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Présentation JEFYCO 20 Septembre 2002 Université des Antilles et de La Guyane.

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1 Présentation JEFYCO 20 Septembre 2002 Université des Antilles et de La Guyane

2 Plan Généralités sur les applications de La Rochelle: « cliquer ici »« cliquer ici » Principe de diffusion et coûts Jefyco une application …. parmi dautres! Le budget Les dépenses Les situations Les marchés Les recettes La comptabilité Ladministration des droits Les fournisseurs Les missions Linventaire Le compte financier Les autres modules JEFYCO et la paie La formation

3 JEFYCO Lapplication de gestion financière et comptable Un « pilier » du système dinformation Un outil de gestion Un outil de pilotage Un outil souple au service dune politique Un potentiel évolutif élevé Une application pouvant répondre aux besoins du plus grand (Paris 10, Paris 5, …) comme du plus petit établissement (Corté) voire du plus « exotique »:-) (Nlle Calédonie)

4 JEFYCO: Laspect fonctionnel Simplicité dutilisation Qualité des documents Réactivité du produit Satisfaction des utilisateurs

5 Module BUDGET (1) Préparation et simulation budgétaires Saisie directe du budget ou des DBM Virements et ventilations Édition de situations budgétaires

6 Module BUDGET (2) Budget par nature et budget de gestion Souplesse des types de crédits Fonctionnement Équipement Personnel … Clarté des éditions

7 Le Budget Présentation dune préparation budgétaire –DiaporamaDiaporama –Exemple vidéo (.avi)Exemple vidéo (.avi) Documentation de la gestion budgétaire –(cf documentation JEFYCO à ladresse:

8 Exemple dune édition au format PDF

9 Module DEPENSES Engagement et commandes simultanés Facturation – liquidation Mandatement Consultations – recherches

10 Module DEPENSES Gestion des codes nomenclatures marchés Notion de catalogues produits Saisie dinformations analytiques possible Sécurité des contrôles automatiques

11 Une commande JEFYCO ) 2 Approches possibles: –Marchés: Par lot –Hors Marchés : Par Fournisseur Par Code de nomenclature (famille de produits homogènes) –2 cas sont à considérer ici : »Une commande pour la recherche (nomenclature spécifique à la Recherche) »Une commande autre Par ligne budgétaire 2) Suivant lapproche: –Plusieurs engagements par commande possibles –1 code de nomenclature par engagement »plusieurs code de nomenclature par commande! –Une ligne budgétaire par engagement 3) Gestion des prestations internes (2003)

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13 La commande: approche hors marchés Version non définitive

14 La commande: approche Marchés Version non définitive

15 Le cas de la pré-commande Cest une commande classique ou une demande de prestation interne incomplète : –Partie budgétaire et comptable à compléter –Préparée par un utilisateur habilité pour le compte dun centre de responsabilité ou dune ligne budgétaire dont le dépositaire informé par aura à charge de terminer la commande.

16 La pré-commande version multi-plateforme Java-Client (Swing) Version non définitive

17 Ajouter modèle LR avec login/passwd Fournisseur Logo de létablissement Logo du CR sil existe!

18 Les prestations internes Lidée est de rendre lapplication de demandes de travaux actuelle (cf exemple « Reprographie » diapositive suivante) interopérable avec le moteur de JEFYCO et réciproquement! –Mise en place dAPI SOAP/XML via un serveur. Utiliser les catalogues produits Formaliser les transmissions internes reposant actuellement sur la messagerie électronique

19 Recherche rapide dans lannuaire de létablissement de la personne pour le compte de qui la demande est faite La ligne budgétaire sur laquelle devra être imputée la demande Prestataires internes Le cas (actuel) dune demande de travaux pour la reprographie API SOAP/XML en cours

20 Grille de traitement Intégration en cours

21 Grille de traitement externe Intégration en cours

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23 Module MARCHES Module 3/3 Java client Gestion des marchés et des lots Gestion des codes nomenclatures Paramétrage pour service marchés Documentation: –(cf documentation JEFYCO à ladresse: –Ou document PDFdocument PDF

24 Les marchés fenêtre principale Module java-client multiplateforme Code de nomenclature à 4 chiffres (famille de produits homogènes). Pour chaque code à 6 chiffres dun lot il peut correspondre un détail darticles du fournisseur Une importation du catalogue (fichier) du fournisseur est possible. Il faut que ce dernier respecte un format défini dans le CCTP.

25 Consultation des marchés ouverts sur lIntranet

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27 Gestion des codes de nomenclature Module 3/3 Java Client multiplateforme Création, Mise à jour des codes Association des codes aux fournisseurs

28 Consultation de la nomenclature sur le Web Accéder aux fournisseurs connus (ayant déjà fourni) pour le code sélectionné Détail du code sélectionné

29 Les fournisseurs du code sélectionné

30 Détail (6 chiffres) dune famille homogène (4 chiffres) de produits

31 Les « services » achat Le NCMP conduit à une « centralisation » (PRM) des achats –Cependant JEFYCO introduit la notion de service achat (organisation libre par établissement) habilité à arbitrer les commandes « ambigües » pouvant relever dun marché (exemple les ouvrages) ou hors seuil (commande unique)

32 Le module « services achat »: menu Valider les commandes en attente Créer des services, désigner des agents habilités

33 Le module « services achat »: administration (1) Les services achat Création dun service (il est dans GRHUM => annuaire) Les familles de produits homogènes gérées par les service achat (code à 4 chiffres) Les agents du « service achat » (ils peuvent ne pas appartenir au service au sens affectation) habilités à valider les commandes dans une famille de produits homogènes

34 Le module « services achat »: administration(2) Les services achat

35 Le module « services achat »: validation Rechercher une commande Les libellés « officiels » des articles de la commande Les commandes en attente pour le service achat auquel appartient lagent Le libellé « fournisseur » de larticle Zone dexplication

36 Le module « services achat »: validation Rejet dune commande: un est envoyé qui peut-être complété Acceptation dune commande: un est envoyé qui peut- être complété Remarque: tte modif de la commande ré-itère le processus TOTALEMENT Un agent habilité voit ses commandes auto-validées

37 Exemple déchanges de mails services achat Ajouter des exemples

38 Service Achat: situation

39 Module SITUATIONS Essentiel pour tous les utilisateurs Nombreux choix possibles Un utilisateur ne peut éditer que suivant ses droits daccès Documentation: –(cf documentation JEFYCO à ladresse:

40 Version Windows

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42 Situation budgétaire: détaillée « forte » détail des liquidations partielles

43 Situation budgétaire: détaillée « simple » sans liquidation partielle

44 Situation budgétaire: Accès Web»

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48 Module RECETTES Menu de facturation intégré –Plus de recettes sans facture! (un espoir:-)) Gestion des recettes et des reversements Éditions normalisées Documentation: –Document PDF (cf documentation JEFYCO à ladresse:

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51 Exemple dédition dune facture Insérer

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53 Sobre mais très réglementaire!

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56 Module COMPTABILITE Écritures et émargements Gestion des chèques à lencaissement Visa et virements Ordres de paiement Documentations: –Document PDF (cf documentation JEFYCO à ladresse: –Exemple vidéo (.avi)Exemple vidéo (.avi)

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59 La gestion des FOURNISSEURS Gestion des fournisseurs et des clients Reprise possible des anciens fichiers Validations centralisées ou non Intégration dans ANNUAIREANNUAIRE Documentations: –Doc annuaire PDF (cf documentation à ladresse: –Diaporama FournisseursDiaporama Fournisseurs

60 Gestion des fournisseurs via lannuaire 3 modes daccès: -administrateur fournisseur -agent JEFYCO -autres Un cas particulier de lannuaire: -ce sont des personnes morales OU physiques -ce sont des contacts, entreprises, vacataires, personnels -4 états: valide, à valider, invalide, annulé -ils sont fournisseurs ou client!

61 Les fournisseurs Le login/passwd du Fournisseur Ajout dun fournisseur Gestion des doublons Fiche de saisie rapide: RIB et adresse de facturation obligatoire

62 La consultations des fournisseurs sur le Web Remplacer par dernière version

63 La situation des fournisseurs sur le Web

64 Administration et gestion des droits Réservé à quelques utilisateurs Paramétrage des accès Gestion des menus et lignes budgétaires Documentation: –DiaporamaDiaporama

65 Module MISSIONS Saisie des ordres de mission Validation valant engagement de crédits Calcul automatique des états de frais Rapidité des remboursements Documentations: –Document PDF (cf documentation JEFYCO à ladresse: PDF –DiaporamaDiaporama –Exemple vidéo dune saisie (.avi)Exemple vidéo dune saisie (.avi)

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68 Module INVENTAIRE Gestion des numéros par matériel Étiquettes avec code barre Calcul des amortissements État de lactif Documentations: –Document PDFDocument PDF –Exemple vidéo dune saisieExemple vidéo dune saisie

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70 Edition détiquette code-barres Donner un exemple avec référence étiquettes

71 Module COMPTE FINANCIER Balances, cadres dexécution budgétaire Résultat et bilan Éditions aux normes comptabilité publique Pas de paramétrage à effectuer

72 Sobre mais très réglementaire!

73 Autres MODULES Module autonome de traitement automatique (lecture CMC7, écriture, endossage) des chèquesModule autonome de traitement automatique (lecture CMC7, écriture, endossage) des chèques Module téléphonie –Pontage de JEFYCO avec le fichier taxation de lautocommutateur (Pont existant pour lAlcatel 4400) Modules Web « natifs » et personnalisables Situation recettes, visa rejets mandats : en fonctionnement Taxe dapprentissage : en test

74 Autres modules / évolutions à venir Conventions : –à finaliser en relation avec les SAIC Gestion des régies: –Apport des Antilles et de La Guyane: 2003 Carte achat: –prototype en Artois en cours Budget (évolutions sensibles): –Cahiers des charges en cours Comptabilité de programme –Apport de Mulhouse Intérêts moratoires

75 JEFYCO et la Paie: la liberté! Il nexiste pas (pas encore:-)) de logiciel de paie spécifique à JEFYCO Un pontage existe pour les logiciels: –Ciel Paie pour Windows ou Mac (# 200 Euros) –GFC paie (Gratuit mais en fin de vie) Un pontage sera fait pour: –ASTRE dès que les interfaces (API) du logiciels seront connus Une demande a été faite auprès de lAMUE et de GFI Tout autre logiciel est possible sous réserves de disposer ou de réaliser le pontage. –Rappel: les sources de JEFYCO sont en Open Source

76 JEFYCO et la Paie On pourrait aussi en faire une? –Les compétences existent au sein du groupe JEFYCO et elles sont nombreuses –Que des avantages » pas de pontage => pas derreurs » pas de ressources humaines dédiées! »Pas de logiciel spécifique « externe » mais un logiciel intégré => un module sur même principe que les « missions » ou les prestations internes »=> Un composant métier inter-opérable! –Ce qui manque? Le temps pour le développement! –Coût estimé: à Euros

77 Si vous utilisez le module GESPER de GRHUM Préparation du contrat

78 Contrats sur ressources propres Liens avec les lignes budgétaires concernées Version non définitive Plusieurs lignes budgétaires possible Cout pré-calculé => engagements automatisés => risque derreur quasi nul pour le pontage Tentant de faire la liquidation: donc …la paie!!

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80 Exemple: le pontage JEFYCO -Ciel PAIE

81 La documentation utilisateur Une tâche réalisable par nimporte quel partenaire! Mise en place dun serveur « WEBDAV » –Mise à jour collaborative (partage de document) via un répertoire WEB –Tout le monde (personne autorisée désignée par létablissement) doit pouvoir participer En cours de test à La Rochelle Evolution multimédia: –Clips vidéo: appel à candidatures!

82 Divers Les développements à programmer –Evolution du module Missions (cf présentation du 09 Octobre) –Marchés multi-exercice, multi-attributaire Version Bêta en cours de test –ETEBAC 4 –TVA intra communautaire Paris 5 –Carte achat En test –Évolution technologique (Java client 3/3) Progressive –Astre Attente des API (interfaces) –Paramètrage des éditions

83 Les éditions Elles sont de la responsabilité de létablissement Une formation sur ReportMill a eu lieu BO peut être utilisé (comme à La Rochelle) ou tout autre outil au choix de létablissement Un paramétrage est mis en place donnant le choix dutiliser les éditions de LR ou ??? (au choix de celles proposées par la communauté)

84 Les éditions Les situations: (situation.app) –Version WEB à déployer (sorties toujours en PDF)

85 FORMATIONS De formateurs, sur site Sur une base réelle Artois Guides avec copies décran

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87 Les conditions de la réussite Nomination dun chef de projet Implication de tous les intervenants Information et sensibilisation

88 Les « effets secondaires » Amélioration de la culture de gestion Consolidation du groupe Déconcentration plus facile


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