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Développer votre plan et votre stratégie Intranet Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification dun Intranet.

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Présentation au sujet: "Développer votre plan et votre stratégie Intranet Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification dun Intranet."— Transcription de la présentation:

1 Développer votre plan et votre stratégie Intranet Ce document présente un aperçu des éléments à prendre en compte lors de la planification dun Intranet en suggérant des méthodes de gestion. Présenté dans le cadre de WebÉducation, il demeure la propriété exclusive de Prospection inc. Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection inc. est interdite.

2 À propos de cette présentation Cette présentation est destinée à : Vous aider à comprendre ce quest un Intranet En proposant une définition technique et définition fonctionnelle Comprendre comment analyser les facteurs influençant un Intranet : Les questions que soulève limplantation dun Intranet Les freins, les risques, les incertitudes Vous aider à développer votre stratégie Intranet : En expliquant limportance dune analyse En proposant un modèle danalyse En voyant comment actualiser cette analyse.

3 À retenir… Personne na toutes les réponses. Nous ne prétendons pas, dans le cadre de cette présentation, répondre à toutes les questions, ni présenter des solutions adaptées à toutes les situations. Nous espérons cependant vous donner les pistes nécessaires pour mieux organiser votre approche de lIntranet. Il ny a pas de réponse unique. Votre stratégie devra tenir compte de votre culture, de vos connaissances et de votre expertise technique. Nous vous suggérons une approche que vous pourrez adapter à votre situation. Nous croyons que votre Intranet a de meilleures chances de réussir sil est précédé dune bonne analyse et quil tient compte dune solide stratégie. Nous souhaitons que cette présentation saura vous y aider.

4 Intranet - Aperçu Définition et comparaison technique Ce quil est possible de faire avec un Intranet Les défis de lIntranet

5 Définition dun Intranet O Il existe plusieurs définitions dun Intranet. En voici quelques-unes à considérer : « Utilisation des technologies de lInternet à lintérieur dune organisation pour faciliter la communication et laccès à linformation. » « Un mécanisme intégré pour les gens, les procédés et linformation à lintérieur de lentreprise.» « La partie corporative du réseau de linformation ». En fait, comme bien des termes des technologies de linformation, il ny a pas une définition dun Intranet… tout dépend ce que vous voulez en faire. Pour certains, il sagit simplement dune façon damener linformation aux utilisateurs – un substitut du bulletin dinformation. Pour dautres, lIntranet est plus large et inclut « linteraction » avec linformation : interrogations de bases de données, applications en ligne, etc. Les éléments clés sont que lIntranet est composé à la manière de lInternet (protocole standard), à lintérieur dune organisation et quil fournit un certain degré dintégration et daccès. U T i L

6 Comparaison technique V S Intranet Les paquets sont privés Protocole IP Lentreprise est responsable La gestion est à la responsabilité de lentreprise Les politiques sont plus strictes Contrôle par lentreprise Internet Les paquets sont publics Protocole IP Les coûts sont partagés La gestion est problématique Les politiques sont vagues Aucun organisme de contrôle

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8 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Les possibilités sont très nombreuses, voire illimitées Elles sont en constante évolution Lintégration est graduelle Différents niveaux dinvestissement, dutilisation et de support

9 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Répertoire téléphonique, de courriel des employés Organigramme Pages personnalisées par département ou unité Guides de procédures Information interactive Horaires de travail Régime de retraite Assurances collectives Recrutement, postes à combler Application de gestion des curriculum vitae Bulletin interne Formation des employés Sondages auprès des employés Intranet pour les ressources humaines

10 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Information sur les consommateurs Gestion des commandes Information en ligne (base de données sur les clients, inventaire) Suivi de problèmes Questions et réponses des clients (FAQ) Intranet pour le service à la clientèle

11 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Intranet pour les systèmes dinformation Développement dapplications et de logiciels Documentation à lusager Support technique Suivi de problèmes Gestion du réseau Centre dinformation et de connaissance Ressources Internet Calendrier des ressources Normes et procédures techniques Formation multimédia FAQ sur lIntranet, guides de publication

12 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Comptes recevables, payables Feuille de paie Commerce Rapports financiers Politiques et procédures Budget Gestion des ressources Rapports de dépenses Rapports de Services Intranet pour la Finance

13 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Compte rendu de réunions Information départementale interne Analyse et suivi des cotes de la bourse Recherche daffaires Recherche légale et législative Processus daffaires Calendrier on-line Applications réseaux Groupes privés de nouvelles Information sur les partenariats avec les organismes externes

14 Ce quil est possible de faire avec un Intranet Démonstration de produit Carte de tarifs Rapports de ventes Gestion des contacts Gestion des ventes Études de marché Rapports de ventes Intranet pour la vente et le marketing Prospection Communiqués de presse Collaboration des équipes de ventes Calendriers Formation multimedia Recherche compétitive

15 Et ce nest quun début… Nous en sommes au tout début de lutilisation de lIntranet. Dans lavenir : Un plus grand nombre dapplications utiliseront les technologies web La bande passante permettra davantage de son, de vidéo et dinteractivité Nous verrons la croissance : de la gestion de connaissances (knowledge management) des Extranets des équipes virtuelles du commerce électronique

16 Intranet - Aperçu Les grandes préoccupations Les freins, les risques et les incertitudes

17 Développer un Intranet Implanter un Intranet peut être très simple… Si le réseau est approprié Un serveur est installé Quelques pages sont créées Les utilisateurs le connaissent et alors..... Le défi est de créer un système dinformation « extensible » qui peut être utilisé par plusieurs personnes de niveaux de compétences différents.

18 Comment échouer son Intranet Développer un Intranet parce que « tout le monde » en a un. Développer un Intranet en tenant compte des besoins, de la volonté ou des directives de la Direction… seulement. Déployer larchitecture et le contenu à partir de lorganigramme de lorganisation ou du site Internet. Penser dabord architecture et technologies. Développer un Intranet réducteur, pour ne répondre quau besoin de diffusion. Ne pas prévoir de budget ou de ressources pour lentretien de lIntranet. Développer un Intranet sans feuille de route, sans guide, sans planification, sans analyse.

19 Les freins, les risques et les incertitudes La résistance au changement Définition dun Intranet Intranet trop réducteur Compétition des Intranets Obligation de produire de nouveaux contenus et difficulté dentretenir le site Mobilisation des ressources Duplication avec les outils déjà en place Toutes les unités de lorganisation ne sont pas au même niveau

20 Les grandes questions Un Intranet nous apportera quoi ? Combien cela va coûter ? Est-ce quun Intranet va changer notre processus de travail ? Comment allons-nous travailler avec lIntranet? (les nouveaux rôles) ? Est-ce que notre culture est favorable à un Intranet ? Comment les employés doivent lutiliser pour assurer quil rencontre les objectifs ? Quelle formation sera nécessaire ? Comment mesurera-t-on le succès de lIntranet ? Comment tirerez-vous profit de la capacité de partager linformation ?

21 Un Intranet apportera quoi ? Les bénéfices dun Intranet sont nombreux… Accès plus rapide à linformation Circulation plus libre de linformation Meilleures opportunités de collaboration … mais ils ne se réaliseront pas sans planification

22 Combien cela va coûter ? Limplantation dun Intranet doit être graduelle… les coûts le seront donc également. Le budget « design » doit être sacrifié au profit de lergonomie. Les coûts les plus « visibles » sont liées aux technologies, mais ce sont loin dêtre les seuls…

23 Est-ce quun Intranet va changer notre processus de travail ? Oui, immanquablement. Et la mesure de ce changement permettra de mesurer le succès de lIntranet. Plus le processus de travail est modifié, plus grand est le succès de lIntranet.

24 Comment les employés doivent lutiliser pour assurer quils rencontrent les objectifs ? Les utilisateurs de lIntranet doivent avoir lassurance que linformation est pertinente

25 Quelle formation sera nécessaire ? Continue… Sur lorganisation de linformation à lintérieur de lIntranet (architecture) Sur le processus de gestion des documents (stockage, archivage, taxonomie, etc.)

26 Un élément clé de cette présentation est quun Intranet ne peut être développé par accident. La plupart sont élaborées de manière plutôt chaotique, mais à un moment ou lautre, il est nécessaire de planifier son évolution. Ce qui ne signifie pas pour autant quune structure administrative lourde soit requise, mais la planification doit sattarder à tous les éléments de façon à améliorer ce qui fonctionne plutôt bien et à analyser et revoir les parties plus confuses.

27 La stratégie Par où commencer ? o u

28 Les éléments à analyser (PTOPP)

29 Plan Lélément « Plan » permet : de garder une vue densemble détablir les liens entre les différents éléments prendre conscience des décisions et de leur incidences

30 Technologies serveur (type, capacité) capacité du réseau (vitesse de la bande passante) applications possibles (ASP, XML, SQL, etc.)

31 Organisation Portrait de lorganisation : nombre de personnes structure organisationnelle etc…

32 Processus Façons dont linformation circule actuellement Façons dont les personnes utilisent linformation Utilisation des technologies en général (courrier électronique, Internet, etc.)

33 Personnes Qui fait quoi actuellement Définir les « nouveaux » rôles Édimestre Webmestre Programmeurs Administrateur réseau

34 Besoins exprimés Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère Ajouter des signets communs, spécifiques à notre secteur dactivités Diffuser linformation de nature administrative Besoins implicites Mise en ondes des programmes annuels de formation Production dinformation de nature financière Liste des besoins Faire une différence entre les besoins exprimés de façon explicite et les besoins implicites Faire une liste de besoins par groupe significatif, donc autant que nécessaire Besoins exprimés Rendre accessible en ligne des données interactives (bases de données à références géospatiales) Gestion des projets (équipes multidisciplinaires) et calendriers pour la gestion de temps Liste des dossier actifs, par services Calendrier de suivi des projets Permettre la gestion des inventaires des produits (documents) Besoins implicites Travail de collaboration sur un même document Liste de diffusion intra-services Babillard

35 Traduction des besoins en moyens Tracer un inventaire des « choses à faire »

36 Classification des besoins PRIORITÉS +- Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère Ajouter des signets communs, spécifiques à notre secteur dactivités Diffuser linfromation de nature administrative Mise en ondes des programmes annuels de formation Production dinformation de nature financière Selon les besoins de lorganisation Selon la complexité et les relations entre chacun des éléments

37 Grille dévaluation Comment les projets influencent chaque élément de lanalyse PlanTechnologiesOrganisationProcessusPersonnes Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère 3,22,05,06,54,0 Ajouter des signets communs, spécifiques à notre secteur dactivités 1,00,5 1,0 Diffuser linformation de nature administrative 8,04,58,07,56,0 Mise en ondes des programmes annuels de formation 4,08,57,08,510 Production dinformation de nature financière 9,0107,59,05,0

38 Lanalyse par projets Priorité : 1 Temps : 2 semaines (rédaction / approbation) Budget : 300,00 $ pour la rédaction Plan : Un représentant du service rencontrera le rédacteur afin de brosser un portrait. La documentation pertinente sera fournit. Lapprobation de la direction du service est requise. La conception graphique, le montage et la mise en pages seront effectuées par les ressources internes. Technologies : ASP selon les gabarits définis. Organisation : Établir un protocole pour répondre rapidement aux demandes dinformations générales. Processus : Mises à jour minimales Personnes : Rédacteur (ressource externe), représentant du Service, directeur du service (approbation), graphisme, adjointe (mise en page, mise en ondes, transfert des demandes dinformation aux personnes concernées. Mieux faire connaître notre service auprès du Ministère

39 Mesurer lenvergure du projet

40 Références Sur lergonomie de sites : Usability.gov Your Resource for designing usable, useful and accessibleWeb sites and user interfaces useit.com: Jakob Nielsen's Website Catalogue de logiciels destinés à la gestion de linformation et pouvant être intégrés à des Intranets : KMWorld Buyers' Guide The KMWorld Buyers' Guide Corporate Profiles below give detailed information on providers of document- and information-content management solutions, and the products and services they provide. The KMWorld Buyers' Guide offers real solutions to knowledge management dilemmas that will help users gain and maintain control of their enterprise environment. Références générales sur les Intranets : Intranet Journal Intranet Road Map The Intranet Road Map is a guide/portal or tutorial for those creating a corporate intranet or those wanting to improve an existing intranet.

41 À propos de cette présentation Cette présentation a été conçue par léquipe de Prospection inc. Toute reproduction en tout ou en partie, dans quelle que forme que ce soit, sans la permission expresse de Prospection inc. est interdite. Vos commentaires et suggestions sont appréciées à Visitez le site de Prospection à Développer votre plan et votre stratégie Intranet © 2001 Prospection inc. 1750, ave de Vitré C.P. 60 – 5 e étage Québec (Québec) G1J 1Z6 Tél. : Fax : Huguette Nadeau Présidente directrice-générale 1750, ave de Vitré C.P. 60 – 5 e étage Québec (Québec) G1J 1Z6 Tél. : Fax : Claudette Voyer VP Exécutif, Responsable de la veille informationnelle


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