AMUE – SIFAC Formation « Référentiels »

AMUE – SIFAC Formation « Référentiels »
Cursus Ordonnateur

Sommaire Introduction Les structures et axes d’imputation
Structure des données Modélisation de l’Etablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes d’imputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion Important : Rappeler que la majorité des utilisateurs seront avant tout concernés par la première section structures et axes d’imputation, tandis que les référentiels concerneront essentiellement les personnes en charge de la maintenance des données tiers. Durant la journée de formation référentiel et organisations, l’accent est donc mis sur la première section, quitte à aborder la deuxième section si cela intéresse les utilisateurs ou s’il reste suffisamment de temps.

Introduction Objectifs pédagogiques
Ce module est une première approche de SIFAC (Système d’Information Financier Analytique et Comptable) Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur. Au terme de ce module, nous allons vous : Rappeler quelques points projet SIFAC Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC Manipuler l’outil pour vous permettre d’appréhender la navigation Amener à la découverte de l’outil SIFAC par vous-même à partir d’exercices simples

Introduction Le projet SIFAC
SIFAC, c’est : Le nouveau Système d’Information Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo; Un groupe de travail composé de 17 établissements, de l’AMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC; Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites

Introduction Planning projet
Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC 1 3 4 2

Introduction Une solution basée sur SAP
SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. FM Comptabilité budgétaire SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée SD CO Contrôle de gestion FI Comptabilité générale TV Gestion des frais de mission AM Gestion des immobilisations MM Gestion des achats Administration des ventes PP Gestion de la production LE Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

Introduction Notion de Mandant
Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches Attention au partage de mandant : Au sein d’un même mandant, les données peuvent être cloisonnées à l’exception des données définies au niveau mandant tel que les données générales des tiers (adresse du tiers), les données générales du compte comptable.

Structure des données Généralités
Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création d’une commande, comptabilisation d’une facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne. Tous les traitements SIFAC s’appuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces)

Structure des données Données structurantes de paramétrage
SAP est construit sur la base d’objets structurants qui constituent le cœur du système d’information et matérialisent dans SIFAC l’organisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de l’établissement. Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting d’agrégation (sociétés FI) Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation d’achat, division

Structure des données Données de base
Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il s’agit des référentiels de la base de données : ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant l’aménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting d’agrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …) Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, groupe de marchandise … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable

Structure des données Données de transaction
Elles s’appuient sur les données de paramétrage et les données de référence Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande d’achats, bordereau, mandat Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Généralités
Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle. La structure organisationnelle est la clé d’entrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie.

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Modélisation actuelle
Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs SACD BIU ou SAIC Personne morale CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Exemple d’une université composée de services communs, d’UFR, d’un institut et d’un service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC)

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure budgétaire
La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets : - le périmètre financier les centres financiers CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre financier Périmètre financier Dans le cas d’un établissement sans SACD, personne morale = périmètre financier = centre financier de niveau 1 (établissement hors SACD) Dans le cas de l'existence d'un SACD, les règles budgétaires d'étanchéité ont conduit à privilégier l'absence de matérialisation d'un centre financier supérieur. Il n'est donc pas possible de positionner du budget au niveau de la personne morale. MAIS, il est possible de positionner du budget au niveau supérieur de la hiérarchie budgétaire de chacun des niveaux budgétaires distincts ET il est possible d'obtenir une vue agrégée (cas de l'établissement avec SAIC) en sélectionnant les deux niveaux supérieurs représentant l'établissement hors SACD et le SAIC. Il sera possible d'obtenir une vue budgétaire consolidée de l'ensemble de la personne morale en se positionnant sur le périmètre financier (état global très simple demandé lors du budget). Dans la base école, le périmètre financier a pour code « Z100 ». Le centre financier représentant l’établissement hors SACD a pour code « 001 » (Université du Vexin hors SAIC/SACD)

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure comptable
La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet : - la société CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Société FI Dans la base école, la société représentant l’établissement hors SACD a pour code « Z100 ». La société représentant le SACD est « Z200 ». En comptabilité générale, l’agent comptable doit présenter un compte financier pour l’établissement hors SACD et un compte financier par SACD. Les comptes doivent également pouvoir être consolidés au niveau global de l’établissement. La personne morale n’est pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur l’ensemble des sociétés composant l'Etablissement.

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure comptable – Module FI
La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat). Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC L’ensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement Exemples de codification des sociétés FI dans SIFAC Z100 pour l’Etablissement hors SACD Z200 pour le SACD ou SAIC Les codifications propres à chaque établissement seront définies à chaque déploiement en respectant les règles de base du paramétrage (non utilisation des codifications standard).

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure Achats
La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets : - l’organisation d’achat la division (objet division étant rattaché à la société FI) CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Divisions Organisation d’achat Notes formateurs: Chaque division représente un secteur de TVA. 1- Les secteurs communs à tous les établissements : 1er secteur : activités exonérées : obligatoire pour tout établissement d’enseignement supérieur et de recherche (formation initiale et continue) ; 2ème secteur : activités taxées : obligatoire pour tout établissement d’enseignement supérieur et de recherche ; 3ème secteur : activités exonérées et taxées consommant les mêmes dépenses, dépenses dites mixtes : il s’agit dans les faits d’identifier des dépenses qui concourent concurremment à la réalisation d’opérations relevant des secteurs précités (exonéré et taxé). Il n’existe pas à proprement parler de secteur, puisqu’il n’y a pas d’activité mixte mais seulement des dépenses mixtes. Néanmoins, les besoins de la gestion informatisée nécessitent qu’un « secteur » soit créé. Le droit à déduction concernant ces dépenses mixtes s’opère sur la base d’un coefficient de taxation forfaitaire de nature financière. 4ème secteur : activités hors champ de la TVA : Certaines activités ne sont pas considérées comme des activités économiques au sens de la TVA. Pour cette raison elles sont dites « hors champ » et doivent être isolées afin de déterminer, à raison d’une clef de répartition, la proportion d’utilisation des dépenses pour leur réalisation. Il s’agit notamment : des prestations internes, des produits financiers issus de la gestion des placements (dividendes d’actions ou d’obligations), des revenus des donations sous conditions (ex : perception de loyers de logement), de l’exploitation d’un musée ou d’un monument historique. On trouve également ici les subventions non imposables. Bien qu’il ne s’agisse pas à proprement parler d’un secteur, les nécessités de la gestion informatisée de ces activités imposent néanmoins de les « sectoriser ». 2- Les secteurs spécifiques à certains établissements : SAIC (service d’activités industrielles et commerciales) : l’administration fiscale offre la possibilité aux établissements disposant d’un SAIC statutaire de mettre en place des clefs de répartition spécifiques à la nature d’une (ou des dépenses) mixte(s), c’est-à-dire utilisées concurremment pour les besoins du secteur des activités exonérées et du secteur des activités taxées gérées au sein du SAIC. Ceci se traduit par un (ou des) coefficient(s) de taxation forfaitaire correspondant à cette (ou ces) clef(s) de répartition spécifique(s). Pour les besoins de leur gestion informatisée, à chaque clef correspond un secteur. Activité éditoriale : la réglementation impose aux établissements accomplissant des activités d’édition de constituer un secteur regroupant cette nature d’activité. Activité de location d’immeubles nus à usage professionnel imposée à la TVA sur option : lorsque l’établissement formule l’option en question, il est tenu de constituer un secteur distinct. La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces).

Une organisation d’achat :
Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure Achats – Module MM Une organisation d’achat : unique est définie pour l’établissement et ses SACD correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat Les divisions : autant de divisions que de « secteurs d’activités » par sociétés FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre d’accès aux contrats. Notes au formateur Rappel : une organisation d’achat est propre à chaque établissement rattaché au titre de l’article L du code de l’Education (un Article 43 est un établissement et donc a sa propre organisation d’achat) DEM-DEP-01 : Organisation d’achat Pour SIFAC, une organisation d’achat unique est mise en œuvre pour l’établissement et ses SACD.L’organisation d’achat représente l’unité organisationnelle en charge de l’achat et de l’approvisionnement des articles et services pour une ou plusieurs divisions. C’est dans l’organisation d’achat que sont définies les conditions de prix et de livraison négociées avec un fournisseur. Une organisation d’achat est liée à une société (FI) par l’intermédiaire des divisions (MM). Tout fournisseur créé dans la base de tiers, est lié à une organisation d’achat. Dans l’exécution de la dépense, toute commande devra référencer une organisation d’achat. La souche SIFAC possédera une organisation d’achat unique pour l’établissement et l’ensemble de ses SACD. Cette organisation d’achat sera codifiée alpha numériquement sur 4 caractères (Z100) Les écoles, instituts rattachés à un établissement tels que définis dans le Code de L'Education, (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, sans lien particulier avec leur établissement de rattachement. Ils auront donc une organisation d’achat propre.

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure Ventes
La structure du module d’administration des ventes (SD) contient trois objets : - l’organisation commerciale la division l’agence commerciale (la division et l’organisation commerciale étant rattachées à la société FI) Organisation commerciale CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Divisions Agence commerciale

L’administration des ventes impose :
Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure Ventes – Module SD L’administration des ventes impose : Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC Autant de divisions que de secteurs d’activités Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes. Chaque UB est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ». (établissement hors SACD) Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD». Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC.

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Structure analytique
La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets : - le périmètre analytique les centres de coûts (CC) les centres de profit (CP) (les CC et CP étant rattachés à l’objet FI) Centre de coût Centre de profit CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Périmètre analytique Le schéma présenté est une illustration des possibilités de structuration. La définition des centres de profit peut notamment être allégée. Pour les centres de coûts et de profit correspondant à un centre financier, il est préconisé aux établissements d’adopter la même codification pour ces trois objets. Dans la base école, le périmètre analytique a pour code « Z100 ». Il faut rappeler néanmoins que les centres de profit peuvent être multi sociétés et permettre des analyses plus globale. Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit n’est pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits.

Modélisation de l’établissement dans SIFAC Modélisation des établissements dits « Article 43 »
Pour les établissements d’enseignement supérieur relevant de article L du code de l’Education : Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de l’Education, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre Ils pourront, s’ils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles d’être partagées, soit : Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ; Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers). Rappeler que parmi les structures organisationnelles propres à l’institut, école article 43, se trouve les : Plan de comptes budgétaires Plan de comptes comptables C’est-à-dire la nomenclature M9-1 Code de L'Education (Partie Législative), Section 4 : Relations extérieures, Article L719-10 Idem pour les PRES

Structure budgétaire Périmètre financier, Centre financier
Centres financiers Un périmètre financier par établissement FM CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre financier Périmètre financier

Structure budgétaire Notion de centre financier
Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base Groupe de centres financiers Personne morale CF niveau 1 Etablissement hors SACD SACD CF niveau 2 Composante Services communs CF niveau 3 CR 1er Niveau Modélisation base école : CF de niveau 1 : « 001 » Université du Vexin hors SAIC.SACD CF de niveau 2 : « 901 » Service général CF de niveau 3 : « 9011 » GRH CF de niveau 2 : « 902 » UFR de biologie CF de niveau 3 : « 9021 » Labo de cyotologie CF de niveau 1 : « 002 » SAIC CF de niveau 2 : « 450 » SAIC 1 CF de niveau 3 : « 4501 » milieux marins CF de niveau 2 : « 451 » SAIC 2 CF de niveau 1 : « 003 » SACD non SAIC CF de niveau 2 : « 460 » SACD 1 CF de niveau 2 : « 461 » SACD 2 CF niveau 4 CR 2ème Niveau

Structure budgétaire Périmètre financier, Centre financier – Module FM
Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3 Les centres financiers : Le centre financier est l’unité au sein de laquelle est mis en place le budget et qu’il est potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. Notes au formateur RG-BDG-001 : Périmètre financier

Structure budgétaire Visualisation d’un centre financier
FMSC Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité. Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes : Codification Désignation et Description Période de Début et Fin de validité : Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoire Centre financier supérieur : Zone obligatoire Notes au formateur Le centre financier est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes : Codification (16 caractères) : propre à chaque établissement Désignation (20 caractères) et Description (40 caractères) Période de Début et Fin de validité : si cette période doit être étendue, le centre financier est créé sur la nouvelle période par copie. Apprenant Responsable : non pertinente pour SIFAC – Zone facultative Groupe autorisations : non pertinente pour SIFAC – Zone facultative Niveau de contrôle des disponibilités : zone spécifique destinée à identifier le niveau du contrôle de disponibilité avec valeurs possibles R Règlementaire, E Enveloppe du CR, M Enveloppe du CR par masse, « « N/A – Zone obligatoire Centre financier supérieur : Zone obligatoire – base du contrôle des disponibilités notamment

Structure budgétaire Visualisation d’un centre financier
FMSC Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie Règles de gestion: Hiérarchie des centres financiers La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre. Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes. Notes au formateur Règles de gestion •RG-BDG-001 : Codification des centres financiers La codification des centres financiers peut se faire sur 16 caractères alphanumériques. Les centres financiers correspondant au SAIC pourront avoir un caractère permettant de les différencier des autres centres financiers afin de mettre une règle spéciale du contrôle des disponibilités (évaluativité) basée sur cette codification ou sur l’affectation à la société SAIC. •RG-BDG-006 : Niveaux de Centres financiers Quatre niveaux de centres financiers seront possibles dans SIFAC. Il sera possible de ne saisir que deux ou trois niveaux si besoin. Le deuxième niveau de la hiérarchie ne correspondra pas forcément aux composantes pour le besoin des grands établissements qui n'en possèdent pas. •RG-BDG-008 : Hiérarchie des centres financiers La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre. Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes.

Structure budgétaire Visualisation de la hiérarchie des centres financiers
FMSE Le centre financier est organisé en hiérarchie. Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut l’ensemble des centres financiers En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins d’analyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres. Notes au formateur Le centre financier est organisé en hiérarchies. Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard qui inclut donc de façon exhaustive l’ensemble des centres financiers (zone Regroupement hiérarchique de la fiche Centre de profit). Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils. En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis (sans limitation) pour des besoins d’analyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres.

Exercice 5 min Exercice 1 Visualiser la hiérarchie des centres financiers

Un Périmètre analytique par établissement Centres de coûts / Profits
Structure analytique Périmètre analytique, Centres de coût et de profit CO Un Périmètre analytique par établissement Centres de coûts / Profits Centre de coût Centre de profit CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Périmètre analytique

Structure analytique Périmètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO
Un périmètre analytique unique est défini par établissement Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par l’établissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités Les données structurantes associées au périmètre analytique sont : Le centre de coût : Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau d’analyse des dépenses Le centre de profit : Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique La codification du périmètre analytique dans le kit de déploiement est non significative sur 4 positions : Z100.

Structure analytique Centre de coût
Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque centre de coûts est lié à un centre de profit. Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des fins d’analyse. Groupe de centres de coûts Mathématiques Dans SIFAC, le centre de coût est une donnée de base structurante. C’est pourquoi il est présenté dans la section structures organisationnelles. Centre de coûts Labo Centre de coûts Licence de Math.

Structure analytique Visualisation d’un centre de coûts
KS03 Exemple Fiche centre de coûts - Vue Donnée de base Centre de Coûts Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Société Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société – C’est une zone obligatoire. Notes au formateur (voir guide utilisateur pour un détail complet du centre de coût) Le centre de coûts est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Pour chaque centre de coûts, sont gérées les informations suivantes : • Codification (10 caractères) : propre à chaque établissement • Désignation (20 caractères) et Description (40 caractères) • Période de Début et Fin de validité : si cette période doit être étendue, le centre de coûts est créé sur la nouvelle période, par copie. • apprenant Responsable : non pertinente pour SIFAC – Zone fcultative • Centre financier : la référence du centre financier est un élément de base de la dérivation du centre financier lors du flux d’exécution budgétaire – Zone facultative (à envisager comme obligatoire si dérivation par défaut basée sur cette référence). • Ancienne valeur (12 caractères) : zone renommée pour porter la référence Nabucco – Zone facultative • Type de centre (1 caractère) : valeur 1 uniquement gérée dans SIFAC (aucun besoin particulier identifié nécessitant des typologies distinctes) – Zone obligatoire • Domaine de hiérarchie : ce domaine correspond au nœud de la hiérarchie standard à laquelle le centre est rattaché – Zone obligatoire • Société : Un centre de coûts ne peut être affecté qu’à une société - Zone obligatoire. • Domaine d’activité : secteur fiscal dans SIFAC Cf Zone facultative • Domaine fonctionnel : si renseigné, permet de réaliser une dérivation du domaine fonctionnel en fonction du centre de coûts - Zone facultative • Centre de profit : la référence au centre de profit permet de générer l’effet miroir : les dépenses imputées sur le centre de coûts seront « visibles » sur le centre de profit récepteur également de produits par imputation directe et donc objet de résultat global - Zone obligatoire

Structure analytique Centre de profit
Le centre de profit collecte directement l’ensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées. Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de l’établissement et à tracer les dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à des fins d’analyse.

Structure analytique Visualisation d’un centre de profit
KE53 Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes : • Codification propre à chaque établissement • Période de Début et Fin de validité : • Centre financier • Domaine fonctionnel • Domaine de hiérarchie Notes au formateur Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de l’Etablissement) et défini avec une période de validité. Pour chaque centre de coûts, sont gérées les informations suivantes : • Codification (10 caractères) : propre à chaque établissement • Période de Début et Fin de validité : si cette période doit être étendue, le centre de profit est créé sur la nouvelle période, par copie. • Désignation (20 caractères) et Description (40 caractères) • apprenant Responsable : non pertinente pour SIFAC – Zone facultative • Centre financier : la référence du centre financier est un élément de base de la dérivation du centre financier lors du flux d’exécution budgétaire – Zone facultative (à envisager come obligatoire si dérivation par défaut basée sur cette référence). • Domaine fonctionnel : si renseigné, permet de réaliser une dérivation du domaine fonctionnel en fonction du centre de profit - Zone facultative • Domaine de hiérarchie : ce domaine correspond au nœud de la hiérarchie standard à laquelle le centre est rattaché – Zone obligatoire • Segment : non pertinent pour SIFAC – Zone facultative

Démonstration 20 min Démonstration 1 Création d’un centre de coût.

Exercice 20 min Exercice 2 Rattachement à un autre centre financier .

Exercice 15 min Exercice 3 Rattachement du centre de couts à la hiérarchie standard .

Axes d’imputation Différents axes selon les comptabilités
Les pièces (engagement financier, commande d’achat, facture, etc.) seront saisies sur les axes d’imputation budgétaires, comptables et analytiques. Les trois comptabilités portent chacune des axes d’imputation propres : 5 axes budgétaires 1 axe de comptabilité générale 4 axes analytiques Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation)

Axes d’imputation Axes budgétaires
Trois axes obligatoires : Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de l’établissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI). Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF) Deux axes optionnels : Fonds : définit l’origine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans l’axe Fonds. Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes.

Axes d’imputation Axe comptable
L’axe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction du type d’établissement. Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Il peut être affiné par chaque établissement. L’activation des comptes sera faite par paramétrage par le groupement Le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est présent dans la souche. Il regroupe les nomenclatures M9-1 et M9-3. Lors des déploiements, les établissements pourront choisir d’activer les comptes associés aux nomenclatures les concernant.

Axes d’imputation Axes analytiques
La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2. Le centre de coûts : un centre d’analyse collecteur de coûts Le centre de profit : un centre d’analyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit) Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé. L’eOTP : un élément d’Organigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération. Le résultat analytique de l’eOTP peut être calculé.

Axes d’imputation Dérivation entre les axes d’imputation
Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) Centre de coûts Centre financier Domaine fonctionnel * Programme de financement => « NA » Fonds Compte comptable Compte budgétaire Rappel : module MM : dépense ; module SD : recette ; FI : comptabilité gén. aux., CO : compta. Analytique, PS : gestion de projet (conventions, opérations pluriannuelles) Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de coût Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA ») Nature comptable * La dérivation Centre de coûts  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande d’achat sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Groupe de marchandises (famille d’articles /Nomades) et type d’imputation (invest., fonct.,stocké) eOTP Fonds * Compte comptable Programme de financement Centre financier Centre de coûts Domaine fonctionnel Compte budgétaire Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la combinaison (groupe de marchandises, type d’imputation) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Dérivation du programme de financement à partir de l’eOTP (via règles de dérivation budgétaire – option de personnalisation sur nombre de caractères pour les Opérations pluriannuelles) Détermination du centre de coût à partir du centre de coût renseigné dans la fiche de l’eOTP et sinon, saisi par l’utilisateur Dérivation du centre financier à partir soit du centre financier renseigné dans la fiche du centre de coût (zone « centre responsable ») Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche de l’eOTP (à saisir par l’utilisateur dans la commande sinon) Fonds à saisir (sinon « NA ») Nature comptable * La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. Article générique Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Centre de profit Centre financier Domaine fonctionnel * Programme de financement => « NA » Fonds Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la fiche article Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de profit Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche du centre de profit Programme de financement à positionner à « NA » Fonds à saisir (sinon « NA ») * La dérivation Centre de profit  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Exemple de dérivation lors d’une saisie de commande de vente sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande d’achat. Tous les autres éléments sont dérivés. eOTP Fonds Article générique * Compte comptable Programme de financement Centre financier Centre de profit Domaine fonctionnel Compte budgétaire Nature comptable Règles de dérivation : Détermination du compte général à partir de la fiche article (groupe d’imputation Article) Dérivation du compte budgétaire à partir du compte général Détermination de la nature comptable à partir du compte général Dérivation du programme de financement à partir de l’eOTP (via règles de dérivation budgétaire – option de personnalisation sur nombre de caractères pour les Opérations pluriannuelles) Détermination du centre de profit à partir du centre de profit renseigné dans la fiche de l’eOTP Détermination du centre financier à partir du centre financier renseigné dans la fiche du centre de profit Détermination du domaine fonctionnel à partir du domaine fonctionnel renseigné dans la fiche de l’eOTP (à saisir par l’utilisateur dans la commande sinon) Fonds à saisir (sinon « NA ») * La dérivation eOTP  Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de l’eOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, l’utilisateur le saisit directement dans les transactions (commande d’achat, facture…).

Référentiel Fournisseur Niveaux de définition du fournisseur
Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base / Données générales Mandant Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables / Données sociétés Société Gestion de comptes Moyens de paiement Les transactions XK01, XK02, et XK03 permettent de créer, modifier et afficher un fournisseur dans SIFAC. Données d’Achat / Données d’organisation d’achat Organisation d’Achat Achat Partenaires

Référentiel Fournisseur Classification des fournisseurs
Certains groupes de comptes ont un critère d’unicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers Groupe de compte Critère d’unicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins l’un des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère d’unicité Z005 Agents Pas de critère d’unicité côté fournisseur. Le n° d’INSEE est géré dans la transaction de création d’un agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de l’agent lui-même. Z006 Fournisseurs occasionnels Z007 Prestations Internes Z008 Partenaires Z009 Agents invités

Démonstration 25 min Démonstration 2 Création d’un fournisseur

Démonstration Démonstration 3 20 min
Recherche et blocage des données fournisseurs

Exercice Exercice 4 Recherche et modification d’un fournisseur 20 min
Rajout d’un payeur divergent

Exercice 15 min Exercice 5 Ajout d’une adresse de facturation à un fournisseur

Groupe de marchandises Généralités
Dans le module Dépenses, le groupe de marchandises joue un rôle capital En effet, le compte général et le compte budgétaire dérivent du groupe de marchandises choisi. Rappel : Dans Nabuco, la clé CSA et le compte budgétaire choisi n’étaient pas liés Dans SIFAC, Une modification de la clé CSA entraine une mise à jour du compte Exemple : Type d’achat Groupe de marchandises Type d’imputation Compte général dérivé Ordinateurs 40.01 – Ordinateurs Z – Fonctionnement S – Fonctionnement Stock V – Investissement (sans fiche immo) (compte technique) O – Investissement (avec fiche immo) Ex : (compte dérivé de la fiche immo) Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC.

Référentiel Client Niveaux de définition du client
Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de Base / Données générales Mandant Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Données Comptables / Données sociétés Société Gestion de comptes Moyens de paiement Les transactions XD01, XD02, et XD03 permettent de créer, modifier, et afficher un client dans SIFAC. Données de Vente / Domaine commercial Domaine commercial Ventes Facturation Partenaires

Référentiel Client Classification des clients
Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère d’unicité qui permet d’éviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compte Critère d’unicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France Indépendants N° URSSAF ou l’inscription au registre du commerce ou le n° d’inscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins l’un des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° d’identification de TVA intracommunautaire N° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère d’unicité Z005 Divers Identifiant Z006 Clients occasionnels Z007 Prestations Internes Z008 Partenaires

Exercice 30 min Exercice 6 Création d’un client (données générales et société)

Exercice 20 min Exercice 7 Création d’un client (données commerciales)

Référentiel Articles Niveaux de définition de l’article
Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Données de base Mandant Numéro Article Désignation / Unités Données ADV Administration des ventes Groupe d’imputation article Groupe statistique article Classification fiscale Groupe d’articles Statut de l’article Les transactions MM01, MM02, et MM03 permettent respectivement de créer, modifier et afficher un article dans SIFAC. Données de Gestion Division Texte commercial descriptif de l’article

Référentiel Articles Création d’un article
MM01 A l’initialisation de la création d’un article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de l’article : Branche : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté. La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC Type d’article : clé qui définit la branche, c’est-à-dire le secteur industriel, à laquelle l ’article peut être affecté. Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC Modèle : il est possible de créer un article par copie d’un autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de l’article source.

Référentiel Articles Création d’un article
MM01 A la création de l’article, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données d’administration des ventes, et les données de gestion. Pour créer les vues de données de base, d’Administration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels.

Référentiel Articles Création d’un article – Données de base
MM01 Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, l’unité de quantité de base, et l’ancien n° article (Nabuco) Article : Le numéro d’article est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article. Tant que la fiche n’a pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN » Désignation Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité d’œuvre. Ancien n° d’article : il n’y avait pas d’articles dans NABuCo, mais cela pourrait être la référence chez le fournisseur, etc. Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence s’il en existe une ou bien celle chez le fournisseur

Référentiel Articles Création d’un article – Administration des ventes
MM01 Le premier onglet d ’ADV permet de définir les propriétés fiscales de l’article Statut article ADV : permet de spécifier qu’un article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1. Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA s’appliquant à l’article Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% …

Référentiel Articles Création d’un article – Administration des ventes
MM01 Le second onglet d ’ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de l’article Groupe d’articles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires Grpe statist. article : permet le regroupement d’articles pour des statistiques de ventes Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver l’article (croisé avec le groupe d’imputation client)

Référentiel Articles Création d’un article – Texte Administration des ventes
MM01 L’onglet Texte ADV permet d’introduire un descriptif commercial à l’article, définissable en plusieurs langues.

Démonstration Démonstration 4 30 min
Création d’une fiche article générique

Conclusion Conseils aux formateurs
Le module Référentiel est un module commun, veillez à répondre aux questions des apprenants mais à ne pas rentrer dans les questions métier spécifiques qui seront étudiées dans les futurs modules spécialisés par domaine. Prenez le temps de bien insister sur les définitions présentées dans ce support. Il s’agit du premier contact des apprenants avec SIFAC, il faut donc les rassurer et leur expliquer les notions essentielles pour la suite du parcours de formation Les données des fiches clients et fournisseurs sont structurées de la même manière (données générales, société, achat/vente). Il en va de même sur l’enchaînement des écrans. Il faut insister sur ce point : une fois que les apprenants ont compris le mode de fonctionnement de la fiche fournisseur par exemple celui de la fiche client devient alors intuitif.

Conclusion Glossaire Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système d’information. Un mandant est associé à un environnement technique : Développement, Qualification, Formation, Production… Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis . Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine contrôle de gestion (CO). Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin d’analyse des dépenses de la structure. C’est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux Centre de profit : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure a la responsabilité. C’est le niveau le plus fin d’analyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou l’EOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées.

Conclusion Glossaire Périmètre financier : Il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il s’agit d’une donnée structurante du domaine budgétaire (FM). Centre financier : Il matérialise les niveaux de vote, de répartition, d’exécution et de reporting budgétaire de l’établissement. Organisation d’achat : Elle correspond à l’entité habilitée juridiquement à passer les commandes externes. Divisions : elles permettent de gérer les secteurs d’activités (en recette et en dépense) et les dépenses mixtes identifiées par sociétés FI Organisation commerciale : elle ne peut être affectée qu’à une seule société. Une organisation commerciale sera donc créée pour l’établissement (FI). Une autre organisation commerciale, différente, sera créée pour chaque SACD ou établissement. Agence Commerciale : Chaque Unité Budgétaire (UB) est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ».Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD». Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans l’administration des ventes SIFAC

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