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Copyright, 2001 © www.GenealogyPrivacy.Orgwww.GenealogyPrivacy.Org Généalogie et Vie Privée Code de Conduite du Généalogiste Amateur.

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1 Copyright, 2001 © Généalogie et Vie Privée Code de Conduite du Généalogiste Amateur

2 Introduction Réaffirmer notre déontologieRéaffirmer notre déontologie Prendre en compte la législation nouvellePrendre en compte la législation nouvelle Proposer quelques aménagements de la législation pour lEuropeProposer quelques aménagements de la législation pour lEurope

3 La Déontologie Le devoir dentraideLe devoir dentraide La probité et lintégritéLa probité et lintégrité Le respect des archivesLe respect des archives La diffusion des travauxLa diffusion des travaux Le rôle préventif du Code de ConduiteLe rôle préventif du Code de Conduite

4 La Législation nationale La Législation nationale (dérivée de la Directive 95/46/CE) DéfinitionsDéfinitions La libre circulation des donnéesLa libre circulation des données Les objectifs de rechercheLes objectifs de recherche La protection des données personnellesLa protection des données personnelles La communication des donnéesLa communication des données Les droits des personnes vivantesLes droits des personnes vivantes Notification à lAutorité nationale de contrôleNotification à lAutorité nationale de contrôle La Loi nationale, cadre de protection

5 Définitions La loi nationale applicableLa loi nationale applicable Les traitementsLes traitements Le responsable du traitementLe responsable du traitement Les sous-traitantsLes sous-traitants Le représentantLe représentant

6 La libre circulation des données A lintérieur de lUnion européenne (UE)A lintérieur de lUnion européenne (UE) Vers les pays tiers (hors de lUE) :Vers les pays tiers (hors de lUE) : –avec protection au niveau adéquat (Suisse et Hongrie) –USA, la Sphère de Sécurité (Safe Harbor) –autres pays, les clauses contractuelles types

7 Les objectifs de recherche N.B.: Les objectifs historiques ne comportent pas de données de personnes vivantes. Objectifs = Finalités des traitements déclarées aux Autorités.Objectifs = Finalités des traitements déclarées aux Autorités. Les thèmes généalogiques classiques :Les thèmes généalogiques classiques : –Les ancêtres, les descendants, un patronyme –Les alternatives : Cousins, conjoints inclusCousins, conjoints inclus Extension des conjoints aux partenairesExtension des conjoints aux partenaires Extension aux conjoints de conjointsExtension aux conjoints de conjoints Parents et fraterie des conjoints inclus.Parents et fraterie des conjoints inclus.

8 La protection des données personnelles Respecter la finalité généalogiqueRespecter la finalité généalogique Le catégories de données personnellesLe catégories de données personnelles Les données sensiblesLes données sensibles Maintenir la qualité des donnéesMaintenir la qualité des données La durée de conservationLa durée de conservation Les « sources »Les « sources » Les adressesLes adresses Confidentialité et sécuritéConfidentialité et sécurité InternetInternet Ces 9 sujets Vont être examinés en 4 parties.

9 La protection des données personnelles (suite…) Respecter la finalité généalogiqueRespecter la finalité généalogique – –Déclarer explicitement la finalité généalogique – –Faire prévaloir les intérêts des personnes concernées Les catégories de données personnellesLes catégories de données personnelles – –Adéquates, dans les fichiers, pour linformation de la personne concernée, dans la notification aux Autorités – –Pertinentes pour la finalité, compréhensibles et ayant une valeur généalogique pour la personne concernée – –Non excessive: ni inconvénient, ni tort, ni préjudice Les données sensiblesLes données sensibles – –origine raciale ou ethnique – –opinions politiques, convictions religieuses/philosophiques – –appartenance syndicale, la santé, la vie sexuelle......

10 La protection des données personnelles (suite…) … Maintenir la qualité des donnéesMaintenir la qualité des données –Loyauté et licité Chaque catégorie de donnée est traitée au même niveau de qualité pour toutes les personnes Acquisition et mise à disposition licite des données –Exactitude Mise à jour des données dans un délai raisonnable Les dates peuvent être approximatives, mais elles doivent être vraisemblables –Permettre lidentification des personnes concernées Droit d opposition: mais maintenir la cohérence La durée de conservationLa durée de conservation Elément de la notification aux Autorités Se termine par un archivage, ou une autre notification La durée est souvent en rapport avec lespérance de vie…

11 La protection des données personnelles (suite…) … Les « sources »Les « sources » –Préserver les droits dauteur Le généalogiste détient des droits dauteurs, il autorise ses collègues à réutiliser ses données (devoir d entraide) La source indique une origine autorisée –Référencer les données sensibles Rendues publiques par la personne concernée Sinon, consentement de la personne concernée –Noter les « sources » Traçabilité: document référencé + auteur + intermédiaire – –Référence: provenance, classement, type de support – –Auteur: celui qui atteste de lorigine de linformation – –Intermédiaire: ne garantit pas lorigine de linformation Classement des documents en archive privée Les adressesLes adresses Le Code de Conduite recommande lobligation de transmettre les adresses des personnes vivantes…

12 La protection des données personnelles (...fin) … Confidentialité et sécurité des traitementsConfidentialité et sécurité des traitements –Sapplique dans le cadre familial, et au sous-traitant –Des instructions claires, clauses légales pour les sous-traitants –Des mesures de sécurité appropriées aux risques Destruction, perte, altération accidentelles Diffusion ou accès non autorisé Sil y a transmissions de données dans un réseau Toute autre forme de traitement illicite des données – –Détournement de la finalité généalogique des traitements – –Catégories de données non déclarées à lAutorité – –Non respect des droits des personnes concernées InternetInternet Risques de détournement de la finalité généalogique – –Courriels ( s) – –Sites sur Internet » »Sites OUVERTS: aucune personne vivante » »Sites FERMÉS: Mot de passe + SSL réservés aux généalogistes » »SAUF si lAutorité admet lexemption pour liberté dexpression littéraire – –Groupes de discussion Risques dans les relations avec les sous-traitants – –Sécurité offerte par le sous-traitants: appropriées aux risques – –Le généalogiste doit vérifier les mesures de sécurité du sous-traitant

13 La communication des données Le registre des communications –Son utilité Justifier : obtention loyale et qualité des donnéesJustifier : obtention loyale et qualité des données Etablir une trace : protéger les personnes concernéesEtablir une trace : protéger les personnes concernées –droits daccès, de rectification et dopposition Garantir les droits dauteursGarantir les droits dauteurs Référencer les échanges dinformation :Référencer les échanges dinformation : –Documents, photos, fichiers (Gedom, textes, ), multimédia, banques de données, groupes de discussion, sites Internet –Son contenu...

14 La communication des données Le registre des communications Son utilité …Son utilité … Son contenuSon contenu –Date de réception ou denvoi de linformation (doc, fichier, etc.) –Le titre du document (ou fichier, multimédia, photo, pages de site) –La référence attribuée (code: provenance, classement, support) –Auteur –Intermédiaire –Origine (archives, base de donnée, interview, etc.) –Données sensibles: rendues publiques ou autorisation de la personne concernée

15 Les droits des personnes vivantes Le droit dinformationLe droit dinformation Le droit daccès et de rectificationLe droit daccès et de rectification Le droit doppositionLe droit dopposition Ces 3 sujets Vont être examinés séparément.

16 Le droit dinformation Voici les informations à fournir par écrit à la personne concernée :Le droit dinformation Voici les informations à fournir par écrit à la personne concernée : –Lors de linterview de la personne concernée Lors de linterviewLors de linterview Identité, adresse : du généalogiste ou son représentantIdentité, adresse : du généalogiste ou son représentant Les finalités = objectifs de rechercheLes finalités = objectifs de recherche Les destinataires : les généalogistes, associations, les banques de données daccès restreint, les fonds d archives et bibliothèquesLes destinataires : les généalogistes, associations, les banques de données daccès restreint, les fonds d archives et bibliothèques Il ny a pas d obligation de répondre aux questionsIl ny a pas d obligation de répondre aux questions Rappeler les doits de linterviewé: accès, rectificationRappeler les doits de linterviewé: accès, rectification Consentement pour les données sensibles (baptême, bar-mitsva)Consentement pour les données sensibles (baptême, bar-mitsva) –Lors dune collecte dinformations à dautres sources Lors dune collecteLors dune collecte Les informations ci-dessus, plusLes informations ci-dessus, plus Les catégories de données enregistrées dans vos fichiers et notifiées à votre Autorité nationale de ContrôleLes catégories de données enregistrées dans vos fichiers et notifiées à votre Autorité nationale de Contrôle … Les droits des personnes vivantes

17 Le droit dinformation …Le droit dinformation … –Information de la personne concernée impossible ou impliquant des efforts disproportionnés Préalable : la reconnaissance de la généalogie comme discipline « historique » par les Autorités nationales de contrôlePréalable : la reconnaissance de la généalogie comme discipline « historique » par les Autorités nationales de contrôle Mesure préventive :Mesure préventive : –transmettre aux collègues les adresses des personnes vivantes Conditions recevables pour abandonner linformation des personnes vivantes concernées :Conditions recevables pour abandonner linformation des personnes vivantes concernées : –Les conditions seront fixées par les Autorités nationales de contrôle –Le Code de Conduite suggère : »La consultation dun ensemble dannuaires selon une liste des Autorités »Lexpiration du délai de consultation des collègues qui ont fourni les données »Un certain nombre total de liens parent-enfants et entre-conjoints »Pour les données accessibles dans les associations de généalogie Le Code de Conduite demande des mesures dexécution communautaires (UE) … Les droits des personnes vivantes

18 Le droit d accès et de rectificationLe droit d accès et de rectification –Lexercice du droit d accès Identité de la personne, justifiée par une pièce d identitéIdentité de la personne, justifiée par une pièce d identité Pas de condition préalablePas de condition préalable Accès répétitifs: après 3 mois (3 fois), puis annuellementAccès répétitifs: après 3 mois (3 fois), puis annuellement Réponse sans délai, prix maxi = 1 enveloppe timbréeRéponse sans délai, prix maxi = 1 enveloppe timbrée –Les informations à fournir à une demande daccès Confirmation que des données sont détenues, ou nonConfirmation que des données sont détenues, ou non La finalité du traitement = objectifs de rechercheLa finalité du traitement = objectifs de recherche Toutes les catégories de données détenues dans les fichiersToutes les catégories de données détenues dans les fichiers Les destinataires (voir droit dinformation)Les destinataires (voir droit dinformation) Limpression de toutes les données sur la personne concernée ainsi que les sources (auteur, intermédiaire, provenance)Limpression de toutes les données sur la personne concernée ainsi que les sources (auteur, intermédiaire, provenance)... Les droits des personnes vivantes

19 Le droit daccès et de rectificationLe droit daccès et de rectification … Sur demande de la personne concernée : –La rectification, leffacement, le verrouillage Obligation de rectifier, deffacer ou de verrouiller les donnéesObligation de rectifier, deffacer ou de verrouiller les données Verrouillage = exclure de certains traitements (sites Internet)Verrouillage = exclure de certains traitements (sites Internet) Confirmer lexécution de la demande (délai raisonnable...)Confirmer lexécution de la demande (délai raisonnable...) –Envoyer les modifications aux collègues concernés Notification aux tiers auxquels les données avaient été communiquées Obligation de tenir à jour un registre des communicationsObligation de tenir à jour un registre des communications Notification impossible ou supposant un effort disproportionnéNotification impossible ou supposant un effort disproportionné –Anciens s supprimés : demander ladresse postale –Conditions recevables (voir droit d information)... Les droits des personnes vivantes

20 Le droit doppositionLe droit dopposition … Sur demande de la personne concernée : –Demande justifiée A tout moment, pour des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulièreA tout moment, pour des raisons prépondérantes et légitimes tenant à sa situation particulière La demande doit être motivéeLa demande doit être motivée –Objet de la demande dopposition Certains traitements (banques de données, sites Internet)Certains traitements (banques de données, sites Internet) Certaines donnéesCertaines données –Dates, lieux, notes, etc. –Liens avec les parents équivaut à une opposition totale Opposition totaleOpposition totale –Préserver la cohérence de la base de donnée : »Supprimer toutes les données y compris les noms et prénoms »Inscrire « opposition aux traitements » dans le nom »Conserver les liens avec les parents et les enfants … Les droits des personnes vivantes

21 La notification à lAutorité nationale de contrôle Le contenu de la notificationLe contenu de la notification Laccès aux « registres des traitements »Laccès aux « registres des traitements » Les contrôle préalablesLes contrôle préalables La transgression du Code de ConduiteLa transgression du Code de Conduite Ces 4 sujets Vont être examinés séparément.

22 La notification à lAutorité nationale de contrôle Le contenu de la notification Liste minimale prévue par la Directive 95/46/CE :Le contenu de la notification Liste minimale prévue par la Directive 95/46/CE :Le contenuLe contenu – –Le nom, ladresse du généalogiste / de son représentant et son adresse de courriel ( ) – –Les finalités des traitements – –Les catégories de personnes concernées – –Les catégories de destinataires des données – –Les transferts envisagés à destination de pays tiers – –La durée de conservation des données – –Les mesures de sécurité prises Le nombre et la nature des informations à fournir aux Autorités peut varier dun pays à l autre. Le Code propose une harmonisation pour tous les pays de lUE.

23 La notification à lAutorité nationale de contrôle Laccès aux « registres des traitements » Les registres des traitements peuvent être consultés par toute personne qui le demande auprès des Autorités nationales de contrôleLaccès aux « registres des traitements » Les registres des traitements peuvent être consultés par toute personne qui le demande auprès des Autorités nationales de contrôle –Moyens daccès souhaités Identification par nom, , n° d enregistrementIdentification par nom, , n° d enregistrement Par Internet ( , site)Par Internet ( , site) Par FAXPar FAX Délais de réponse adapté au type d accèsDélais de réponse adapté au type d accès –Vérification Les 3 éléments didentification correspondentLes 3 éléments didentification correspondent Le Code demande un accès facile et rapide aux registres nationaux et souhaite une harmonisation pour tous les pays de lUE.

24 La notification à lAutorité nationale de contrôle Les contrôles préalablesLes contrôles préalables Les Autorités nationales de contrôle doivent prévoir lexamen préalable des traitements notifiés avant leur mise en œuvre [Directive art.20] –Rôle des associations Former les généalogistes amateursFormer les généalogistes amateurs –Le nombre de généalogistes et leur répartition en Europe rend nécessaire des formations locales –Une formation adaptée aux « anciens » pour s adapter aux pratiques et des comportements nouveaux –Besoin de profiter des structures associatives existantes Vérifier leur connaissance des obligations légalesVérifier leur connaissance des obligations légales –Séparer les fonctions de formateurs et d examinateurs Assurer la maintenance future du Code de ConduiteAssurer la maintenance future du Code de Conduite –Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour l harmonisation des mesures d exécution communautaires Cest pourquoi cet avant-projet de Code de Conduite demande une harmonisation pour tous les pays de lUE.

25 La notification à lAutorité nationale de contrôle La transgression du Code de Conduite Tout dommage du fait d un traitement illicite appelle réparation du préjudice subi par le généalogiste responsable des traitements, sauf si le dommage ne lui est pas imputable [Directive art.23]La transgression du Code de Conduite Tout dommage du fait d un traitement illicite appelle réparation du préjudice subi par le généalogiste responsable des traitements, sauf si le dommage ne lui est pas imputable [Directive art.23] –Recours administratif devant lAutorité nationale –Recours devant lAssociation généalogique Rôle des associationsRôle des associations –Enquête et médiation avec la personne lésée pour prévoir une réparation du préjudice –Application de sanctions –Suppression des causes de transgression contrôlée par un examinateur –Aide aux personnes lésées pour présenter leurs recours administratifs devant l Autorité nationale Notifier les transgressions aux AutoritésNotifier les transgressions aux Autorités –Les associations notifient les transgressions ayant porté préjudice –Une coopération entre Associations, Fédérations et entre pays pour harmoniser les sanctions et mesures d exécution communautaires

26 Proposer quelques aménagements de la législation pour lEurope Une harmonisation du Code de Conduite sur un grand nombre de points est nécessaire un grand nombre de points un grand nombre de points Des divergences dharmonisation entre les États membres sont toujours possibles. Les travaux dharmonisation doivent être entrepris au niveau européen. CLIC sur les textes soulignés en blanc pour plus dinformation

27 Copyright, 2001 © Généalogie et Vie Privée Merci pour votre attention !


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