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1 Refonte Dossier Unique Synthèse de lenquête portée auprès des agences témoins Point MAJ au 07 mars 2014.

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1 1 Refonte Dossier Unique Synthèse de lenquête portée auprès des agences témoins Point MAJ au 07 mars 2014

2 2 Enquête portée par DDRC inter région auprès de chaque agence témoin DSI

3 3 Analyse des réponses concernant linformation effectuée en agence et les difficultés rencontrées Avez-vous bénéficié dune information sur la refonte du dossier unique livrée en version V13SI3-palier2 ? 100 % des agences interrogées ont répondu OUI Comment cette information a-t-elle été effectuée ? pendant la journée de fermeture liée à la démultiplication de la version pour 100 % des agences interrogées les supports power-point nationaux et/ou régionaux ont été vus par bon nombre dagences les RRA ont été en appui sur ce sujet 3 agences précisent avoir eu des ateliers dappropriations au poste de travail Rencontrez-vous des difficultés dans le traitement du nouveau dossier unique ? 89 % des agences interrogées ont répondu OUI 2 agences signalent aucune difficulté

4 4 Synthèse des difficultés énoncées (détails planches suivantes) Edition du DU : Les principales difficultés concernent les DE qui se présentent physiquement dans leur agence sans leur dossier. Impossible de rééditer le dossier unique (il faut procéder à une nouvelle pré-identification), zone de choix de lédition reste grisée, et non accessible. Inscription WEB : Allongement du temps de lEID dans le cas des inscriptions WEB si absence de DU Inscription 3949 : Suite aux inscriptions 3949, certains DE disent ne pas avoir reçu de dossier à remplir (mauvaise utilisation de lapplicatif par les conseillers plateformes ou dysfonctionnement informatique ?) Remplissage de la DAL : Labsence de différenciation entre indemnisation et recherche emploi rend moins claire et moins lisible le remplissage de la DAL Rééxamen : plus de dossier papier pré imprimé, obligation dinstaller le dossier par fonction ME01, uniquement accessible aux agents GDD Archivage : Difficultés et lourdeurs pour larchivage et le contrôle interne

5 5 Les difficultés rencontrées dans le cadre des inscriptions WEB Les principales difficultés concernent les DE qui se présentent physiquement dans leur agence dès lors quils se sont inscrits par internet et qui nont pas imprimé (car pas d imprimante, cout trop élevé, etc…) ou ont oublié leur dossier. Dans cette situation, les DE sont orientés sur les bornes PILA ou doivent compléter un nouveau dossier. Allongement du temps de lEID dans ce cas pour les conseillers. Parfois le conseiller se rend lui-même sur lespace personnel du DE pour aller chercher la DAL et léditer. Certains primo DE se présentent sans DU et sans les identifiants provisoires pour imprimer sur une borne leur dossier Pas de dossier vierge à remettre au DE en cas de besoin Impossibilité de récupérer le dossier via loutil de « restitution des données internet » mis à disposition du conseiller. Le dossier saisi sur internet est consultable par le conseiller mais le PDF édité est lancienne DAL

6 6 Les difficultés rencontrées dans le cadre des inscriptions 3949 La plupart du temps les DE viennent sans leur dossier car délais trop court entre appel 3949 et rendez-vous. Le dossier transmis par la poste na pas été réceptionné par le DE. Suite aux inscriptions 3949, les DE disent ne pas avoir reçu de dossier à remplir. La plateforme Web help est-elle bien au fait des pratiques et de la nécessité denvoyer un dossier ? Plusieurs agences signalent que de plus en plus de demandeurs se présentent sans dossier en disant ne pas lavoir reçu. Pas de population clairement identifiée Si un DE na pas reçu son dossier ou la oublié suite à une inscription via le 3949, difficultés rencontrées par les conseillers car il est nécessaire deffectuer une manipulation spécifique pour créer le dossier. Confusions lorsquun demandeur créé une demande de préinscription sur Internet puis appelle ensuite le 3949, le processus lié à la demande dédition du dossier est compliqué à appréhender.

7 7 Les difficultés rencontrées dans le remplissage du dossier La partie PPAE au milieu de la DAL désorganise la conduite de lentretien, partie quasiment jamais remplie et renseignée par le DE. Labsence de différenciation entre indemnisation et recherche emploi rend moins claire et moins lisible le remplissage de la DAL. La présentation du document nécessiterait dêtre plus aérée. Cadre 4 : comme il ny a plus le choix de réponse oui ou non : lorsque ce cadre nest pas renseigné on ne sait pas sil sagit dun oubli ou si la personne nest pas concernée par les questions. Question « êtes-vous en congé parental », cette question se trouve au milieu daffirmations à cocher, elle nest donc pas vue par les DE et donc très souvent non complétée. La question OUI NON pour le complément libre choix dactivité de la PAJE nest pas alimentée par le DE car il y a une case à cocher en début de question et qui fait double emploi. A noter que cette question est bloquante si non alimentée. En inscription EID, il manque sur la DAL les cases concernant lemploi recherché (CDI, CDD, temporaire, temps plein ou temps partiel) La séparation du dernier emploi et des emplois précédents qui ne sont plus sur la même page. Les activités perdues et conservées sont à des endroits différents dans la DAL donc moins lisibles La signature du DE en dernière page est souvent non renseignée.

8 8 Les difficultés rencontrées lors de larchivage du dossier Le document archivé avec le justificatif identité nest pas adapté : précédemment archiver la demande dinscription semblait plus judicieux Au démarrage de ce dossier : pas de consigne donnée sur larchivage avec ce nouveau dossier unique : demande dinscription rendue au DE, ou part en traitement et sera archivé en décalé avec linscription. Plus de possibilité darchiver linscription seule si le dossier (DAL) est incomplet et rendu au DE. Difficultés et lourdeurs pour larchivage et le contrôle interne

9 9 Les difficultés rencontrées lors des demandes de ré-examen Plus de dossier papier pré imprimé, obligation dinstaller le dossier par fonction ME01, uniquement accessible aux agents GDD Plus de possibilité pour les demandes de réexamen de remettre le dossier à laccueil de premier niveau, nécessite de faire recevoir le DE en ARC Difficile de différencier les dossiers de demande de réexamen, de celui suite à inscription La solution de contournement via MU64 dans le cadre des réexamens (édition ACDB vierge) nest pas applicable à la DAJ456 (ACDA).

10 10 En synthèse, verbatim …… Globalement le dossier est ressenti moins lisible + compact et + compliqué La séparation des 3 parties (inscription, DAL, PPAE) est importante Difficultés dappropriation des fonctions et processus informatiques. Tous les conseillers ne savent pas naviguer dans V2.Le temps de formation nécessaire sest trouvé noyé au milieu dune démultiplication conséquente. Lappropriation a été insuffisante. Laction nayant pas été générée à lorigine de la demande dinscription, le processus pour le conseiller nest pas logique et intuitif (le document nest accessible quaprès un enchainement de grilles sous V2 et V4, et pas en un simple clic). Renforcer la communication aux DE via une alerte ou un message dès lors quils utilisent internet (ex : Noubliez pas dimprimer votre dossier et de noter votre numéro de référence…). Cette livraison a remis en cause l' organisation de travail au sein de l' agence alors que la présentation qui avait été faite ne laissait pas apparaître cette difficulté. Les évolutions livrées en SI2 sont jugées trop tardives. Ces situations sont très pénibles à vivre au quotidien.

11 11 L es points positifs relevés au sein des remarques La demande de réexamen est mieux car accompagnée dun courrier. Point positif : le rappel sur chaque page du n° identifiant et n° page


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