information » Savoir dire à sa hiérarchie qu’il y a des problèmes sans être perçu comme une personne à problème ou un « délateur ». Mouvement horizontal: le travail en équipe Devenir la personne avec qui on aime travailler. Agir pour l’équipe et pour le bon fonctionnement de l’entreprise. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Les deux types de communication en interne Information opérationnelle Communiquer pour transmettre des ordres : organisation du travail, processus de production, les normes de qualité, aspects techniques… Information motivante Messages visant à « mobiliser ». 3 grands domaines : contexte général (environnement, objectifs), le système de production, l’organisation interne. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication écrite : le pivot de la communication interne Pourquoi l’écrit est-il privilégié dans l’entreprise? Plus rapide grâce aux emails, plus concis On garde trace des échanges Cela peut aussi formaliser un échange oral Les règles d’or de l’écrit en entreprise? Sujet clair, pas de tournure de phrase compliquée Pas de faute d’orthographe Un texte efficace 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication écrite : Les documents circulant dans les entreprises 1- La note de service Objectif: donner des directives ou des explications Présentation: objet clair, présenter l’information pour qu’elle soit immédiatement comprise. Ne pas oublier les détails qui rendent l’information importante pour les lecteurs. Exemple: Sujet : Important/Nouvelle procédure de commande de matériel Bonjour, Veuillez trouver ci-joint la nouvelle procédure de commande du matériel pour l’atelier telle que revue ensemble lors de la réunion du 22/04/08 et validée ensuite par Jean Dupont, elle est applicable pour tous à partir d’aujourd’hui. Merci d’avance de me contacter si vous avez des questions ou des remarques en rapport avec cette procédure. Signature. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication écrite : Les documents circulant dans les entreprises 2- La fiche signalétique Objectif: document de synthèse à conserver Présentation: synthétique sous forme de diagramme ou tableau Exemple: la procédure de commande de matériel de l’atelier 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication écrite : Les documents circulant dans les entreprises 3- La minute de réunion Objectif: document de synthèse à conserver suite à une réunion. Présentation: sujet de la réunion, intervenants, lieu, date, liste des problématiques évoquées, décisions prises et plan d’action. Exemple: « brain storming » procédure de commande de matériel de l’atelier 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Florence Denos - Communication interne QLIO Communication écrite : Les documents circulant dans les entreprises Les documents circulant dans les entreprises 4- Le rapport écrit Objectif: aide à la décision ou compte rendu d’une décision déjà prise. Présentation: Un rapport doit être documenté, il faut résumer le contexte en introduction, exposer le problème, lister et analyser les solutions possibles, préconiser une solution, prévoir un mode d’application. Exemple: Rapport sur les solutions pour sécuriser les commandes passés par l’atelier, préconisation d’une procédure. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication orale : un support de communication indispensable. Comment intervient la communication orale dans l’entreprise? D’une manière informelle quotidiennement D’une manière plus formalisé quand l’écrit ne suffit plus Les règles d’or de la communication orale en entreprise? Savoir rester à sa place Savoir se faire comprendre par la parole et par l’attitude Savoir écouter 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication orale : un support de communication indispensable. Le téléphone Un outil à utiliser avec parcimonie : consommateur de temps mais indispensable dans certaines situations. Check list avant un appel : Pourquoi cet appel, quelle est ma question Comment justifier cet appel (ais-je d’autres moyens d’avoir ma réponse?) Quel type de réponse je souhaite. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication orale : un support de communication indispensable. La réunion Une réunion doit être: Préparée : invitation (sujets, participants, lieu et jour) Animée : savoir préparer un PPT Résumée : savoir rédiger une minute Lorsque l’on est simple participant, il faut : lire l’ordre du jour et réfléchir aux sujets de la réunion, participer à bonne escient, Comprendre le résumé ou sinon poser des questions. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Communication orale : un support de communication indispensable. Les rencontres Formations Discussions informelles Les entretiens individuels (évaluation, motivation, débriefing, préparation de réunion). Règles à respecter : toujours rester un « professionnel », savoir respecter les règles de confidentialité, choisir le bon moment pour faire passer ses messages & rester à sa place. 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Exercice 1: communication orale Vous êtes responsable du magasin et de l’approvisionnement. Préparer une présentation en 5 à 10 slides pour analyser avec vos collègues les solutions à apporter pour régler le problème de l’atelier. 1- Présentation du problème rencontré : matériel indispensable à l’atelier en rupture permanente car plus de fournisseur. 2- Solutions à proposer: Remplacer le matériel manquant par un autre assez similaire, Présentation des fournisseurs possibles (avantages/inconvénients) et de leurs produits (avantages/inconvénients), Proposition pour tester leur fiabilité et faire un choix (définir les critères). Personnes présentent lors de la réunion : l’équipe de l’atelier (qui utilise le matériel et formule les demandes de matériel). 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Exercice 2: communication orale Vous êtes responsable informatique et responsable logistique. Préparer une présentation en 5 à 10 slides pour présenter les avantages du nouveau logiciel de gestion de stock et les règles de mise à jour du logiciel. 1- Explications à donner : Possibilité pour les clients de rentrer leur prévisions de commandes en ligne, Consultation directe des disponibilités par l’équipe commerciale, Possibilité de mieux gérer les besoins en approvisionnement grâce à des outils très performants de prévision. … 2- Proposition d’un planning de formation au nouveau logiciel Personnes présentent lors de la réunion : l’équipe magasin (qui gère le stock), l’équipe commerciale (qui assure la gestion client au quotidien). 15/09/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Rédaction de votre plan Un plan aussi détaillé que possible pour éviter tout oubli ou de perdre le fil de votre exposé en cours de route. L’introduction est très importante car elle donne envie de vous écouter et de suivre votre raisonnement . Elle comporte l’objet de votre intervention et le sommaire de votre exposé. Le développement doit comporter de nombreux exemples concrets pour rapprocher en permanence votre démonstration à la réalité. La conclusion reprends les idées-clés et les suites à donner, c’est le moment avec l’intro le plus retenu d’un exposé. 03/10/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Réalisation d’un support PPT Moins de 10 slides pour 20 mn de présentation, 2mn par slide en moyenne. Ni trop chargées ou illisibles : tout le monde doit pouvoir les lire à l’écran ou les relire après la réunion. Des animations simples, un fond de slide clair, une police classique. Illustrations : photos, images pour animer la présentation. Graphiques ou tableaux si lisibles sur une slide. Date, auteur, sujet de la réunion, numéro de page. 03/10/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO

Florence Denos - Communication interne QLIO Pièges des PPT Séquence vidéo démontrant tout les pièges des présentations Power Point. Intérêt : il démontre parfaitement son sujet, avec humour, pertinence. + infos sur les pièges à éviter. http://www.youtube.com/watch?v=cagxPlVqrtM 03/10/2008 Florence Denos - Communication interne QLIO