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Un outil à ma disposition pour enregistrer mon temps de travail. Lire lanimation À renseigner Récapitulatif Onglets mensuels Pour aller directement aux.

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1 Un outil à ma disposition pour enregistrer mon temps de travail. Lire lanimation À renseigner Récapitulatif Onglets mensuels Pour aller directement aux chapitres, cliquer ici : Introduction Télécharger le pdf pour imprimer

2 P. 2 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? À tout moment, vous pouvez utiliser ce menu pour aller directement à lun ou lautre des chapitres.

3 P. 3 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Une feuille dactivité est un document qui permet denregistrer le temps quune personne a consacré aux différentes activités quelle a menées pendant une journée ou pendant une semaine ou pendant un mois. Ça ne me concerne pas ! Au CNRS, on ne demande pas aux agents denregistrer leur temps de travail. Au CNRS, les personnels nenregistrent habituellement pas le temps quils consacrent à leurs différentes activités. Mais si vous participez à la réalisation dun projet cofinancé par la Commission européenne, vous devrez le faire.

4 P. 4 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Non, ce nest pas facultatif. Lenregistrement du temps consacré à un projet permet ensuite de calculer le coût lié à votre participation au projet et de le facturer à la Commission européenne. Pourquoi ? Nest-ce pas facultatif ? Si vous ne complétez pas de feuille dactivité, la participation de la Commission au projet sera diminuée puisquune partie des coûts supportés par notre établissement ne sera pas déclarée.

5 P. 5 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Donc, cest obligatoire, mais y a-t-il un outil à ma disposition pour enregistrer ainsi mon temps de travail ? Oui, cest loutil « Feuilles dactivité », il a aussi été conçu pour calculer le coût de cette implication et vous aider à préparer les rapports demandés par la CE.

6 P. 6 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cliquer ici pour télécharger loutil sur votre disque dur Vous pouvez le télécharger sur la Bibliothèque Pratique. Cliquons ici pour télécharger loutil.

7 P. 7 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Les feuilles ou les cellules à compléter sont en jaune. Tout le reste se complète automatiquement. Il est composé de quatre types donglets. Nous avons téléchargé loutil. Cliquer ici pour télécharger loutil sur votre disque dur

8 P. 8 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Intéressons-nous directement aux onglets à compléter et, pour commencer, à longlet « A renseigner ».

9 P. 9 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? À tout moment, vous pouvez utiliser ce sous-menu pour naviguer directement dans les rubriques

10 P. 10 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Laboratoire de chimie imaginative UMR 714 Tryphon TOURNESOL La première fois que vous téléchargez la feuille, vous devez compléter les informations vous concernant. IdF

11 P. 11 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cette zone ne concerne que les non permanents et les non CNRS Les informations vous concernant sont complétées une fois pour toutes.

12 P. 12 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? XFLR

13 P. 13 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cest indiqué sur votre feuille de paie. Je suis un chercheur CNRS. Donc je dois compléter ces informations Je suis CR2. Mais je ne sais pas quel est mon échelon. CR /004

14 P. 14 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Non. Cest ce que le CNRS dépense pour vous payer, cest-à-dire votre salaire et toutes les charges y afférent. Le coût, cest mon salaire ? Et je suis censé le connaître ?

15 P. 15 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Pour savoir où trouver le coût journalier, cliquez ici.cliquez ici Sinon, poursuivons lexplication.poursuivons lexplication Non. Je vais vous expliquer comment le trouver. Mais vous pouvez aussi demander à votre gestionnaire de vous aider.

16 P. 16 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cliquer ici pour consulter le site de la DFI Les coûts des personnels permanents sont disponibles sur le site web de la DFI. Sur la page daccueil, choisir la rubrique « Réglementation financière ».

17 P. 17 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Les grilles sont situées en bas de page. Cliquer ici pour consulter le site de la DFI Choisissez ensuite le menu « Gestion du PCRD ».

18 P. 18 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cliquer ici pour aller sur le site de la DFI Vous devez choisir la grille en vigueur au premier jour de la période de justification ou « Reporting Period ». Exactement. La grille intitulée « Personnels permanents Ile-de- France » puisque votre laboratoire est en région parisienne. Cliquons ici pour télécharger la grille Il y en a plusieurs. Laquelle choisir ? Donc. Celle du 1er octobre Mon projet a commencé le 1er décembre 2008.

19 P. 19 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Il ne me reste plus quà trouver mon coût. Cliquer ici pour aller sur le site de la DFI Nous avons téléchargé la grille. Je lai trouvé.

20 P. 20 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Votre coût journalier pour la première « Reporting Period » est de 242,02 euros. 242, 02 Pourquoi précisez-vous « pour la première RP » ?

21 P. 21 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Mais si la situation change pendant une RP ? Parce que le coût dun agent varie à chaque fois quil y a une modification de la valeur du point dindice ou si vous changez déchelon, de grade ou de corps.

22 P. 22 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Vous nen tiendrez compte quau début de la RP suivante, en vous référant à la grille en vigueur à ce moment-là

23 P. 23 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Non, cest létablissement au nom duquel le contrat avec la Commission a été signé. Il peut sagir du CNRS ou dune autre tutelle de votre unité. Le partenaire, cest mon laboratoire ? Mais si cest un autre établissement, je naurai pas à remplir ce modèle de feuilles dactivité ! CNRS

24 P. 24 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Donc, si je participe à un projet géré par le CNRS et un autre par luniversité, je ne complèterai quune feuille dactivité. CNRS Exactement. Si, car la manière denregistrer votre temps est défini par votre employeur et non par le signataire du contrat

25 P. 25 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Ce type de demande dépasse les missions confiées au coordinateur. La manière denregistrer votre temps est fixée par votre employeur et les auditeurs de la Commission nous ont signalé quil nétait pas normal que tous les personnels nutilisent pas le même modèle. Et si un coordinateur demande à tous les partenaires de compléter les temps consacrés au projet sur un site dédié au projet ? CNRS

26 P. 26 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Et le numéro dordre ? CNRS Il est précisé dans votre projet ( partie « Description des partenaires »). Cest un numéro généralement attribué par le coordinateur, ce dernier ayant, dans tous les cas, le n°1.

27 P. 27 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Vous devez ensuite préciser les différentes activités auxquelles vous participez de manière à ce que le CNRS puisse répartir correctement les coûts RTD

28 P. 28 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cest facultatif, mais vous pouvez également les préciser. Ceci vous aidera lors de la préparation des rapports, jy reviendrai. Et les Work Packages ?

29 P. 29 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Vous pouvez renseigner jusquà 12 Work Packages différents, chacun devant être lié à un type dactivité

30 P. 30 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Le projet a commencé le 1er décembre Cest la date que jai négociée

31 P. 31 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? 12 4 Nous devons fournir un rapport chaque année et le projet durera 4 ans

32 P. 32 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Si votre projet ne se termine pas le 30/11/2012, vous pouvez corriger la date de fin en complétant la cellule adjacente. Vous pourrez le faire, par exemple, si vous négociez un avenant en fin de projet

33 P. 33 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? ENV-CT La première référence correspond à celle définie par la Commission pour votre projet. Elle figure sur la convention de subvention

34 P. 34 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? La deuxième correspond au numéro denregistrement du contrat dans la base de donnée du CNRS. Si vous ne la connaissez pas, demandez-là à votre gestionnaire ou à la délégation

35 P. 35 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? La dernière est le numéro attribué au projet dans la BFC. Cest sur cet « OTP » que seront affectées les dépenses réalisées pour le projet. Votre gestionnaire connaît cette référence

36 P. 36 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Voilà, en quelques minutes, nous avons complété lensemble des informations nécessaires. Et si je participe à un autre projet ?

37 P. 37 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Pour chaque projet, les informations demandées sont les mêmes. Vous pouvez participer jusquà 6 projets de manière concomitante. A plus, dans la durée.

38 P. 38 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Nous sommes début février. Il est temps de compléter la feuille dactivité du mois de janvier. Passons aux onglets mensuels.

39 P. 39 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Non. Pour que les coûts liés à votre activité et à celle de vos collègues soient éligibles, il faut quen cas daudit, la Commission puisse avoir une « assurance raisonnable » quant à la réalité des déclarations. Il ne suffit pas de renseigner ces feuilles au moment où jaurai les rapports à fournir ?

40 P. 40 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Or, la Commission considère quau-delà dun mois, les déclarations ne sont pas assez fiables. Mais vous vous rendez compte du temps que ça va nous prendre ?

41 P. 41 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Nous allons immédiatement nous en rendre compte. Vous verrez que ce nest quune question dune à deux minutes par mois.

42 P. 42 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Toutes les informations saisies dans longlet « A renseigner » sont déjà reprises.

43 P. 43 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Il ne nous reste plus strictement quà compléter le temps consacré à chaque activité et les absences.

44 P. 44 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Pour vous aider, le nombre de jours ouvrés dans le mois est précisé. Vous navez donc pas à tenir compte des week- end et des jours fériés.

45 P. 45 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? En janvier, jai pris une semaine de vacances. 5 Avez-vous été absent en janvier ?

46 P. 46 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Remarquez que le nombre de jours ouvrés a automatiquement été recalculé. Je vous conseille de conserver le même système pour toutes les activités réalisées au cours du même mois. Pour la répartition de votre temps de travail, vous pouvez choisir de lexprimer en pourcentage de temps ou en jours.

47 P. 47 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? 5 Jai consacré léquivalent dune semaine complète entre la préparation et la tenue de la première réunion de lassemblée générale du consortium.

48 P. 48 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Nous vous demandons ensuite de préciser brièvement ce que vous avez fait pendant le temps déclaré. Réunion annuelle de lassemblée générale Et ce sera utile lors de létablissement du rapport scientifique puisquen parcourant les feuilles dactivité, vous saurez tout ce qui a été réalisé par vos collègues et vous-même. Ceci renforcera « lassurance raisonnable » des éventuels auditeurs.

49 P. 49 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? 0,5 Mise à jour du site web du projet Jai également travaillé pendant une demi-journée avec notre webmaster pour finaliser le site web du projet.

50 P. 50 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? 2 Mise au point dune nouvelle composition de carburant Enfin, jai passé léquivalent de deux jours à travailler sur le 1 er livrable du WP n°2. Nous navons pas encore commencé à travailler sur le WP n° 5

51 P. 51 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Il vous reste encore 8 jours et demi à répartir. 8,5 Ce nest pas difficile car je nai pas été absent en dehors de ma semaine de vacances et je ne suis impliqué dans aucun autre projet européen.

52 P. 52 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Parfait. Vous avez bien réparti lensemble des jours. Il ne vous reste plus quà signer et faire signer la feuille avant de lenvoyer à votre délégation.

53 P. 53 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Effectivement, cest assez rapide à compléter. Mais si je ne suis pas là, comment font mes collègues pour obtenir ma signature ?

54 P. 54 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Si vous ne pouvez pas signer ou faire signer la feuille, il vous est demandé de ladresser sous format électronique à la délégation dans les délais impartis, autrement dit dans le courant de la première ou de la deuxième semaine du mois suivant. Si vous adressez lensemble du fichier Excel à la délégation (ce qui est recommandé en fin de période), il est conseillé de le compresser dabord pour des questions de taille de la pièce jointe.

55 P. 55 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Vous enverrez la version signée dès que possible et au plus tard, à la fin de la « Reporting Period », sans bien sûr modifier les informations par rapport à la version transmise à la délégation. Si, en tant que responsable du projet, vous vous rendez compte que lun de vos collègues a commis une erreur en complétant la feuille, vous pouvez modifier le fichier, mais vous devrez le signaler à la délégation et expliquer les raisons du changement.

56 P. 56 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Vous savez lessentiel, mais si vous avez encore quelques minutes à maccorder, je souhaitais vous préciser quelques astuces et vous présenter longlet « Récapitulatif ». Parfait. Nous avons fini ?

57 P. 57 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Si vous choisissez de compléter le temps passé en pourcentage, le nombre de jours se calcule automatiquement, dans la troisième colonne. Si vous complétez dabord le temps travaillé puis vos jours dabsence, la transcription des pourcentages en nombre de jours sera également recalculée.

58 P. 58 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? 5 Si, par erreur, vous indiquez à la fois un nombre de jours et un pourcentage, le problème vous est signalé.

59 P. 59 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? De même, si vous vous trompez de ligne et que vous affectez du temps, sans avoir défini dactivité, le temps ne sera pas pris en compte.

60 P. 60 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Si vous avez oublié à quoi correspond telle ou telle information, des commentaires apparaissent lorsque vous passez la souris sur une cellule commentée…

61 P. 61 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Passons enfin à longlet « Récapitulatif ».

62 P. 62 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Cet onglet vous permet de suivre de manière cumulée le temps consacré à chaque projet et le coût y afférent. Il vous sera très utile au moment de la préparation des rapports.

63 P. 63 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Très intéressant. Cest justement les informations dont jai besoin pour mon rapport de management. Dans la partie gauche du tableau, vous pouvez lire le nombre de « personnes.mois » par WP ou par activité et par RP ou de manière cumulée.

64 P. 64 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Dans la partie droite du tableau, vous pouvez lire le coût par WP ou par activité et par RP ou de manière cumulée. Pour les personnels permanents CNRS, vous naurez plus quà additionner les montants des personnes impliquées dans le projet pour compléter le tableau de justification des coûts.

65 P. 65 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Parce que les coûts utilisés pour les non-permanents sont des coûts réels. Pourquoi uniquement pour les personnels permanents du CNRS ? Tandis que pour les fonctionnaires (stagiaires ou non), le CNRS a choisi dutiliser un coût moyen. Pour les personnels non CNRS, ce sont les règles définies par chaque employeur qui doivent sappliquer.

66 P. 66 Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? … enfin longlet mode demploi vous rappelle les principes essentiels. Pour télécharger cette présentation au format pdf et limprimer, cliquez ici.cliquez ici Vous pouvez également télécharger cette présentation au format pdf pour limprimer. Et maintenant, cest vraiment fini ? Oui. Cest fini. Si vous avez encore des questions, cette fois, adressez-vous à votre délégation.


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