Recommandations et orientations utiles aux gestionnaires

Annualité budgétaire L’exercice budgétaire prend effet à compter : L’exercice budgétaire prend effet à compter : 01 janvier et se clôture le 31 décembre. 01 janvier et se clôture le 31 décembre. Les dépenses doivent s’effectuer dans le cadre Les dépenses doivent s’effectuer dans le cadre des crédits ouverts. des crédits ouverts.

Spécialité des crédits Les crédits alloués au budget ne peuvent être Les crédits alloués au budget ne peuvent être détournés de leur destination initiale. détournés de leur destination initiale. Les imputations irrégulières sont interdites. Les imputations irrégulières sont interdites. Cependant, un transfert peut être autorisé par la tutelle. Cependant, un transfert peut être autorisé par la tutelle.

Exécution du budget Il doit être exécuté avec harmonie : Il doit être exécuté avec harmonie : - Consommation des crédits au fur et à mesure que l’année avance. - Consommation des crédits au fur et à mesure que l’année avance. - éviter de concentrer les dépenses durant - éviter de concentrer les dépenses durant la 2 ème quinzaine du mois de décembre. la 2 ème quinzaine du mois de décembre.

Perception des frais de pension Surseoir aux encaissements des frais pour le compte du trimestre –octobre à décembre- Surseoir aux encaissements des frais pour le compte du trimestre –octobre à décembre- des élèves qui produisent un dossier de bourse. des élèves qui produisent un dossier de bourse.  Les cotisations des élèves pour le compte de l’APE ne doivent être faites par le personnel d’intendance, ni intégrées dans la comptabilité de l’établissement. d’intendance, ni intégrées dans la comptabilité de l’établissement.

Paiement des dépenses Le paiement sans ordonnancement des mandats est interdit. Le paiement sans ordonnancement des mandats est interdit.  Toute dépense sans service fait et sans pièces justificatives est également interdite.  Cas de double paiement d’une facture: inscrire le 2 ème mdt à l’art 413 et établir une recette au même article.

Pièces justificatives Vêtements de travail : joindre la liste des agents bénéficiaires. Vêtements de travail : joindre la liste des agents bénéficiaires. Produits pharmaceutiques : Coller les vignettes au verso de la facture. Produits pharmaceutiques : Coller les vignettes au verso de la facture. Distribution des prix : Joindre PV du conseil de discipline et la liste des lauréats. Distribution des prix : Joindre PV du conseil de discipline et la liste des lauréats. Allocation de solidarité: Arrêt des états de liquidation. Allocation de solidarité: Arrêt des états de liquidation.

Renseignement des mandats Bien préciser l’objet de la dépense. Bien préciser l’objet de la dépense. L’exercice, le chapitre, l’article et pièces L’exercice, le chapitre, l’article et pièces justificatives. justificatives.  Le fournisseur,le montant et le mode de paiement  Les cachets de l’ordonnateur et du comptable doivent être opposés au verso de la facture.

Les opérations d’ordre Ces opérations concernent les bourses et le soutien de l’Etat. Ces opérations concernent les bourses et le soutien de l’Etat. Elles sont obligatoires avant la clôture de l’exercice. Elles sont obligatoires avant la clôture de l’exercice.

Arrêt des écritures Mensuellement : En chiffres Mensuellement : En chiffres Trimestriellement : En chiffres et en lettres Trimestriellement : En chiffres et en lettres Obligatoirement pour les registres suivants: Registre de caisse, quittancier, sommiers des recettes et celui des dépenses. Les bordereaux des mandats acquittés.

Eviter D’annuler une quittance. D’annuler une quittance. D’établir une quittance à la remise d’un chèque _ attendre que le compte soit crédité. D’établir une quittance à la remise d’un chèque _ attendre que le compte soit crédité.

Tenue des registres comptables Les registres comptables doivent être côtés Les registres comptables doivent être côtés et paraphés par le chef d’établissement. et paraphés par le chef d’établissement.  Eviter les ratures et les surcharges, en cas d’erreur on doit rectifier à l’encre rouge.  La caisse doit être arrêtée au moins une fois par semaine et établir un état de rapprochement.

Inscrire Les mouvements de fonds sur le registre de caisse. Les mouvements de fonds sur le registre de caisse. Les crédits ouverts sur les bordereaux des mandats acquittés. Les crédits ouverts sur les bordereaux des mandats acquittés.

L’inventaire Tout matériel acquis dont le prix égal ou supérieur à DA doit faire l’objet d’une inscription à l’inventaire général. Tout matériel acquis dont le prix égal ou supérieur à DA doit faire l’objet d’une inscription à l’inventaire général. Obligation de la tenue de l’inventaire permanent Obligation de la tenue de l’inventaire permanent  Pour l’alimentation, articles et produits d’entretien et autres ….

Service hors budget Les soldes des comptes 511 et 512 doivent être identifiés et apurés. Les soldes des comptes 511 et 512 doivent être identifiés et apurés.  Le solde du cpte 513 doit être dépensé par le bureau ACSS avec délibérations.

Organisation des services Etablir les tableaux de répartition des tâches Etablir les tableaux de répartition des tâches pour : pour :  Le personnel d’intendance  Le service intérieur

Affichage Des consignes de sécurité Des consignes de sécurité Des menus hebdomadaires Des menus hebdomadaires