Normes d’utilisation du wiki et du système de suivi des problématiques à la DGTIC

Projet rehaussement de l’atelier à la DGTIC Système de suivi des problématiques –Tâches –Améliorations demandées –Problèmes, « bugs » –Système Jira Voir Wiki –Environnement où un groupe de participants peut construire ensemble des pages d’informations –Wiki collaboratif Plusieurs espaces augmenté d’un ensemble d’outils complémentaires facilitant le travail collaboratif: –Pages facilement éditables –Commentaires –Fil de nouvelles –Surveillance des activités –Passerelle courriel –Classement par hiérarchie, ordre alphabétique, étiquettes –Classification par étiquettes multidimensionnelles –Wiki d’entreprise Confluence Voir Dans les 2 cas, l’utilisation de LDAP/Active Directory est indispensable

Montrez-moi! Le DNS atelier.umontreal.ca est activée

But du projet Favoriser la capture et la conservation de l’information Favoriser le travail collaboratif et d’équipe Favoriser le suivi par tous des tâches à faire –Capturer l’information facilement –Rendre aiser la participation des professionnels, chacun dans son domaine. –Avoir une approche souple

Acquis à la DGTIC Le site d’information de la DGTIC Web Poseidon – La description et le compte rendu des projets –Actuellement sur le site WebDepot Liste des incidents –TrackIt Blogs des nouvelles de la DAI Les listes de courriel pour les demandes fonctionnelles interne à la DGTIC –Gestion reseau –Gestion SAN –Sysadmin –Etc…

Comment utiliser les nouveaux outils Divers modes d’organisation de l’information sont possibles avec ces outils 4 approches –Par projet –Par description technique, centrée sur la description de comment une offre de service est fournie par la DGTIC Approche encyclopédique –Par unité administrative direction, bureau et/ou division –Par comité de travail, ou sujet groupe formel ou informel de travail Dans tous les cas il faut un coordonnateur du contenu –L’outil permet d’avoir pour chaque espace au moins un administrateur, ou plusieurs pour le Wiki si cela est désiré –Un jardinier

Approche par projet Les 2 outils sont utilisés Clef: DAxxxxx, ITxxxxx, ISxxxxx, RHxxxx, etc… Wiki –Description du projet, des nouvelles, des comptes rendus Idéalement devrait faire référence aux projets comme des modifications aux descriptions de service Problématiques –Liste des tâches d’un projet –Suivi dans l’accomplissement de ces tâches

Liste des espaces pilotes à activer Rehaussement de DAA –DA05021, Rehaussement de DAA –Sur les 2 plateformes Wiki, compte rendu et discussions Problématiques Oracle –DA05081, Évaluation des coûts de la migration de Ingres à Oracle des données sous UdeMBU et des applications de gestion, excluant la gestion financière –Problématiques, pour le suivi des tâches –Wiki ? Centre des Carrières –DA05079 Problématiques, pour le suivi des tâches Wiki ?

Approche par description technique de service Plusieurs axes de description –Qualité de service et mesures dynamiques –Domaines d’affaires, services institutionnels et clientèles –Données d’informations et processus d’affaire –Systèmes d’information et services techniques –Infrastructure technologique Logiciels, Serveurs et réseaux Exemple de description par domaine et processus d’affaires –Environnement numérique d’apprentissage, Environnement Scientifique intégré –Gestion académique –Gestion des finances –Gestion de la recherche –Gestion des ressources humaines –Gestion des TIC –Gestion des bibliothèques Services techniques –Web institutionnel –Portail –Courriel –Base de données institutionnelle –Gestion de l’identité et contrôle d’accès –Gestion des opérations Logiciels Infrastructure –Serveurs –Espace Disque et copie de sauvegarde –Réseaux

Utiliser cette approche pour les listes de problèmes d’un logiciel ou d’un service Jira permet de conserver les difficultés non résolues Très différent de la liste des incidents et des appels de service conservé par Track-It

Comment organiser cette approche dans le Wiki Ces descriptions constituent une immense matrice multidimensionnelle pour les espaces techniques Ces descriptions décrivent des services permanents de la DGTIC Ces descriptions à terme constitueront une « Encyclopédie technique DGTIC » Partir des « Espace descriptif d’un service» dans le Wiki –Exemple: Description des serveurs DAA –Utiliser les étiquettes sur les pages Serveur, logiciel, installation, service, application Partir avec des services à décrire proche du travail des équipe Fusionner plusieurs espaces quand ils sont trop restreints Jumeler avec la liste des problématiques relié à ce service

Espaces descriptifs à activer pour le pilote Description technique stable de l’infrastructure, des serveurs et des services DAA 2 –Espace « DAA » Une page par serveur Une page par service Une page par logiciel –David Montminy et Robert Marchand Atelier –Sylvain Laporte Gestion de l’identifié Autres ?

Approche par unité de la DGTIC Plusieurs espaces étiquettés « UnitéAdministrative » –Selon l’organisation du travail DGTIC, pour les nouvelles générales DAI, pour le bureau du développement Bureau des infrastructures –Équipe systèmes –Équipe réseaux –Équipe maintenance Bureau du Service d’aide aux usagers

Espaces des unités à activer pour le pilote DAI BIT/IS ? Comment l’appeler?

Approche par groupe de travail Le wiki collaboratif est idéal pour soutenir les activités d’un groupe de travail. On y retrouve à peu près les mêmes classifications que pour un projet. Exemple: CENA, pour le groupe de travail CENA avec le CEFES –Attendre avant d’activer Gestion de l’identité et Shiboleth –Wiki, description de l’existant et du futur

Étiquettes Espaces –Technique –Projet –Comite –UnitéAdministrative Pages des espaces techniques –Serveur –Logiciel –Installation –Service –application

Membres utilisateurs du Wiki et du site des problématiques Direction (5) –Robert Gérin-Lajoie –Magali Simard –André Clouatre –Daniel Raymond –Claude Leduc DAI (15) –Lucie Hubert –Sylvain Laporte –Martin Boucher –Steve Massicotte –Julie Trépanier –Martin Doyon –Guy Foisy –Loc Tran –Pierre Brady –Yves Drapeau –Lucie Major –Monia Hamoudia –Simon Lévesque –Jacob Tchoumtchoua –Yong Wang –Autres…? BIT/IS (7) –Robert Marchand –Benoit Jetté –David Montminy –Yves Bélanger –Lionel Cormier –Denis Bouchard –Pierre Rosa –Autres ?