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Formation à lutilisation professionnelle de Calames.

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Présentation au sujet: "Formation à lutilisation professionnelle de Calames."— Transcription de la présentation:

1 Formation à lutilisation professionnelle de Calames

2 Programme Prise en main de linterface Créer un document EAD Voir et éditer les notices Autres fonctionnalités de linterface (copier/couper, exporter, rechercher…) Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes pratiques EAD Valider et publier Lier/Inclure Linterface publique

3 Rappel Un parcours dintroduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de lABES, à ladresse suivante : Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

4 4 Prise en main de linterface

5 Travail en ligne Interface de catalogage dans le navigateur : XMetal + développements ABES – On peut travailler de partout, pour peu que lon ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré – Procédure plus ou moins directe selon lenvironnement (selon mises à jour dIE, Firewall…) – Explications :

6 Nécessaire dinstaller les droits du plugin XMetal et de loutil de catalogage en étant administrateur du poste Activer lActiveX XMAX et la licence XMetal premiere_connexion.html Première connexion

7 Deux bases Base de production (« Database Calames ») Données publiées sur Base de formation (« Database Formation ») pour la formation ou les premiers pas dans le travail courant les données publiées sont visibles et interrogeables via une interface de consultation « secrète » : Produisez et publiez dès que possible en base de production Évite des migrations de données fastidieuses Facilite la génération des statistiques

8 Présentation de linterface A gauche, arborescence des fichiers EAD A droite, plugin XMetal : zone dédition (partie centrale) liste des attributs et éléments (tout à droite) En haut de la zone dédition : menu XMetal, boutons denregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers laide au catalogage

9 Arborescence EditionListes XMetal Affichage avec ou sans balises (pas daffichage du code source) Par défaut, seulement mes docs

10 Redimensionner les trois volets Arborescence (gauche) Cacher Agrandir/diminuer Editeur (centre) Agrandir/diminuer Listes des attributs et éléments (droite) Cacher

11 Déplier larborescence Cliquer pour déplier A partir de, on déplie de en

12 Menu contextuel (premier niveau) : la racine de larborescence A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

13 Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

14 Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD. Il suffit deffectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs. A partir du niveau, on ne peut déplier que des composants (si le signe + lindique)

15 15 Créer un nouveau document EAD

16 Quand créer un nouveau document EAD ? Un fonds = une instance EAD sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds natteint pas une taille significative ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles Nécessité dinformation de haut niveau spécifiques (, etc.) Fichiers « maîtres », destinés à inclure dautres fichiers Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées

17 Créer un nouveau document EAD Clic-droit à la racine « Documents EAD »

18 Créer un nouveau document EAD Créations ex nihilo (ou presque) Partir dun document vide Partir dun document-modèle (par import) Charger un document EAD déjà complété Après une rétroconversion Doit être conforme aux règles Calames Attention aux id de ! (cf. infra)

19 Créer un nouveau document EAD Copier un fichier dune base vers lautre : Clic droit sur le fichier en base de formation « Exporter » au format natif (EAD) Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) Charger ce document en base de production Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.

20 Créer un nouveau document EAD Fonction « Importer » Clic droit sur un fichier : « Gestion » « Importer » Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…) Attention à lencodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

21 Noms des instances EAD Identifiant de fichier… donné par le système (ordre de création) base pour les URL ne pas modifier cette clé système ! … suivi dun « intitulé libre » donné par le catalogueur toujours commencer par le RCR Calames ex. : _076_Fonds_Tzara _ENS_CAPHES_Taton Chaque fichier fait partie dun groupe de droits (=logins autorisés à modifier ce fichier)

22 contient des informations sur létablissement dépositaire du fonds au niveau La balise contient : – le nom de létablissement sous forme usuelle ; – un attribut AUTHFILENUMBER, dont la valeur est le numéro RCR Cet attribut est indispensable à la publication du fichier – un attribut SOURCE, dont la valeur est « Répertoire_des_Centres_de_Ressources » – un attribut NORMAL, dont la valeur est le nom de linstitution sous une forme normalisée.

23 23 TP 1 Créer un nouveau document

24 24 Voir et éditer un document EAD

25 Voir / éditer à différents niveaux

26 Afficher les fragments Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir » Laffichage par défaut ne présente pas les balises Les boutons Enregistrer et Autorités sont cachés

27 Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements

28 Le mode Édition Pour modifier un fragment, il faut : faire un clic-droit + « éditer » effectuer les modifications dans XMetal enregistrer Editer publier contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. instances et composants sont (beaucoup) plus nombreux dans la base de production que dans linterface publique

29 Verrouillage des notices en édition Un fragment en cours dédition peut être affiché par les autres catalogueurs … … mais pas édité par eux Pour déverrouiller le fragment quon éditait il suffit de cliquer ailleurs ! Message dalerte pour éviter de perdre son travail

30 Habillage des balises EAD Info-bulle contextuelle

31 Éditer dans XMetal Pour ajouter ou modifier un attribut EAD Rédiger dans la liste des attributs ou y sélectionner une valeur : Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments :

32 Attention !! Le système propose tous les éléments EAD officiels… …même les éléments déconseillés ou interdits

33 Aides à la saisie En labsence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés : les, et sans les sans les sans (sujet ou titre) les les ou Eléments + attributs saisie des codes et libellés de langue et décriture dans l'élément lien aux autorités Sudoc (via IdRef)

34 Édition partielle Le système propose une « édition partielle » si le fragment à modifier est très important sinon, risque derreur à lenregistrement » mais pas à laffichage: lenteur uniquement » Question de réseau, de poste informatique… Édition partielle dun on peut tout modifier sauf les sous- Édition partielle de tout autre nœud on ne voit pas les nœuds inférieurs on peut seulement modifier les attributs A éviter

35 35 TP 2 Editer dans XMetal

36 36 Autres fonctionnalités de linterface

37 Chaque a un identifiant (ne pas confondre avec ) Cet id doit être unique à léchelle de la base Calames Cet id est la base de lURL publique de chaque composant Ex: Cet ID doit être unique et stable : privilégier les ID générés automatiquement par loutil Calames Attention aux copier/coller effectués dans la fenêtre dédition XMetal ! Attributs ID des composants : donnée essentielle !

38 Copier/Couper/Coller dans XMetal 2 méthodes : clic-droit + cut|copy|paste touches clavier (conseillé) : » copier : Ctrl+C » couper : Ctrl+X » coller : Ctrl+V

39 Copier/Couper/Coller dans XMetal Attention aux ID de copier un dans XMetal ne supprime pas les ID Si je colle dans XMetal, à lenregistrement, le 2 nd est renommé ( risque dURL instable) Si je colle dans larbre, je crée un doublon Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper ! Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de larbre et de XMetal

40 Copier/coller dans larbre Clic droit au niveau de chaque nœud Copier et coller dedans coller après coller avant Tout copier-coller d'un supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au )

41 Couper/coller dans larbre Clic droit au niveau de chaque nœud Couper et coller dedans coller après coller avant Tout couper-coller laisse les ID en l'état.

42 Couper/coller plusieurs à la fois (dans larbre) Déplacer une série de de même niveau Couper depuis, puis Couper jusque, puis Coller – Avant – Après – Dedans Les ID de sont conservés

43 Créer un composant dans léditeur Insérer un nouveau via la liste des éléments disponibles à partir de lélément ou dun parent Copier-coller un pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer lidentifiant du copié avant enregistrement

44 Créer un composant dans larbre Créer un nouveau composant avant après dedans par clic droit dans larbre de gauche Le seul élément qui puisse être créé au sein dun par le biais de larbre de gauche est un « subordonné »

45 Copier/Couper/Coller Autres possibilités Copier à partir dune source extérieure Attention aux ID de Attention à lencodage des caractères dans la source extérieure

46 46 TP 3 Couper, coller, créer à partir de larbre

47 47 Enrichir : les autorités et les liens

48 Des autorités pour quoi faire ? Permettre l'accès aux documents : retrouver – toutes les oeuvres dun auteur quelle que soit la forme du nom présente dans le document, – toutes les éditions dune oeuvre quelle que soit la forme du titre du document – tous les documents sur un même sujet Identifier lentité décrite – contextualiser – lever les ambiguïtés (homonymes…) – pour servir le catalogue – sans pour autant rédiger une encyclopédie

49 Des autorités pour quoi faire ? Recenser les différents noms et les différentes formes du nom – Différents noms : Pseudonymes Noms de mariage Noms en religion… – Différentes formes : Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… Formes étrangères Contrôler les points daccès = fixer la forme de la vedette Depuis sept : les formes rejetées des autorités Sudoc sont indexées dans Calames

50 Contenu des notices dautorité Les variantes de forme du nom – Forme retenue – Forme(s) rejetée(s) Voir – Forme parallèle (forme savante / forme courante) Forme associée : liens vers dautres entités Voir aussi Les notes : attention au tout ou rien ! Les sources : – les sources justifient le contenu de la notice dautorité – de plus, la première justifie lexistence de la notice dautorité au sein du catalogue

51 Un pop-up pour votre application Tout se passe dans le navigateur : 1.On travaille dans Calames 2.On bascule dans lapplication Autorités Sudoc pour interroger ou saisir des données 3.Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on clique pour lier à un point daccès Calames 4.A une balise dindexation correspond un index IdRef particulier 5.On revient dans Calames avec les informations utiles

52 Balises EAD et index de recherche correspondants Index Nom de personne Index Nom de collectivité Index Famille Index Nom géographique Index Nom commun Index Titre Mais PAS de correspondance entre et les Autorités Sudoc.

53 Lier aux autorités : comment ? Surligner la chaîne de caractères à indexer Si lon positionne le curseur dédition au sein dun élément dindexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné Cliquer sur licône verte « Autorités » Lancer la recherche et examiner les résultats Lier la bonne notice Les balises correspondant à lindex sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément dindexation Dans, le nom balisé est remplacé par la forme normale

54 Lier aux autorités : résultats Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point daccès à une autorité IdRef = toujours « Sudoc = identifiant (ppn) de = forme normalisée du point daccès Attention : les attributs napparaissent quaprès avoir quitté le point daccès (affichage non dynamique)

55 Pas de résultat : créer une nouvelle notice Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRef Choisir le type de notice à créer Enregistrer, puis lier la notice

56 Les liens dans Calames Publication de liens : – usages de lattribut HREF (,, ) – liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments et

57 Ex. 1. Lien textuel vers un document numérisé 57

58 Ex. 2. plusieurs liens vers des reproductions numériques 58

59 Ex. 3. Vignette(s) et rebond vers un objet numérique 59 éléments et de rôles "vignette" et "rebond"

60 Les liens dans Calames : notices et images numérisées Solutions classiques : liens inscrits dans les métadonnées des notices – Mentions textuelles cliquables : balises (lien unique), ou plusieurs de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant ) (ex.)ex. – Vignettes cliquables : contenant un de rôle « rebond » et au moins un de rôle « vignette » (ex.)ex. Solutions sans impacts sur les métadonnées : – Solutions API (ex. : Liber Floridus)Liber Floridus – Solution dappoint ABES : Calames Plus Images (exemples)exemples

61 61 TP 4 Enrichir les notices de Calames (autorités, liens)

62 62 Exporter et publier

63 Exporter Clic-droit au niveau de chaque document

64 Exporter un document EAD Exporter en EAD (*.xml): export natif (intégral), natif-C, natif filtre (fragments) Exporter dans dautres formats formats Marc liste (.html ou.txt) Extraire un contrôle qualité export visio_controle (.html)

65 Valider ou contrôler la saisie a posteriori En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document.html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail. Lutilisation de ce modèle dexportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier.

66 Valider ou contrôler la saisie a posteriori Métadonnées Analyse statistique

67 Valider ou contrôler la saisie a posteriori Boîte à outils: problèmes identifiés Structure du fichier

68 68 Publier Clic-droit sur un document ou un composant

69 Publier = rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web publication immédiate ou différée complète ou partielle

70 Résultat de la publication Lire les « traces »

71 Erreurs à la publication Erreur si ID de en doublon Clic droit « Gestion » « Détection Doublons » Les traces indiquent la cote et lID des doublons Erreur si le RCR nest pas mentionné dans hfilenumber

72

73 Supprimer Clic-droit au niveau de chaque document Irréversible ! « Dépublier » avant de supprimer ! Sinon, le document reste interrogeable et consultable dans linterface publique

74 74 TP 5 Publier

75 75 Lier / Inclure Clic-droit au niveau de chaque document

76 Lier et inclure Pourquoi ? Donner à voir dans linterface publique plusieurs fichiers EAD comme si il ny avait quun fichier. Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque)

77 Lier des documents EAD Document B lié au document A = Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B archdesc c01 archdesc (non visible) c01

78 Lier – exemple

79 Comment lier ? Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau

80 80 Inclure un document dans un autre Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4 = Le de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si cétait un quatrième c01) archdesc c01archdesc c01

81 81 Inclure un document dans un autre Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M ex : Sorbonne archdesc c01 archdesc c01 archdesc

82 Inclure

83 Lier et inclure On peut combiner la liaison et linclusion ex : Institut dans Calames archdesc c01 archdesc c01 archdesc

84 84 TP 6 Lier, inclure

85 85 Calames : Linterface publique

86 Principes essentiels Publication et liaison Héritage… … et infanticide Feuilletage des index Nouveautés Calames

87 Liaison, Inclusion Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut quils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence Sinon, où mène laccès direct ? seulement au dernier fichier publié

88 Héritage Les points daccès sont hérités des parents vers les enfants csujet = pomme – csujet = poire, pomme csujet = kiwi, poire, pomme

89 Héritage Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants cdate = – cdate = 1915 cdate = 1915 On ne cumule ni les dates, ni les langues – Si un c a une date, le système sen contente – Sinon, il cherche la première au-dessus

90 Infanticide Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats nindique que le parent Évite le bruit – Notamment le bruit généré par lhéritage

91 Feuilletage des index

92 92 Ecrire à létablissement responsable Exemple dun fil de commentaires Exemple dun compte « établissement » Profil Gestion dimages Commentaires Calames Plus Annoter les notices 92

93 93 Prévisualisation (vignettes) Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom… (Authentification Calames) Visualiser des images liées aux notices Calames

94 Nouveautés 2013 Indexation des types de documents (1 er type de ) – Indexation héritée – facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée – affichage sous formes dicônes Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée Filtre « documents numérisés »

95 Nouveaux index de recherche genreform type="type de document" genreform type=« technique » Genreform type=« genre, forme et fonction » Présence de ou

96 Nouveautés : liste des résultats 96 Liste des résultats : une nouvelle facette Type du document signalé par une icône dans la notice

97 97 Bonnes pratiques

98 Bonnes pratiques EAD et travail en réseau Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) – … complété par un « Dictionnaire Calames des balises EAD » – Recommandations spécifiques :, reproductions numériques, description des non- manuscrits… Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : début 2013

99 Tout EAD nest pas implémenté à dessein Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés Exemple :,, … Certains attributs ne sont pas pris en compte Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant)

100 Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance Elément de haut niveau Description physique (sous- éléments / texte libre) et normalisation typographique Usages de lélément dindexation et description des « non-manuscrits » Bouton « contacter la bibliothèque »

101 Travail en réseau Les règles de « bon usage » sont produites collectivement Discussions et entraide sur la liste Lindexation et laffichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement » Tout nest pas affiché ni indexé par défaut !! » Tout ce qui est tu est déconseillé !!

102 102 Alertes et astuces

103 Chercher dans la base Chercher Full Text sur tous les fichiers publiés uniquement Trouver Liste des résultats Situer « Synchroniser » pour situer le résultat dans la hiérarchie de Son fichier

104 Trouve et remplace, dans le menu « Edition » Du texte encodé, pas les attributs, ni les balises elles-mêmes Pour trouver/remplacer une balise : Sélectionne ou Change lélément Astuce : chercher/remplacer dans une page

105 Astuce : annuler des modifications Dans léditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z ou Annuler sauf si on a enregistré Retour arrière du navigateur Risque déjection de lapplication si le curseur nest plus dans la fenêtre dédition

106 Astuce : Rafraîchir larborescence Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) » Mais pas en édition ! Pour réactualiser la hiérarchie de larbre à tout niveau contre certains bugs daffichage / édition

107 Si une erreur intervient au moment de lenregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur : C:\Documents and Settings\{votre nom dutilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt (sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom dutilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt) Astuce : une sauvegarde en cas de problème en cours dédition

108 Alerte : gare aux bugs ! Exemple : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois » Cas particulier à éviter : Ne pas faire :. couper lensemble {c2 + c3}. le coller après c11 (ou c12) car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui dorigine. Nhésitez pas à signaler tout dysfonctionnement non encore répertorié

109 Les signets du catalogueur Calames Manuel de catalogage du réseau Calames : ge.pdf ge.pdf Dictionnaire Calames des balises EAD : lames.pdf lames.pdf Aide et manuel de loutil de catalogage : Guichet dassistance de lABES (rubrique Calames pro) : https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro J.e-cours disponibles sur la plateforme dautoformation : moodle.abes.fr moodle.abes.fr Liste de diffusion du réseau Calames : Alias de léquipe Calames :


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