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Programme Prise en main de l’interface Créer un document EAD

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Présentation au sujet: "Programme Prise en main de l’interface Créer un document EAD"— Transcription de la présentation:

1 Programme Prise en main de l’interface Créer un document EAD
Voir et éditer les notices Autres fonctionnalités de l’interface (copier/couper, exporter, rechercher…) Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes pratiques EAD Valider et publier Lier/Inclure L’interface publique

2 Rappel Un parcours d’introduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de l’ABES, à l’adresse suivante : Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

3 Prise en main de l’interface
abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Prise en main de l’interface

4 Travail en ligne Interface de catalogage dans le navigateur : XMetal + développements ABES On peut travailler de partout, pour peu que l’on ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré Procédure plus ou moins directe selon l’environnement (selon mises à jour d’IE, Firewall…) Explications :

5 Première connexion Nécessaire d’installer les droits du plugin XMetal et de l’outil de catalogage en étant administrateur du poste Activer l’ActiveX XMAX et la licence XMetal

6 Deux bases Base de production (« Database Calames »)  Données publiées sur Base de formation (« Database Formation ») pour la formation ou les premiers pas dans le travail courant les données publiées sont visibles et interrogeables via une interface de consultation « secrète » : Produisez et publiez dès que possible en base de production Évite des migrations de données fastidieuses Facilite la génération des statistiques

7 Présentation de l’interface
A gauche, arborescence des fichiers EAD A droite, plugin XMetal : zone d’édition (partie centrale) liste des attributs et éléments (tout à droite) En haut de la zone d’édition : menu XMetal, boutons d’enregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers l’aide au catalogage

8 Arborescence XMetal Edition Listes Affichage avec ou sans balises
Par défaut, seulement mes docs Affichage avec ou sans balises (pas d’affichage du code source)

9 Redimensionner les trois volets
Arborescence (gauche) Cacher Agrandir/diminuer Editeur (centre) Listes des attributs et éléments (droite)

10 Déplier l’arborescence
Cliquer pour déplier A partir de <dsc>, on déplie de <c> en <c>

11 Menu contextuel (premier niveau) : la racine de l’arborescence
A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

12 Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD
A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

13 Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD
Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD. Il suffit d’effectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs. A partir du niveau <dsc>, on ne peut déplier que des composants <c> (si le signe + l’indique)

14 Créer un nouveau document EAD
abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Créer un nouveau document EAD

15 Quand créer un nouveau document EAD ?
Un fonds = une instance EAD sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds n’atteint pas une taille significative ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles Nécessité d’information de haut niveau spécifiques (<author>, etc.) Fichiers « maîtres », destinés à inclure d’autres fichiers Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées

16 Créer un nouveau document EAD
Clic-droit à la racine « Documents EAD »

17 Créer un nouveau document EAD
Créations ex nihilo (ou presque) Partir d’un document vide Partir d’un document-modèle (par import) Charger un document EAD déjà complété Après une rétroconversion Doit être conforme aux règles Calames Attention aux id de <c> ! (cf. infra)

18 Créer un nouveau document EAD
Copier un fichier d’une base vers l’autre : Clic droit sur le fichier en base de formation « Exporter » au format natif (EAD) Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) Charger ce document en base de production Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.

19 Créer un nouveau document EAD
Fonction « Importer » Clic droit sur un fichier : « Gestion »« Importer » Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…) Attention à l’encodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

20 Noms des instances EAD Identifiant de fichier…
donné par le système (ordre de création) base pour les URL ne pas modifier cette clé système ! … suivi d’un « intitulé libre » donné par le catalogueur toujours commencer par le RCR Calames ex. : _076_Fonds_Tzara _ENS_CAPHES_Taton Chaque fichier fait partie d’un groupe de droits (=logins autorisés à modifier ce fichier)

21 TP 1 Créer un nouveau document

22 abes Voir et éditer un document EAD
agence bibliographique de l’enseignement supérieur Voir et éditer un document EAD

23 Voir/Éditer à différents niveaux

24 Afficher les fragments
Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir » L’affichage par défaut ne présente pas les balises Les boutons Enregistrer et Autorités sont cachés

25 Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements

26 Le mode Édition Pour modifier un fragment, il faut : Editer ≠ publier
faire un clic-droit + « éditer » effectuer les modifications dans XMetal enregistrer Editer ≠ publier contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. instances et composants sont (beaucoup) plus nombreux dans la base de production que dans l‘interface publique

27 Verrouillage des notices en édition
Un fragment en cours d’édition peut être affiché par les autres catalogueurs … … mais pas édité par eux Pour déverrouiller le fragment qu’on éditait il suffit de cliquer ailleurs ! Message d’alerte pour éviter de perdre son travail

28 Habillage des balises EAD

29 Éditer dans XMetal attribut EAD Pour ajouter ou modifier un
Rédiger dans la liste des attributs ou y sélectionner une valeur : Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments :

30 Attention !! Le système propose tous les éléments EAD officiels…
…même les éléments déconseillés ou interdits

31 Aides à la saisie En l’absence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés : les <persname>, <corpname> et <famname> sans les <unitid> sans les <title> sans (sujet ou titre) les <unitdate> les <genreform> ou Eléments + attributs saisie des codes et libellés de langue et d’écriture dans l'élément <language> lien aux autorités Sudoc (via IdRef)

32 Édition partielle Le système propose une « édition partielle »
si le fragment à modifier est très important sinon, risque d’erreur à l’enregistrement mais pas à l’affichage: lenteur uniquement Question de réseau, de poste informatique… Édition partielle d’un <c> on peut tout modifier sauf les sous-<c> Édition partielle de tout autre nœud on ne voit pas les nœuds inférieurs on peut seulement modifier les attributs  A éviter

33 TP 2 Editer dans XMetal

34 Les fonctionnalités de l’interface
abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Les fonctionnalités de l’interface

35 Attributs ID des composants <c> : donnée essentielle !
Chaque <c> a un identifiant (ne pas confondre avec <unitid>) Cet id doit être unique à l’échelle de la base Calames Cet id est la base de l’URL publique de chaque composant Ex: Cet ID doit être unique et stable : privilégier les ID générés automatiquement par l’outil Calames Attention aux copier/coller effectués dans la fenêtre d’édition XMetal !

36 Copier/Couper/Coller dans XMetal
2 méthodes : clic-droit + cut|copy|paste touches clavier (conseillé) : copier : Ctrl+C couper : Ctrl+X coller : Ctrl+V

37 Copier/Couper/Coller dans XMetal
Attention aux ID de <c> copier un <c> dans XMetal ne supprime pas les ID Si je colle dans XMetal, à l’enregistrement, le 2nd <c> est renommé ( risque d’URL instable) Si je colle dans l’arbre, je crée un doublon Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper ! Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de l’arbre et de XMetal

38 Copier/coller dans l’arbre
Clic droit au niveau de chaque nœud Copier et coller dedans coller après coller avant Tout copier-coller d'un <c> supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au <c>)

39 Couper/coller dans l’arbre
Clic droit au niveau de chaque nœud Couper et coller dedans coller après coller avant Tout couper-coller laisse les ID en l'état.

40 Couper/coller plusieurs <c> à la fois (dans l’arbre)
Déplacer une série de <c> de même niveau Couper depuis, puis Couper jusque, puis Coller Avant Après Dedans Les ID de <c> sont conservés

41 Créer un composant dans l’éditeur
Insérer un nouveau <c> via la liste des éléments disponibles à partir de l’élément <dsc> ou d’un <c> parent Copier-coller un <c> pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer l’identifiant du <c> copié avant enregistrement 41

42 Créer un composant dans l’arbre
Créer un nouveau composant <c> avant après dedans par clic droit dans l’arbre de gauche Le seul élément qui puisse être créé au sein d’un <c> par le biais de l’arbre de gauche est un sous-<c>

43 Copier/Couper/Coller Autres possibilités
Copier à partir d’une source extérieure Attention aux ID de <c> Attention à l’encodage des caractères dans la source extérieure

44 TP 3 Couper, coller, créer à partir de l’arbre

45 abes Enrichir : les autorités d’Idref
agence bibliographique de l’enseignement supérieur Enrichir : les autorités d’Idref

46 Des autorités pour quoi faire ?
Permettre l'accès aux documents : retrouver toutes les oeuvres d’un auteur quelle que soit la forme du nom présente dans le document, toutes les éditions d’une oeuvre quelle que soit la forme du titre du document tous les documents sur un même sujet Identifier l’entité décrite contextualiser lever les ambiguïtés (homonymes…) pour servir le catalogue sans pour autant rédiger une encyclopédie

47 Des autorités pour quoi faire ?
Recenser les différents noms et les différentes formes du nom Différents noms : Pseudonymes Noms de mariage Noms en religion… Différentes formes : Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… Formes étrangères Contrôler les points d’accès = fixer la forme de la vedette Depuis sept : les formes rejetées des autorités Sudoc sont indexées dans Calames

48 Contenu des notices d’autorité
Les variantes de forme du nom Forme retenue Forme(s) rejetée(s) Voir Forme parallèle (forme “savante” / forme “courante”)‏ Forme associée : liens vers d’autres entités Voir aussi Les notes : attention au “tout ou rien” ! Les sources : les sources justifient le contenu de la notice d’autorité de plus, la première justifie l’existence de la notice d’autorité au sein du catalogue

49 Un pop-up pour votre application
Tout se passe dans le navigateur : On travaille dans Calames On bascule dans l’application Autorités Sudoc pour interroger ou saisir des données Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on clique pour lier à un point d’accès Calames A une balise d’indexation correspond un index IdRef particulier On revient dans Calames avec les informations utiles

50 Balises EAD et index de recherche correspondants
Index Nom de personne Index Nom de collectivité Index Famille Index Nom géographique Index Nom commun Index Titre <persname> <corpname> <famname> <geogname> <subject> <title> Mais PAS de correspondance entre <genreform> et les Autorités Sudoc.

51 Lier aux autorités : comment ?
Surligner la chaîne de caractères à indexer Si l’on positionne le curseur d’édition au sein d’un élément d’indexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné Cliquer sur l’icône verte « Autorités » Lancer la recherche et examiner les résultats Lier la bonne notice Les balises correspondant à l’index sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément d’indexation Dans <controlaccess>, le nom balisé est remplacé par la forme normale

52 Lier aux autorités : résultats
Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point d’accès à une autorité IdRef : @source = toujours « Sudoc » @authfilenumber = identifiant (ppn) de l’autorité @normal = forme normalisée du point d’accès Attention : les attributs n’apparaissent qu’après avoir quitté le point d’accès (affichage non dynamique)

53 Pas de résultat : créer une nouvelle notice
Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRef Choisir le type de notice à créer Enregistrer, puis lier la notice

54 Les liens dans Calames Publication de liens :
usages de l’attribut HREF (<archref>, <bibref>, <extref>) liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments <dao> et <daogrp>

55 Les liens dans Calames : notices et images numérisées
Solutions “classiques” : liens inscrits dans les métadonnées des notices Mentions textuelles cliquables : balises <dao> (lien unique), ou plusieurs <daoloc> de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant <c>) (ex.) Vignettes cliquables : <daogrp> contenant un <daoloc> de rôle « rebond » et au moins un <daoloc> de rôle « vignette » (ex.) Solutions sans impacts sur les métadonnées : Solutions API (ex. : Liber Floridus) Solution d’appoint ABES : Calames Plus Images (exemples)

56 TP 4 Enrichir les notices de Calames (autorités, liens)

57 Exporter et rechercher
abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Exporter et rechercher

58 Clic-droit au niveau de chaque document
Exporter Clic-droit au niveau de chaque document

59 Exporter un document EAD
Exporter en EAD : export natif (*.xml) Exporter dans d’autres formats formats Marc liste (.html ou .txt) Extraire un contrôle qualité export visio_controle (.html)

60 Chercher dans la base Chercher Trouver Situer Full Text sur tous les
fichiers publiés uniquement Trouver Liste des résultats Situer « Synchroniser » pour situer le résultat dans la hiérarchie de Son fichier

61 Chercher dans la page Chercher Contenu des éléments EAD
du fragment en cours d’affichage ou d’édition

62 abes Publier dans Calames
agence bibliographique de l’enseignement supérieur Publier dans Calames

63 Valider ou Contrôler la saisie a posteriori
En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document .html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail. L’utilisation de ce modèle d’exportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier.

64 Valider ou Contrôler la saisie a posteriori
Métadonnées Analyse statistique

65 Valider ou Contrôler la saisie a posteriori
Boîte à outils: problèmes identifiés Structure du fichier

66 Clic-droit sur un document ou un composant <c>
Publier Clic-droit sur un document ou un composant <c>

67 Publier = rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web
publication immédiate ou différée complète ou partielle

68 Résultat de la publication
Lire les « traces »

69 Erreurs à la publication
Erreur si ID de <c> en doublon Clic droit « Gestion »  « Détection Doublons » Les traces indiquent la cote et l’ID des <c> doublons Erreur si le RCR n’est pas mentionné dans

70 1 2 3

71 Supprimer Clic-droit au niveau de chaque document
Irréversible ! « Dépublier » avant de supprimer ! Sinon, le document reste interrogeable et consultable dans l’interface publique

72 TP 5 Publier

73 Clic-droit au niveau de chaque document
Lier/Inclure Clic-droit au niveau de chaque document

74 Lier et inclure Pourquoi ?
Donner à voir dans l’interface publique plusieurs fichiers EAD comme si il n’y avait qu’un fichier. Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque)

75 Lier des documents EAD Document B lié au document A
= Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B archdesc archdesc (non visible) c01 c01

76 Lier – exemple

77 Comment lier ?  Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau

78 Inclure un document dans un autre
Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4 = Le <archdesc> de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si c’était un quatrième c01) archdesc c01 archdesc c01

79 Inclure un document dans un autre
Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M ex : Sorbonne archdesc archdesc archdesc c01 c01

80 Inclure

81 Lier et inclure On peut combiner la liaison et l’inclusion
ex : Institut dans Calames archdesc archdesc archdesc c01 c01

82 TP 6 Lier, inclure

83 Calames: l’interface publique
abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Calames: l’interface publique

84 Principes essentiels Publication et liaison Héritage… … et infanticide
Feuilletage des index Nouveautés Calames

85 Liaison, Inclusion Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut qu’ils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence Sinon, où mène l’accès direct ? seulement au dernier fichier publié

86 Héritage Les points d’accès sont hérités des parents vers les enfants
c sujet = pomme c sujet = poire, pomme c sujet = kiwi, poire, pomme

87 Héritage Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants c date = c date = 1915 On ne cumule ni les dates, ni les langues Si un c a une date, le système s’en contente Sinon, il cherche la première au-dessus

88 Infanticide Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats n’indique que le parent Évite le bruit Notamment le bruit généré par l’héritage

89 Feuilletage des index

90 Calames Plus Annoter les notices (2012)
Exemple d’un compte « établissement » Profil Commentaires Gestion d’images Ecrire à l’établissement responsable Exemple d’un fil de commentaires 90

91 Visualiser des images liées aux notices Calames (2011)
Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom… Prévisualisation (vignettes) (Authentification Calames)

92 Calames v.3 (2013…) Indexation des types de documents (1er type de <genreform>) Indexation héritée facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée affichage sous formes d’icônes (cf. Sudoc) Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée Filtre « documents numérisés » Autres adaptations (graphisme, outil de catalogage…)

93 abes agence bibliographique de l’enseignement supérieur Bonnes pratiques

94 Les signets du catalogueur Calames
Manuel de catalogage du réseau Calames : Dictionnaire Calames des balises EAD : Aide et manuel de l’outil de catalogage : Guichet d’assistance de l’ABES (rubrique Calames pro) : https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro Liste de diffusion du réseau Calames : Alias de l’équipe Calames :

95 Bonnes pratiques EAD et travail en réseau
Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) … complété par un « Dictionnaire Calames des balises EAD » Recommandations spécifiques : <genreform>, reproductions numériques, description des non-manuscrits… Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : fin 2012

96 Tout EAD n’est pas implémenté à dessein
Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés Exemple : <abstract>, <table>, … Certains attributs ne sont pas pris en compte Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant)

97 Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance
Elément <repository> de haut niveau Description physique <physdesc> (sous-éléments / texte libre) et normalisation typographique Usages de l’élément d’indexation <genreform> et description des « non-manuscrits » Bouton « contacter la bibliothèque »

98 Travail en réseau Les règles de « bon usage » sont produites collectivement Discussions et entraide sur la liste L’indexation et l’affichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement Tout n’est pas affiché ni indexé par défaut !! Tout ce qui est tu est déconseillé !!

99 abes Alertes et astuces...
agence bibliographique de l’enseignement supérieur Alertes et astuces...

100 Astuce : annuler des modifications
Dans l’éditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z sauf si on a enregistré

101 Rafraîchir l’arborescence
Astuce : Rafraîchir l’arborescence Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) » Pour réactualiser la hiérarchie de l’arbre à tout niveau contre certains bugs d’affichage / édition

102 Astuce : une sauvegarde en cas de problème en cours d’édition
Si une erreur intervient au moment de l’enregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur : C:\Documents and Settings\{votre nom d’utilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt (sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom d’utilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt)

103 Cas particulier à éviter :
Alerte : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois » Cas particulier à éviter : Exemple : c id=1 c id=11 c id=12 c id=2 c id=3 Ne pas faire : . couper l’ensemble {c2 + c3} . le coller après c11 (ou c12) car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui d’origine. 103


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