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LES DIFFERENTES ETAPES DU PROCESSUS ACHAT -1) Lexpression du besoin (analyse de la valeur) -2) La prospection -3) La documentation -4) La consultation.

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2 LES DIFFERENTES ETAPES DU PROCESSUS ACHAT -1) Lexpression du besoin (analyse de la valeur) -2) La prospection -3) La documentation -4) La consultation -5) Lanalyse des offres -6) La négociation -7) Le contrat -8) Laccusé de réception, le bon de livraison, la facture -9) Le suivi de la commande

3 1 - L expression du besoin zSensient Flavors : zDemandes internes : xservice R&D xProduction xMaintenance Tous les services : achats généraux + prestataires yDemandes externes : xclient (modification du cahier des charges) xcontexte économique (évolution prix matières premières)

4 L expression du besoin zDéclenchement zDéclenchement : 1) Produit à consommation régulière (MP, Emballages) : yConsommation définie à partir du plan de production yArticles gérés par un système de stock (stocks mini, inventaires réguliers yVolume de commande pré-défini dans certains cas pas de demande d achat (appros). 2) Produit à consommation irrégulière (Maintenance, Labo) yDA initiée par le responsable de service ychoix de la fourniture fait en amont par le service concerné ychoix du fournisseur par l acheteur ou le service z3) Nouveau produit : yfournisseur choisi par le R&D. yconsultation à partir d un c.d.c. défini par le R&D, production ou service Clients

5 L expression du besoin Un moyen d optimiser l expression du besoin est d utiliser l analyse de la valeur.

6 1. Les outils utilisés pour cette analyse zL analyse fonctionnelle qui détermine : yles fonctions principales yles fonctions secondaires yLes fonctions contraintes zLa cotation fonctionnelle qui hiérarchise les fonctions en fonction de : yleur importance ( indispensable, utile, accessoire ) yleur criticité ( souvent, parfois, occasionnel ) zLe cahier des charges fonctionnel ypermet lexpression du besoin non pas en terme de produit mais à partir des fonctions quil doit remplir.

7 2. La prospection du marché zObjectif : Recueillir toute information nécessaire à la bonne connaissance du marché. zListe exhaustive des fournisseurs référencés zElargir la recherche sur les fournisseurs ypotentiels ynon identifiés Recherche au travers d Internet, dans les salons, les expositions, la presse professionnelle, les annuaires professionnels, la publicité. zConstitution d une documentation

8 La prospection du marché (fin) zSensient Flavors : yabonnement à Kompass qui permet d accéder à des annuaires professionnels, yInternet yabonnement à des revues professionnelles (Ria, Process, InfoVrac, l Usine nouvelle) ycatalogues fournisseur Pas de salons ou d expositions.

9 3. La documentation zElle comprend : yles fichiers ( fournisseurs référencés ) yles revues ( Process, Ria, InfoVrac, l Usine Nouvelle ) yles statistiques yles normes ( GMP+, HACCP, certification casher, certification Hallal) la réglementation( ADR pour le transport de matières dangereuses, LAMY pour la réglementation agro-alimentaire ) GMP+ = norme spécifique en vigueur sur l alimentation animale sur le marché européen.

10 4. La consultation zLa consultation : les appels doffres avec le cahier des charges fonctionnel sont envoyés aux fournisseurs. zOn consulte généralement pour la recherche dun nouveau produit, lorsque les quantités dachats changent ou lorsque les critères stratégiques changent. Il est important de raisonner en terme de fonction et non de produit auprès des fournisseurs, lors de la rédaction des appels doffre, car le gain escompté peut se chiffrer entre 15% et 35%, voir plus. zSensient Flavors : Consultation par fax ou par courrier avec description synthétique des fonctionnalités attendues.

11 5. L analyse des offres yFaire l inventaire des réponses, yanalyser les offres (éléments certains, optionnels et incertains), yclasser les données par nature (prix, fournisseurs, délais, qualité), yprocéder aux comparaisons avec le tableau dalignement, ydégager des couples de comparaison comme prix / aptitude à lemploi, prix / délai, prix / quantité, etc… zSensient Flavors : inventaire des réponses, comparatif des offres sur base du prix, délai et mode de paiement. Etude de plus en plus fréquente de la santé financière des fournisseurs.

12 L analyse des offres (suite) zLe choix du ou des fournisseurs finaux se fait en fonction de 2 paramètres fondamentaux : -lenjeu -le risque zet 3 critères : -économique -technique -financier

13 6. La négociation zCest une étape qui permet de conforter lenjeu et de limiter les risques. zElle permet également de réduire les coûts et détablir un dialogue avec le fournisseur pour revoir certains points et tendre vers un partenariat. zSensient Flavors : entretien individuel avec chacun des fournisseurs consultés : ypour re-valider la proposition (délai,quantités, prix) ypour évaluer les risques (ruptures, planning de prod, produit de substitution) ypour renégocier les conditions tarifaires (volumes d achat, conditions de paiement, transport)

14 7. Le contrat La commande est un contrat synallagmatique (donc engagement réciproque entre les deux parties): yDéfinir lobjet du contrat yLa quantité yLe prix yLes délais yLa révision du prix yLa clause compromissoire yLa juridiction compétente en cas de litige

15 8. LARC, Le B.L, La Facture zLARC est obligatoire si il ny a pas eu doffre préalable à la commande. zLe B.L accompagne la marchandise livrée, document obligatoire qui permet de faire un contrôle quantitatif et qualitatif zLa facture est lélément comptable qui fait suite à la livraison. Elle doit être vérifiée pour comparaison entre la commande et le B.L, pour éviter les litiges et mettre en paiement.

16 9. Suivi de la commande zMettre en place des indicateurs permettant de vérifier les engagements des fournisseurs (en terme de délai, prix, qualité) et de faire des actions correctives en cas de défaillance. zSensient Flavors : évaluation des fournisseurs en fin d année

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