Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 CLUB FRANCE 2012 CHAMPIONNATS DEUROPE DATHLETISME HELSINKI GUIDE DES VOLONTAIRES.

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1 Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 CLUB FRANCE 2012 CHAMPIONNATS DEUROPE DATHLETISME HELSINKI GUIDE DES VOLONTAIRES

2 LE CLUB FRANCE – LE CONCEPT Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 Le Club France est traditionnellement le lieu de rencontre et de convivialité de la Famille de lAthlétisme: supporters, personnalités françaises et internationales, athlètes, médias, partenaires, collectivités y célébreront chaque jour les exploits des athlètes présents. Le soir à lissue des cérémonies protocolaires, la scène deviendra un lieu de festivité avec un retour sur la journée en images et en commentaires. Les médaillés du jour rejoindront le Club France pour fêter leur performance, ainsi quune centaine dinvités. Indéniablement, le Club France sera le point de rassemblement idéal pour vivre la ferveur des Championnat dEurope dAthlétisme 2012.

3 LES VOLONTAIRES DU CLUB FRANCE Les volontaires sont des personnes qui se proposent pour assurer des missions ou rendre des services sans aucune contrepartie financière. En loccurrence, ce sont des « collaborateurs occasionnels » du Comité dOrganisation souhaitant sinvestir à titre gracieux dans lorganisation du Club France afin dy assurer des missions clairement définies et partager un moment unique. Une équipe de 20 personnes Les besoins en ressources humaines identifiés par le Comité dOrganisation du Club France 2012 sont de lordre de 20 personnes (équipe organisation et volontaires). Ce chiffre est précisé et ajusté au fur et à mesure de lavancement du travail réalisé en amont de lévénement et de lévaluation des conditions de mise en œuvre des différents dispositifs. Passionné de sport et/ou dathlétisme, athlète encore en activité ou ancien sportif disposant ou non dune expérience dans lorganisation dévénement, les bénévoles de tous âges peuvent être volontaires au Club France. Quelle que soit les tâches qui leurs sont confiées, les volontaires du Club France disposent de 3 qualités communes : ils sont motivés, souriants et disponibles ! Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

4 LES SECTEURS IDENTIFIES 1. Logistique Référent : FFA Besoins : 3 personnes environ (en fonction des missions). Postes à pourvoir : o Voltigeurs* fixe : 2 personne s o Voltigeur* volant : 1 personne 2. Transport Référent : Humberto Baptista / Mickael Pauloby (FFA) Besoins : 3 personnes. Postes à pourvoir : o Chauffeurs : 3 personnes 3. Accueil des invités et VIP Référent : FFA Besoins : 4 personnes Postes à pourvoir : o Agents daccueil : 2 personnes o Vestiaire : 2 personnes 4. Gestion des invités et traduction Référent : FFA Besoins : 2 personnes Postes à pourvoir : o Gestion des invités et traduction: 2 personnes *voltigeur : personne présente du début à la fin de lévénement, capable de réaliser tout type de tâches. Elle est le support opérationnel du référent auquel elle est rattachée. Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

5 LE RECRUTEMENT DES VOLONTAIRES 1. Procédure de recrutement en amont Les principales étapes de la procédure de recrutement sont les suivantes : o Recensement des besoins o Recensement des candidatures (comprenant les tailles pour les dotations) o Mise en place de tableaux de suivi o Envoi des convocations individuelles o Mise en place opérationnelle 2. Rétroplanning J-1 mois : Lancement du recrutement J-15 jours : Point à date des premiers retours Affectation des missions Relance si besoin Jour J : Accueil et réunion de présentation 3. Accueil des volontaires Les lieux et horaires de rendez seront précisés aux volontaires du Club France sur les convocations nominatives qui seront envoyées. Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

6 ANNEXE 1 : fiches de postes bénévoles Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

7 VOLTIGEURS (2 personnes) MISSIONEn liaison avec léquipe dorganisation du Club France, ils aident : - à la mise en place du Club France - à la gestion logistique des différents espaces pendant lévénement - au démontage après lévénement. LIEU DINTERVENTIONClub France DISPONIBILITESDu Mercredi 27 juin : (horaire à définir) Dimanche 1 er juillet ou Lundi 2 juillet : (horaire à définir) (démontage) PROFILTrès dynamiques, disponibles, réactifs, souriants, ils doivent être capable deffectuer des travaux manuels et être de bonne composition physique et parler français. Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 1. Logistique 2. Transport Chauffeurs (3 personnes) MISSIONIls accueillent lensemble des invités à laéroport et les transportent dans différents lieux à Helsinki (Hôtels, Stade, Club France…). Ils aident à régler toutes les formalités liées à ce secteur. LIEU DINTERVENTIONAéroport, Hôtels, Stade, Club France DISPONIBILITESDu mercredi 27 juin au dimanche 1 er juillet toute la journée ou lundi 2 juillet matin (Nous communiquerons les plannings dès que nous connaitrons les horaires darrivée et de départ des invités) PROFILPosséder le permis de conduire, avoir une conduite sure et prudente, disponibles, dotés dun excellent relationnel, il doivent avoir le sens de laccueil et de linitiative et parler francais

8 AGENTS DACCUEIL ET TRADUCTION (2 personnes) MISSIONIls sont en charge du suivi des invités en lien avec le responsable FFA. Ils répondent à leurs demandes, sassurent quils bénéficient de tout le confort nécessaire, les guident à travers le programme social prévu par la FFA, les encadrent lors des déplacements à Helsinki LIEU DINTERVENTIONHôtel, stade, ville DISPONIBILITESA définir en fonction des arrivées et départ des invités, au plus tôt le Mercredi 27 juin jusquau lundi 02/07. Horaire à définir PROFILDisponible, doté dun excellent relationnel, il doit avoir le sens de laccueil et de linitiative, parler français et finnois et une bonne connaissance de la Ville 4. Gestion des invités et traduction Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 3. Accueil des invités HOTES / HOTESSES DACCUEIL (4 personnes) MISSIONEn liaison avec le responsable de lespace, ils accueillent dans les meilleures conditions les invités, Vente de billets et ou retrait daccréditations LIEU DINTERVENTIONDesk accueil à lentrée du Club France Vestiaire DISPONIBILITESDu Mercredi 27 juin : (horaire à définir) Dimanche 01 juillet : (horaire à définir) PROFILTrès dynamiques, disponibles (mêle en soirée), réactifs souriant, parler français.

9 ANNEXE 2 : Horaires des championnats Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

10 Wednesday, 27 June 2012 - Morning 9:00Long JumpWomenQual. Gr. A/B 9:10Dec - 100mMenDecathlon 9:45Shot PutMenQual. Gr. A/B 10:00100mWomenRound 1 10:15High JumpWomenQual. Gr. A/B 10:35Dec - Long JumpMenDec - Gr. A/B 10:50400m hurdlesMenRound 1 11:40100mMenRound 1 12:15Dec - Shot PutMenDec - Gr. A/B 12:25Triple JumpWomenQual. Gr. A/B 12:40800mWomenRound 1 13:35400mMenRound 1 13:40Dec - High JumpMenDec - Gr. A/B 13:45JavelinWomenQual. Gr. A 14:30400m hurdlesWomenRound 1 15:00JavelinWomenQual. Gr. B 15:10800mMenRound 1 Wednesday, 27 June 2012 - Afternoon 17:50400mWomenRound 1 18:10High JumpMenQual. Gr. A/B 18:15JavelinMenQual. Gr. A 18:303000m scMenRound 1 19:10Dec - 400mMenDecathlon 19:405000mMenFINAL 19:45JavelinMenQual. Gr. B 20:05100mWomenSemi-final 20:20100mMenSemi-final Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

11 Thursday, 28 June 2012 - Morning 9:00Dec - 110m hurdlesMenDecathlon 9:05Pole Vault Wome nQual. Gr. A/B 9:45Dec- DiscusMenDec - Gr. A 10:30400 m hurdles Wome nSemi-final 11:05Dec - DiscusMenDec - Gr. B 11:403000m sc Wome n Round 1 12:20Triple JumpMenQual. Gr. A/B 12:25Dec - Pole VaultMenDec - Gr. A/B 12:30Shot Put Wome nQual. Gr. A/B 13:15400m hurdlesMenSemi-final 13:55HammerMenQual. Gr. A 15:10HammerMenQual. Gr. B Thursday, 28 June 2012 - Afternoon 16:25Dec - JavelinMen Dec - Gr. A 17:15400m Wome n Semi- final 17:25Long Jump Wome nFINAL 17:355000m Wome nFINAL 17:35Dec - JavelinMen Dec - Gr. B 17:50High Jump Wome nFINAL 18:05800mMen Semi- final 18:30100m Wome n FINAL 18:40400mMen Semi- Final 18:45JavelinMenFINAL 19:00800m Wome n Semi- final 19:20Dec - 1500mMen Decathl on 19:45100mMenFINAL Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

12 Friday, 29 June 2012 - Morning 9:00DiscusMenQual. Gr. A 9:30100m hurdlesWomenRound 1 10:15DiscusMenQual. Gr. B 10:40Hep - 100m hurdlesWomenHeptathlon 11:35HammerWomenQual. Gr. A 11:55Hep - High JumpWomenHep - Gr. A/B 12:30200mMenRound 1 12:50HammerWomenQual. Gr. B 13:50Long JumpMenQual. Gr. A/B 14:00200mWomenRound 1 14:25Hep - Shot PutWomenHep - Gr. A/B Friday, 29 June 2012 - Afternoon 18:00Shot PutWomenFINAL 18:20Hep - 200mWomenHeptathlon 18:40High JumpMenFINAL 19:053000m scMenFINAL 19:30JavelinWomenFINAL 19:40800mMenFINAL 20:00400m hurdlesWomenFINAL 20:25200mMenSemi-final 20:55200mWomenSemi-final 21:00Triple JumpWomenFINAL 21:20Shot PutMenFINAL 21:25400mMenFINAL 21:45800mWomenFINAL 22:05400m hurdlesMenFINAL 22:25400mWomenFINAL Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

13 Saturday, 30 June 2012 - Morning 11:00DiscusWomenQual. Gr. A 11:204x100mMenRound 1 12:00Hep - Long JumpWomenHep - Gr. A/B 12:101500mWomenRound 1 12:35DiscusWomenQual. Gr. B 13:054x100mWomenRound 1 13:15Pole VaultMenQual. Gr. A/B 13:451500mMenRound 1 14:10Hep - JavelinWomenHep - Gr. A 14:45110m hurdlesMenRound 1 15:15Hep - JavelinWomenHep - Gr. B Saturday, 30 June 2012 - Afternoon 19:00Hep - 800mWomenHeptathlon 19:05Triple JumpMenFINAL 19:10DiscusMenFINAL 19:15Pole VaultWomenFINAL 19:35100m hurdlesWomenSemi-final 19:55300m scWomenFINAL 20:254x400mMenRound 1 20:50200mWomenFINAL 21:0010000mMenFINAL 21:05HammerMenFINAL 21:504x400mWomenRound 1 22:20200mMenFINAL 22:35100m hurdlesWomenFINAL Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

14 Sunday, 1 July 2012 - Afternoon 16:00HammerWomenFINAL 16:101500mWomenFINAL 16:15Pole VaultMenFINAL 16:35110m hurdlesMenSemi-final 17:054x100mWomenFINAL 17:2510000mWomenFINAL 17:45Long JumpMenFINAL 18:05DiscusWomenFINAL 18:254x100mMenFINAL 18:501500mMenFINAL 19:10110m hurdlesMenFINAL 19:254x400mWomenFINAL 19:454x400mMenFINAL Adrien TARENNE – Département Evénementiel FFA – Juin 2011

15 ANNEXE 3 : Horaire et déroulé journée type du Club France Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012

16 Du mercredi 27 juin au dimanche 1 er juillet 2012 14h 30 Accueil des bénévoles : Débrief et Brief 15h Ouverture des portes, accueil du public 17h (option) Début de retransmission de la compétition au Club France Collation 19h30 Début du service par lapéritif 20h 30 à 2h00 Restauration et animation du Club France Département Evénementiel et Compétition FFA – 2012 Déroulé dune journée type