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Programme Prise en main de linterface Créer un document EAD Voir et éditer les notices Autres fonctionnalités de linterface (copier/couper, exporter, rechercher…)

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1 Programme Prise en main de linterface Créer un document EAD Voir et éditer les notices Autres fonctionnalités de linterface (copier/couper, exporter, rechercher…) Enrichir : autorités IdRef, liens, bonnes pratiques EAD Valider et publier Lier/Inclure Linterface publique

2 Rappel Un parcours dintroduction aux formations Calames est disponible sur la plateforme de formations à distance de lABES, à ladresse suivante : Parcours complété par un questionnaire EAD (leçon 4).

3 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Prise en main de linterface

4 Travail en ligne Interface de catalogage dans le navigateur : XMetal + développements ABES On peut travailler de partout, pour peu que lon ait accès à Internet via le navigateur Internet Explorer (versions 6 et suivantes) et un poste correctement configuré – Procédure plus ou moins directe selon lenvironnement (selon mises à jour dIE, Firewall…) – Explications :

5 Nécessaire dinstaller les droits du plugin XMetal et de loutil de catalogage en étant administrateur du poste Activer lActiveX XMAX et la licence XMetal l/premiere_connexion.html Première connexion

6 Deux bases Base de production (« Database Calames ») Données publiées sur Base de formation (« Database Formation ») pour la formation ou les premiers pas dans le travail courant les données publiées sont visibles et interrogeables via une interface de consultation « secrète » : Produisez et publiez dès que possible en base de production Évite des migrations de données fastidieuses Facilite la génération des statistiques

7 Présentation de linterface A gauche, arborescence des fichiers EAD A droite, plugin XMetal : zone dédition (partie centrale) liste des attributs et éléments (tout à droite) En haut de la zone dédition : menu XMetal, boutons denregistrement et de liens aux autorités IdRef, lien vers laide au catalogage

8 Arborescence EditionListes XMetal Affichage avec ou sans balises (pas daffichage du code source) Par défaut, seulement mes docs

9 Redimensionner les trois volets Arborescence (gauche) Cacher Agrandir/diminuer Editeur (centre) Agrandir/diminuer Listes des attributs et éléments (droite) Cacher

10 Déplier larborescence Cliquer pour déplier A partir de, on déplie de en

11 Menu contextuel (premier niveau) : la racine de larborescence A partir d'un clic droit sur Documents EAD, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

12 Menu contextuel (second niveau) : la racine des documents EAD A partir d'un clic droit sur la racine de chaque document, un menu contextuel affiche les différentes fonctions accessibles.

13 Menu contextuel (troisième niveau) : les nœuds EAD Tous les autres niveaux sont des nœuds de documents EAD. Il suffit deffectuer un clic gauche sur chaque nœud pour afficher les nœuds inférieurs. A partir du niveau, on ne peut déplier que des composants (si le signe + lindique)

14 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Créer un nouveau document EAD

15 Quand créer un nouveau document EAD ? Un fonds = une instance EAD sauf dans certains contextes, et/ou lorsque le fonds natteint pas une taille significative ne pas créer une instance spécifique pour un manuscrit isolé Fichiers EAD à créer pour des raisons techniques et/ou intellectuelles Nécessité dinformation de haut niveau spécifiques (, etc.) Fichiers « maîtres », destinés à inclure dautres fichiers Fichiers EAD dépassant les 3 Mo : à scinder en plusieurs instances liées

16 Créer un nouveau document EAD Clic-droit à la racine « Documents EAD »

17 Créer un nouveau document EAD Créations ex nihilo (ou presque) Partir dun document vide Partir dun document-modèle (par import) Charger un document EAD déjà complété Après une rétroconversion Doit être conforme aux règles Calames Attention aux id de ! (cf. infra)

18 Créer un nouveau document EAD Copier un fichier dune base vers lautre : Clic droit sur le fichier en base de formation « Exporter » au format natif (EAD) Enregistrer le fichier (par ex. sur le bureau) Charger ce document en base de production Attention : les propriétés de fichiers (numérotation, liaisons / inclusions…) sont propres à chacune des deux bases et ne sont pas exportables. Seul le contenu XML-EAD est exporté.

19 Créer un nouveau document EAD Fonction « Importer » Clic droit sur un fichier : « Gestion » « Importer » Permet de remplacer le contenu EAD tout en conservant les propriétés du fichier (intitulé, identifiant système…) Attention à lencodage des caractères et à la compatibilité du fichier à importer

20 Noms des instances EAD Identifiant de fichier… donné par le système (ordre de création) base pour les URL ne pas modifier cette clé système ! … suivi dun « intitulé libre » donné par le catalogueur toujours commencer par le RCR Calames ex. : _076_Fonds_Tzara _ENS_CAPHES_Taton Chaque fichier fait partie dun groupe de droits (=logins autorisés à modifier ce fichier)

21 TP 1 Créer un nouveau document

22 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Voir et éditer un document EAD

23 Voir/Éditer à différents niveaux

24 Afficher les fragments Pour afficher un fragment : clic-droit + « voir » Laffichage par défaut ne présente pas les balises Les boutons Enregistrer et Autorités sont cachés

25 Je peux voir mais pas modifier les fichiers des autres établissements

26 Le mode Édition Pour modifier un fragment, il faut : faire un clic-droit + « éditer » effectuer les modifications dans XMetal enregistrer Editer publier contrairement à WinIBW (Sudoc) par ex. instances et composants sont (beaucoup) plus nombreux dans la base de production que dans linterface publique

27 Verrouillage des notices en édition Un fragment en cours dédition peut être affiché par les autres catalogueurs … … mais pas édité par eux Pour déverrouiller le fragment quon éditait il suffit de cliquer ailleurs ! Message dalerte pour éviter de perdre son travail

28 Habillage des balises EAD

29 Éditer dans XMetal Pour ajouter ou modifier un attribut EAD Rédiger dans la liste des attributs ou y sélectionner une valeur : Pour ajouter un élément EAD Cliquer dans la liste des éléments :

30 Attention !! Le système propose tous les éléments EAD officiels… …même les éléments déconseillés ou interdits

31 Aides à la saisie En labsence de renseignement de leurs attributs, certains éléments sont soulignés : les, et sans les sans les sans (sujet ou titre) les les ou Eléments + attributs saisie des codes et libellés de langue et décriture dans l'élément lien aux autorités Sudoc (via IdRef)

32 Édition partielle Le système propose une « édition partielle » si le fragment à modifier est très important sinon, risque derreur à lenregistrement » mais pas à laffichage: lenteur uniquement »Question de réseau, de poste informatique… Édition partielle dun on peut tout modifier sauf les sous- Édition partielle de tout autre nœud on ne voit pas les nœuds inférieurs on peut seulement modifier les attributs A éviter

33 TP 2 Editer dans XMetal

34 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Les fonctionnalités de linterface

35 Chaque a un identifiant (ne pas confondre avec ) Cet id doit être unique à léchelle de la base Calames Cet id est la base de lURL publique de chaque composant Ex: Cet ID doit être unique et stable : privilégier les ID générés automatiquement par loutil Calames Attention aux copier/coller effectués dans la fenêtre dédition XMetal ! Attributs ID des composants : donnée essentielle !

36 Copier/Couper/Coller dans XMetal 2 méthodes : clic-droit + cut|copy|paste touches clavier (conseillé) : » copier : Ctrl+C » couper : Ctrl+X » coller : Ctrl+V

37 Copier/Couper/Coller dans XMetal Attention aux ID de copier un dans XMetal ne supprime pas les ID Si je colle dans XMetal, à lenregistrement, le 2 nd est renommé ( risque dURL instable) Si je colle dans larbre, je crée un doublon Pour déplacer, ne pas faire Copier + Supprimer. Utiliser Couper ! Ne pas mélanger Copier/Couper/Coller au niveau de larbre et de XMetal

38 Copier/coller dans larbre Clic droit au niveau de chaque nœud Copier et coller dedans coller après coller avant Tout copier-coller d'un supprime les ID (au moment du coller, un nouvel id est ajouté au )

39 Couper/coller dans larbre Clic droit au niveau de chaque nœud Couper et coller dedans coller après coller avant Tout couper-coller laisse les ID en l'état.

40 Couper/coller plusieurs à la fois ( dans larbre ) Déplacer une série de de même niveau Couper depuis, puis Couper jusque, puis Coller –Avant –Après –Dedans Les ID de sont conservés

41 Créer un composant dans léditeur Insérer un nouveau via la liste des éléments disponibles à partir de lélément ou dun parent Copier-coller un pré-existant Dans ce cas, attention : toujours supprimer lidentifiant du copié avant enregistrement

42 Créer un composant dans larbre Créer un nouveau composant avant après dedans par clic droit dans larbre de gauche Le seul élément qui puisse être créé au sein dun par le biais de larbre de gauche est un sous-

43 Copier/Couper/Coller Autres possibilités Copier à partir dune source extérieure Attention aux ID de Attention à lencodage des caractères dans la source extérieure

44 TP 3 Couper, coller, créer à partir de larbre

45 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Enrichir : les autorités dIdref

46 Des autorités pour quoi faire ? Permettre l'accès aux documents : retrouver toutes les oeuvres dun auteur quelle que soit la forme du nom présente dans le document, toutes les éditions dune oeuvre quelle que soit la forme du titre du document tous les documents sur un même sujet Identifier lentité décrite contextualiser lever les ambiguïtés (homonymes…) pour servir le catalogue sans pour autant rédiger une encyclopédie

47 Des autorités pour quoi faire ? Recenser les différents noms et les différentes formes du nom Différents noms : Pseudonymes Noms de mariage Noms en religion… Différentes formes : Formes hétérogènes : prénoms abrégés, astéronymes… Formes étrangères Contrôler les points daccès = fixer la forme de la vedette Depuis sept : les formes rejetées des autorités Sudoc sont indexées dans Calames

48 Contenu des notices dautorité Les variantes de forme du nom Forme retenue Forme(s) rejetée(s) Voir Forme parallèle (forme savante / forme courante) Forme associée : liens vers dautres entités Voir aussi Les notes : attention au tout ou rien ! Les sources : les sources justifient le contenu de la notice dautorité de plus, la première justifie lexistence de la notice dautorité au sein du catalogue

49 Un pop-up pour votre application Tout se passe dans le navigateur : 1.On travaille dans Calames 2.On bascule dans lapplication Autorités Sudoc pour interroger ou saisir des données 3.Après avoir sélectionné ou créé une autorité, on clique pour lier à un point daccès Calames 4.A une balise dindexation correspond un index IdRef particulier 5.On revient dans Calames avec les informations utiles

50 Balises EAD et index de recherche correspondants Mais PAS de correspondance entre et les Autorités Sudoc. Index Nom de personne Index Nom de collectivité Index Famille Index Nom géographique Index Nom commun Index Titre

51 Lier aux autorités : comment ? Surligner la chaîne de caractères à indexer Si lon positionne le curseur dédition au sein dun élément dindexation EAD : le bon index de recherche IdRef sera automatiquement présélectionné Cliquer sur licône verte « Autorités » Lancer la recherche et examiner les résultats Lier la bonne notice Les balises correspondant à lindex sont ajoutées si les termes surlignés ne figurent pas déjà dans un élément dindexation Dans, le nom balisé est remplacé par la forme normale

52 Lier aux autorités : résultats Trois attributs EAD sont renseignés après avoir lié un point daccès à une autorité IdRef = toujours « Sudoc = identifiant (ppn) de = forme normalisée du point daccès Attention : les attributs napparaissent quaprès avoir quitté le point daccès (affichage non dynamique)

53 Pas de résultat : créer une nouvelle notice Possibilité de créer une nouvelle notice : uniquement après authentification dans IdRef Choisir le type de notice à créer Enregistrer, puis lier la notice

54 Les liens dans Calames Publication de liens : usages de lattribut HREF (,, ) liens (hypertexte ou vignette) vers des reproductions numériques : éléments et

55 Les liens dans Calames : notices et images numérisées Solutions classiques : liens inscrits dans les métadonnées des notices Mentions textuelles cliquables : balises (lien unique), ou plusieurs de rôle « rebond » (plusieurs liens concernant un même composant ) (ex.)ex. Vignettes cliquables : contenant un de rôle « rebond » et au moins un de rôle « vignette » (ex.)ex. Solutions sans impacts sur les métadonnées : Solutions API (ex. : Liber Floridus)Liber Floridus Solution dappoint ABES : Calames Plus Images (exemples)exemples

56 TP 4 Enrichir les notices de Calames (autorités, liens)

57 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Exporter et rechercher

58 Exporter Clic-droit au niveau de chaque document

59 Exporter un document EAD Exporter en EAD : export natif (*.xml) Exporter dans dautres formats formats Marc liste (.html ou.txt) Extraire un contrôle qualité export visio_controle (.html)

60 base Chercher dans la base Chercher Full Text sur tous les fichiers publiés uniquement Trouver Liste des résultats Situer « Synchroniser » pour situer le résultat dans la hiérarchie de Son fichier

61 page Chercher dans la page Chercher Contenu des éléments EAD du fragment en cours daffichage ou dédition

62 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Publier dans Calames

63 Valider ou Contrôler la saisie a posteriori En exportant un fichier Calames avec le modèle Visio_Controle vous obtenez un document.html qui vous propose des informations pour contrôler et valider votre travail. Lutilisation de ce modèle dexportation est vivement conseillée avant toute publication de fichier.

64 Valider ou Contrôler la saisie a posteriori Métadonnées Analyse statistique

65 Valider ou Contrôler la saisie a posteriori Boîte à outils: problèmes identifiés Structure du fichier

66 Publier Clic-droit sur un document ou un composant

67 Publier = rendre les notices visibles et interrogeables sur le Web publication immédiate ou différée complète ou partielle

68 Résultat de la publication Lire les « traces »

69 Erreurs à la publication Erreur si ID de en doublon Clic droit « Gestion » « Détection Doublons » Les traces indiquent la cote et lID des doublons Erreur si le RCR nest pas mentionné dans hfilenumber

70 1 3 2

71 Supprimer Clic-droit au niveau de chaque document Irréversible ! « Dépublier » avant de supprimer ! Sinon, le document reste interrogeable et consultable dans linterface publique

72 TP 5 Publier

73 Lier/Inclure Clic-droit au niveau de chaque document

74 Lier et inclure Pourquoi ? Donner à voir dans linterface publique plusieurs fichiers EAD comme si il ny avait quun fichier. Attention : les fichiers doivent relever du même RCR (id de la bibliothèque)

75 Lier des documents EAD Document B lié au document A = Le dernier c01 de A apparaît juste avant le premier c01 de B archdesc c01 archdesc (non visible) c01

76 Lier – exemple

77 Comment lier ? Il faut déclarer la liaison (dans les propriétés du fichier) puis publier à nouveau

78 Inclure un document dans un autre Document B inclus dans le document A (qui a trois c01), en position 4 = Le de B apparaît juste après le dernier c01 de A (comme si cétait un quatrième c01) archdesc c01archdesc c01

79 Inclure un document dans un autre Inclure deux fichiers A et B dans un document maître vide M ex : Sorbonne archdesc c01 archdesc c01 archdesc

80 Inclure

81 Lier et inclure On peut combiner la liaison et linclusion ex : Institut dans Calames archdesc c01 archdesc c01 archdesc

82 TP 6 Lier, inclure

83 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Calames: linterface publique

84 Principes essentiels Publication et liaison Héritage… … et infanticide Feuilletage des index Nouveautés Calames

85 Liaison, Inclusion Si un établissement a plusieurs fichiers EAD, il faut quils soient organisés par liaison et/ou inclusion en une seule et unique arborescence Sinon, où mène laccès direct ? seulement au dernier fichier publié

86 Héritage Les points daccès sont hérités des parents vers les enfants csujet = pomme csujet = poire, pomme csujet = kiwi, poire, pomme

87 Héritage Les dates et les langues sont héritées des parents vers les enfants cdate = cdate = 1915 On ne cumule ni les dates, ni les langues Si un c a une date, le système sen contente Sinon, il cherche la première au-dessus

88 Infanticide Si une requête renvoie un composant et ses enfants, la liste des résultats nindique que le parent Évite le bruit –Notamment le bruit généré par lhéritage

89 Feuilletage des index

90 Ecrire à létablissement responsable Exemple dun fil de commentaires Exemple dun compte « établissement » Profil Gestion dimages Commentaires Calames Plus Annoter les notices (2012) 90

91 Prévisualisatio n (vignettes) Visionneuse : navigation (bandes de défilement), zoom… (Authentification Calames) Visualiser des images liées aux notices Calames (2011)

92 Calames v.3 (2013…) Indexation des types de documents (1 er type de ) Indexation héritée facettes dans les résultats, filtres en recherche avancée affichage sous formes dicônes (cf. Sudoc) Index « techniques » et « genres, formes et fonctions » en recherche avancée Filtre « documents numérisés » Autres adaptations (graphisme, outil de catalogage…)

93 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Bonnes pratiques

94 Les signets du catalogueur Calames Manuel de catalogage du réseau Calames : df Dictionnaire Calames des balises EAD : es.pdf Aide et manuel de loutil de catalogage : Guichet dassistance de lABES (rubrique Calames pro) : https://stp.abes.fr/node/3?origine=calamesPro Liste de diffusion du réseau Calames : Alias de léquipe Calames :

95 Bonnes pratiques EAD et travail en réseau Manuel de catalogage du réseau Calames (depuis 2009) … complété par un « Dictionnaire Calames des balises EAD » Recommandations spécifiques :, reproductions numériques, description des non- manuscrits… Mise en ligne du Guide national des bonnes pratiques EAD en bibliothèques : fin 2012

96 Tout EAD nest pas implémenté à dessein Certains éléments ne sont ni affichés ni indexés Exemple :,, … Certains attributs ne sont pas pris en compte Exemple : audience="internal" (utiliser les commentaires XML le cas échéant)

97 Bonnes pratiques EAD : quelques points de vigilance Elément de haut niveau Description physique (sous- éléments / texte libre) et normalisation typographique Usages de lélément dindexation et description des « non-manuscrits » Bouton « contacter la bibliothèque »

98 Travail en réseau Les règles de « bon usage » sont produites collectivement Discussions et entraide sur la liste Lindexation et laffichage des éléments/attributs EAD sont définis collectivement »Tout nest pas affiché ni indexé par défaut !! »Tout ce qui est tu est déconseillé !!

99 abes agence bibliographique de lenseignement supérieur Alertes et astuces...

100 Astuce : annuler des modifications Dans léditeur XMetal, on peut annuler les dernières modifications : CTRL + Z sauf si on a enregistré

101 Astuce : Rafraîchir larborescence Clic Droit + « Déplier (rafraîchir la liste) » Pour réactualiser la hiérarchie de larbre à tout niveau contre certains bugs daffichage / édition

102 Si une erreur intervient au moment de lenregistrement (nœud trop gros, coupure réseau…), vous pouvez récupérer le nœud en question dans les fichiers temporaires de votre ordinateur : C:\Documents and Settings\{votre nom dutilisateur}\Local Settings\Temp\fragment.txt (sous Windows 7 : C:\Utilisateurs\{votre nom dutilisateur}\AppData\Local\Temp\fragment.txt) Astuce : une sauvegarde en cas de problème en cours dédition

103 Alerte : instabilité de la fonction « Couper/Coller plusieurs à la fois » Cas particulier à éviter : Exemple :c id=1 c id=11 c id=12 c id=2 c id=3 Ne pas faire :. couper lensemble {c2 + c3}. le coller après c11 (ou c12) car dans ce cas c2 et c3 seront collés dans un ordre inverse à celui dorigine.


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