Phase Éducation et formation Présentation aux cadres administratifs des services de lUdeM 17 Mai 2010.

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1 Phase Éducation et formation Présentation aux cadres administratifs des services de lUdeM 17 Mai 2010

2 2 Communiquer les changements apportés par Synchro sur le plan de la gestion des ressources humaines et financières Transmettre des informations sur la question des rapports, requêtes et interrogations dans Synchro Présenter la démarche pour la validation des accès dans Synchro Présenter la stratégie de formation Répondre à vos questions et préoccupations Objectifs de la rencontre

3 3 Ordre du jour Objectifs de la rencontre Plan de communication Volet Ressources Humaines et Paie Volet Finances et Recherche Volet Projet PGI Prochaines étapes

4 4 Juillet Plan de communication Projets RH/Paie et Finances/Recherche – Phase 1 JuinMaiAoût Présentations Groupes visés: 17-18 mai 2010 Cadres administratifs et délégués 18 mai 2010 Directeurs généraux 20 mai 2010 Doyens Présentations des gestionnaires à leurs employés Trousse de communication remis aux gestionnaires Groupes visés: Employés et gestionnaires touchés par Synchro RH/Paie et Finances Invitations aux sessions de formation Début de la formation Groupes visés: Employés touchés par Synchro 5 e tournée - réseau de changement Soutien à la communication Validation des plans de formation 25 mai au 18 juin17 au 21 mai14-30 juin Groupes visés: Réseaux de changement 16 août

5 Volet Ressources humaines et paie SujetsAnimateurs IntroductionL. Martel A.Flux électronique des transactions RHJ. Veilleux B. Gestion des contrats dembaucheJ. Veilleux C. Gestion du tempsJ. Veilleux

6 6 A. Flux électronique des transactions RH Saisie et approbation électronique des transactions RH suivantes dans Synchro : 1. Affectation temporaire 2. Assignation temporaire 3. Prolongation demploi 4. Mise-à-pied temporaire 5. Inscription ou modification du début/fin de mise-à-pied pour emploi cyclique 6. Correction de numéro de projet ou du % de distribution 7. Cessation demploi Note: Une refonte des formulaires demeurant sera effectuée

7 7 B. Gestion des contrats dembauche La gestion des contrats demeurera décentralisée Synchro permettra une première embauche ainsi quune réembauche des catégories demployés suivantes: 1. Chargés de cours/clinique/superviseurs de stages 2. Auxiliaires de recherche 3. Auxiliaires denseignement 4. Personnel enseignant à temps partiel 5. Emplois hors normes (PERD03 – fiche demploi abrégée) Les unités seront autonomes puisque le matricule sera généré automatiquement par Synchro Lemployé pourra visualiser son contrat à partir de son libre-service Lors dune fin demploi, les données relatives au relevé demploi seront automatiquement acheminées au gouvernement

8 8 C. Gestion du temps Plus dun approbateur pour un même groupe demployés Les employés seront responsables de saisir leur déclaration dabsences dans Synchro via leur libre-service Pour les absences pour congés prolongés, la saisie seffectuera par lunité pendant les 28 premiers jours de labsence Les gestionnaires pourront assigner les horaires réels à leurs employés dans Synchro Calcul du 1/20 (à létude) Les gestionnaires devront accéder à leur libre-service gestionnaire sur une base régulière pour approuver les demandes dabsences

9 Volet Finances et Recherche SujetsPrésentateurs A.Structure comptableM. Nowakowski B.Règles daffairesN. Doré / A. Sauvageau C.FormulairesA. Sauvageau D.Cyber-approvisionnementR. Pelletier

10 10 A.Structure comptable 1. Rappel de la nouvelle structure comptable 2. Mise en place de la nouvelle structure comptable 3. Exemples dutilisation: Direction des bibliothèques Direction des immeubles Services auxiliaires 4. Année financière 2011 5. Réalisations estimées 2010-11

11 11 1. Rappel de la nouvelle structure comptable NOUVELLE STRUCTURE Projet Sous-projet Activité Ressource Pour chaque transaction il faudra saisir: 1. Projet 2. Compte GL 3. Activité 4. Ressource 5. Catégorie Catégorie STRUCTURE ACTUELLE GRAND LIVRE CV CI

12 12 2.Mise en place de la nouvelle structure comptable Les CI actuels seront conservés dans Synchro avec la même numérotation Le Jour J vous retrouverez dans Synchro: Les mêmes numéros de projet quactuellement Des activités, ressources et catégories avec des valeurs assignées par défaut Les nouveaux projets et sous-projets créés après le déploiement se verront assignés un numéro non significatif. Exception: Fonds dimmobilisations Chaque faculté/service pourra développer une structure comptable qui répond à ses besoins: La formation donnera davantage de précisions sur comment travailler avec la nouvelle structure Cette nouvelle structure devra être en place pour la prochaine année financière Cest une occasion dintégrer vos fichiers parallèles dans Synchro

13 13 3. Exemples dutilisation: Direction des bibliothèques Université de Montréal Fonds sans restrictions Direction des bibliothèques Soutien à lenseignement Cas particuliers (CPAR) 71598999 Direction des bibliothèques FDOCU001 Biblio. chimie Documentation Biblio. Droit Audio Projet Sous-projet 1 Sous-projet 2 Activité 1 Ressources 1 Mono Ressources 2 Réparations Ressources 3 Documentation CDRO Activité 1 Ressources 1 Périodiques Ressources 2 Audio Ressources 3 A titre dexemple seulement

14 14 3. Exemples dutilisation: Direction des immeubles Université de Montréal Fonds sans restrictions Direction des immeubles Service administratif – Terrains et batiment Gestion 71598999 Direction des immeubles FSDI9832 Roger Gaudry Gestion Jean-Brillant Salaires Projet Sous-projet 1 Sous-projet 2 Activité 1 Ressources 1 Dépenses Ressources 2 Gestion Salaires Activité 1 Ressources 1 Dépenses Ressources 2 Entretien Catégorie 1 Architecture Catégorie 2 Électricité Catégorie 1 Plomberie Catégorie 2 A titre dexemple seulement

15 15 3. Exemples dutilisation: Services auxiliaires Université de Montréal Fonds sans restrictions Services auxiliaires Gestion 71598999 Services auxiliaires FSEAU002 Librairies Roger-Gaudry Magasins Dépenses Projet Sous-projet 1 Sous-projet 2 Activité 1 Ressources 1 Revenus Ressources 2 Matériel Catégorie 1 Salaires Catégorie 2 Jean-Brillant Dépenses Activité 2 Ressources 1 Revenus Ressources 2 Internes Catégorie 1 Externes Catégorie 2 Cafétérias Sous-projet 3 A titre dexemple seulement

16 16 A.Structure comptable 5. Réalisations estimées 2010-11 4. Année financière 2011 1. Rappel de la nouvelle structure comptable 2. Mise en place de la nouvelle structure comptable 3. Exemples dutilisation: Direction des bibliothèques Direction des immeubles Service auxiliaires

17 17 B.Règles daffaires 1. Traitement des factures sans bon de commande 2. Liste des transactions centralisées vs. décentralisées 3. Traitement des transactions 4. Transactions interdépartementales: Écritures de journal

18 18 Un changement important: Pour ces raisons, contrairement à ce qui vous a été communiqué en réseau de changement, la décision a été prise le mois dernier de centraliser le traitement de factures sans bon de commande à la Direction des finances. Tous les employés de lUniversité auront un dossier dans le registre de fournisseurs de Synchro. Ceci permettra de décentraliser et daccélérer les remboursements de dépenses. Dans le registre de fournisseurs, le nom de chaque employé est associé à son matricule. Cependant, le secrétariat général considère que le matricule dun employé de lUniversité est une donnée à caractère confidentiel. 1. Traitement des factures sans bon de commande

19 19 2.Liste de transactions centralisées vs. décentralisées Traitement actuelTraitement dans Synchro Formulaires éliminés Type de transaction Centralisée/ Décentralisée Type de transaction Centralisée/ Décentralisée Transactions financières Transactions interdépartementalesCÉcriture de journalD Réquisition interneCDA ou facturation (phase 2)D Feuille de remiseCEncaissementD Demande dapprovisionnementC/DDA dans SynchroD Remboursements aux employés Réquisition de paiement - employésC/D Remboursement de dépenses aux employés D Frais de voyage/déplacementC/D Frais de représentation/réceptionC/D Rapport de petite caisseC AvancesCAvances et finalisation davancesC Paiements aux entreprises Réquisition de paiement – entreprises Factures sans bon de commande C/DRéquisition de paiement – entreprises Factures sans bon de commande C Honoraires aux entreprisesC/DHonoraires aux entreprisesC Honoraires et droits dauteurCStatu quoC Factures avec bon de commandeC C

20 20 Unités décentralisées Unités centralisées Unités 3. Traitement des transactions DF Préparation du formulaire Contrôle des pièces justificatives Approbation du formulaire avec signature Envoi des pièces justificatives à la DF Saisie des pièces justificatives-CF Approbation et paiement Saisie Contrôle C Préparation du formulaire Approbation du formulaire avec signature Envoi des pièces justificatives à la DF Saisie des pièces justificatives-CF Contrôle, approbation et paiement Saisie et contrôle A Approbation électronique des transactions Envoi des pièces justificatives à la DF Contrôle, approbation et paiement Saisie Contrôle B Saisie des transactions dans Synchro Tout sauf remboursements aux employés Remboursements aux employés Tout sauf remboursements aux employés Saisie des transactions dans Synchro Contrôle, approbation et paiement Conservation des pièces Saisie et contrôle E Les transactions saisies dans Synchro sont acheminées aux approbateurs par flux de travail. Le contrôle budgétaire est fait par Synchro. Remboursements aux employés Remboursements aux employés Saisie des transactions dans Synchro Contrôle, des pièces justificatives Envoi des pièces justificatives à la DF Saisie et contrôle D Approbation du formulaire avec signature Approbation et paiement Contrôle

21 21 4. Écritures de journal Dans Synchro, les transactions interdépartementales sappelleront des écritures de journal. Rappel: Les écritures de journal visent à corriger des erreurs dimputation au mauvais Compte GL (CV) ou au mauvais projet (CI). Quand ne pas faire une écriture de journal? Lorsquune unité vend des biens et services à une autre unité. Dans ce cas, il faudra compléter une réquisition interne ou une demande dachat dans le cyber-approvisionnement. Quand faire une écriture de journal? Lorsquil y a transfert de dépenses entre 2 unités qui ont des approbateurs différents (ex. partage de matériel de laboratoire). Saisir la transaction dans Synchro Direction des finances Approuver par le responsable budgétaire Valider/ modifier la transaction dans Synchro Approuver par le responsable budgétaire Valider la transaction Effectuer lécriture au GL Unité 1 Débiteur Unité 2 Créditeur 21

22 22 C.Formulaires Finances ÉliminésMaintenus Transaction interdépartementale Feuille de remise Réquisition de paiement - employés Rapport de petite caisse Frais de représentation/réception Frais de voyage Avance sujette à rapport Bordereau de dépôt Réquisition interne Demande dapprovisionnement (cas exceptionnels) Réquisition de paiement aux entreprises (cas exceptionnels) 22

23 23 D.Cyber-approvisionnement 1. Carte dachat vs. Demande dachat 2. Demande dachat 3. Contrats et commandes ouvertes 4. Réceptions et inspections 5. Retours et crédits Flux de travail tel quil apparait dans Synchro 23

24 24 1.Carte dachat vs. Demande dachat Carte dachatDemande dachat dans Synchro Limite de $2000 par transaction Le budget (projet) nest pas pré-engagé Les dépenses ne sont pas ventilées au moment de la transaction Contrôle qualitatif décentralisé Archivage décentralisé Le budget (projet) est pré-engagé au moment de lapprobation de la demande dachat Le requérant bénéficie de prix négociés pour les achats par catalogues Possibilité de suivre lévolution de la demande dachat tout au long de la chaîne dapprovisionnement Contrôle qualitatif centralisé Archivage centralisé 24

25 25 2.Demandes dachat (DA) Demande dachat Catalogues externes: site Internet du fournisseur Codes de produit Catalogues internes: dans Synchro sur serveur UdeM Commandes ouvertes: DA rattachée à un contrat DA ad hoc: DA sans rattachement à un contrat Création de la DA par le requérant Création du bon de commande SynchroAcheteur 25

26 26 2.Demandes dachat (DA) Aujourdhui Téléphonique Régulier Contrats Contrats de service Commandes ouvertes Soumissions Appels doffre DA R@V DA papier DA par téléphone Réquisition interne Magasin virtuel Bon de commandeDemande dachats Cyber-approvisionnement dans Synchro Catalogue interne Catalogue externe (punch out) Biens et services sans contrat Biens et services avec contrat Commande ouverte Soumission Appel doffre DA catalogue DA ad hoc DA commande ouverte DA par téléphone Bon de commandeDemande dachats Dans Synchro, une demande dachat nest pas rattachée à un fournisseur. Le requérant pourra créer une DA pour des articles provenant de différents fournisseurs. 26

27 27 3.Contrats et commandes ouvertes Les commandes ouvertes offrent peu de possibilité de gestion et de suivi aux fins de la loi sur les contrats des organismes publics, surtout pour les besoins de reddition de comptes. Synchro nous offre plusieurs possibilités de contrats pour gérer ce que lon retrouve aujourdhui dans les commandes ouvertes. Les commandes ouvertes demeureront pour des cas dexception seulement. Les contrats ne crée pas de pré-engagement du montant total. Cest la demande dachat qui initie le processus de pré-engagement. 27 Contrats Demande dachat Bon de commande Pas dengagement Pré-engagement Engagement

28 28 4.Réceptions et inspections Réceptions: Les réceptions seront faites soit aux quais de réception ou dans lunité même selon les instructions spécifiées sur le bon de commande. Le commis aux réceptions ou le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise ou le service a été reçu. Règle générale: Le paiement au fournisseur ne peut être complété si la réception nest pas confirmée dans Synchro. Inspections: Les inspections seront faites par le requérant lors de la réception de marchandise; le requérant devra indiquer dans Synchro que la marchandise a été inspectée. Règle générale: Lorsque la mention « inspection obligatoire » est inscrite sur le bon de commande, le paiement au fournisseur ne peut être complété si linspection nest pas confirmée dans Synchro. 28

29 29 5.Retours et crédits Retours: Le processus de retours sera lié à Synchro. Le requérant obtiendra le numéro de retour du fournisseur et lindiquera dans Synchro. La marchandise sera ensuite retournée au fournisseur. Crédits: Les crédits demeureront centralisés à la division Approvisionnements. 29

30 Volet PGI SujetsAnimateurs A.Rapports, requêtes et interrogationsJ.C. Lebrun B.Validation des accès et des plans de formationJ.C. Lebrun C.FormationI. Brasseur D.Prochaines étapes et conclusionJ. Veilleux

31 31 REC REC_SIM PROPHECY REPGEN BUSINESS OBJECT Pirel 1.Interrogation en ligne 2.Requêtes 3.« Report Manager »: Rapports livrés par PeopleSoft Rapports développés par UdeM 1.Rapports, requêtes et interrogations Outils de requêtes remplacés Aujourdhui Synchro

32 32 A.Rapports, requêtes et interrogations OutilDescriptionExécuter par Interrogations en ligne Plusieurs critères de recherche sur plusieurs champs Résultats affichés à lécran Possibilité de les transférer dans un chiffrier Excel Tous les utilisateurs Requêtes (« queries ») Sont préprogrammées par léquipe fonctionnelle Utilisateurs selon leurs accès Rapports Les rapports produits sont déposés en format PDF sur un serveur de rapports et peuvent être livrés directement par courriel Le «Report Manager» est un outil central qui permet de visualiser ou dimprimer les rapports Les utilisateurs ne peuvent accéder quaux rapports qui leurs sont destinés Note: Les rapports financiers seront développés en format Excel dans « NVision ». Ceci permettra le forage vers un niveau plus détaillé dinformations par transaction. Utilisateurs ou Fréquence prédéfinie

33 33 B.Validation des accès et des plans de formation Les employés auront accès aux pages et données auxquelles ils ont droit en fonction du travail quil auront à faire dans Synchro. Les équipes fonctionnelles et technologiques du PGI ont élaboré une liste des accès qui devront être attribués aux employés selon leur fonction actuelle. Pendant la prochaine tournée du réseau de changement (mai-juin), vous serez appelés à valider: 1.La liste des employés et leurs accès 2.Le curriculum de formation proposé pour chaque employé

34 34 C.Contexte de la formation Près de 800 utilisateurs « transactionnels » sont visés par une ou plusieurs des formations prévues au calendrier. Tous les utilisateurs, principalement les gestionnaires administratifs et le personnel technique, doivent être formés avant le démarrage (8 octobre) La formation débutera le 16 août et se poursuivra jusquau démarrage Laboratoires informatiques situés au Pavillon J-A de Sève

35 35 Curriculum de formation Facultés et services Survol Synchro Navigation PGI Survol RH/ Finances (6 hrs) 6 hrs 16 août 2010 Octobre 2010 Finances/Recherche RH/Paie Grand livre ProjetBudget Comptes fournisseurs Comptes clients Cyber- approvision- nement Pour gestionnaires Cyber- approvision- nement Pour requérants 7 hrs 3 hrs 7 hrs Réception des marchandises 3 hrs 7 hrs 3 hrs 2 hrs RH Transaction- nel Contrats dembauche des chargés de cours Gestion du temps Libre- service Employés 2 hrs Formation pour les chercheurs

36 36 Formateurs du projet Formateurs PGI Stéphane Boivin Nathalie Chamlian Christiane Lampron Hélène Leblanc Marie-Claude Lussier Micheline Paquette Véronique Perez Antoine Richer Projet PGICours Survol Synchro Libre-service employés RH Transactionnels Gestion du temps Grand Livre Projet Comptes fournisseurs Approvisionnements

37 37 Diffuseurs du projet Diffuseurs Louise Vanasse Lyne Bélair DF Grand Livre Joanne Tucci MÉD Patrice Benoit Jean-François Alain DF Comptes fournisseurs Renée Pelletier Marielle Richer DF Lynda DAstous MÉD Approvisionnements Manon Dufresne Turk Sylvie Beauvais André Guindon DRH Gestion des contrats dembauche Yolaine Beaulieu Lise Perreault DF Projet Michèle Filion MÉD RH Transactionnel

38 38 Prochaines étapes JuilletJuinMaiAoût Présentations Groupes visés: 17-18 mai 2010 Cadres administratifs et délégués 18 mai 2010 Directeurs généraux 20 mai 2010 Doyens Présentations des gestionnaires à leurs employés Trousse de communication remis aux gestionnaires Groupes visés: Employés et gestionnaires touchés par Synchro RH/Paie et Finances Invitations aux sessions de formation Début de la formation Groupes visés: Employés touchés par Synchro 5 e tournée - réseau de changement Soutien à la communication Validation des plans de formation et des accès 25 mai au 18 juin17 au 21 mai14-30 juin Groupes visés: Réseaux de changement 16 août

39 39 momentum.umontreal.ca