08 novembre 2010 / M. Schaffroth

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1 08 novembre 2010 / M. Schaffroth
«L’ administration interconnectée» Concept organisationnel pour une cyberadministration fédérée en Suisse «Livre blanc eCH» de K. Lenk, T. Schuppan et M. Schaffroth Le contenu de cette présentation partiellement animée peut être librement utilisée en citant sa source (auteurs eCH/USIC) 08 novembre 2010 / M. Schaffroth

2 (Fig. A) Structure de la création des prestations publiques
Édicté souverainement Loi définit Mission publique souveraine Un particulier/Une entreprise a une situation de vie/une situation commerciale reçoit L'autorité publique fournit correspond à prestation publique souveraine est fournie par un/des processus utilisent des ressources, fonctions, infrastructures d'après M. Wimmer, R. Traunmüller (2005) «L’ administration interconnectée» 2010

3 (Fig. 1) Modèle à quatre phases de la procédure administrative
Point de vue du client Procurer des informations Former un but Lancer la procédure Accepter la prestation Clôturer / Faire appel Participer Accès à la prestation Acquisition de la prestation («démarche administrative») P h a s e s d e l a p r o c é d u r e a d m i n i s t r a t i v e 1. Préparation 2. Lancement 3. Traitement 4. Suivi Préparer et diffuser les informations Contrôle formelle Contrôle du contenu Remise de la prestation Participation Décision Suivi Perspective des autorités publiques «L’ administration interconnectée» 2010

4 Autorité Administrative
(Fig. 2) Éléments du scénario de la procédure administrative formalisés légalement Service de paiement Procédure administrative Dépôt d’une demande Participation Paiement Réception Contrôle formel Contrôle matériel disposition (décision) Ouverture (notification) Autorité Administrative Client de l‘administration Guichet de l'administration, Portail Service de formulaires Services de communication Service d'identification (etc.) Gestion des affaires (contrôle des affaires, pilotage des processus, gestion des documents) Fonctions de bureau (créer, traiter, classer, envoyer, etc. des documents) = éléments de base utilisables pour plusieurs organisations = éléments de base utilisables pour plusieurs processus «L’ administration interconnectée» 2010

5 (Fig. 3) Charges dues aux interactions issues des structures de production et de distribution en silos. Le pilotage et la coordination de la procédure sont souvent imposés au client. C l i e n t Charges administratives 1 2 3 4 5 D e m a n d e d e construction P r e s t a t i o n A d m i n i s t r a t i o n (contrôle de divers pré-requis) «Archipel d'administrations» Décision ! Service d'urba-nisme Service d'urba-nisme Bureau du registre foncier Service de conservation des monuments historiques Agence pour l'environnement Activités pouvant être évitées = charges d'interaction «L’ administration interconnectée» 2010

6 (Fig. 4) Structures de distribution aux compétences fixées: «Compétence avant Prestations avant Demandes» ? «Quelle autorité publique est compétente?» «De quelle prestation ai-je besoin?» ... Procurer des informations / Constituer un but «Jungle des compétences» ? ? ? O f f r e f r a g m e n t é e d e p r e s t a t i o n s Admin. A Admin. B Admin. C Offre de prestations A Offre de prestations B Offre de prestations C «L’ administration interconnectée» 2010

7 (Fig. 5) Perspective organisationnelle des prestations et processus
Le bureau du registre foncier est compétent Prestation ID-2345 Bureau du registre foncier Processus «local» souverain Prestation ID-8852 L'agence pour l'environnement est compétente Agence pour l'environne-ment Processus «local» souverain «L’ administration interconnectée» 2010

8 (Fig. 6) Dans la perspective du pilotage, le processus «public» décrit la collaboration des acteurs «locaux» au cours de l'exécution globale d'une prestation Perspective du pilotage D e m a n d e P r e s t a t i o n Service d'urbanisme («processus public») Transmission coordonnée des prestations Décision ! Prestation Prestation Bureau du registre foncier Agence pour l'environnement Bureau du registre foncier Service d'urbanisme Niveaux d'exécution locaux Agence pour l'environnement Processus «locaux» «boîtes noires» Exécution de la/ des prestation(s) «L’ administration interconnectée» 2010

9 (Fig. 7) Interdépendance des prestations, des processus et des autorités publiques dans l'exemple d'une demande de construction Le client dépose une demande de permis de construire Procédure administrative Prestation ID 2309 Service de l'urbanisme de la commune Prestation chef de file Architecture de prestations «ID  Demande de permis de construire» Autorité chef de file Processus chef de file (local, souverain) Processus local Prestation intéressée Prestation ID-2345 Bureau du registre foncier cantonal Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Autorité intéressée Prestation ID-0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Processus associé (local, souverain) Processus local Processus local Processus local «L’ administration interconnectée» 2010

10 (Fig. 8) Éléments de la documentation BPM (d'après eCH-0073) pour la description des processus «locaux» et «publics» Inventaire des prestations Descriptions des processus + prestations Inventaire des prestations Prestation Inventaire Caractéristiques Prestations Processus Client Caisse des retraites Déposer une demande Ouvrir la procédure Actualiser le dossier Accorder la demande Contrôler la demande + d’assurance Agence sociale - Décision divulguée Processus Sous-processus Système de classement Sous-processus Contrôler les droits d'accès Déclaration de confidentialité requise - Demander la déclaration de confidentialité Accorder les droits BPMN Travail Autorisation relative au temps de travail Allocation chômage Autorisation de travail … Architectures de prestations Construc- tion Délivrance de permis de construire …. Documentations BPM de la cyberadministration suisse … …. «L’ administration interconnectée» 2010

11 (Fig. 9) Reconfiguration et simplification d'un processus métier local par la modularisation du procédé de traitement Service d’urbanisme Prestation A Processus (ancien) Séquence de processus délocalisée Prestataire de service « b o î t e n o i r e » Prestation du marché (produit) Service d’urbanisme Prestation A Processus (nouveau) Activité «L’ administration interconnectée» 2010

12 Prestations du marché (produit)
(Fig. 10) Utilisation de services dans l'ensemble de l'organisation («shared services») « b o î t e n o i r e » Prestations du marché (produit) Prestation A Adm. A Prestation C Adm. C Processus A Processus C Prestation B Adm. B Processus B «L’ administration interconnectée» 2010

13 (Fig. 11) La procédure administrative comme modèle de configuration pour les structures de production et de distribution: des ressources, des éléments constitutifs et des infrastructures de processus réutilisables peuvent être identifiés et attribués simplement «L’ administration interconnectée» 2010

14 Client de l’administration Autorité Administrative
(Fig. 12) «Easy Government» – Configuration de l'interface de distribution selon le principe bénéficiant au client «Demande avant Prestation avant Compétence» Client D e m a n d e s Situation commerciale Situation de vie Percevoir une prestation Canaux multiples adaptées à la situation, simples à utiliser V o i e s de d i s t r i b u t i o n Traitées conformément à la demande, à la branche et au groupe cible P r e s t a t i o n s simples à trouver P r o c é d u r e s Client de l’administration Dépôt de demande Partiticpation Paiement Réception Exécutables simplement, de manière fiable et sûre Contrôle formel Contrôle matériel Disposition (décision) Ouverture (notification) Autorité Administrative P o i n t s d e c o n t a c t Réseau de distribution simples à contacter «L’ administration interconnectée» 2010

15 (Fig. 13) Suppression des charges dues à l'interaction grâce à la reconfiguration des structures de pilotage 1 Les interactions sont supprimées 2 Client X X X D e m a n d e P r e s t a t i o n (prestation B) (prestation C) (prestation D) Service d'urba-nisme Bureau du registre foncier Service de conservation des monuments historiques Agence pour l'environnement Coopération concernant l'ensemble de l'administration X activités pouvant être supprimées du côté du client (interactions) «L’ administration interconnectée» 2010

16 (Fig. 14) Des méthodes de notation uniques en musique et dans le monde des affaires facilitent l'harmonie polyphonique «L’ administration interconnectée» 2010

17 (Fig. 15) Architecture des prestations pour l'exemple d'une procédure relative au permis de construire Prestation ID 2308 Service de l'urbanisme de la commune Décision! Architecture de prestations «ID  Demande de permis de construire» Prestation ID 2345 Bureau du registre foncier cantonal Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Prestation ID 0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques contrôle de divers pré-requis! «L’ administration interconnectée» 2010

18 (Fig. 16) Enchevêtrement d'architectures de prestations
Prestation ID 2308 Service de l'urbanisme de la commune Architecture de prestations «ID  Demande de permis de construire» Prestation ID 2345 Bureau du registre foncier cantonal Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Prestation ID 0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Architecture de prestations «ID 8852 - Compatibilité avec l'environnement» Prestation ID-nnnn Autorité YZ Prestation ID-nnnn Autorité XY «L’ administration interconnectée» 2010

19 (Fig. 17) Enchevêtrement des architectures de prestations lors de la préparation des forfaits de prestations Situation de vie «Mariage» Déclarations des changements d'adresse, de l'état civil et du domicile Client Démarche administrative Forfait de prestations Enregistrement du passeport Acte de droit civil Prestation ID-1610 Service des passeports Prestation ID-2099 Office de l'état civil Prestation ID-0390 Permis de circula- tion d'un véhicule Permis de conduire Prestation ID-2750 Strassenverkehrsamt Annonce Prestation ID-1002 Service des automobiles Contrôle des habitants Prestation ID-0600 Prestation ID-nnnn Autorité A Prestation ID-nnnn Autorité C Annonce Autorité fiscale Prestation ID-0476 «L’ administration interconnectée» 2010

20 (Fig. 18) Structure de la documentation BPM pour la cyberadministration suisse
«L’ administration interconnectée» 2010

21 (Fig. 19) Structure du portefeuille des projets prioritaires: elle permet le pilotage stratégique de la mise en œuvre de la cyberadministration (proposition) «L’ administration interconnectée» 2010