RENCONTRE ANNUELLE 2009 Feuilles de temps et autres transactions Présenté par : Bruno Fournier.

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1 RENCONTRE ANNUELLE 2009 Feuilles de temps et autres transactions Présenté par : Bruno Fournier

2 Lors de cet atelier, nous vous présenterons : le plan dimplantation du nouveau module, les écrans de cette nouvelle interface ainsi que les contrôles qui seront implantés. Un outil unique qui pourra être utilisé par lemployé lui- même, le supérieur immédiat ou le responsable des ressources humaines et de la paie. Feuilles de temps et autres … Introduction

3 Banques Catégories Disciplines Revenus Services Statuts Feuilles de temps et autres … En noubliant pas que …

4 Employé Préposé Supérieur immédiat Responsable de lautorisation finale Responsable du traitement et du paiement Feuilles de temps et autres … Intervenants

5 Définition Lemployé est lintervenant qui enclenche le processus. Suite à un évènement, un employé qui veut être rémunéré pour cet évènement doit demander à son employeur dêtre rétribué. Cette demande peut se présenter sous la forme dun formulaire ou par une transaction informatique. En plus de sa rémunération, lemployé peut se déclarer absent, saisir ses demandes de vacances, demander un congé et demander le paiement dun compte de dépenses. Responsabilités Déclarer son temps, ses absences, ses demandes et ses réclamations Feuilles de temps et autres … Employé

6 Définition Le préposé est lintervenant qui reçoit la demande de lemployé. Cette demande peut prendre la forme dun formulaire ou peut être verbale. Selon ses tâches, le préposé peut avoir à vérifier et valider les informations qui se retrouvent sur les formulaires ou sur les transactions électroniques avant de les acheminer, pour signature, au supérieur immédiat. Le préposé est un employé, donc il peut, pour lui-même, remplir des formulaires ou saisir des transactions électroniques. Responsabilités Vérifier le revenu, la classe demploi, les heures, le poste budgétaire Compléter certaines informations pour justifier la transaction, sil y a lieu Feuilles de temps et autres … Préposé

7 Définition Le supérieur immédiat signe les formulaires que le préposé lui a remis ou autorise à lécran les transactions électroniques. Si les informations qui se retrouvent sur les formulaires ou sur les transactions électroniques nont pas été vérifiées et validées par le préposé, le supérieur immédiat devra effectuer ces opérations. Responsabilités Vérifier le revenu, la classe demploi, les heures, le poste budgétaire Vérifier les informations pour justifier la transaction, sil y a lieu Signer la transaction Feuilles de temps et autres … Supérieur immédiat

8 Définition Le responsable de lautorisation finale des transactions ratifie les formulaires signés ou les transactions électroniques autorisées par un supérieur immédiat. Cet intervenant nest pas obligatoire dans le traitement de certaines transactions. Il est possible que certains supérieurs immédiats naient pas à faire ratifier leurs transactions. Responsabilités Vérifier le revenu, la classe demploi, les heures, le poste budgétaire Vérifier les informations pour justifier la transaction, sil y a lieu Ratifier la transaction Feuilles de temps et autres … Responsable de lautorisation finale

9 Définition Le responsable du traitement et du paiement des transactions traite les transactions signées (par le supérieur immédiat) et ratifiées, sil y a lieu (par le responsable de lautorisation finale des transactions). Certaines vérifications et validations peuvent être effectuées par cet intervenant. Feuilles de temps et autres … Responsable du traitement et du …

10 Responsabilités: Geler les transactions signées / ratifiées pour éviter les modifications Retenir le traitement dune transaction Répartir le traitement dune transaction sur plusieurs paiements Vérifier le revenu, la classe demploi, les heures, le poste budgétaire Feuilles de temps et autres … Responsable du traitement et du …

11 Responsabilités (suite): Vérifier les informations pour justifier la transaction, sil y a lieu Vérifier les heures lors des jours fériés Vérifier les dépassements par jour / par semaine Payer les transactions signées, ratifiées et vérifiées Feuilles de temps et autres … Responsable du traitement et du …

12 Le groupe est lélément central du modèle de décentralisation des employés. Les groupes sont utilisés dans le module « Feuilles de temps et autres transactions ». Ils contiennent tous les critères qui sont utilisés pour regrouper des employés selon des conditions définies. De plus, les différents intervenants qui auront à gérer, contrôler, signer et ratifier les transactions saisies par les employés, doivent être associés à leur(s) groupe(s) respectif(s) Feuilles de temps et autres … Groupes

13 En créant ainsi des groupes, vous dissociez lutilisateur des critères de sélection, vous « dépersonnalisez » les éléments de la chaîne de saisie, de signature, dautorisation et de traitement. La gestion et le suivi se limitent à lassignation dun groupe demployés à un utilisateur. Si plusieurs utilisateurs doivent avoir accès au même groupe demployés, vous navez quà répéter lassignation du groupe aux utilisateurs concernés. Si un critère doit être modifié, vous naurez quà apporter la modification au groupe sans intervenir au niveau des utilisateurs. Feuilles de temps et autres … Groupes

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16 Permet dassocier les différents intervenants qui auront à effectuer des opérations sur les transactions saisies par les employés. Les employés qui saisissent leurs transactions ne sont pas considérés comme des intervenants. Feuilles de temps et autres … Groupes

17 Il est important de distinguer les rôles qui sont associés à un utilisateur du type dintervenant qui est spécifique à un rôle particulier. Dans le modèle de décentralisation des feuilles de temps et des autres transactions, nous devons distinguer les trois (3) rôles suivants lors de lassignation de rôle dans les « Fondations SRIC » : Responsable des feuilles de temps ; Intervenant sur les feuilles de temps ; Employé. Feuilles de temps et autres … Groupes

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20 La gestion du babillard permet de communiquer certaines informations aux employés et aux différents intervenants qui utilisent les modules libre-service. Ces messages saffichent dès que lutilisateur accède aux modules libre-service. Feuilles de temps et autres … Babillard

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22 Feuilles de temps et autres … Interface Un utilisateur peut cumuler plusieurs rôles.

23 Feuilles de temps et autres … Interface

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26 Lintervenant ne voit que les employés qui font partie de son groupe.

27 Feuilles de temps et autres … Interface

28 Le responsable voit tous les employés sans égard aux groupes auxquels ils appartiennent.

29 EmployéSoumettre Récupérer ma transaction PréposéTraiter Remettre à lemployé Refuser et remettre à lemployé Supérieur immédiatSigner Remettre au préposé Refuser et remettre au préposé Refuser et remettre à lemployé Feuilles de temps et autres … Actions par intervenant

30 Responsable de lauto....Ratifier Remettre au supérieur immédiat Refuser et remettre au supé. … Refuser et remettre au préposé Refuser et remettre à lemployé Feuilles de temps et autres … Actions par intervenant

31 Responsable du paie.Procéder au paiement Remettre au resp. … Refuser et remettre au resp. … Refuser et remettre au préposé Refuser et remettre à lemployé Répartir le paiement Retenir le paiement Relâcher le paiement Payer Feuilles de temps et autres … Actions par intervenant

32 Feuilles de temps et autres … Interface

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35 Cet onglet est accessible à tous mais seul lemployé peut modifier le contenu.

36 Feuilles de temps et autres … Interface Cet onglet est accessible uniquement aux responsables.

37 Feuilles de temps et autres … Interface

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39 Feuilles de temps et autres … Outils de gestion Transactions Transactions - Documents attendus non reçus Transactions - Contrôle Employés et leurs fonctions Employés en absence Employés et leurs soldes de banque Fins demploi et atteinte du nombre dheures maximum prévu aux contrats

40 Feuilles de temps et autres … Plan dimplantation Ce document présente les activités qui doivent être effectuées par le collège pour limplantation du module « Feuilles de temps et autres transactions». Ce document contient toutes les activités qui doivent être effectuées pour assurer une implantation efficace et efficiente du nouveau module. Certaines de ces activités sont obligatoires mais il se peut que certaines autres ne soient pas applicables dans votre collège.

41 Feuilles de temps et autres … Plan dimplantation Les activités ont été regroupées par type de transaction. En fonction des types de transaction que vous voulez déployer dans votre collège, certaines activités devront être effectuées. Par contre, la première section regroupe les activités préalables à lensemble des types de transaction. Cette section doit être complétée avant de poursuivre les activités pour le déploiement dun type de transaction.

42 Feuilles de temps et autres … Plan dimplantation Il est important dêtre le plus clair et le plus significatif possible au niveau des descriptions, de lassistance et des directives puisque ces informations seront visibles par lensemble des employés et des intervenants. Vous devez utiliser des mots qui sont reconnus par lensemble du personnel de votre collège. Si vous offrez les services aux employés dans les deux (2) langues officielles, vous devez compléter les champs appropriés.

43 RENCONTRE ANNUELLE 2009 Questions ? Merci !