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Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 1 FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010 Commission Développement et Vitalité des Clubs Formation.

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1 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 1 FORMATION DES OFFICIELS DE CLUB 2009/2010 Commission Développement et Vitalité des Clubs Formation. Secrétaire de club: un poste-clé

2 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 2 2 - GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNÉE 1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE 3 - R.M.E (Rapport Mensuel dEffectif) par internet

3 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 3 1 - LES RESPONSABILITÉS DU SECRÉTAIRE

4 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 4 4 organisation ponctualité communication

5 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 5 Le Secrétaire est le conseiller et le soutien du Président Il effectue les tâches sous la responsabilité du Président et en collaboration avec le Trésorier Son rôle essentiel est de veiller à la bonne marche administrative du club

6 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 6 Le Secrétaire aide le Président dans la conception et la réalisation du calendrier-dépliant du club. Conseiller et soutien du Président Le Secrétaire participe à lélaboration de lordre du jour des réunions, en liaison avec le Président et, si possible, le diffuse avant la réunion.

7 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 7 Conseiller et soutien du Président Le Secrétaire aide le Président à élaborer le DOCUMENT PRÉPARATOIRE A LA VISITE DU GOUVERNEUR (doc téléchargeable sur le site du District) Le Secrétaire aide le Président à la rédaction le LIVRE BLANC et le LIVRE BLANC INTERNATIONAL (FORMULAIRE A1) (également téléchargeable sur le site du District)

8 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 8 Calendrier dépliant du Club

9 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 9 Le Secrétaire établit ou met à jour un fichier individuel complet des membres du club. Ce fichier débute par le formulaire ME6, proposition daffiliation. Il comprend également : adresse exacte, n° de téléphone, date de naissance, e-mail, situation professionnelle et familiale numéros de membre Oak Brook et France (D M) les fonctions assurées dans le Lionisme Calendrier dépliant du Club

10 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 10 ME 6 Document restant au Club

11 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 11 Le Secrétaire collabore à lélaboration du calendrier : dates des actions nationales, visite du Gouverneur, du Président de Zone, du Président de Région et dates des Comités Consultatifs de Zone dates des Congrès, Conventions Nationale et Internationale dates des actions et manifestations du club dates de formation des nouveaux Bureaux dates des réunions statutaires, Assemblées Générales et Conseils dAdministration Calendrier dépliant du Club

12 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 12 Le Secrétaire, en liaison avec le Président, établit lordre du jour des réunions Il envoie les convocations pour les réunions de club, de Bureau, de Conseil dadministration Il envoie les convocations aux 2 (ou plus) Assemblées Générales, établit les feuilles démargement Lenvoi peut se faire par courrier ou par e-mail, par lintermédiaire du Bulletin de club ou le CR de réunion. Ordre du Jour des Réunions

13 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 13 Réunions du CONSEIL DADMINISTRATION Réunions du BUREAU Réunions des MEMBRES en ASSEMBLEES GENERALES Réunions des MEMBRES en REUNIONS STATUTAIRES Quelles réunions ? Comités consultatifs de Zone (CCZ) Congrès

14 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 14 Exécution des tâches sous la responsabilité du Président

15 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 15 LE SECRÉTAIRE DOIT VEILLER A CE QUE LE RÈGLEMENT INTÉRIEUR SOIT SIGNÉ PAR TOUS LES MEMBRES ET MIS A JOUR (si nécessaire) Veiller à la bonne marche administrative du Club IL DOIT DÉTENIR LES STATUTS DU CLUB ET EFFECTUER LES MISES A JOUR (si nécessaire) En 2004-2005 les clubs ont du adopter les « nouveaux » statuts et règlement intérieur (statuts-types sur le site du District).

16 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 16 LE SECRÉTAIRE DOIT REMPLIR TOUS LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS EN RESPECTANT LES DÉLAIS Ce nest pas parce quil ny a pas de mouvement dans le mois quil ne faut pas effectuer le RME. Veiller à la bonne marche administrative du Club

17 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 17 POURQUOI ACCOMPLIR CES TÂCHES ? Structure administrative du Lions Clubs

18 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 18 Le club fait partie dune association internationale, dont le siège social est à Oak Brook aux USA. Le club fait partie du District Multiple 103, dont le siège social est rue Saint-Jacques, à Paris.

19 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 19 Le club fait partie du District Centre-Sud dont le siège est 26 rue Smith LYON (2°) derrière la gare de Perrache 15 Districts en France Le club est soumis à la loi française : Loi 1901 sur les associations Le club doit, pour toute manifestation présentant un risque, faire une déclaration dassurance

20 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 20 L.C.I. Oak-Brook Pdt intern al + Board 200 pays, 42.000 clubs 1.350.000 membres D.M. 103 France Rue St Jacques, Paris Conseil des Gouv eurs 15 Districts, 1.250 clubs 30.000 membres District Centre-Sud Rue Smith, Lyon Gouverneur + Cabinet 103 clubs, 2.900membres 7 Régions PR 10 à 20 Clubs 19 Zones PZ 4 à 8 Clubs Club Pdt + Bureau 10 à 60 membres ZONE REGION

21 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 21 1- Oak Brook doit avoir connaissance des membres du Bureau. Après lA.G. de Printemps, le nouveau Bureau doit être porté dans la base de données du site internet du D.M. La liaison D.M. Oak-Brook séffectue automatiquement chaque nuit. A- Lions Clubs International

22 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 22 2- Oak Brook tient un fichier des membres de chaque club. Le RME est envoyé, via internet, au Secrétariat Général du DM qui le retransmet, via internet, à Oak Brook. Il doit comprendre toutes les informations demandées. A- Lions Clubs International

23 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 23 1- Le DM tient un fichier des membres Lions de France. Le RME est envoyé rue St Jacques, par internet. Le Formulaire Unique de Mise à Jour (FUMJ) nest plus à remplir lors de larrivée dun nouveau membre. B- District Multiple 103 France

24 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 24 2- La mise à jour de lannuaire se fait maintenant par internet. Il nest plus nécessaire denvoyer le BDS3 en avril. Par contre il faut indiquer le nouveau Bureau dès quil est connu après lAG de printemps. Chaque membre a la possibilité de tenir à jour les informations le concernant, sur le site du D.M. B- District Multiple 103 France

25 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 25 Le District tient un fichier de ses membres à partir le la base de données du D.M. C- Secrétariat du District Il appartient au Secrétaire de vérifier la liste et les coordonnées des membres du club dans la base de données du D.M.

26 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 26 Le nouveau Bureau est à déclarer à la Préfecture du siège social du club, et au service du protocole de la ville, dès tenue de lAssemblée Générale de printemps et avant le 30 juin. D- Le Club est une association Loi 1901 une déclaration de conformité La Préfecture délivre une déclaration de conformité, document à produire lors de la visite du Gouverneur dans le club. Elle permet d'obtenir chéquiers + signatures à la banque pour le Trésorier et le Président.

27 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 27 En cours dannée, dans les trois mois, toute modification des statuts (extrait du PV de lAG) et tout changement de siège. D- Le Club est une association Loi 1901 Ces modifications sont à déclarer en Préfecture également et la déclaration est alors payante du fait de la parution dans un Journal Officiel dannonces

28 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 28 Rappel Bureau et Conseil Administration PRESIDENT VICE - PRESIDENTS GOUVERNEURANCIENS GOUVERNEURSPRESIDENT FONDATEUR SECRETAIRE TRESORIER CHEF DU PROTOCOLE BUREAU 4 ADMINISTRATEURS Les ADMINISTRATEURS sont ELUS, au cours d une ASSEMBLEE GENERALE, selon les MODALITES du REGLEMENT INTERIEUR (Club) PDT EXTENSION-EFFECTIFS

29 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 29 Le DM103 France a souscrit, pour tous les clubs Lions, un contrat comportant 3 garanties la responsabilité civile générale des indemnités contractuelles en cas daccident la protection juridique (auprès du groupe Montcalm Assurances) Documents sur le site du District, page de la Commission « Statuts – Assurances » Déclaration pour assurer les manifestations

30 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 30 2 – GUIDE DU TRAVAIL SUR UNE ANNEE

31 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 31 Les tâches selon leur périodicité Guide du travail sur une année Comment transmettre ou recevoir les informations ou documents ? Les principaux documents

32 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 32 2 fois par mois : Les réunions statutaires du club Convoquer les participants Les informer de lordre du jour Les tâches à accomplir pendant une année

33 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 33 Les réunions de club : établir le compte-rendu (avec le relevé des présents, absents, excusés) à envoyer à chaque membre (courrier ou mail) à envoyer au Président de Zone (courrier ou mail) à archiver (papier sur lannée, puis informatique) Ne pas oublier détablir également le compte-rendu des Conseils dAdministration (1 par trimestre) Les tâches à accomplir pendant une année Il nest pas utile dadresser copie des CR de réunions aux Gouverneur, Secrétaire de District, Maison des Lions.

34 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 34 1 fois par mois, établir le R M E par internet en renseignant toutes les cases …….. Les tâches à accomplir pendant une année 2 fois par an (minimum), établir le compte-rendu des Assemblées Générales Les archiver dans le « Registre de lAssociation » 2 fois par an, établir le Tableau de bord des effectifs : ventilation des membres du club selon lâge et les catégories socio-professionnelles, au 31 décembre 2009 et au 30 juin 2010.

35 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 35 Réunions en ASSEMBLEE GENERALE Assemblées Générales Ordinaires = 2 par an Assemblées Générales Extraordinaires Les tâches à accomplir pendant une année

36 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 36 AG dautomne, avant le 30 septembre 2009 approuve le rapport dactivité de lannée écoulée décide de laffectation de lexcédent des fonds du compte de fonctionnement approuve les comptes de lexercice écoulé donne le quitus au Président sortant renouvelle ou change le contrôleur aux comptes. les Assemblées Générales

37 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 37 les Assemblées Générales AG de printemps, avant le 15 mars 2010 élit les membres du Conseil dAdministration de lannée suivante élit le nouveau membre à la Commission Extension des effectifs vote le budget de lannée suivante, ce qui permet de fixer le montant de la cotisation à recouvrer le 1 er juillet

38 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 38 Elle est composée de 3 membres élus à bulletin secret Le membre élu : 1 ère année : membre de la Commission 2 ème année : vice-Président 3 ème année : Président Le Président de la Commission fait, de droit, partie du Conseil dAdministration Commission extension des Effectifs (pour info) Très important

39 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 39 1 fois par an, établir La déclaration à la Préfecture du nouveau Bureau. La déclaration du nouveau Bureau sur le site internet du D.M. Le formulaire PU101, destiné à Oak Brook, indiquant le nouveau Bureau, nest plus nécessaire. Les tâches à accomplir pendant une année

40 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 40 1 fois par an, établir Le Livre Blanc de lannée écoulée, avant le 30 juin : synthèse de la vie sociale du club Il est conseillé de remplir Le Livre Blanc, au cours de lannée, régulièrement pour en simplifier sa rédaction annuelle. Les tâches à accomplir pendant une année Créez une Fiche Action Sociale à remplir à chaque AS, la rédaction du Livre Blanc sera très rapide. Le Rapport Annuel dactivités : ce formulaire A1, destiné à Oak Brook, est une synthèse du Livre Blanc

41 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 41 Exemple de Fiche Action Sociale à remplir pour chaque action

42 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 42 Livre blanc Au niveau de chaque District, au Niveau National et International, une synthèse de tous les Livres Blancs est faite. Elle permet de présenter un bilan (financier et heures de don de soi) des actions réalisées par l ensemble des Lions. Les tâches à accomplir pendant une année Outil de communication

43 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 43 1 fois par an, demander La récompense 100% Président La demande de récompense, décidée par Oak Brook, est à envoyer au District Les récompenses 100% Secrétaire et 100% Trésorier sont demandées par le Président. La demande est à envoyer au Président de Zone qui transmet au District. Les tâches à accomplir pendant une année

44 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 44 de manière ponctuelle Les tâches à accomplir pendant une année Demander les chevrons dancienneté (au DM) les clés de parrainage, les distinctions Melvin Jones adresser un courrier d'information aux clubs de la Zone (minimum), 30 jours avant l'intronisation d'un nouveau membre Commander les fournitures nécessaires au club

45 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 45 Modifications apportées aux statuts Changements de bureau Changement de siège social Récépissés des déclarations en préfecture OBLIGATOIRE Sous peine de sanctions pénales et de dissolution de lassociation REGISTRE SPECIAL Quels registres ? Quels registres ? Garder les Archives

46 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 46 -Procès-verbaux de réunions de bureau -Procès-verbaux de réunions du Conseil dadministration -Procès-verbaux de réunion des Assemblées Générales -Procès-verbaux des réunions statutaires AUTRES REGISTRES -Liste des officiels -Liste des responsables des commissions -Fichier des membres (par poste), -etc… Garder les Archives

47 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 47

48 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 48 Comment transmettre ou recevoir les informations et documents ?

49 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 49 Sur papier imprimé, en utilisant les services de la poste, ou la remise de la main à la main Comment transmettre ou recevoir les informations et documents ? Par Internet

50 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 50 Envoyer des informations, recevoir des informations, Communiquer Le Lion PR, PZ, District, DM, autre Lion Que permet facilement internet ?

51 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 51 Une précaution et une nécessité administrative et juridique Original envoyé Double à conserver dans les archives Les documents

52 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 52 Gain de temps Diminution du coût Fiabilité des informations transmises Quels avantages offre internet ?

53 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 53 avec le District Multiple Courriel : maisondeslions@lions-france.org Site Web : www.lions-france.org avec le District Centre-Sud Courriel : lions-centre-sud@wanadoo.fr Site Web : www.lions103cs.org Comment communiquer ? On espère que le site du District sintègrera prochainement dans celui du D.M.

54 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 54 Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Situation administrative : Statuts et Règlement intérieur (types) Document préparatoire à la visite du Gouverneur Calendrier du Gouverneur Procédure pour la mise à jour du fichier du DM, par Internet (remplace le BDS3 par papier) Les documents

55 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 55 Communication : Charte graphique, Dossier de Presse, Guides dutilisation, matériel disponible… Centre-Sud Infos En direct des clubs Bulletins de club En direct de Saint Jacques, sur le site du D.M. The Lion en français, sur un site dédié Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Les documents

56 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 56 Effectifs : Tableau de bord des effectifs R M E: mode demploi Demandes de récompense 100% président, secrétaire, trésorier Formulaires compagnon Melvin Jones et membre à vie Imprimé pour la réintégration dun Lion Formulaire daffiliation M 6 Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District Les documents

57 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 57 Actions du club : Livre Blanc Formulaire A1 (livre blanc international, destiné à Oak Brook) Formulaire dassurance au groupe Montcalm Les documents Liste des documents pouvant être téléchargés sur le site du District

58 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 58 Où trouver sur le site du District ?

59 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 59 Pour la bonne marche du Lionisme Permet de définir le montant des cotisations Pour éviter que le Gouverneur ne reçoive des rappels du Siège international 3- R APPORT M ENSUEL DES E FFECTIFS 3- R APPORT M ENSUEL DES E FFECTIFS R.M.E.

60 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 60 RME tous les mois Pour leffectif global du Club Systématiquement, même sil ny a pas de modification se fait désormais uniquement par INTERNET Informer le District sur lEffectif du Club

61 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 61 RME sur Internet A faire tous les mois, impérativement avant la fin du mois ! Aller sur le site du District Multiple : www.lions-france.org Voir le diaporama « comment effectuer le RME ? » Attention ! On na plus jusquau 5 du mois suivant.

62 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 62 RME sur Internet Il nest plus nécessaire de diffuser de copies - Votre intervention a mis à jour la base de données du D.M. - Le Secrétariat de notre District a accès à cette base de données. - Un transfert de données est réalisé, chaque nuit, du D.M. vers Oak-Brook.

63 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 63 Pour mémoire

64 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 64 FIN JUIN 2009 Etablir le RME de Juin avec le Secrétaire sortant et le communiquer au Trésorier JUILLET 2009 Faire la déclaration en Préfecture, si pas déjà fait 1 ère réunion du Club en SEPTEMBRE 2009 Présenter le calendrier-programme de lannée Bien Débuter lannée

65 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 65 TOUS LES MOIS Réunions de BUREAU Envoyer les comptes rendus au PZ Envoyer le RME au plus tard le dernier jour du mois le mieux cest de lenvoyer après la dernière réunion Tenir à jour la liste des membres du Club Au cours de lannée

66 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 66 OCTOBRE 2009 Assemblée Générale d AUTOMNE du Club MARS 2010 Assemblée Générale de PRINTEMPS du Club Convoquer, Faire le compte rendu, le Diffuser et lArchiver Au cours de lannée

67 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 67 AVANT LA FIN MAI 2010 Vérifier les coordonnées des membres et indiquer le nouveau Bureau sur la base de données du DM pour la mise à jour de l ANNUAIRE NATIONAL AVANT LA FIN JUIN 2010 Envoyer le LIVRE BLANC et le rapport annuel des actions (A-1) pour quantifier NOS ACTIONS Fin dannée

68 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 68 Terminer l'année et préparer la suivante AG DE PRINTEMPS en mars 2010 Proposer le budget prévisionnel 2010/2011 Présenter le Bureau PASSATION DE POUVOIRS en juin 2010 Communiquer au Club les orientations Distribuer la LISTE DES MEMBRES DU CLUB à jour et la nouvelle pyramide téléphonique

69 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 69 Organise les réunions Garde les archives Tient à jour leffectif du Club Avec la société civile, en liaison avec le Délégué Communication du club Avec les autres structures du Lions Clubs Au sein du Club Et à lextérieur du Club Le Secrétaire de Club, courroie de transmission envers tous les membres, pour le Président

70 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 70 La liste des membres du Club est modifiée quand : -Changement de statut dun membre, démission, radiation, exclusion -Arrivée dun nouveau membre Le secrétaire va inscrire ces changements sur la liste interne au club Le faire savoir aux membres du Club mais aussi à lextérieur du club au moyen du RME par internet Quand ? Tenir à jour l Effectif du Club

71 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 71 ZONES (Régions) = (4 à 8 Clubs) = les Lions Clubs voisins PRESIDENT DE ZONE ( = le PZ ) Organiser des Comités Consultatifs de Zone (= les CCZ ) Participer aux Comités Consultatifs de Zone (3 + 1 par an) Diffuser les informations recueillies lors des réunions de Zone, aux membres de votre Club Quel interlocuteur ? Que faire dans votre Zone ?

72 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 72 Quizz A-1 C.C.Z D.M P.R P.Z R.M.E C Q F D ?

73 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 73 FUTURS SECRETAIRES DE CLUB BON COURAGE ET BONNE ANNEE 2009/2010 !

74 Formation Secrétaires District Centre-Sud Février 2009 74 Et noubliez pas: organisation ponctualité communication


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