Réunion d’information « administrative » ARC-PAI Présentation du 18 septembre

1.Le cheminement d’une convention de recherche 2.Personnel sur contrats de recherche 3. Les règles propres aux conventions PAI 4. Les règles propres aux conventions ARC 5. Brève présentation du DR, DAF et DRH

1.Le cheminement d’une convention de recherche  Soumission d’un projet de recherche  Signature du contrat de recherche  Mise en route du contrat de recherche  Dépenses sur les contrats de recherche

Signature du dossier de soumission et/ou du contrat de recherche N’est pas une simple formalité - implique une vérification Du budget Du respect des règles en matière de TVA Pas d’engagement de résultats / engagement de moyens De la bonne gestion de la propriété intellectuelle Règles juridiques en matière de contrats Il est donc essentiel que cette signature ne soit pas demandée en dernière minute!

Mise en route du contrat de recherche  Attribution d’un numéro de compte (centre financier-OTP) Codification: 0000X F Fonds N° séquentiel Faculté

FONDS : Première position: Origine budgétaire 1 Allocation de fonctionnement de la Communauté française (y compris l’ancienne section 40) 2 Secteur Social étudiant 3 Patrimoine de l’Université (non affecté) 4 Recherche sur Fonds extérieurs (contrats de recherche, prestations pour tiers, recettes diverses, …) 5 Dons, Fonds, Revenus des Fondations, Entités tierces (anciens AZ) 6 Investissements immobiliers 9 Sinistres, Successions 3 positions suivantes: Pour tous les comptes: classification interne Pour les contrats de recherche: anciens arrêtés royaux revus (voir liste)

FACULTES et ADMINISTRATION: Pour les Facultés: mêmes lettres qu’aujourd’hui, faculté d’architecture : P Pour l’Administration: aucune distinction: Y pour toute l’Administration NUMERO SEQUENTIEL: Numéro attribué par le système lors de la création du centre financier. Cette numérotation séquentielle est faite par Faculté et par Fonds.  Ouverture d’une ligne de crédit personnel fonctionnement équipement honoraires frais de gestion sous-traitance

DEPENSES SUR LES CONTRATS DE RECHERCHE Responsabilité et éligibilité des dépenses Coûts du personnel ou assimilé ( Engagement de personnel Honoraires Equipement et fonctionnement En application du cahier des charges type des Achats de l’ULB, toutes les demandes aux fournisseurs de biens ou de services doivent, préalablement à leurs exécutions (et donc à leurs facturations) faire l’objet d’un bon de commande de l’ULB.

urses TYPE DE BONOPERATIONS CONCERNEESDESTINATAIRE Blanc Commandes < ou = € TVAC à des fournisseurs extérieurs intracommunautaires Fournisseur + copie au Service des achats ( * CP 150) Rose Commandes > € TVAC à des fournisseurs extérieurs Commandes pour tout montant à des fournisseurs Hors Union européenne Service des achats ( * CP 150) Bleu Commandes de fournitures disponibles aux Magasins Généraux Magasins Généraux ( * CP 199) Gris Commandes de livres, périodiques, abonnements et CD-Rom Centre de gestion des Bibliothèques ( * CP 180) Jaune Remboursements de frais au personnel ULB (y compris inscriptions à des congrès – sans facture) Paiement de frais à des personnes non ULB ou d’honoraires qui ne font pas l’objet d’une facture Comptabilité ( * CP 151) Vert Remboursement de frais entre les services de l’Université Demande de prestations aux Département des Infrastructures, SIPP, CTE, service Cérémonies, Editions Commandes de manuels et logiciels Microsoft Au service concerné, si votre compte est débité ou à la Comptabilité, si votre compte doit être crédité Fournisseur + copie au Service des achats ( * CP 150) Tous ces bons peuvent être commandés aux Magasins généraux ( * CP 199)

Règles internes Pour toutes commandes de plus de € TVAC, afin de garantir une juste mise en concurrence, les services sont invités à prospecter le marché et à consulter au moins trois fournisseurs. Marchés publics Actuellement la réglementation est applicable aux universités de droit privé pour : leurs marchés subventionnés par les pouvoirs publics tous leurs marchés atteignant le seuil européen de € HTVA Cette distinction entre fonds publics / fonds propres prendra fin en janvier L’ULB sera alors soumise, quelle que soit la source de financement de la commande, aux règles des marchés publics suivantes : Procédure négociée : autorisée jusqu’à € HTVA (3 fournisseurs minimum) Au-delà de € HTVA: le marché ne pourra être attribué qu’au terme d’une procédure d’appels d’offres (offre la plus intéressante) ou d’adjudication (offre la moins disante): établissement d’un cahier spécial des charges, attribution du marché en tenant compte des délais de publicité et de recours obligatoires. Frais de gestion Sous-traitance: budgets prévus pour la sous-traitance ; budgets pour des partenaires comme, par exemple, d’autres universités (lorsque l’ULB est coordonnateur) ; L’Université ne préfinance pas les sous-traitants

2.Personnel sur contrats de recherche  Contrat de travail / Bourses Généralités  Bourse de doctorat  Bourse de post-doctorat  Durée  Montants rémunérations/Bourses  Régime ONSS/ Fiscal  Evènements en cours de bourse ou de contrat

Contrat de travail / Bourses Généralités Rarement le choix entre les deux formules Du point de vue du droit social, Contrat de travail : lien de subordination Bourse : liberté dans l’accomplissement de la recherche Elle ne peut pas être la contrepartie de prestations effectuées à la demande de l’université ou d’un tiers

Bourse de doctorat En outre, le temps de prestations doit être affecté exclusivement à la recherche. La surveillance et la supervision de travaux pratique sont néanmoins possibles dans des limites très strictes. Elle ne peut se substituer à un contrat de travail et ne peut pas être accordée à quelqu’un qui a exercé un ou plusieurs mandats d’assistant cumulés de plus d’un an.

Bourse de post-doctorat En outre, le critère de mobilité scientifique internationale est déterminant. Mobilité scientifique internationale au sens de la Directive-cadre adoptée par le CREF et le VLIR en On entend la condition de ne pas avoir résidé ou exercé son activité principale (emploi, études, …) en Belgique pendant plus de 24 mois au cours des trois dernières années qui précèdent immédiatement la première période de séjour postdoctoral (les séjours de courte durée tels que les vacances, la participation à un congrès ou un court séjour de préparation au séjour postdoctoral ne sont pas pris en compte pour vérifier que cette condition est remplie). L’objectif du séjour doit être la réalisation d’une recherche scientifique libre dans le cadre de la poursuite des activités personnelles de recherche.

PAI et ARC Par conséquent, la source de financement, l’objet de la recherche, la nature des prestations attendues déterminent très souvent le choix entre contrat ou bourse. De façon générale, les financements PAI et ARC permettent l’octroi de bourses. Les éléments propres au candidat interviennent en second lieu. Ils doivent être examinés au cas par cas.

Durée Contrat de travail : Deux premières années : CDD (min 3 mois pour chaque CDD) Après : CDI dont la fin est liée à la fin du financement. Rupture moyennant un préavis qui dépend de l’ancienneté. Bourses de doctorat : Bourse octroyée pour 1 an, renouvelable Durée maximale : 4 ans Bourses post-doc : Bourse octroyée pour minimum 3 mois et maximum 1 an, renouvelable. Durée maximale : 36 mois

Montants rémunérations/Bourses Rémunérations : Barèmes en fonction du niveau de diplôme Reconnaissance d’ancienneté selon les règles de la Communauté française pour le personnel des Universités sur base d’attestations d’activité officielles + Pension complémentaire Bourses de doctorat : Minimum = Bourses FRIA Maximum = rémunération nette d’un assistant dans les mêmes conditions d’ancienneté et de diplôme Bourses postdoctorat : Référence : rémunération d’un scientifique définitif postdoc avec évaluation de l’ancienneté, pour déterminer le montant maximum de la bourse

Régime ONSS/ Fiscal Contrat de travail : imposition fiscale à titre de revenus professionnels /régime général ONSS Bourses de doctorat / de postdoctorat : Exonération fiscale ssi respect scrupuleux des conditions d’octroi / Assujettissement ONSS différent selon que le boursier est : ressortissant EEE et d’Etats qui ont conclu une convention bilatérale en matière de sécurité sociale avec la Belgique : régime général ONSS ressortissant Etats autres : régime ONSS réduit (pas de cotisations pension et chômage notamment)

Evènements en cours de bourse ou de contrat Maternité Maladie Aménagements du temps de travail

3. Les règles propres aux conventions PAI  Conditions générales Signature des contrats Durée : 60 mois Changement de promoteur Contrat avec les partenaires étrangers Rapports Initial avant le 30 novembre 2012 Activités annuels avant le 31 mars Evaluation Final avant le 31 décembre 2017

 Spécifications relatives aux différentes catégories budgétaires Personnel: Minimum 12 mois Exclusivement affecté à l’exécution du projet Minimum un scientifique temps plein ou équivalent temps partiel Lorsque > €, minimum un chercheur postdoctoral Bourses limitées à max 60% du budget total de personnel sur les 5 ans (dérogation budget < € ) Fonctionnement: Nouvelles règles, à préciser dans les dispositions administratives: Budget de fonctionnement : 15% forfaitaire, le solde dépenses > 500 € reliées aux activités du réseau à l ’exception: Fournitures de bureau Photocopies, documentation, frais d’expédition, télécommunications, assurances,. Notes de restaurant, de traiteur, denrées alimentaires (excepté évènements interuniversitaires) Facturation interne pour l’achat de biens (magasins généraux, …)

Sous-traitance interne: autorisation préalable Indemnités aux chercheurs visiteurs = indemnités complémentaires Frais de voyage et de mission: personnes à charge et non à charge mentionnées dans la liste du personnel reprise dans les rapports d’activités annuels, mention du motif du déplacement, respect du règlement en vigueur dans l’Institution Equipement: Coût unitaire > 500 € Acquisition d’appareils et d’instruments scientifiques et techniques, y compris matériel informatique et bureautique Autorisation nécessaire pour acquisition > € si pas prévu initialement Pas d’acquisition d’équipement la dernière année

Sous-traitance: Max 25% du budget du promoteur concerné Approbation nécessaire par le gestionnaire de programme Propriété et valorisation des résultats Frais généraux: 5% Personnel + Fonctionnement Partenariat européen: Co-financement 50% Frais de personnel et de fonctionnement Dépenses du partenaire européen ou relatives au partenariat mais effectuées par le partenaire belge Justification par une attestation du partenaire

 Dispositions budgétaires et financières: Crédits budgétaires disponibles pendant toute la durée du contrat Transferts automatiques au sein d’une même catégorie budgétaire Transferts entre catégories: autorisation requise auprès de l’administrateur du programme –Motivé –Respect de la règle selon laquelle le budget de personnel = min 60% du budget total –Pas de transfert vers le poste équipement la dernière année –Formulaire signé par le promoteur et visé par le DAF

4. Les règles propres aux conventions ARC  Conditions générales Finalisation et signature des conventions Envoi annexe1 au DR pour le Obligations : Rapports d’activités Chaque année avant le 31 mars (1 er pour 2014) Rapport final (annexe 4) avant le 1 er juillet 2018 Tableau personnel à charge et non à charge au 1 er février (annexe 5)

 Spécifications relatives aux différentes catégories budgétaires Conditions générales: Durée des projets: 60 mois maximum Frais de personnel=minimum 50% du budget total Les soldes inutilisés peuvent être justifiés, au sein d’une même catégorie de dépenses, jusqu’au 30 juin de l’année n+1: Autorisation de l’Académie requise si le solde est > à 30% du budget de la rubrique Personnel: Rémunérations, bourses doctorales et post-doctorales Fonctionnement: Frais de mission, petit matériel de labo, petit matériel informatique, …< euros Equipement: Appareils et machines scientifiques > euros, respect des règles en matière de marchés publics Frais généraux: 5% Personnel + Fonctionnement

 Dispositions budgétaires et financières Transferts entre rubriques autorisés (respect des 50% de frais de personnel/budget total): Lorsque transferts > 20% du budget de la rubrique: accord préalable de l’Académie requis Report automatique de tous les soldes la première année du projet sur la deuxième

5. Brève présentation du DR, DAF et DRH

Département Recherche Structure du DR Recherche de base Cellule Europe Cellule doctorat Contrats institutionnels & inventaire de la recherche Cellule contrats & fonds Technology Transfer Office Biopark Cellule juridique Nouveau website du DR Devrait être en ligne vers la fin-octobre Source d’information pour Trouver une personne de contact Obtenir des détails concernant un appel

Département Recherche Infofin Mailing hebdomadaire Nouveaux appels selon votre profil Lien d’accès sans login ni password Base de données Consultable via login et password Permet des recherches avancées

Service des traitements  Calcul et liquidation de la rémunération  Établissement des documents sociaux, attestations diverses  Gestion des absences pour maladie (certificats médicaux)  Frais de transport domicile-lieu de travail (STIB, SNCB, …)  Assurance hospitalisation Organisation par corps (Enseignants – Scientifiques - PATGS) et au sein des corps par lettre alphabétique Page Web :

Service Comptabilité  Gestionnaires de comptes Organisés par faculté, point d’entrée dans le Département Gestion quotidienne des opérations comptables  Cellule Banques Mise en paiement de l’ensemble des opérations  Cellule Recettes Facturation clients, suivi paiements clients, gestion des dons (attestations fiscales)  Cellule Fournisseurs Gestion des factures fournisseurs

Un nouveau système comptable implémenté en janvier 2011 SAP  Extraits de comptes en ligne (j+1)  Numérisation des pièces comptables visibles en ligne via le portail  En cours de développement : note de frais des employés en ligne, demandes de transfert et demandes de facturation en ligne

Cellule de Gestion financière de la Recherche  Gestionnaires de contrats Organisation par bailleurs de fonds (Région Wallonne, Région Bruxelloise, Union Européenne, …)  Guichet unique d’engagement du personnel sur fonds extérieurs  Gestion financière de la valorisation de la Recherche suivi financier des licences, représentation de l’ULB dans Théodorus (fonds d’investissement dédicacé aux spin offs de l’Université)

Service des Achats-Assurances  Acheteurs : Organisation par secteur (informatique, produits de laboratoire, …)  Centrale d’achats Fournisseurs agréés (appels d’offre, respect des règles en matière de marché public), assurance automatique des équipements informatiques (pc fixes/pc portables) En test actuellement: panier d’achat en ligne via le portail, déploiement phasé  Assurances : Un gestionnaire interne en relation avec un courtier externe Accidents du travail, sur le chemin du travail Assurance des équipements, des bâtiments, missions à l’étranger…

DRH Equipe du SPRC Quatre collaboratrices pour les contrats de travail des chercheurs et bourses en fonction des facultés, Ecoles et Instituts. Une collaboratrice pour les contrats de travail du PATGS Contact, documents, formulaires et outil d’estimation de coût salarial : Les estimations du coût salarial pour les chercheurs sous contrat de travail sont assurées par le service des traitements (DAF). Pour les bourses et le personnel ATGS, le SPRC reste l’interlocuteur de référence.