People / Animation de la ligne L'analyse d'impacts dans un projet de changement Villeurbanne, le 3 mai 2002

Les objectifs de l’analyse d’impact Evaluer les impacts d'un changement auprès de populations Entraîner une prise de conscience sur les différentes natures d’impact Définir les efforts à fournir en termes d’accompagnement du changement : Organiser les formations nécessaires (outils / métiers) Communiquer de manière simple et concrète sur les changements Identifier les populations nécessitant le plus de soutien d’accompagnement BS / People - 3/05/02 - page 2

La méthodologie : la caractérisation des types de changement se fait selon 4 axes : Outil Evolution de l'ergonomie, navigation, saisie, concepts d'utilisation ... 1 : changement d'ergonomie 2 : fonctionnalités supplémentaires 3 : remplacement d'outils par un outil intégré 4 : passage d'un support papier à un support informatique Métier Evolution des pratiques professionnelles 1 : peu de changement 2 : nouvelles notions professionnelles 3 : remplacement d'un pan entier de l'activité 4 : changement de métier Outil 4 3 2 Organisation 1 Métier Organisation : Modifications de procédures et de processus, (rôles et responsabilités) 1 : changement d'organisation personnelle 2 : changement d'organisation de l'équipe 3 : changement d'organisation transverse 4 : refonte des processus (reengineering) 4 3 2 1 1 2 3 4 Culture Changement d'habitudes, de comportements, 1 : renforcement 2 : ajustement 3 : remise en cause 4 : bouleversement 1 2 3 4 Culture

Les 4 étapes de l’analyse d’impact Etape 1 Etape 2 Etape 3 Etape 4 Entretiens avec l’équipe projet (key users) et les responsables opérationnels Synthèse des changements identifiés Validation par domaine auprès du responsable de domaine Synthèse des impacts et proposition d’actions BS / People - 3/05/02 - page 4

Etape 1 : les entretiens Thème : Objectif : Plan : analyse des impacts de "SAP/Oracle/..." sur les profils métiers Objectif : identifier le niveau d’impact de la mise en place de "SAP/Oracle/…" pour le métier "y" pour alimenter les volets formation et communication. Plan : présentation rapide du chantier, de l’analyse des impacts, des membres de l’équipe chantier présentation de l’entité et du ou des profil(s) métier(s) impacté(s) identification des impacts de "SAP/Oracle/…" sur ce(s) profil(s) Durée : environ 1h30 BS / People - 3/05/02 - page 5

Présentation du chantier accompagnement du changement et de l’analyse d’impact Le chantier accompagnement du changement prend en compte ce qui est nécessaire d’organiser pour assurer la mise en place de "SAP/ Oracle/..." sur les thèmes de l'organisation, de la communication et de la formation liées au projet. Pour ce faire nous rencontrons : des responsables opérationnels ou utilisateurs clés ayant la vision du projet les hiérarchiques pour valider avec eux les impacts identifiés BS / People - 3/05/02 - page 6

Déroulement de l’entretien Présentation de l’interlocuteur : faire préciser son positionnement dans l’organisation faire préciser le périmètre du domaine, le(s) profil(s) métier Présentation des impacts : établir par profil métier : l'effectif / site, poste, statut la matrice OMOC, Rappel de la suite de la démarche: synthèse validation par domaine proposition d'actions d'accompagnement BS / People - 3/05/02 - page 7

Présentation de l'interlocuteur Positionnement dans l'organisation BS / People - 3/05/02 - page 8

Le périmètre du domaine Exemple du domaine Comptabilité Comptabilité fournisseur Comptabilité clients Comptabilité générale Comptabilité immo Comptabilité analytique / fournisseur BS / People - 3/05/02 - page 9

La déclinaison des effectifs par profils métiers impactés Les profils impactés Rem : la précision peut être affinée : Profil / Poste / Statut 6 profils pour 52 utilisateurs Attention, une même personne peut être impactée par plusieurs profils BS / People - 3/05/02 - page 10

Profil métier : Impact Outil : liste des changements et des connaissances / compétences à développer Outil cible Outils actuels Quels changements liés à l'outil ? Modi- fication Dispa- rition Connaissances cibles ? Compétences cibles ? 1-Recueil des besoins d’accompagnement en formation et en communication 2- Enrichissement description de poste et du profil de poste BS / People - 3/05/02 - page 11

Quels changements liés au métier? Profil métier : Impact Métier : liste des changements et des connaissances / compétences à développer Métier cible Métier actuel Quels changements liés au métier? Modi- fication Dispa- rition Appa- rition Connaissances cibles ? Compétences cibles ? Activité 1 1-Recueil des besoins d’accompagnement en formation et en communication 2- Enrichissement de la description de poste et du profil de poste BS / People - 3/05/02 - page 12

Quels changements liés à l'organisation? Organisation actuelle Profil métier : Impact Organisation : liste des changements et des modifications / disparitions, apparitions à prendre en compte Quels changements liés à l'organisation? Organisation actuelle Modification Disparition Apparition Lien hiérarchique Lien fonctionnel Localisation Statut 1-Recueil des besoins d’accompagnement en formation et en communication 2- Enrichissement de la description de poste et du profil de poste 3- Elaboration de l'organisation cible BS / People - 3/05/02 - page 13

Quels changements liés à la culture ? Profil métier : Impact Culture : liste des changements et des modifications / disparitions, apparitions à prendre en compte Quels changements liés à la culture ? Culture actuelle Modification Disparition Apparition Vocabulaire Comportements Habitudes 1-Recueil des besoins d’accompagnement en formation et en communication BS / People - 3/05/02 - page 14

L'écho du terrain permet d'enrichir les contenus de la conduite du changement 1- Quelles sont les difficultés actuelles que vous rencontrez dans votre métier? 2- Quelles sont vos principales craintes liées à votre métier par rapport à la mise en place de ce nouvel outil? 3- Quelles sont vos principales attentes? 4- Quels points forts (leviers) voyez vous à la réussite de l'outil? 5- Quels points faibles (freins) voyez vous à la mise en place de l'outil? BS / People - 3/05/02 - page 15

Profil métier : Synthèse des impacts : Nature de l'impact Connaissances cibles ? Compétences cibles ? Modi- fication Dispa- rition Appa- rition Outil Métier Organisation Culture BS / People - 3/05/02 - page 16

Synthèse des impacts et propositions d'action d'accompagnement Nature de l'impact Connaissances cibles ? Compétences cibles ? Modi- fication Dispa- rition Appa- rition Propositions d'action Outil Métier Organisation Culture BS / People - 3/05/02 - page 17

Fiche de synthèse d'analyse d'impact BS / People - 3/05/02 - page 18 2

Fiche de synthèse d'analyse d'impact (1/3) Profil Métier : Le périmètre du domaine Les profils impactés Comptabilité fournisseur Comptabilité clients Comptabilité générale Comptabilité immo Comptabilité analytique / fournisseur BS / People - 3/05/02 - page 19

Fiche de synthèse d'analyse d'impact (2/3) Profil Métier : La synthèse des impacts et les propositions d'action Nature de l'impact Connaissances cibles ? Compétences cibles ? Modi- fication Dispa- rition Appa- rition Propositions d'action Outil Métier Organisation Culture BS / People - 3/05/02 - page 20

Fiche de synthèse d'analyse d'impact (3/3) Profil Métier : L'écho du terrain Difficultés actuelles Principales craintes Principales attentes Freins Leviers BS / People - 3/05/02 - page 21

Exemples de fiches d'impact BS / People - 3/05/02 - page 22

Périmètre du domaine Populations impactées Principes directeurs FINANCES & CONTROLLING Périmètre du domaine Plan de compte Analyse de la marge Comptabilité générale Centre de profit Comptabilité tiers Centre de coût Inter compagnies Prix de revient par produit / par projet Banques Populations impactées 7 profils pour 51 utilisateurs Attention : une même personne peut être impactée par plusieurs profils Principes directeurs Harmonisation PMC France - USA - Canada Périmètre comptable commun : - structure du plan de compte générale et analytique commune - date de clôture mensuelle (dernier vendredi du mois) commune Hiérarchies de reporting commune Décisions PMC France Suppression de la notion d ’établissement dans l’outil Mise en place d’un suivi des engagements Imputation comptable par l’utilisateur dès la prise de commande BS / People - 3/05/02 - page 23 2

L’écho du terrain Leviers Freins FINANCES & CONTROLLING L’écho du terrain Difficultés actuelles Saisies redondantes Retraitement des informations Perte de temps Fiablilité des informations Principales attentes Supprimer les ressaisies (ex: traitement export, budget) Un système plus efficace Un outil harmonisé avec des procédues harmonisées Avoir une meilleure qualité des états Automatiser certaines tâches (frais de déplacement, rapprochement bancaires,...) Faire des analyses à partir d’informations fiables Avoir un environnement budget Développer la notion interne de service client Avoir un même système qui cumule toutes les fonctionnalités nécessaires Passer d’un rôle de saisie / valorisation de l’activité à une fonction de contrôle et de cohérence des informations Augmenter la fiabilité des comptes Eviter les problèmes liés à la connexion ou non des différents systèmes / lieux Avoir une vraie formation, pas comme celle de SAP R/2 Principales craintes Le système va «retirer» du travail : «que va-t-on devenir ?» Difficile d’imaginer le nouveau système intégré avec les autres métiers Aussi peu de formation / formation après le démarrage pour R/3 que pour R/2 Déperdition d’informations à la bascule Harmonisation des «façons de travailler» des trois sites. Leviers Freins Forte confiance en l’équipe projet Des attentes en grande partie couvertes par le nouvel outil (automatisation de tâches, doubles saisies) Beaucoup d’acteurs déjà impliqués Nouvelle organisation des tâches (centralisation, changement de la clôture, ) Perte d’autonomie des services financiers liée à la disparition de la notion d ’établissement Faible disponibilité du management opérationnel BS / People - 3/05/02 - page 24 3

Indicateurs de mesure du succès d’IS 2000 à court terme FINANCES & CONTROLLING Bénéfices attendus Meilleure visibilité sur l’évolution de l’activité financière : suivi des coûts (et des opérations liées) mise à disposition des informations financières détaillées en temps réel (achat / production / vente) Accroissement des possibilités de reporting auprès des directions opérationnelles Implication de la finance à priori (amélioration de la connaissance des autres métiers) Plus grande fiabilité de l’information (possibilité de remonter à la source de l’information) Amélioration des processus comptables Orientations à moyen terme Orientations de la fonction Optimisation (productivité / qualité) des processus comptables et de gestion Déployer le support au client / controlling Harmonisation PMC Indicateurs de mesure du succès d’IS 2000 à court terme Nombre de factures par comptable fournisseur Indicateurs de règlement Réduire les dysfonctionnements de saisie et améliorer les délais de clôture BS / People - 3/05/02 - page 25

Les thèmes à traiter dans le cadre de la mise en oeuvre du projet FINANCES & CONTROLLING Les thèmes à traiter dans le cadre de la mise en oeuvre du projet Indispensables en vue du démarrage de l’outil En lien avec ... Mise en place d’une nouvelle organisation Positionnement du contrôle facture à la comptabilité ou aux Achats - impact par établissement Modalités de centralisation de certaines tâches (répartition des équipes) Définition des procédures pour clôture Mise en adéquation de l’organisation avec les processus SAP Répartition central / local Amélioration des flux d’informations Maintenance des données de base / procédures Gestion des comptes généraux / mise à jour du plan comptable Création des ordres et des centres Lien maintenance globale / hiérarchies Décision métier concernant les processus Support «d’aide à l’utilisateur» si nécessaire (problème d’imputation, besoin de reporting,...) Développement du Crédit Management Immobilisations : nouveau logiciel et impacts Mise en place de nouveaux processus / procédures Budget - revue du cycle budgétaire Contraintes de la mise en place d’une comptabilité Euro Amélioration du traitement des achats & services (mise en place module ES) Pouvant être traités ultérieurement BS / People - 3/05/02 - page 26 4