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ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET 18.09.2004.

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1 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET

2 Les enjeux Gains sur achats Principalement du délai d appro

3 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET C B A temps passé Montant d achat Nbre de lignes de commandes Enjeux 50 % 40 % 10% Classe

4 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Acheter moins d'épicerie mais plus de fonctions globales

5 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Processus achat version complète Définition du besoin DA Fournisseurs potentiels Audit fournisseur Appel doffres Choix du fournisseur ComparaisonNégociation Rédaction de la commande Suivi des AR Réception marchandise Enregistrement facture Validation de la facture et paiement

6 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Processus achat version complète N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/AchatsCahier des charges fonctionnel

7 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Processus achat version complète N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/AchatsCahier des charges fonctionnel 2Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur + Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique)

8 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Processus achat version complète N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/AchatsCahier des charges fonctionnel 2Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur + Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique) 3Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter AchatsAnnuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs

9 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Processus achat version complète N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Définition et expression du besoin. Recensement de tous les besoins. BE/Qualité/AchatsCahier des charges fonctionnel 2Rédaction de la DA puis validation par hiérarchie Demandeur + Responsable service du demandeur Formulaire si possible informatique (avec signature électronique) 3Prospection et détermination des fournisseurs potentiels à consulter AchatsAnnuaires et salons professionnels, Internet, panel fournisseurs actifs 4Visite fournisseurAchats/BE/QualitéAudit

10 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 5Appel doffresAchatsAppel doffres + CDC fonctionnel + Conditions générales dachats

11 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 5Appel doffresAchatsAppel doffres + CDC fonctionnel + Conditions générales dachats 6Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/QualitéTableau avec critères : coûts, qualité, délai, services…

12 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 5Appel doffresAchatsAppel doffres + CDC fonctionnel + Conditions générales dachats 6Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/QualitéTableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… 7NégociationAchats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux

13 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 5Appel doffresAchatsAppel doffres + CDC fonctionnel + Conditions générales dachats 6Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/QualitéTableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… 7NégociationAchats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux 8Choix du fournisseurAchats (choix final)Informer le demandeur

14 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 5Appel doffresAchatsAppel doffres + CDC fonctionnel + Conditions générales dachats 6Analyse et Comparaison des offres Achats/BE/QualitéTableau avec critères : coûts, qualité, délai, services… 7NégociationAchats (+ autre service : dans ce cas, à préparer minutieusement) Réunion dans nos locaux 8Choix du fournisseurAchats (choix final)Informer le demandeur 9Rédaction de la commande Achats et/ou Approvisionnement Commande

15 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 10Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement

16 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 10Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement 11Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception

17 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 10Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement 11Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception 12Enregistrement factureComptabilité fournisseur Facture

18 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 10Suivi Accusé Réception de commande Achats et/ou Approvisionnement 11Réception quantitative et qualitative de la marchandise Qualité entrée marchandises Bulletins de livraison et réception 12Enregistrement factureComptabilité fournisseur Facture 13Validation de la facture et paiement Comptabilité fournisseur + Achats si différence de montants Virement bancaire

19 Ce processus est-il applicable à tous les produits ? Quels sont les avantages et inconvénients dun tel processus ?

20 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume dachats

21 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume dachats OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume dachats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel)

22 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET RAPPEL : Loi de Pareto : environ 20% des articles représentent 80% du volume dachats OBJECTIF : Passer davantage de temps sur les articles représentant le plus fort volume dachats (produits A) en intervenant en amont dans le processus (dès la phase de rédaction du cahier des charges fonctionnel) PRODUITS C : 40 à 45 % du nombre de fournisseurs 25 à 30 % du temps dun acheteur 30 à 35 % du nombre de lignes de commande 35 à 40 % du nombre de factures

23 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Au regard de ces chiffres comment peut- on simplifier le processus ?

24 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Au regard de ces chiffres comment peut- on simplifier le processus ? En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi dun AR par rapport au montant de la commande)

25 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Au regard de ces chiffres comment peut- on simplifier le processus ? En éliminant des opérations du processus classique (exemple, suivi des AR de commande : calculer le coût du suivi dun AR par rapport au montant de la commande) En associant des opérations (offre jointe à la Demande dAchat)

26 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET => En utilisant lE-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par , AR par , possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle. SIMPLIFICATION DU PROCESSUS

27 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET => En utilisant lE-Procurement : mettre à disposition des demandeurs des catalogues en ligne dont les produits ont été préalablement sélectionnés et négociés : le demandeur choisit ses produits, la commande électronique est soumise par signature électronique au chef de service pour validation, la commande est envoyées par , AR par , possibilité de mise en place des réceptions automatiques, facturation mensuelle. SIMPLIFICATION DU PROCESSUS => En déléguant lacte dachat auprès du demandeur après mise et en place de contrats annuels par les acheteurs : lacheteur nexerce ensuite quun rôle de suivi des dépenses

28 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Processus achat version simplifiée Définition du besoin Réception marchandise Enregistrement facture Validation et paiement dune facture mensuelle Négociation globale, contrat et commande annuelle Appel de livraison

29 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Exemple de Processus achat simplifié N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats

30 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Exemple de Processus achat simplifié N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2Expression du besoin et choix du produit DemandeurCatalogue en ligne

31 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Exemple de Processus achat simplifié N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2Expression du besoin et choix du produit DemandeurCatalogue en ligne 3Appel de livraisonVia Internet ou Fax

32 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Exemple de Processus achat simplifié N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2Expression du besoin et choix du produit DemandeurCatalogue en ligne 3Appel de livraisonVia Internet ou Fax 4Réception marchandise directe dans le service du demandeur Fournisseur

33 ESAP 2000 TD2 PROCESSUS ACHAT – O. PASQUET Exemple de Processus achat simplifié N°ETAPESERVICES CONCERNES DOCUMENTS / MOYENS DINFORMATION 1Négociation globale, contrat annuel et commande ouverte Achats 2Expression du besoin et choix du produit DemandeurCatalogue en ligne 3Appel de livraisonVia Internet ou Fax 4Réception marchandise directe dans le service du demandeur Fournisseur 5Enregistrement facture mensuelle Comptabilité fournisseur


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