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Pour utiliser Colodus, identifiant et mot de passe sont obligatoires INTERFACE DE CONNEXION :

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2 Pour utiliser Colodus, identifiant et mot de passe sont obligatoires INTERFACE DE CONNEXION :

3 Recherche par numéro Rappel du login et du numéro RCR Autres critères de recherche LA PAGE DACCUEIL SE DÉCOMPOSE EN PLUSIEURS ZONES :

4 En haut à droite les informations de connexion et un bouton vers laide En dessous un bouton permettant la création de modèle

5 RECHERCHER, CONSULTER LA LISTE DES RÉSULTATS ET SÉLECTIONNER UNE NOTICE

6 RECHERCHE Tous les formulaires peuvent être combinés afin de trouver la notice à exemplariser : Recherche par ISSN ou PPN (n° identifiant unique de la notice) Combinaison de trois index avec les opérateurs booléens Filtres par langue, pays et année (ou période) de publication

7 RECHERCHE SIMPLE Pour effectuer une recherche simple, saisir un numéro ISSN (avec ou sans tiret) ou un PPN.

8 RECHERCHE AVANCÉE Le mode recherche avancée sactive en cliquant sur « Autre critères de recherche ». Deux sections apparaissent : Recherche par index Filtrer par (langue, pays, année de publication)

9 ANNÉE DE PUBLICATION Le formulaire permet de choisir une année ou une période. Par exemple : « 2010 » : Restreint la recherche aux documents publiés en 2010 « » : Restreint à la période 2010/2011 « » : Restreint à la période 2007 et au-delà « » : Restreint à tout ce qui est antérieur à 2013

10 LISTE DE RÉSULTATS A titre dinformation, Colodus affiche la requête utilisée pour la recherche effectuée. Seuls les 50 premiers résultats Seuls les 50 premiers résultats sont remontés par Colodus. Si vous ne trouvez pas la notice souhaitée, vous devez affiner votre recherche en cliquant sur longlet « Recherche ». Toutes les colonnes peuvent être triées par ordre croissant ou décroissant en cliquant sur leurs intitulés.

11 TYPE DE DOCUMENT Colodus affiche dans la deuxième colonne le type du document dans le format spécifique du Sudoc. Plus particulièrement les deux premières lettres indiquent : Ab = Périodique imprimé Ad = Collection imprimée Ob = Périodique électronique Od = Collection de documents électroniques La colonne peut également afficher : + = Un exemplaire existe déjà dans ma bibliothèque * = Un exemplaire existe dans une autre bibliothèque du réseau Il est possible de consulter les localisations via le bouton :

12 SÉLECTION DUNE NOTICE Pour sélectionner une notice, cliquer sur une ligne de la liste de résultats. La notice sélectionnée apparait alors en gras et un nouvel onglet souvre dévoilant la notice détaillée. Un bouton permet de visualiser la notice en format de catalogage Unimarc

13 CRÉATION DUN EXEMPLAIRE POUR CRÉER UN EXEMPLAIRE, CLIQUER SUR

14 IL EST POSSIBLE DE CONSULTER LES LOCALISATIONS VIA LE BOUTON

15 LA CRÉATION DES DONNÉES DEXEMPLAIRE

16 LA CRÉATION DUN EXEMPLAIRE La création ne concerne que les données dexemplaires et les données locales. Aucune intervention nest possible sur la notice bibliographique. On ne peut créer un exemplaire que pour sa propre bibliothèque. Tout exemplaire créé dans Colodus est immédiatement visible dans le catalogue Sudoc.

17 LA CRÉATION DUN EXEMPLAIRE Lécran de création sobtient à partir dune notice en affichage détaillé Cliquer sur « Données dexemplaires »

18 LA CRÉATION DUN EXEMPLAIRE Il nexiste pas de notice dexemplaire Cliquer sur Créer la notice dexemplaire et la première occurrence Il existe déjà une notice dexemplaire Cliquer sur Créer la nouvelle occurrence 2 cas de figure : 1 mode daction On pourra créer un exemplaire à partir du formulaire « standard » OU dun formulaire « personnalisé ».

19 LÉCRAN DE CRÉATION Des blocs affichés par défaut : Bloc « Caractérisation de lexemplaire» : Infos sur lexemplaire et létat de labonnement Bloc « Localisation » : Infos sur la bibliothèque et la disponibilité du document Bloc « Etat de collection des publications en série » 8 autres blocs éditables si besoin :

20 CONSIGNES GÉNÉRALES POUR LÉCRAN DÉDITION : Pour supprimer un champ du formulaire de saisie : Pour ajouter un champ dans le formulaire de saisie : Pour consulter le manuel « Spécificités du format des données dexemplaires » Les champs obligatoires apparaissent en gris foncé : Les messages derreur apparaissent dans une fenêtre « pop-up » :

21 LE BLOC « CARACTÉRISATION DE LEXEMPLAIRE »

22 Description des champs : Statut: Statut : valeur non spécifique x par défaut Etat de collection décrit : choisir « ouvert » si labonnement est en cours choisir « fermé » si labonnement est terminé correspondent aux codes « O » ou « F »

23 LE BLOC « LOCALISATION »

24 Description des champs : Identifiant de létablissement (930$b) : n° RCR de la bibliothèque, pré-saisi car lié au login utilisé Cote (930$a): donnée facultative Code peb (930$j): donnée obligatoire, à sélectionner dans le menu déroulant Les notices dexemplaire sont numérotés automatiquement par Colodus (e01, e02, e03, …) en fonction des occurrences déjà présentes

25 LE BLOC « ETAT DE COLLECTION »

26 LE BLOC « ÉTAT DE COLLECTION » Les formulaires de saisie de Colodus propose par défaut des zones dexemplaires selon le type de document Sur cet exemple, il sagit de créer un exemplaire pour une publication en série, le formulaire propose de renseigner un état de collection (zone 955)

27 LE BLOC « ÉTAT DE COLLECTION » Description des champs : Volume et numéro de début saisir les données Année de début saisir lannée sous la forme AAAA (b), (c), (a) = rappel du code des sous-zones du format correspondantes

28 COMPLÉTUDE DU BLOC « ÉTAT DE COLLECTION » Ajout de sous-zone: Les sous-zones correspondant à des données de létat de collection, non visibles dans le bloc, sont à ajouter : Cliquer sur Cliquer sur une sous-zone proposée dans la liste Sous-zone ainsi demandée vient sajouter dans linterface de saisie (a), (d), (k), … = rappel du code des sous-zones du format correspondantes

29 COMPLÉTUDE DU BLOC « ÉTAT DE COLLECTION » Procédure pour la saisie dune « nouvelle séquence »: Après avoir saisi la première séquence : Cliquer sur Saisir les données de létat de collection pour cette séquence Cliquer sur pour afficher des sous-zones, si nécessaire Exemple : 2001 (janvier) – 2009 (décembre) ; 2011 (janvier) – séquence 1séquence 2

30 LES AUTRES BLOCS ÉDITABLES Informations du niveau de la « notice dexemplaire » Concernent : Une note de contenu spécifique à la bibliothèque Une classification différente de celle mentionnée dans la notice du document, utilisée dans la bibliothèque

31 LES AUTRES BLOCS ÉDITABLES Concernent : Des notes sur lexemplaire possédé par la bibliothèque Des mentions de responsabilité secondaire, non pertinentes au niveau bibliographique, mais utiles à la bibliothèque Saisir ici les noms et prénoms de lauteur dintérêt local

32 LA VALIDATION DE LA SAISIE : ne sauvegarde pas les données saisies retourne à lécran précédent « Données dexemplaires » : valide les données saisies retourne à lécran précédent « Données dexemplaires » et affiche lexemplaire créé (en format)

33 LA CRÉATION DE DONNÉES LOCALES Aucun formulaire ou de masque de saisie pour créer des données locales*. Les étiquettes utilisables sont : L012, L035, L316, L317, L318, L319, L600, L601, L602, L606, L676, L680 L681, L686, L702, L712, L722. Tout exemplaire créé dans Colodus est immédiatement visible dans le catalogue Sudoc * Les données locales sont des informations bibliographiques utiles uniquement aux catalogues locaux des établissements et visibles dans le Sudoc uniquement par les bibliothèques de létablissement.

34 LA CRÉATION DE DONNÉES LOCALES Exemple : la zone L035 Cette zone peut être utilisée pour la saisie du numéro de la notice bibliographique dans le système local

35 LA CRÉATION DE DONNÉES LOCALES Lécran de création sobtient à partir dune notice en affichage détaillé Cliquer sur « DONNEES LOCALES »

36 LA CRÉATION DE DONNÉES LOCALES Il est impératif de valider au préalable un exemplaire pour renseigner des informations de données locales.

37 EN RÉSUMÉ Données à renseigner dans un formulaire Via une sélection dans un menu déroulant Via la saisie dans un champ Insertion nouvelles zones à partir du MENU COMPLETER LA NOTICE ! Aucun formulaire pour les données locales ! Pour afficher une sous-zone champ : Pour supprimer une zone : Pour ouvrir le manuel daide : Pour valider la notice dexemplaire :

38 LA MODIFICATION ET LA SUPPRESSION DES DONNÉES DEXEMPLAIRES

39 LA MODIFICATION

40 DROITS DE MODIFICATION Qui peut modifier des données dexemplaires ? Tout détenteur dun login « exemplarisateur » : Peut modifier lintégralité de la notice dexemplaire de sa bibliothèque Quil soit celui qui ait saisi les données ou pas

41 MODIFICATION DANS UNE NOTICE DEXEMPLAIRE La modification, cest : La suppression de données existantes dans la notice Exemples : suppression de la cote, devenue obsolète suppression dun commentaire dans létat de collection Le changement de données existantes Exemples : changement des conditions de prêt: « non disponible » -> « disponible » mise à jour de la mention de lacune Lajout de données inédites Exemples : insertion dune nouvelle période dans létat de collection insertion dune cote

42 PROCÉDURE DE MODIFICATION « Détail notice » 1. Se placer sur l écran « Détail notice » « Données dexemplaires » 2. Cliquer sur « Données dexemplaires » 3. Cliquer sur le bouton de lexemplaire à modifier 4. Effectuer les modifications dans la notice dexemplaire 5. Cliquer sur pour : enregistrer les modifications et valider la notice 6. Visualiser la notice modifiée (en format)

43 LA SUPPRESSION

44 DROITS DE SUPPRESSION Qui peut supprimer des données dexemplaires ? Tout détenteur dun login « exemplarisateur » : Peut supprimer une ou plusieurs occurrences de la notice dexemplaire de sa bibliothèque Quil soit le créateur de loccurrence ou pas

45 PROCÉDURE DE SUPPRESSION 1. Se placer sur l écran « Détail notice » 2. Cliquer sur « Données dexemplaires » 3. Cliquer sur le bouton de lexemplaire à modifier 4. Confirmer la suppression dans la fenêtre pop-up 5. Vérifier sur lécran « Données dexemplaires » que lexemplaire supprimé napparaît plus Attention ! Suppression définitive

46 EN RÉSUMÉ saUn exemplarisateur peut modifier ou supprimer les données de sa bibliothèque. lécran déditionLa suppression dune donnée se fait dans lécran dédition. le tableau de bordLa suppression dune notice se fait dans le tableau de bord (onglet « Données dexemplaires »). définitiveToute suppression est définitive.

47 LUTILISATION DES FORMULAIRES

48 MODULE « MES FORMULAIRES » Module accessible depuis le bouton Le module permet : La personnalisation des formulaires existants La création de formulaires au nombre possible de 2 Périodique support électronique / Périodique support imprimé

49 MODIFICATION DU FORMULAIRE « PÉRIODIQUE » Permet de personnaliser le formulaire fourni par défaut, afin de : créer tous les exemplaires à partir dun modèle disposer dun modèle personnalisé pour la bibliothèque garantir la cohérence du signalement Exemples : un code peb identique un début de cote identique une structure identique pour les états de collection

50 LA CRÉATION DUN EXEMPLAIRE À PARTIR DUN FORMULAIRE PERSONNALISÉ La création se fait à partir dun écran de saisie pré- rempli, pour certains champs. Les champs pré-remplis peuvent être : -laissés tels quels -complétés -remplacés En fonction du type de notice à exemplariser, le formulaire ad-hoc est appelé La numérotation de loccurrence reste automatique La validation sobtient avec le bouton

51 PROCÉDURE Afficher le module Cliquer sur le bouton CRÉER Personnaliser le formulaire Enregistrer le formulaire

52 EN RÉSUMÉ Un formulaire est une notice dexemplaire, personnalisable pour la bibliothèque Lutilisation dun formulaire permet : déviter la saisie répétitive de données identiques de garantir la cohérence dans le signalement des exemplaires 2 types de formulaire possibles : Périodique support électronique Périodique support papier Pour créer un exemplaire à partir dun formulaire personnalisé:


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