Rédiger des procédures efficaces Distinguer les concepts Découvrir les démarches de rédaction d’une procédure Structurer une procédure Perfectionner la présentation d’une procédure Mise en pratique : création de deux logigrammes

Introduction Qu’est-ce qu’une procédure ?

Distinguer les concepts Différencier les termes processus, procédure, manuel, directive et protocole Connaitre les fonctions et les qualités attendues d'une procédure

La procédure « Une procédure d’entreprise est une procédure qui systématise l’organisation et la politique d’une entreprise dans le but d’atteindre certains des objectifs de cette entreprise. »

Le processus est un concept

La directive est un acte administratif Le protocole est un procès-verbal

Les démarches de rédaction d’une procédure Analyser les dessous de la conception d'une procédure. Explorer deux démarches de rédaction de procédure. Comprendre les points essentiels de la procédure et les éléments indispensables à sa création.

Création d’un logigramme Pour construire un logigramme et être compris par tous, il doit respecter certaines règles, notamment de symboles.

Structurer une procédure Préciser l'objet du texte pour faciliter la planification de la procédure. Découvrir et employer la méthode QQOQCP. Déterminer le profil des lecteurs et le contexte de l'utilisation de la procédure. Structurer et rédiger la procédure en fonction de principes éprouvés.

La méthode QQOQCP

Mettre en forme une procédure Commencez par choisir votre procédure

Pensez à vos lecteurs

Prenez en compte vos aptitudes

Choisissez pour votre procédure une forme abrégée ou détaillée

Gardez à l’esprit l’objet de votre procédure

Rédigez une procédure Produisez les éléments nécessaires

Veillez à couvrir les points majeurs de la procédure en elle-même

Rédigez votre procédure de manière concise et claire

Renseignez-vous auprès du personnel concerné

Insérez des diagrammes et des illustrations pour diviser votre texte

Veillez à inscrire une marque de modification sur chaque page

Assurer la précision et la réussite Testez la procédure

Demandez aux personnes qui appliquent la procédure de l’examiner

Faites examiner votre procédure par vos collaborateurs et par l’équipe concernée

Commencez l’application de votre procédure dès son approbation

PERFECTIONNER la présentation de la procédure Systématiser sa correction Affiner et préciser le vocabulaire Placer les actions attendues en évidence à l'aide de trucs pratiques Examiner comment certains éléments graphiques peuvent accélérer la lecture de la procédure… ou la compliquer Repérer les forces et les faiblesses de véritables procédures Utiliser les notions vues pour les améliorer Découvrir les logigrammes et leurs symboles les plus fréquents

Les règles de la ponctuation doivent être scrupuleusement respectées « Allons manger grand-mère » [Allons manger, grand-mère !]. « Le maire dit : “le facteur est idiot.” » [« Le maire, dit le facteur, est idiot. »] « Peu m’importe si tu m’aimes, je me fous du monde entier. » [« Peu m’importe, si tu m’aimes je me fous du monde entier. »]

Les verbes précis

Diagramme swimlanes de Rummler-Brache

Conclusion : utilisation des notions vues Création de deux logigrammes pour élaborer une procédure

Se décider sur la manière d'élaborer une procédure : se concentrer sur un processus à la fois 

Décomposez le processus en phases

Le processus est-il suffisamment simple pour ne faire l'objet que d'un texte ?

Pensez à construire un logigramme

Soyez aussi concis que possible

Incluez des croquis pour faciliter la compréhension du processus

Désignez les personnes par leur titre et non par leur nom

Clarifiez les liaisons entre les différents processus

Rédigez des documents faciles à lire et à réviser

Choisissez soigneusement un titre pour votre document

Construire un logigramme simple pour expliquer facilement des tâches élémentaires

Organisez le logigramme en allant de gauche à droite et du haut vers le bas de la page

Commencez par un cercle marqué « début »

Tracez un rectangle et inscrivez l'intitulé de la première phase à l'intérieur

Tracez une flèche vers l'action ou la question suivante

Passez des losanges aux autres cases en fonction des réponses aux questions

Construire un logigramme complexe pour des processus exécutés par plusieurs personnes ou plusieurs services. 

Pensez à utiliser un logiciel

Inscrivez chaque participant en haut d'une colonne à gauche de la page

Commencez par la première phase

Progressez avec les phases vers la droite sur la ligne adéquate

Familiarisez-vous avec l'emploi des cercles et des losanges

Soyez consistant

Continuez sur une deuxième page si besoin est

Révisez le logigramme 

Analyser une procédure pour améliorer le processus correspondant

Cherchez les redondances

Cherchez les mouvements superflus entre les services

Merci de votre attention