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1 Avec le Service des assurances sociales et de lhébergement : 2014, de nouvelles pages à tourner ….. Aux Directions et services administratifs des établissements.

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1 1 Avec le Service des assurances sociales et de lhébergement : 2014, de nouvelles pages à tourner ….. Aux Directions et services administratifs des établissements médico-sociaux et des Divisions C d'hôpitaux du canton de Vaud ainsi quà tous les acteurs concernés du monde médico-social vaudois 20 décembre 2013

2 2 Léquipe du service des assurances sociales et de lhébergement et de lOffice vaudois de lassurance-maladie a été ravie de travailler avec vous en Nous nous réjouissons de poursuivre nos activités ensemble en 2014 et vous souhaitons une année à venir pleine de succès et de réussites. Avec nos vœux les meilleurs.

3 3 Page 4.Gestion administrative avec le SASH – long-séjour 5.Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM 6.Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM (suite) 7.Gestion administrative avec le SASH – court-séjour 8.Court-séjour LAPRAMS – rappels 9.Facturation du forfait soins « court-séjour » - nouveautés CAT Centres daccueil temporaire – tarifs Les garanties particulières LAPRAMS 12.AVS/AI, PC AVS/AI, API 13.Demande dallocation pour impotent 14.Financement des frais socio-hôteliers Facturation en cas dabsence pour hospitalisation temporaire 16.Transport médicalement requis – forfait dattente 17.Financement des soins – chiffres Financement résiduel – acomptes Financement résiduel de la CSB 20.Accueil dun résident non-vaudois 21.Taxe délimination des déchets 22.Traitements dentaires 23.Le SASH : à votre disposition pour toute information 24.MERCI Pages à tourner

4 4 Bordereau courts-séjours et longs-séjours de décembre 2013 : comme chaque année, nous vous remercions de nous les renvoyer rapidement, dici au 17 janvier 2014 au plus tard, afin que nous puissions boucler lexercice comptable Bordereau longs-séjours : par économie de frais de poste et de papier, nous vous remercions de ne nous adresser que les bordereaux longs-séjours - générés par le SASH et complétés par lEMS ou générés par le SASH + le bordereau « maison » de lEMS. Nous navons pas dutilité à recevoir des factures daides LAPRAMS avec bulletin de versement. Décisions LAPRAMS longs-séjours : comme chaque année, nous ferons le maximum pour renouveler les décisions des bénéficiaires concernés (résidents sans AI/PC, ou avec complément de MDP ou avec conjoint à domicile etc.) dici fin janvier Seront disponibles dans votre espace de consultation du portail sécurisé IAM, en principe le , les copies des décisions LAPRAMS, ainsi que les bordereaux long-séjours. Gestion des communications dentrées, sorties et décès par la fiche 7721 : nous prions tous les établissements qui utilisent encore le papier de bien vouloir passer en mode électronique en remplissant le présent formulaire et de le renvoyer à Pour tous renseignements, M. Stéphane Juliano Gestion administrative avec le SASH – long-séjour

5 5 Procédure pour accéder facilement aux documents sur Alfresco Nous vous recommandons d'aller regarder systématiquement, chaque jeudi, si vous avez reçu de nouveaux documents LAPRAMS, via l'adresse URL ci-après :https://www.portail.vd.ch/ecm/app4/https://www.portail.vd.ch/ecm/app4/ Une fois connecté dans lapplication Alfresco, veuillez suivre cette méthode pour consulter/imprimer vos décisions ou bordereaux LAPRAMS longs-séjours : Cliquer sur "Mon accueil" Cliquer sur "VD" … (voir page suivante pour la suite) Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM

6 6 Cliquer sur "SASH" Cliquer sur "le numéro qui correspond à votre établissement" Puis Cliquer à choix sur "Bordereaux LAPRAMS LS/Décisions LAPRAMS - LASV" Vous pourrez ainsi consulter/imprimer les fichiers pdf y relatifs Décisions et bordereaux LAPRAMS longs-séjours via le portail sécurisé IAM (suite)

7 7 Gestion administrative avec le SASH – court-séjour Bordereau courts-séjours de décembre 2013 : nous vous rappelons quil doit contenir toutes les journées courts-séjours de décembre 2013, y compris celles des séjours non terminés au Subside incitatif courts-séjours pour les lits dédiés: nous établirons les décomptes annuels 2013, dans la seconde moitié de février Participation du résident en 2014 : CHF 60.- par jour, sans changement Transmission des factures par voie électronique : nous remercions tous les établissements qui pratiquent le court-séjour et qui, jusquici, ne nous adressaient que les factures papier, de bien vouloir passer également au transfert par voie électronique prévu par leur fournisseur informatique, ce qui nous épargne des re-saisies et permet laccélération du traitement. Tous renseignements auprès de Mme Anne-Marie Balmat, gestionnaire de dossiers chargée des court-séjours et qui a remplacé Mme Sophie Jan en

8 8 Court-séjour LAPRAMS - rappels Seules les personnes justifiant dun domicile principal sur Vaud ont droit aux prestations du court-séjour LAPRAMS. Pour celles qui proviennent dautres cantons, cest le tarif long-séjour qui sapplique. Le SASH procède à des contrôles par sondages. Les bénéficiaires de PC AVS/AI à domicile peuvent obtenir le remboursement de CHF 30.- en adressant leur facture à lorgane PC concerné. Au cas par cas, le SASH peut entrer en matière, au titre du cas de rigueur LAPRAMS, pour la prise en charge dune partie de cette participation. La demande doit nous parvenir par le CMS concerné. En principe, lintervention du SASH devrait concerner une personne non bénéficiaire des PC AVS/AI et qui ne dispose pas dune fortune réalisable excédant les limites LAPRAMS des garanties particulières (CHF personne seule, CHF couple). Pour tout renseignement : M. Vincent PASQUIER, assistant social Les personnes en séjour de longue ou de courte durée au bénéfice d'une allocation pour impotent de l'AVS, de l'AI ou de la LAA, totale ou partielle, versent à l'établissement qui les héberge un supplément égal au montant de l'allocation mensuelle, en raison de l'aide et de la surveillance personnelle particulière dont elles ont besoin et qui sont dispensées par lEMS. Les personnes qui entrent dans l'établissement ou le quittent en cours de mois, versent un montant égal au prorata du nombre de jours d'hébergement au cours dudit mois.

9 9 Facturation du forfait soins « court-séjour »- nouveauté 2014 La participation de lassurance-maladie en 2014 concernant les forfaits (absence dévaluation des soins requis) est actuellement discutée entre les associations faîtières et les assureurs. Selon les informations récentes, les forfaits suivants pourraient sappliquer en Ces montants sont communiqués à titre indicatif. Votre association faîtière vous tiendra informés. En 2014, le financement résiduel du court-séjour reste inchangé, soit CHF 36.30, quel que soit le scénario.

10 10 CAT Centres daccueil temporaire – tarifs 2014 L'année 2014 s'inscrit en continuité de l'année 2013, les tarifs des modules de prise en charge, des repas et des transports restent inchangés. Lien

11 11 Nous rappelons que le SASH est prêt à examiner la prise en charge par une garantie particulière de certains frais ponctuels qui peuvent déséquilibrer le budget dun résident, voire, sur la base dun budget de ses dépenses, lui octroyer un complément de MDP. Ce pour autant que : –la fortune du résident soit inférieure à CHF (personne seule) ou CHF (couple) –les dépenses personnelles ne soient en principe pas constituées par des primes dassurances « complémentaires » maladie (LCA) ou par une PSAC (par ex. supplément pour chambre individuelle) –compte tenu des difficultés que rencontrent les bénéficiaires de PC pour rester ou devenir affiliés auprès dun assureur dont les primes sont égales ou inférieures à la prime cantonale de référence PC fixée par lOFAS (2014 : région 1 = CHF 444.-, région 2 = CHF 417.-), le SASH ne tient plus compte de la part à charge de lassuré pour le refus dune garantie particulière. Lien Lien Toute demande peut être adressée au SASH, secrétariat de la section sociale, Bâtiment Pontaise,1014 Lausanne, accompagnée dune copie de lattestation dassurance-maladie et de la dernière facture de pension. Les garanties particulières LAPRAMS

12 12 Pas de modification des montants AVS/AI, API et des normes PC AVS/AI en Tarifs socio-hôteliers dun site exploitant plusieurs bâtiments Dès le , par simplification administrative, il ny a plus de tarifs différenciés pour les bâtiments dun même site. Courant janvier prochain, nous informerons les directions concernées du numéro CCAVS unique qui sera conservé à lavenir, afin que les fiches de communication 7721 soient remplies en conséquence. AVS/AI, PC AVS/AI, API

13 13 Nous vous rappelons quil appartient aux établissements de facturer aux résidents concernés un supplément correspondant à lAPI AVS/AI ou LAA, correspondant à laide et à la surveillance personnelles particulières dispensées par le personnel de lEMS et dont les résidents concernés ont besoin. Il leur appartient également, à ladmission de leur résident, de senquérir dune éventuelle API existante ou, le cas échéant, de déposer une demande pour lobtenir. Afin de pouvoir au besoin questionner lOffice AI et le décharger de son devoir de protection des données, létablissement peut faire signer le formulaire de demande ci-contre : Lien Lien Demande dallocations pour impotent (API)

14 14 Les directions détablissements ont reçu toutes les informations nécessaires dans le courrier SASH du La « Convention relative aux tarifs pour 2014 mis à la charge des résidents et des régimes sociaux, lors d'hébergement dans les établissements médico-sociaux et les divisions pour malades chroniques des hôpitaux et des centres de traitement et de réadaptation, reconnus d'intérêt public (Convention socio-hôtelière SOHO) va prochainement être mise en circulation pour signature, avant dêtre portée sur nos pages Internet Lien Lien La liste officielle des établissements et de leurs tarifs sera adaptée courant janvier prochain. Lien Lien Financement des frais socio-hôteliers 2014

15 15 Facturation en cas dabsence pour hospitalisation temporaire La « Convention relative aux tarifs pour 2014 mis à la charge des résidents et des régimes sociaux, a été modifiée à son article 22 : Ni le forfait « soins » à lassureur maladie, ni la participation aux frais de soins au résident (CHF 10.80), ne peuvent être facturés, puisque ce nest plus létablissement qui fournit les soins. Pour les bénéficiaires de PC AVS/AI, il sensuit pour linstant une capitalisation des CHF : en effet, un re-calcul du droit aux PC lors dune période dhospitalisation temporaire serait ingérable et disproportionné.

16 16 Transport médicalement requis – forfait dattente Suite à une modification du contrat-type dhébergement, larticle « forfait pour frais dattente par lEMS en cas de transports médicalement requis », prévoit quen labsence de solutions idoines (famille, Transport Handicap, taxi ou autres), les établissements peuvent effectuer des transports médicalement requis et facturer un forfait dattente (immobilisation du véhicule et du conducteur) de CHF 30.- par période complète de 60 minutes au résident. » Le forfait dattente ne peut pas être cumulé avec le forfait daccompagnement pratiqué au besoin dans les établissements à mission psychiatrique.

17 17 Financement des soins - Chiffres 2014 Les forfaits de lassurance-maladie sont inchangés en 2014 (art. 7a al 3 OPAS). La participation du résident au coût des soins est inchangée, soit CHF par jour Les tarifs du financement résiduel de lEtat en 2014 sont disponibles sur le site Internet du DSAS (tarifs provisoires jusquà leur publication dans la FAO) : Lien Lien Les tarifs du financement résiduel 2014 sont augmentés de CHF 1.30 par jour en moyenne. Ce montant permet de financer lannuité selon la CCT à hauteur de 1.0 %, ainsi que lannuité supplémentaire pour les ASSC. Sagissant des compléments de financement pour les « cas lourds », la procédure 2014 est inchangée. Voir courrier SASH du

18 18 Financement résiduel - Acomptes 2014 Les établissements ont reçu un formulaire avec le montant des acomptes Ils sont calculés comme prévu par la directive du 15 mars 2011 (art. 7), avec : - les tarifs le nombre de résidents par niveau de soins requis selon les derniers extrants PLAISIR disponibles, soit ceux du 31 mai Les acomptes peuvent être adaptés en cours dannée en cas de modification du nombre de lit ou si la répartition des résidents par niveau de soins ne correspond plus aux derniers extrants (écart supérieur à 5%, voir directive du 15 mars 2011)

19 19 Financement résiduel de la Communication au sujet du bénéficiaire (CSB) LEtat et les partenaires EMS ont mis en place en 2012 avec la CEESV un système davance de trésorerie, dit « accord CSB ». Ce système sapplique toujours en 2014 pour les assureurs qui ne payent pas les factures avec CSB et contre lesquels les établissements ouvrent une procédure en justice. Plusieurs assureurs ont conclu avec le Canton de Vaud un accord transactionnel qui met fin au conflit de facturation pour Il sagit de Helsana, CPT, Assura, Supra, Sanitas, Groupe Mutuel et Galenos. Les pertes pour les établissements consécutives à cet accord sont compensées par le financement résiduel de lEtat. Sagissant des CSB concernant des résidents non-vaudois hébergés dans des EMS vaudois, consulter notre page Lien Lien

20 20 Si le régime de financement des soins en EMS est uniforme au sens de la LAMal depuis 2012, il reste cependant des différences importantes dans les pratiques des différents cantons. Nous rappelons que si votre établissement accueille un résident dont le dernier domicile légal nest pas vaudois, cest son canton de provenance qui est et restera compétent, tant pour le financement des éventuelles Prestations complémentaires PC AVS/AI que pour le financement résiduel des soins. Nous avons rédigé à votre intention les différents documents ci-contre, auxquels nous avons ajouté un tableau des pratiques des différents cantons voisins dont pourrait provenir lun ou lautre de vos futurs résidents. Ces documents seront actualisés courant Lien Accueil dun résident non-vaudois

21 21 Taxe délimination des déchets Lélimination des déchets fait partie des charges dexploitation des EMS. Toutefois, les conséquences financières des taxes 2014 pour les établissements ne sont pas connues avec précision dans toutes les communes. Pour 2014, compte tenu de lincertitude, le montant du standard SOHO a été relevé de 51 à 70 centimes par jour. Il ny a en revanche plus de montant supplémentaire accordé dans le cadre des oppositions sur ce poste. Cette solution est provisoire pour 2014 et pourrait être revue pour les tarifs 2015 selon le montant effectif des taxes communales.

22 22 Traitements dentaires Les résidents au bénéfice des PC AVS/AI ou de laide LAPRAMS (Loi daide aux personnes recourant à laction médico-sociale) peuvent se voir rembourser leurs frais de traitement dentaires, respectivement par les PCG(Prestations complémentaires de guérison) ou par la LAPRAMS aux conditions suivantes : Les soins dentaires et les prothèses sont pris en charge selon le tarif prévu par le référentiel des prestations dentaires pour le canton de Vaud. Tout traitement excédant le montant de CHF doit faire lobjet pour décision, de lenvoi dun devis, avant les travaux, par le médecin-dentiste traitant au Médecin- dentiste Conseil de lAdministration cantonale vaudoise par le biais du logiciel ad hoc MEDIDENT. Seuls les médecins-dentistes conventionnés et utilisant ce logiciel peuvent facturer leurs prestations et se les faire rembourser en tiers-payant par les autorités dassistance.médecins-dentistes conventionnés Les frais de traitement urgents de moins de CHF peuvent être facturés sans devis préalable aux régimes sociaux précités.

23 23 Le SASH : à votre disposition pour toute information Les collaboratrices et collaborateurs du SASH sont à votre disposition, chacune et chacun dans leur domaine de compétence, pour répondre à vos questions et demandes de renseignements.Les collaboratrices et collaborateurs du SASH Le numéro principal du SASH répond aux heures de bureau (dès le ) à toutes les questions pour lesquelles, vous, professionnels, avez besoin dune réponse. Notre courriel vous permet également de nous contacter.

24 24 Merci Nous vous remercions davoir pris le temps de tourner ces pages dinformations à votre intention. Nous vous réitérons nos meilleurs vœux pour les 365 pages restant à écrire en Avec les meilleures salutations de toute léquipe du SASH. Sont notamment informés de ces pages : Liste directions d'EMS+Hôpitaux div C+HNM, Collaborateurs et collaboratrices des établissements ayant accès au portail de lEtat de Vaud et au formulaire électronique E-7721, Liste copie aux faîtières, Liste BRIOS et Réseaux de soins, Liste CMS, Liste Service social CHUV, Liste des fournisseurs informatiques, CHUV (Administration), AVASAD (Consultante assistante sociale), Caisse cantonale AVS (adresse générale), ACAS Lausanne, OCTP - Office des curatelles et tutelles professionnelles, OCTP (Bureau aide et conseil aux tuteurs), Chambre vaudoise des tutelles, Centraines.com, Pro Senectute Vaud, CEESV (Centrale d'encaissement des établissements sanitaires vaudois), Fidugems, Locasser SA, Multifiduciaire Léman SA, Mediation Sante, Christine Jaques/ACI/admin-VD; Thierry Wolfrath/SSP/admin-VD, Marc Weber/SG-DSAS/admin-VD, Pierre Hirt/SSP/admin-VD, Thierry Matter/SPAS/admin-VD, Elvira Boffa/SPAS/admin-VD, Rachel Giannarelli/SPAS/admin-VD, Isabel Goncalves/SPAS/admin-VD, Carole Schenk/SPAS/admin-VD,


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