Présentation par Christine Tonui Responsable des subventions, Bureau des recherches et projets parrainés MUCHS/MTRH-Kenya

 C’est après l’attribution que le vrai travail commence: la subvention a été attribuée, négociée et acceptée  Examen des détails de la subvention par rapport à la proposition  LIRE ATTENTIVEMENT L’AVIS D’ATTRIBITION

 Obligations post-attribution ◦ Déontologie ◦ Ressources humaines ◦ Finances ◦ Fournitures Pour chacun de ces cas consulter les aspects de conformité par rapport à chacune des catégories

 Lancement/ réunion d’orientation:  Chercheur principal et son équipe, personnel chargé de la gestion du projet, y compris le personnel chargé de la chaine d’approvisionnement, le personnel chargé des finances, le chargé de la conformité, le spécialiste chargé du contrat, et le directeur des ressources humaines.  IL CONVIENDRA DE CRÉER UN SYSTÈME QUI MARCHE À TITRE PERSONNEL

 Cadrage du sommaire de l’attribution  Sommaire de l’ensemble du projet  Titre/No. de la subvention ◦ Fournisseur du financement ◦ Mécanisme de paiement, remboursement des coûts ou avance ◦ Collaborateurs ◦ Détails du contrat, modifications, responsable chargé de la communication, coordinateur du projet ◦ Dates de la durée du financement, mois, taux pour les coûts indirects ◦ Dates d’échéance pour la reddition des comptes ◦ Autorisation du comité chargé de la révision éthique du projet ◦ Montant du financement, total/ annuel ◦ Règlementation de la subvention et ses références

 S’assurer d’avoir obtenu l’autorisation du comité de révision éthique institutionnel – Obtenir une copie de l’autorisation  Pousser le personnel du projet pour qu’ils obtiennent toutes les autres autorisations du gouvernement qui s’imposent le cas échéant - Comité de révision pharmaceutique - Autorisation du comité de révision éthique des collaborateurs

 Affectation du personnel à de multiples projets -Chercheurs principaux, Co-Chercheur principal Tableur de surveillance des efforts  Embauche du personnel pour le projet - Respect des politiques institutionnelles  Orientation du personnel ◦ À votre politique institutionnel: ID du personnel, formulaires d’employé, relevés d’horaire ◦ Orientation à un projet spécifique

 Ouverture du compte dans le système informatique de gestion financière (FMIS) ◦ Tel qu’il figure au sommaire de la subvention ◦ Définir les lignes approuvées selon le budget du projet autorisé par l’organisme concédant ◦ En plaçant les restrictions imposées sur le budget ◦ En appliquant les barèmes pour frais d’installation et d’administration  Configurer correctement l’ouverture du compte pour faciliter la reddition mensuelle et la facturation.  Avec regroupement approprié pour consolidation des bilans financiers: limités et illimités

◦ Chercheur principal ◦ Durée du projet ◦ Agence ◦ Fréquence de la facturation et rappels ◦ Montant des coûts partagés ◦ Contact administratif / financier ◦ Agenda des redditions et rappels (techniques et financiers)

 Source de soucis particuliers pour les chercheurs et les administrateurs de recherches  Sous strict contrôle des états, cela prend une éternité et il s’agit d’une source courante de plaintes parmi les chercheurs principaux

La PA vise le potentiel de la valeur- ajoutée de l’approvisionnement - En raison de la complexité accrue de l’approvisionnement ◦ Émergence des meilleures pratiques souhaitées pour atteindre les objectifs organisationnels tout en harmonisant d’autres activités ◦ Besoin de gestion efficace des risques ◦ Satisfaction des besoins internes ainsi que des besoins externes des clients ◦ Faire valoir l’argent

 Votre plan d’approvisionnement repose sur la compréhension: ◦ des dépenses d’approvisionnement ◦ des marchés de l’offre  Reportez-vous à votre budget approuvé et réfléchissez, par ex. pour les dépenses de traduction et de transcription, de quoi aurez- vous besoin?

Des plans d’approvisionnement pour de multiples années peuvent être préparés et devront être incorporés dans les dépenses à moyen terme. Ils devront être communiqués bien à l’avance à titre de consolidation (s’il y a lieu) et pour obtenir les autorisations exigées.

 Que constitue la planification de l’approvisionnement (PA)? o Détails des biens, travaux et services o Agenda planifié des livraisons / installations / mise en œuvre ou dates d’achèvement  Indication/ justification de mise en œuvre pendant l’année, ou par arrangement en cas de multiples années – si les articles peuvent se regrouper et s’acheter en lot ou d’autre façon  Estimation des valeurs  Budgets disponibles et sources de financement  Méthodes d’approvisionnement anticipées

No. ArticleNo. codeDescription de l’articleUnit é de sortie Quantit é Montant/unit é Montant Source de fi nancement Méthoded’approvisionnementType de contratPr ép aration du devis Emission des docs. R é ception des docs Ex amen du devis Comit é de subvention Signature contrat LPO/LSOLivraison/compl è te Composants du plan d’approvisionnement

Merci à tous de nous avoir écouté Nous sommes reconnaissants pour le soutien financier accordé par le plan d’urgence présidentiel de lutte contre le SIDA (PEPFAR) et pour le soutien NICHD en faveur de la subvention iRIM. Subvention numéro: 3G11HD S1