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Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC «L administration interconnectée» Concept organisationnel.

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1 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC «L administration interconnectée» Concept organisationnel pour une cyberadministration fédérée en Suisse «Livre blanc eCH» de K. Lenk, T. Schuppan et M. Schaffroth 08 novembre 2010 / M. Schaffroth Le contenu de cette présentation partiellement animée peut être librement utilisée en citant sa source (auteurs eCH/USIC)

2 2 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. A) Structure de la création des prestations publiques «L administration interconnectée» 2010 prestation publique un/des processus des ressources, fonctions, infrastructures correspond à est fournie par utilisent Mission publique Loi Édicté souverainement L'autorité publique fournit définit souveraine d'après M. Wimmer, R. Traunmüller (2005) reçoit Un particulier/Une entreprise a une situation de vie/une situation commerciale

3 3 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 1) Modèle à quatre phases de la procédure administrative Point de vue du client Former un but Former un but Lancer la procédure Lancer la procédure Participer Décision Suivi Perspective des autorités publiques P h a s e s d e l a p r o c é d u r e a d m i n i s t r a t i v e Contrôle formelle Contrôle formelle Contrôle du contenu Contrôle du contenu Participation Procurer des informations Procurer des informations Accepter la prestation Accepter la prestation Accès à la prestation Acquisition de la prestation («démarche administrative») 1. Préparation 3. Traitement 4. Suivi Préparer et diffuser les informations Préparer et diffuser les informations Remise de la prestation Remise de la prestation Clôturer / Faire appel Clôturer / Faire appel 2. Lancement «L administration interconnectée» 2010

4 4 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 2) Éléments du scénario de la procédure administrative formalisés légalement Guichet de l'administration, Portail Service de formulaires Service de formulaires Service d'identification Gestion des affaires (contrôle des affaires, pilotage des processus, gestion des documents) Gestion des affaires (contrôle des affaires, pilotage des processus, gestion des documents) Services de communication Services de communication Service de paiement Fonctions de bureau (créer, traiter, classer, envoyer, etc. des documents) Fonctions de bureau (créer, traiter, classer, envoyer, etc. des documents) (etc.) Procédure administrative = éléments de base utilisables pour plusieurs organisations = éléments de base utilisables pour plusieurs processus Dépôt dune demande Participation Paiement Réception Contrôle formel Contrôle matériel disposition (décision) Ouverture (notification) Autorité Administrative Client de ladministration «L administration interconnectée» 2010

5 5 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 3) Charges dues aux interactions issues des structures de production et de distribution en silos. Le pilotage et la coordination de la procédure sont souvent imposés au client. C l i e n t «Archipel d'administrations» «Archipel d'administrations» (contrôle de divers pré-requis) Décision ! A d m i n i s t r a t i o n D e m a n d e d e construction P r e s t a t i o n Service d'urba- nisme Agence pour l'environnement Bureau du registre foncier Service de conservation des monuments historiques Service de conservation des monuments historiques Activités pouvant être évitées = charges d'interaction Charges administratives «L administration interconnectée» 2010

6 6 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 4) Structures de distribution aux compétences fixées: «Compétence avant Prestations avant Demandes» Offre de prestations A Offre de prestations A Admin. A Admin. B Offre de prestations B Offre de prestations B Admin. C Offre de prestations C Offre de prestations C ? ? ? ? O f f r e f r a g m e n t é e d e p r e s t a t i o n s «Jungle des compétences» «Quelle autorité publique est compétente?» «De quelle prestation ai-je besoin?»... Procurer des informations / Constituer un but «L administration interconnectée» 2010

7 7 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 5) Perspective organisationnelle des prestations et processus Prestation ID-8852 Prestation ID-2345 Agence pour l'environne- ment Bureau du registre foncier Processus «local» souverain Le bureau du registre foncier est compétent L'agence pour l'environnement est compétente Processus «local» souverain «L administration interconnectée» 2010

8 8 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 6) Dans la perspective du pilotage, le processus «public» décrit la collaboration des acteurs «locaux» au cours de l'exécution globale d'une prestation Agence pour l'environnement Bureau du registre foncier Service d'urbanisme Niveaux d'exécution locaux Niveaux d'exécution locaux Service d'urbanisme Bureau du registre foncier Agence pour l'environnement P r e s t a t i o n D e m a n d e Perspective du pilotage Processus «locaux» «boîtes noires» Exécution de la/ des prestation(s) Processus «locaux» «boîtes noires» Exécution de la/ des prestation(s) Décision ! ! Prestation («processus public») Transmission coordonnée des prestations («processus public») Transmission coordonnée des prestations «L administration interconnectée» 2010

9 9 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 7) Interdépendance des prestations, des processus et des autorités publiques dans l'exemple d'une demande de construction Prestation ID-0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Prestation ID-0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Prestation ID 2309 Service de l'urbanisme de la commune Prestation ID 2309 Service de l'urbanisme de la commune Le client dépose une demande de permis de construire Le client dépose une demande de permis de construire Prestation ID-2345 Bureau du registre foncier cantonal Prestation ID-2345 Bureau du registre foncier cantonal Processus local Processus chef de file (local, souverain) Prestation chef de file Autorité chef de file Autorité intéressée Processus associé (local, souverain) Procédure administrative Prestation intéressée Architecture de prestations «ID Demande de permis de construire» Processus local «L administration interconnectée» 2010

10 10 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 8) Éléments de la documentation BPM (d'après eCH-0073) pour la description des processus «locaux» et «publics» Sous-processus Processus Prestations Inventaire des prestations Caractéristiques Prestation Processus Sous-processus BPMN Allocation chômage Inventaire des prestations de construire …. Délivrance de permis Construc- tion Autorisation de travail … Autorisation relative au temps de travail Travail Système de classement … …. Documentations BPM de la cyberadministration suisse Descriptions des processus + prestations Architectures de prestations Inventaire «L administration interconnectée» 2010

11 11 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 9) Reconfiguration et simplification d'un processus métier local par la modularisation du procédé de traitement Séquence de processus délocalisée Processus (ancien) Service durbanisme « b o î t e n o i r e » Prestation A Processus (nouveau) Activité Prestataire de service Service durbanisme Prestation du marché (produit) Prestation A «L administration interconnectée» 2010

12 12 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 10) Utilisation de services dans l'ensemble de l'organisation («shared services») « b o î t e n o i r e » Prestations du marché (produit) Adm. A Adm. B Adm. C Prestation A Prestation C Prestation B Processus A Processus C Processus B «L administration interconnectée» 2010

13 13 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 11) La procédure administrative comme modèle de configuration pour les structures de production et de distribution: des ressources, des éléments constitutifs et des infrastructures de processus réutilisables peuvent être identifiés et attribués simplement «L administration interconnectée» 2010

14 14 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 12) «Easy Government» – Configuration de l'interface de distribution selon le principe bénéficiant au client «Demande avant Prestation avant Compétence» V o i e s de d i s t r i b u t i o n P r e s t a t i o n s Client Situation de vie simples à trouver simples à contacter P o i n t s d e c o n t a c t adaptées à la situation, simples à utiliser Situation commerciale D e m a n d e s Réseau de distribution Traitées conformément à la demande, à la branche et au groupe cible Canaux multiples Exécutables simplement, de manière fiable et sûre P r o c é d u r e s Percevoir une prestation Client de ladministration Partiticpation Paiement Dépôt de demande Contrôle formel Contrôle matériel Disposition (décision) Ouverture (notification) Autorité Administrative Réception «L administration interconnectée» 2010

15 15 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 13) Suppression des charges dues à l'interaction grâce à la reconfiguration des structures de pilotage (prestation B) (prestation C) (prestation D) Client P r e s t a t i o n D e m a n d e XXX Bureau du registre foncier Agence pour l'environnement Service d'urba- nisme Service de conservation des monuments historiques X activités pouvant être supprimées du côté du client (interactions) 1 2 Les interactions sont supprimées Coopération concernant l'ensemble de l'administration «L administration interconnectée» 2010

16 16 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 14) Des méthodes de notation uniques en musique et dans le monde des affaires facilitent l'harmonie polyphonique «L administration interconnectée» 2010

17 17 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 15) Architecture des prestations pour l'exemple d'une procédure relative au permis de construire Prestation ID 0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Prestation ID 0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Prestation ID 2308 Service de l'urbanisme de la commune Prestation ID 2345 Bureau du registre foncier cantonal Prestation ID 2345 Bureau du registre foncier cantonal contrôle de divers pré-requis! Décision! Architecture de prestations «ID Demande de permis de construire» «L administration interconnectée» 2010

18 18 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 16) Enchevêtrement d'architectures de prestations Prestation ID 0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Prestation ID 0609 Service cantonal de conservation des monuments historiques Prestation ID 8852 Agence pour l'environnement Prestation ID 2308 Service de l'urbanisme de la commune Prestation ID 2345 Bureau du registre foncier cantonal Prestation ID 2345 Bureau du registre foncier cantonal Architecture de prestations «ID Demande de permis de construire» Prestation ID-nnnn Autorité XY Prestation ID-nnnn Autorité XY Prestation ID-nnnn Autorité YZ Prestation ID-nnnn Autorité YZ Architecture de prestations «ID Compatibilité avec l'environnement» «L administration interconnectée» 2010

19 19 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 17) Enchevêtrement des architectures de prestations lors de la préparation des forfaits de prestations Prestation ID-2099 Office de l'état civil Prestation ID-0390 Prestation ID-2099 Office de l'état civil Prestation ID-0390 Contrôle des habitants Prestation ID-0600 Contrôle des habitants Prestation ID-0600 Démarche administrative Client Forfait de prestations Prestation ID-1610 Service des passeports Prestation ID-1610 Service des passeports Déclarations des changements d'adresse, de l'état civil et du domicile Déclarations des changements d'adresse, de l'état civil et du domicile Autorité fiscale Prestation ID-0476 Autorité fiscale Prestation ID-0476 Situation de vie «Mariage» Prestation ID-nnnn Autorité A Prestation ID-nnnn Autorité A Prestation ID-nnnn Autorité C Prestation ID-nnnn Autorité C Prestation ID-1002 Service des automobiles Prestation ID-1002 Service des automobiles Prestation ID-2750 Strassenverkehrsamt Prestation ID-2750 Strassenverkehrsamt Permis de conduire Permis de circula- tion d'un véhicule Permis de circula- tion d'un véhicule Annonce Acte de droit civil Enregistrement du passeport Enregistrement du passeport «L administration interconnectée» 2010

20 20 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 18) Structure de la documentation BPM pour la cyberadministration suisse «L administration interconnectée» 2010

21 21 Département fédéral des finances DFF Unité de stratégie informatique de la Confédération USIC (Fig. 19) Structure du portefeuille des projets prioritaires: elle permet le pilotage stratégique de la mise en œuvre de la cyberadministration (proposition) «L administration interconnectée» 2010


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