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C onstruction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan dactivité de lAction Sociale à Paris M ission au sein de la Croix-Rouge française.

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Présentation au sujet: "C onstruction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan dactivité de lAction Sociale à Paris M ission au sein de la Croix-Rouge française."— Transcription de la présentation:

1 C onstruction de deux outils de gestion permettant de réaliser le bilan dactivité de lAction Sociale à Paris M ission au sein de la Croix-Rouge française de Paris E milie B ROSSEAU + C atherine V AN + K atia K ECHIT + S ébastien G RACIA D UT GEA2 – PMO 1 Equipe G S tage du 2 avril au 17 mai 2013

2 Une mission au sein de lAction Sociale à Paris 2 Organigramme de la Délégation Départementale de Paris

3 3 Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot Besoin de Etablir un suivi régulier des activités Renforcer les liens avec les unités Réaliser un bilan dactivité Mission confiée Création doutils de gestion -Feuilles de données -Rapports dactivité -Trame de bilan R Moyens nécessaires -Systèmes dinformations SIORD et EDAS75 -Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur -Rencontres avec les directeurs dUL et référents dactivité Résultats obtenus -2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports -Création dun logiciel -Réalisation dun nouvel outil Fiche dactivité

4 Des systèmes dinformations propres à la Croix-Rouge française Planning en ligne Diffusion dinformations Annuaire Descriptif des activités Chiffres importants Organigrammes Dossiers Articles 4

5 L a rencontre avec les acteurs concernés : une source dinformations indispensable Directeurs contactés Onglet de prise de rendez-vous 5

6 L a rencontre avec les acteurs concernés : une source dinformations indispensable Suivi des rencontres et des immersions dans les activités Onglet de synthèse des rendez-vous 6

7 L a rencontre avec les acteurs concernés : une source dinformations indispensable Suivi du projet Onglet déterminant le statut des outils Réalisés En cours Annulés Statut des outils : Buts : Informer notre tuteur Faire une mise au point Se répartir les activités 7

8 L a rencontre avec les acteurs concernés : une source dinformations indispensable Référents contactés Délégation Départementale Responsable Départemental de lAction Sociale Référents dactivités Directeur Local de lAction Sociale Bénévoles Rappel de la hiérarchie : Chaque activité a un unique référent 8

9 F euilles de données et rapports dactivités, deux outils construits Feuille de données Rapport dactivité VERSION PAPIER: un premier essai avant la mise en ligne Rapport dactivité Compte rendu annuel : - Responsables et référents dactivités : acteurs concernés - Pour chaque UL puis pour chaque activité - Données chiffrées Compte rendu journalier : - Bénévoles et RLAS : acteurs concernés - Outils attractifs et rapides - Données chiffrées 9

10 Création dun logiciel de coordination sociale permettant dautomatiser les outils Un logiciel créé par le tuteur et alimenté par le groupe de stagiaires Version en ligne 10 « Gestion des questionnaires », une rubrique réservée à notre projet

11 Système de codage des données dont le but est dobtenir des statistiques dactivité Permet de : Créer un identifiant à chaque donnée stockée Réaliser la compilation des données pour automatiser le remplissage dautres formulaires Rassembler les informations chiffrées collectées automatiquement afin dobtenir des statistiques dactivité Gestion des « codes données » 11

12 Simulation de recherche de données statistiques « Je veux le nombre de bénévoles actifs dans lactivité FLE entre le 2 avril et le 26 mai 2013 » 12

13 Exemple de rapport pour lactivité Apprentissage de la langue en PDF 13

14 Mise en place de fiches dactivités : processus pour faciliter la saisie dinformations Fiche activité : Permet un gain de temps Disponible seulement en ligne Effectue des comparaisons Exemple de fiche dactivité à remplir dans la base de données 14

15 L es outils réalisés doivent être utilisables sur le long terme Une évolution des outils à léchelle nationale : - Développer des outils attractifs - Remplir tous les outils via la base de données - Permettre un bilan dactivité complet et précis au niveau de Paris Deux alternatives à notre base de données - Validée par la direction de lAction Sociale etUTILISEE NON UTILISEE 15

16 U ne mission remplie malgré certains obstacles Des motifs de refus : restructuration des locaux et manque de temps Un échec : pas de participation à toutes les activités prévues Les outils de gestion suscitent quelques réserves Un nouveau logiciel : problèmes de sauvegarde 16

17 17 Délégation Départementale de Paris Xavier Guyot Besoin de Etablir un suivi régulier des activités Renforcer les liens avec les unités Réaliser un bilan dactivité Mission confiée Création doutils de gestion -Feuilles de données -Rapports dactivité -Trame de bilan R Moyens nécessaires -Systèmes dinformations SIORD et EDAS75 -Tableau de suivi du projet GOOGLE DOCS: lien à distance avec le tuteur -Rencontres avec les directeurs dUL et référents dactivité Résultats obtenus -2 outils sur 3 réalisés Feuilles et rapports -Création dun logiciel -Réalisation dun nouvel outil Fiche dactivité


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