Projet de renforcement des capacités institutionnelles par l’octroi de bourses de formation Restitution mission de cadrage Cotonou, 29 mai 2013.

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1 Projet de renforcement des capacités institutionnelles par l’octroi de bourses de formation Restitution mission de cadrage Cotonou, 29 mai 2013

2 Agenda Mapping des acteurs au Bénin Les bourses aujourd’hui + constats
Constats généraux Constats spécifiques Orientations stratégiques existantes Propositions d’axes d’intervention Contributions attendues BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

3 Mission de cadrage Objectifs et attentes de la mission (pour mémoire)
Lancer le processus de co-formulation Identifier les parties prenantes Rencontrer et impliquer les stakeholders Faciliter une compréhension commune des orientations stratégiques générales Collecter les infos sur IB, IF existantes et potentielles Proposer la validation ou des changements au contenu de la FI Clarifier les contributions attendues durant l’été BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

4 Mapping des acteurs Schéma

5 Rencontres Mai 2013: Focus sur les IB Partenaires
Central: MAEP, AIMAEP, MS, AIMS, MDAEP, PASCiB, MFASSNHPTA, MTFP et PTFs Déconcentré (M/C): CARDER et DDS PTFs actifs dans les bourses rencontrés: APEFE, Fédération Wallonie Bruxelles, CUD, Ambassade d’Allemagne, Coopération Canadienne, Campus France, Ambassade des Pays- Bas Eté 2013 Autres PTFs actifs dans les bourses à rencontrer : VLIR, Coopération chinoise, Coopération japonaise, Ambassade des Etats-Unis, Banque islamique de développement, Ambassade du Brésil, GIZ, Agence Française de Développement Septembre 2013: Focus sur les IF Central: idem + MDGLAAT, MAEIAFBE, MESRS, MEHU et partenaires sociaux Déconcentré (A/D): CARDER et DDS, OP, société civile, TT, ONGs, … BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

6 Le programme bourses aujourd’hui
Convention annuelle du programme bourse hors-projet Budget prévu pour les continuations en 2013: € Budget pour les nouvelles sélections 2013: € Sur réserve du PIC précédent = 1,2 M € / an Nombre de bourses par an: Total des bourses en activité : Moyenne: +/- 180 Nouvelles bourses sélectionnées: Moyenne: +/- 15 en Belgique, +/- 60 bourses locales Type de bourses : Bourses d’études : de un an à 4 ans Peu de demandes pour des bourses de stages (courtes durées) > 6 mois Budget nouvelles Bourses > 6M € sur 5 ans BEN Bourses Kick Off meeting

7 Processus de sélection actuel
Le programme bourses aujourd’hui Processus de sélection actuel Check Plan de FOR CNABS diplo MS MDAEP MDAEP Candidatures individuelles Attribution des bourses MAEP BCD BCD Autres CTB CTB Comité de sélection Présélection BEN Bourses Kick Off meeting

8 Le programme bourses aujourd’hui
Bourses régionales: 83 % Burkina Faso Sénégal Togo Niger Maroc Mali répartition sectorielle en fonction des domaines de formations, pas des IB d’origine 28 % Autres inclut les TT BEN Bourses Kick Off meeting

9 Le programme bourses aujourd’hui
Constats V Un programme qui fonctionne bien V Sélection des candidats Santé et Agriculture déjà effective Déséquilibre entre les bourses Santé: 65% et Agriculture: 7% Bourses largement attribuées pour des formations locales Formations liées aux thèmes transversaux déjà présentes dans le programme actuel Formations diplômantes > formations qualifiantes Manque de suivi post-formation Faible valorisation des compétences acquises Manque de sytématisation du processus de réinsertion de la personne dans sa structure. Points d’amélioration possibles V V BEN Bourses Kick Off meeting

10 Nouvelle approche Compétences individuelles nécessaires
Besoins organisationnels Compétences individuelles existantes Compétences individuelles nécessaires Besoins en formation prioritaires BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 10

11 Constats généraux Constatations générales (contexte)
Fragmentation des responsabilités GRH entre différents ministères Multitude d’initiatives Bourses, peu consolidées Cadre législatif multi-acteurs contraignant Pressions politiques sur les processus (risque élevé de clientélisme et de réseaux d’influence) Une politique de Renforcement des Capacités nationale en cours de validation Départs massifs à la retraite annoncés dans les 5 ans, dont 51% de cadres supérieurs (5100 en 2013) Restrictions budgétaires auprès de certains PTFs ( # ) 2) Diplomantes versus toutes les possibilités offertes (à opérationnaliser) 3) Loi autorise le fonctionnaire à changer de job tous les 3 ans; Loi de Finances 1987 bloque redémarrage du syst de bses Béninois malgré pyramide des âges dans la fonction publique; depuis 2010, MINECOFIN interdit aux Min tech de payer des FOR de plus de 9 mois (restrictions budgétaires). A l’heure actuelle, les bourses des PTFs sont donc les seules possibilités de FOR diplomantes pour les Béninois(e)s 4) Ingérence / mutations BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 11

12 Constats généraux Constatations générales (en amont)
Information centralisée et absence de plateforme d’échange entre PTFs Communication sur la variété et l’accessibilité de l’offre à renforcer Sensibilisation des publics cibles à améliorer (incl société civile) Confusion relative aux termes employés Prise de conscience progressive des besoins déconcentrés Inquiétudes face au changement d’approche Ressenti: bourses réservées à une certaine catégorie 8) Plusieurs PTFs by-passent le MDAEP et CNABS, liens informels entre chargés de bourses (ex: Ambassade qui dde infos sur prog BE) 9) Bourse, stage, diplomant, qualifiant, etc 10) Ex: Bourses BE inconnues au sein du CARDER M/C versus médecins AIMS; CARDER M/C ne sait pas si ses besoins ont été intégrés dans Plan FOR MAEP BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 12

13 Constats généraux Constatations générales (en cours d’exécution)
Existence de Plans de formation sectoriels, nominatifs Difficultés d’élaboration et de mise à jour des plans Ressources techniques et budgétaires limitées + procédures longues pour l’élaboration des plans de formation Le système d’attribution de bourses existe, mais dysfonctionne > By-pass de certains PTFs Amélioration de la transparence des processus d’attributions souhaitée 15) Notamment concernant les FOR courtes durée, théoriquement non nécessaires dans le Plan FOR, car pas d’impact budgétaire à prendre en compte, mais souhaitées pour programmation/planification. Néanmoins, pose des problèmes vu la mobilité des ressources (quid si Mme X, qui demandait une FOR, était reprise nominativement dans le Plan triennal est mutée ? Pas possible de récupérer cette formation pour le Min Tech BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 13

14 Constats généraux Constatations générales (en aval)
Réintégration parfois difficile des boursier(e)s dans leur environnement d’origine (revalorisation salariale, fonctions disponibles) Les PTFs ne font pas de suivi de leurs boursier(e)s après la formation Difficultés rencontrées par les Ministères pour effectuer le suivi (statistiques, planification, etc) Besoin de stabilisation des RH formées (mutations, réaffectations, exode rural, fuite des cerveaux Débauchage des ressources qualifiées entre ministères BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 14

15 Contexte national Constats spécifiques Secteur Agriculture
Faible consommateur des bourses BE Existence de plans: Cadre organique, Plan Triennal de Formation du Personnel du MAEP ( ) GRH est-elle un enjeu stratégique reconnu ? (PSRSA) (*) Sous-information au niveau déconcentré Communication défaillante: ex: pas de retour sur le contenu du Plan de Formation validé au niveau central Besoins exprimés de renforcer les IF Etude sur l’élaboration d’un plan stratégique de développement des ressources humaines est en instance de démarrage FI: Renforcement des capacités organisationnelles managériales et techniques des acteurs institutionnels et individuels impliqués dans le pilotage et la coordination de la promotion des filières agricoles au niveau national et déconcentré. BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 15

16 Constats spécifiques Secteur Santé Secteur consommateur de bourses BE
Existence de plans: Cadre organique, Valorisation des RH= axe du PNDS , PSDRHSS , Plan de For MS GRH est un enjeu stratégique reconnu, vu la pénurie actuelle et annoncée de personnel médical et para-médical  Vacances de poste particulièrement pénalisantes pour l’offre de soins Revalorisation salariale défaillante suite à formation « résistance des syndicats et des RHS aux processus de contractualisation, d’affectation et de redéploiement, d’évaluation des performances «  « Qualité des RH livrées par les écoles de formation » Gestion des Ressources Humaines reste fort centralisée Plus de la moitié des médecins formés par le Bénin travaille en dehors du pays Certaines ZS se vident au profit des zones urbaines Diplomes en santé publique deviennent des admin au détriment des fonctions de cliniciens BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 16

17 Contexte national Constatations spécifiques autres thématiques Résumé
en cours de FOR au mois de septembre Résumé Défis au niveau du cadre institutionnel Défis en amont du processus de sélection Défis en termes d’exécution des bourses et stages Défis en termes de réintégration, de suivi et transfert de compétences BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 17

18 Orientations stratégiques
Stratégies Existantes Nationale: Politique nationale RC du MTFP 2013 (?) Stratégies des programmes sectoriels Belge: Nouvelle stratégie Programmes Bourses 2012 Autres documents clés PIC Rapport d’évaluation du programme annuel des Bourses Hors Projets 2007 Normes financières et de gestion des bourses de la coopération belge 2011 BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 18

19 Complémentarité ! Propositions d’axes stratégiques Constats
Défis au niveau du cadre institutionnel Défis en amont du processus de sélection Défis en termes d’exécution des bourses et stages Défis en termes de réintégration, de suivi et transfert de compétences Propositions d’axes stratégiques BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 19

20 Propositions (1/4) Constats au niveau du cadre institutionnel
Eléments (législatifs, politiques, etc) hors de portée directe d’un projet Bourses Gestion des RH sera un axe stratégique (probable) des volets d’Appui Institutionnels Agri et Santé Projet Bourses n’intervient pas directement mais fournit des données, analyses et partages d’expérience en termes de formation pour alimenter la réflexion et l’action de ces volets BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 20

21 Propositions (2/4) Sur base des Constats et orientations stratégiques existantes Définir Résultat(s) en amont du processus de sélection Appuyer la diffusion verticale et horizontale de l’information Appuyer l’échange d’information entre PTFs et autres acteurs (plateforme, guichet unique ?) Promouvoir l’offre élargie / identification et sensibilisation des publics cibles (IB et IF) Promouvoir la transparence des processus Appuyer les IB et IF potentielles à être éligibles Capitaliser et diffuser les bonnes pratiques Animer des réseaux alumni, journées boursiers, etc Veiller aux synergies et aux équilibres stratégiques Double ancrage (central et déconcentré) Cohabitation et/ou partage des ressources avec les programmes sectoriels BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 21

22 Propositions (3/4) Sur base des Constats et orientations stratégiques existantes Définir Résultat(s) en termes d’exécution des bourses et stages Renforcer les capacités des IB et IF dans les secteurs par l’octroi de nouvelles bourses de formation (diplomantes et qualifiantes) et de stages Appuyer la collecte / formulation des besoins des nouveaux acteurs (niveau déconcentré, société civile, OP, associations de femmes, ONGs, etc) NB: Pas l’élaboration des plans sectoriels de formation (resp des programmes sectoriels) Explorer et sélectionner les IB (avec prog sect) et IF (qualité) sur base de critères Assurer le suivi des bourses existantes Veiller aux synergies, aux équilibres stratégiques et aux priorités (en collaboration / complémentarité avec prog sectoriels) Participer au Comité de (pré)sélection Equipe multidisciplinaire (gestion et appui) BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 22

23 Propositions (4/4) Sur base des Constats et orientations stratégiques existantes Définir Résultat(s) en termes de réintégration, de suivi et transfert de compétences Définir le programme avec des objectifs et des résultats mesurables à atteindre Intégrer une phase de préparation au départ, au retour et de suivi post formation Appuyer le processus de planification des RH en collaboration avec les AI sectoriels Améliorer le suivi et la traçabilité des RH formées Appuyer le transfert de compétences (accompagnement / train the trainer) Développer le Monitoring et Evaluation des bourses BE Equipe multidisciplinaire (gestion et appui) Ressources et outils spécifiques BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013 23

24 Processus de formulation
Dossier Technique et Financier CH 1: Contexte CH 2: Orientations stratégiques CH 3: Planification Opérationnelle: OG, OS, R, Activités, indicateurs, risques + CH 4: Ressources / budget CH 5: Modalités d’exécution (régie, co-gestion) ancrage institutionnel Durée intervention / CS / CMO Structures de supervision et de suivi Admin, Fin, RH, Procurement, etc M&E, audits, etc CH 6: Intégration des TT CH 7: Cadre logique et autres annexes FOR Sept 2013 BEN Bourses Kick Off meeting

25 Contributions attendues
Statistiques MTFP Référentiel / Guide d’élaboration des plans de formation MTFP Politique nationale de Renforcement des Capacités MTFP Décret de création du MFTP Contours de la nouvelle intervention d’AI Santé Contours de la nouvelle intervention d’AI Agri Décret Commission de certification des plans de formation Loi de Finances 1987 Loi changement de poste tous les 3 ans Loi 2010 interdisant financement de formations > 9 mois Exemple d’acte notarié Critères de sélection de la partie Béninoise Circulaire CNABS / MDAEP pour janvier domaines de priorité Décret de création du MDAEP Etude sur développement d’un Plan Stratégique de Dev. des RH MAEP Etc… BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

26 Formulation Teams Coordonnées de l’équipe de formulation
Clément Fabian expert en formulation CTB : Hakpondé Y. Eustache Chef du service des bourses et stages de formation MDAEP Vandecruys Aurélie, collaboratrice chargée de bourses CTB Siège Point focal Bourses CTB Cotonou Dangbo Edwige, collaboratrice chargée de bourses CTB Bénin BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013

27 Avez-vous des questions ?
Merci beaucoup Avez-vous des questions ? BEN Bourses restitution mission de cadrage 29 mai 2013