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AFFELNET SIXIEME Application daide à la gestion et au pilotage de laffectation des élèves pour lentrée au collège en classe de sixième.

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1 AFFELNET SIXIEME Application daide à la gestion et au pilotage de laffectation des élèves pour lentrée au collège en classe de sixième

2 Références CNIL Arrêté du 20 octobre 2008 (art.6) portant création dun traitement automatisé de données à caractère personnel relatif au pilotage et à la gestion des élèves de lenseignement du premier degré (BE1D) Récépissé CNIL du 12 août 2010 (Déclaration n° Affelnet 6ème) 2 DGESCO B2-2 Janvier 2012

3 3 DGESCO B2-2 Janvier 2012 Objectifs de lapplication Périmètre de lapplication Phases du processus Les utilisateurs de lapplication

4 OBJECTIFS Gérer laffectation des élèves en 6 ème en tenant compte des mesures prises pour lassouplissement de la carte scolaire Dématérialiser le dossier dentrée en classe de 6 ème dans un collège public Donner aux familles et aux collèges le résultat de laffectation Disposer dindicateurs départementaux sur laffectation 4 DGESCO B2-2 Janvier 2012

5 Pourquoi utiliser AFFELNET 6°? Remplacement des applications locales par une application nationale maintenue et sécurisée Formalisation de loffre de formation : une meilleure information pour les familles Mise à disposition dun outil décisionnel au service de la politique daffectation des élèves en 6°: -connaissance de lensemble des demandes des familles -marge de manœuvre et dappréciation pour la satisfaction des demandes de dérogation -équité de traitement pour les élèves Procédure simplifiée dinscription des élèves pour le principal de collège 5 DGESCO B2-2 Janvier 2012

6 PERIMETRE DE LAPPLICATION Affelnet sixième est une application destinée à automatiser le processus daffectation des élèves entrant dans un collège public en classe de sixième. 6 DGESCO B2-2 Janvier 2012

7 PERIMETRE DE LAPPLICATION Elèves concernés : Les élèves susceptibles dentrer au collège en classe de 6 ème Etablissements concernés : Les écoles élémentaires et primaires publiques Les collèges publics N.B. le secteur privé nest pas concerné par lapplication 7 DGESCO B2-2 Janvier 2012

8 PHASES DU PROCESSUS 1 Constitution dans «BASE ELÈVES 1 ER DEGRÉ» et transfert dans AFFELNET 6 ème de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège 8 DGESCO B2-2 Janvier Saisie dans AFFELNET 6 ème des demandes des familles 3 Affectation 4 Notification 5 Transfert des élèves affectés dans SCONET

9 Phase 1 : Constitution dans « BE1D » et transfert dans « AFFELNET 6 ème" de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège 1 ère étape LIA-DSDEN lance la campagne de constitution de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège LIA-DSDEN et les IEN suivent la campagne de constitution des listes effectuées par les directeurs décoles publiques 2 ème étape Le directeur décole publique sélectionne dans BE1D les élèves susceptibles dentrer dans un collège public du département 9 DGESCO B2-2 Janvier 2012

10 Phase 1 : Constitution dans « BE1D » et transfert dans « AFFELNET 6 ème" de la liste des élèves susceptibles dentrer au collège 3 ème étape Le directeur décole valide et transmet la liste des élèves sélectionnés à lIA-DSDEN 4 ème étape LIA-DSDEN valide et transfère le fichier constitué de lensemble des listes des élèves des écoles (y compris lécole virtuelle) de BE1D dans lapplication AFFELNET 6 ème 10 DGESCO B2-2 Janvier 2012

11 Phase 2 : Saisie dans AFFELNET 6ème des demandes des familles 1 ère étape : Mise à jour des informations concernant lélève Le directeur décole édite la fiche de liaison volet 1 pré- remplie des élèves susceptibles dentrer au collège et la transmet aux responsables de lélève Les responsables de lélève mettent à jour les données concernant lélève notamment son adresse à la rentrée scolaire si elle est différente de ladresse actuelle de lélève Le directeur décole saisit les données modifiées par les responsables 11 DGESCO B2-2 Janvier 2012

12 Phase 2 :Saisie dans AFFELNET 6 ème des demandes des familles 2 ème étape : saisie de la demande daffectation en collège par les familles Le directeur décole édite la fiche de liaison (volet 2) pré- remplie avec le collège de secteur correspondant à ladresse de lélève et la fait parvenir aux familles La famille exprime ses souhaits concernant la formation, la(les) langue(s) vivante(s) en classe de 6 ème, ainsi quune éventuelle demande de dérogation. Le directeur décole saisit les informations portées sur le volet 2 12 DGESCO B2-2 Janvier 2012

13 Phase 2 :Saisie dans AFFELNET 6 ème des demandes des familles Pour les élèves ne figurant pas dans le fichier BE1D des écoles publiques LIA-DSDEN saisit* les dossiers dentrée en 6 ème des élèves : - de lécole virtuelle - résidant hors du département - se présentant et ne relevant pas dune école publique du département * Le principal de collège de secteur peut effectuer cette saisie selon le paramétrage décidé par lIA-DSDEN 13 DGESCO B2-2 Janvier 2012

14 Phase 3 : laffectation Préalablement, lIA-DSDEN a saisi dans AFFELNET 6 ème : La capacité daccueil des formations offertes dans les classes 6 ème des collèges publics du département La liste des dérogations et leur rang de priorité Les décisions individuelles résultant : - Des procédures dappel pour le passage en classe de 6 ème - Des commissions statuant sur les demandes des élèves pour des formations contingentées (SEGPA, classes à horaires aménagés) 14 DGESCO B2-2 Janvier 2012

15 Phase 3 : laffectation L IA-DSDEN lance lalgorithme de traitement des affectations A lissue du traitement informatique l IA-DSDEN examine les cas non traités : - élèves à affecter individuellement - élèves en attente dune dérogation (nombre de places disponibles < nombre délèves ayant la même priorité) L IA-DSDEN après avoir saisi les décisions des cas examinés relance lalgorithme, examine les cas… 15 DGESCO B2-2 Janvier 2012

16 Phase 3 : laffectation Chronologie du traitement de pré-affectation : Les élèves n'ayant pas demandé de dérogation sont affectés dans leur collège de secteur Les élèves ayant demandé une dérogation sont triés suivant la priorité donnée au motif de dérogation. L'affectation se fait par bloc d'élèves de même priorité, en fonction de la capacité de l'offre de formation Le traitement s'arrête quand il n'est plus possible d'affecter de blocs complets d'élèves. Les élèves non affectés sont mis en attente Le gestionnaire de l'IA examine les statistiques de l'affectation : il peut modifier certaines capacités d'offre de formation, et/ou affecter manuellement certains élèves ; le traitement de pré-affectation peut être relancé 16 DGESCO B2-2 Janvier 2012

17 Phase 3 : laffectation L IA-DSDEN valide définitivement les résultats de laffectation La liste des élèves nayant pas obtenu la dérogation demandée est éditée pour les services de lIA Les listes des élèves affectés sont éditées : - par département pour l IA-DSDEN - par collège daffectation pour le Principal de collège - par école dorigine pour le Directeur décole 17 DGESCO B2-2 Janvier 2012

18 Phase 4 : la notification L IA-DSDEN transmet le résultat de laffectation aux collèges publics du département Le Principal : - édite le résultat pour les élèves affectés dans son collège -envoie lavis daffectation aux responsables de lélève L IA-DSDEN peut également éditer et notifier lavis daffectation aux responsables des élèves 18 DGESCO B2-2 Janvier 2012

19 Phase 5 : le transfert AFFELNET/SCONET L IA-DSDEN transfère les dossiers des élèves affectés dans un collège du département dans SCONET Le principal de collège: - importe les dossiers des élèves affectés dans son établissement dans sa base élèves - inscrit lélève et complète le dossier avec les responsables 19 DGESCO B2-2 Janvier 2012

20 20 Etapes principales de laffectation 6 ème en IA dans Affelnet 6 ème Paramétrer lapplication Consulter les statistiques Valider laffectation Editer les notifications Consulter les résultats de laffectation Lancer la pré-affectation Paramétrage Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Exporter les résultats vers SCONET Importer les données élèves (BE1D) Saisir des candidatures individuelles Valider la saisie Suivi des écoles et des dossiers

21 21 Lancement de la campagne daffectation en 6 ème de collège par lIA Sélection dans BE1d des élèves susceptibles dentrer au collège et validation de la liste par le directeur décole Transfert des listes validées des élèves susceptibles dentrer au collège vers AFFELNET 6 ème par lIA BE1D Réception du fichier transféré de BE1d Saisie des demandes des familles par les directeurs décole dans AFFELNET 6 ème Saisie des demandes des élèves hors des écoles publiques du département par lIA Saisie des demandes des familles par les directeurs décole dans AFFELNET 6 ème Saisie des demandes des élèves hors des écoles publiques du département par lIA Validation de laffectation par lIA : chaque élève a un collège daffectation Accès pour le collège à la liste des élèves affectés Exportation des dossiers vers SCONET Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés dans un collège Intégration des dossiers des élèves dans la base établissement du collège par le principal BEE AFFELNET6 Laffectation des élèves et la liaison entre les applications concernées ECOLE IA COLLEGE

22 AFFELNET 6ème 22 1.Vérification et validation de la liste des élèves issus de BE1D 3.Saisie des dossiers 5.Envoi à linspection académique des demandes dassouplissement BE1D 2.Collecte des demandes des familles par la fiche de liaison 4.Validation de la saisie Lécole 22 AFFELNET-6ème 2011

23 BE1D 23 Paramétrage de lapplication Saisie individuelle et validation de la saisie des dossiers Pré-affectation Importation des données de BE1D AFFELNET 6ème Validation de laffectation Edition des notifications Exportation des données vers SCONET BEE Le service académique 23 AFFELNET-6ème 2011

24 Les utilisateurs de lapplication Ladministrateur Le gestionnaire IA Le directeur décole LIEN de circonscription Le principal de collège 24 DGESCO B2-2 Janvier 2012

25 Page accueil 25 Accueil Paramètres de lapplication Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre Calendrier des différentes activités du processus daffectation Calendrier et actualités de laffectation Dossiers élèves Affectation des élèves Paramètres fonctionnels Calendrier Flash info Signature Maquette des notifications Formations Matières Etablissements Offre de formation Motifs de dérogation Etablissements dorigine Résultats Suivi dexploitation

26 Ladministrateur Configurer les paramètres techniques Assurer le suivi de lexploitation Lancer les mises à jour de nomenclatures (établissement dorigine, formations, langues vivantes, motifs de dérogations) Créer les messages dinformation Suivre la progression du travail et des traitements lancés par les départements 26 DGESCO B2-2 Janvier 2012

27 Le gestionnaire IA Paramétrer lapplication selon la politique départementale et/ou académique. Importer les dossiers des élèves BE1D Suivre la saisie des directeurs décole Traiter les demandes particulières Disposer doutils pour affecter les élèves Exporter les dossiers des élèves affectés vers SCONET Peut éditer les notifications daffectation 27 DGESCO B2-2 Janvier 2012

28 Le directeur décole Sélectionner les élèves susceptibles daller en 6ème dans BE1D Compléter les dossiers des élèves après limport dans Affelnet 6 ème Saisir les demandes de lélève Valider sa saisie lorsquil a terminé Suivre lévolution des demandes de ses élèves 28 DGESCO B2-2 Janvier 2012

29 LIEN de circonscription Suivre la saisie des écoles de la circonscription Suivre les affectations des élèves issus des écoles de la circonscription 29 DGESCO B2-2 Janvier 2012

30 Le principal de collège Saisir des candidatures individuelles Édition des notifications pour les responsables des élèves affectés dans son établissement 30 DGESCO B2-2 Janvier 2012


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