Les systèmes comptables Séance 8 Les systèmes comptables

Plan de la séance 8 Système d’information comptable Avantages et limites du journal général, du grand livre Journaux auxiliaires Journal des ventes Journal des achats Journal des encaissements Journal des décaissements Journal des salaires Grands livres auxiliaires Exercice « Ouest »

Le système d’information de gestion Ventes et marketing Financier Comptable Ressources humaines Production Externe Collectivité Concurrents Clients Gouvernement Secteur d’activité Fournisseurs Interne

Le système d’information comptable Ensemble de journaux et de grands livres auxiliaires (y compris journal général et grand livre général) qui collectent et traitent des données financières brutes de manière à rendre cette information opportune, précise, pertinente et rentable pour répondre aux besoins des utilisateurs internes et externes.

Avantages du journal général Information complète sur une opération donnée Classement par ordre chronologique Réduit les risques d’erreurs

Limites du journal général Ne regroupe pas ensemble les opérations de même nature (car il suit l’ordre chronologique): Nombre excessif d’enregistrement d’écritures de même nature, Nombre excessif de reports au grand livre -> danger plus grand de faire des erreurs + demande trop de temps. Un seul registre comptable de 1ère écriture: Ne permet pas de répartir le travail d’enregistrement entre plusieurs personnes. Limites du GRAND LIVRE GENERAL: Les comptes de grand livre résument bien mais ne donnent pas le détail pour chaque élément. Ex: Comptes clients On ne peut pas faire un séparation des classes… GL général clients (détaillé au nom de chaque clients)

Solution pour pallier les limites du journal général Utiliser plusieurs registres de 1ère écriture: Journal général + Journaux auxiliaires Utiliser des journaux spécialisés sur certaines transactions: Journal des ventes Journal des achats Journal des encaissements Journal des décaissements Journal des salaires

Journal des ventes regroupe toutes les opérations de ventes à crédit. Intérêts des journaux auxiliaires: exemple du journal des ventes (1) Journal des ventes regroupe toutes les opérations de ventes à crédit. Ces opérations touchent toujours les comptes VENTES et CLIENTS. Date de la vente numéro de la facture Falloir rajouter tps tvq à payer Une vente à crédit 11149.25 @ ventes 1000 @ tps à payer 50 @TVQ à payer 99,75 8

Intérêts des journaux auxiliaires: exemple du journal des ventes (2) Les débits apportés au compte CLIENTS s’accumulent dans une colonne; Les crédits apportés au compte VENTES s’accumulent dans une autre. On reporte le total de chacune des colonnes dans le grand livre plutôt que les montants individuels de chacune des opérations. Facilite le report au grand livre. ATTENTION: Une écriture à un journal auxiliaire remplace une écriture au journal général.

Solution pour pallier les limites du Grand livre Grand livre ne donne pas assez de détail pour certains comptes: Clients, Fournisseurs, stocks de marchandises Utiliser des livres auxiliaires: Grand livre auxiliaire des comptes clients Grand livre auxiliaire des comptes fournisseurs Stocks (selon l’inventaire permanent) Ex: Le livre auxiliaire des clients renferme les comptes individuels des clients d’une entreprise (un compte pour chaque) et auquel correspond le compte collectif Clients du grand livre.

Grand livre auxiliaire des comptes clients

Grand livre auxiliaire des comptes clients

Les différents journaux auxiliaires

À la fin de chaque mois, ces totaux sont reportés dans le grand livre. Journal des ventes À la fin de chaque mois, ces totaux sont reportés dans le grand livre.

Journal des ventes Tous les jours, ces montants sont reportés séparément dans le grand livre auxiliaire des clients.

Journal des ventes Un  dans la colonne report indique que la transaction a été reporté au grand livre auxiliaire.

Journal des encaissements Regroupe toutes les transactions qui vont venir débiter l’encaisse.

Journal des achats Regroupe toutes les transactions d’achats à crédit

Journal des décaissements Regroupe toutes les transactions qui viennent créditer l’encaisse Diminuer l’encaisse

Les taxes et les journaux auxiliaires Des colonnes additionnelles doivent être ajoutées aux différents journaux auxiliaires afin de comptabiliser la portion des taxes (TPS et TVQ). Colonne nécessaire Journal TPS à payer TVQ à payer TPS à recevoir TVQ à recevoir Ventes Oui Encaissements Achats Décaissements Normalement il devrait y avoir

Pourquoi garder un journal général? Il sert à enregistrer les transactions non comptabilisées dans les journaux auxiliaires. Écritures de clôture Écritures de régularisations Écritures de correction Autres transactions non prévues dans les journaux

Exercice Travail à faire: Utilisez le fichier « Ouest » dans l’onglet exercices de la présentation (séance 8). Utilisez les transactions du problème 7.3 (p.405-406 du volume 1). Travail à faire: Comptabilisez les opérations dans les journaux auxiliaires appropriés. Équilibrez les journaux auxiliaires et reportez les montants dans les grands livres auxiliaires des clients et des fournisseurs, ainsi que dans le grand livre si nécessaire.

Exercice Travail à faire: Utilisez le fichier « Ouest » dans l’onglet exercices de la présentation (séance 8). Utilisez les transactions du problème 7.3 (p.405-406 du volume 1). Travail à faire: Comptabilisez les opérations dans les journaux auxiliaires appropriés. Équilibrez les journaux auxiliaires et reportez les montants dans les grands livres auxiliaires des clients et des fournisseurs, ainsi que dans le grand livre si nécessaire. Dressez la balance de vérification non régularisée au 31 décembre. Passez les écritures de régularisation ( acétate suivante). Dressez la BV régularisée Dressez les états financiers

Régularisations L’amortissement mensuel du matériel de magasin est de 5 000 $. Le stock de fin est de 58 600 $. L’inventaire physique a permis de dénombrer 844 $ de fournitures de bureau. L’inventaire physique a permis de dénombrer 600 $ de fournitures de magasin.