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S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac Cursus Ordonnateur AMUE – SIFAC Formation « Référentiels »

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Présentation au sujet: "S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac Cursus Ordonnateur AMUE – SIFAC Formation « Référentiels »"— Transcription de la présentation:

1 S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable Sifac Cursus Ordonnateur AMUE – SIFAC Formation « Référentiels »

2 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 2 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

3 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 3 Ce module est une première approche de SIFAC (Système dInformation Financier Analytique et Comptable) Il sera complété par quatre autres modules au sein du cursus ordonnateur. Au terme de ce module, nous allons vous : Rappeler quelques points projet SIFAC Faire découvrir les notions communes et essentielles de SIFAC Manipuler loutil pour vous permettre dappréhender la navigation Amener à la découverte de loutil SIFAC par vous-même à partir dexercices simples Introduction Objectifs pédagogiques

4 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 4 SIFAC, cest : Le nouveau Système dInformation Financier Analytique et Comptable qui remplace NABuCo; Un groupe de travail composé de 17 établissements, de lAMUE et du groupement (Steria et Accenture) qui ont participé à la réalisation et au paramétrage de la souche SIFAC; Un projet de plusieurs années, qui sera déployé progressivement dans différents sites Introduction Le projet SIFAC

5 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 5 Un planning sur 5 ans et 4 phases primordiales pour SIFAC Introduction Planning projet

6 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 6 SIFAC est basé sur une sélection adaptée des modules standards SAP. Seuls les modules en rouge sont utilisés pour répondre aux besoins de gestion financière et comptable des établissements denseignement supérieur. FM Comptabilité budgétaire SAP ECC Progiciel de Gestion Intégrée SDCO Contrôle de gestion FI Comptabilité générale TV Gestion des frais de mission AM Gestion des immobilisations MM Gestion des achats Administration des ventes PP Gestion de la production LE Gestion des flux logistiques PM Gestion des usines HR Gestion des ressources humaines PS Gestion de projet Introduction Une solution basée sur SAP

7 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 7 Le mandant est la notion SAP correspondant à un environnement technique Les données et les traitements appartenant à un mandant sont étanches Introduction Notion de Mandant

8 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 8 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

9 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 9 Les modules SIFAC proposent un ensemble intégré de traitements prédéfinis et personnalisés : création dune commande, comptabilisation dune facture, livraison … pour gérer votre activité quotidienne. Tous les traitements SIFAC sappuient sur un environnement qui met en œuvre trois types de données : Les données structurantes de paramétrage Les données de base (référentiels) Les données de transaction (pièces) Structure des données Généralités

10 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 10 SAP est construit sur la base dobjets structurants qui constituent le cœur du système dinformation et matérialisent dans SIFAC lorganisation, les responsabilités, les fonctions et les différents besoins de reporting associés à chaque service de létablissement. Ces données possèdent les caractéristiques suivantes : elles représentent les données structurantes des différents domaines (Comptabilité budgétaire, Gestion des achats, Comptabilité générale …) elles ne peuvent être définies que par paramétrage elles sont indispensables pour toute donnée de référence et de transaction et influencent notablement les traitements et processus de gestion certaines sont regroupables à des fins de reporting dagrégation (sociétés FI) Exemples de données structurantes de paramétrage Comptabilité générale : société FI, code TVA, devise Budget : périmètre financier Dépense: organisation dachat, division Structure des données Données structurantes de paramétrage

11 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 11 Ce sont les informations de base indispensables à la gestion Il sagit des référentiels de la base de données : ils sont définis par module et peuvent être communs à plusieurs modules certains sont segmentés selon la notion de type de donnée de référence (permettant laménagement des écrans) : fournisseurs, clients … certains sont hiérarchisés (centres financiers) ou regroupables à des fins de reporting dagrégation (domaines fonctionnels, centres de coûts …) Exemples de données de référence Budget : centre financier, compte budgétaire, domaine fonctionnel (destinations LOLF), programme de financement (conventions, opérations pluriannuelles) … Dépense: fournisseur, groupe de marchandise … Mission : agent missionnaire … Recette : Articles génériques, client … Comptabilité générale : compte général, client, fournisseur Comptabilité analytique : centre de coûts, centre de profit, nature comptable Structure des données Données de base

12 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 12 Elles sappuient sur les données de paramétrage et les données de référence Ces données sont créées uniquement par les menus de transaction utilisateur Exemples de données de transaction Budget : pièce budgétaire Dépense : marché, commande dachats, bordereau, mandat Mission : ordre de mission Recette : convention, commande client, titre de recette Comptabilité générale : pièce comptable, facture client, facture fournisseur Structure des données Données de transaction

13 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 13 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

14 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 14 Chaque module SIFAC porte sa propre structure organisationnelle. La structure organisationnelle est la clé dentrée à toutes les transactions du domaine : une donnée de transaction (pièce) doit obligatoirement être réalisée dans une structure organisationnelle définie. Modélisation de létablissement dans SIFAC Généralités

15 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 15 Exemple dune université composée de services communs, dUFR, dun institut et dun service à comptabilité distincte (BIU ou SAIC) Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs SACD BIU ou SAIC Personne morale CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Modélisation de létablissement dans SIFAC Modélisation actuelle

16 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 16 La structure du module de comptabilité budgétaire (FM) contient deux objets : - le périmètre financier - les centres financiers CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre financier Périmètre financier Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure budgétaire

17 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 17 La structure du module de comptabilité générale (FI) contient un objet : - la société CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Société FI La personne morale nest pas matérialisée en tant que société à part entière. Par contre, il sera possible de faire du reporting sur lensemble des sociétés composant l'Etablissement. Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure comptable

18 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 18 La société représente une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis (bilan et compte de résultat ). Une structure multi-sociétés est mise en œuvre pour SIFAC afin de reconstituer les différents niveaux de production de comptabilités distinctes : Société établissement hors SACD Société SACD Société SAIC Lensemble de ces sociétés pourra être regroupé à des fins de reporting pour constituer la personne morale Etablissement Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure comptable – Module FI

19 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 19 La structure du module de gestion des achats (MM) contient deux objets : - lorganisation dachat - la division (objet division étant rattaché à la société FI) CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Divisions Organisation dachat La société FI correspondant au niveau « Division » doit également être rappelée dans les transactions (création de pièces). Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure Achats

20 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 20 Une organisation dachat : unique est définie pour létablissement et ses SACD correspond à lentité habilitée juridiquement à passer les commandes représente lunité organisationnelle en charge de lachat Les divisions : autant de divisions que de « secteurs dactivités » par sociétés FI Les dépenses constituent également un « secteur mixte » représente le site physique où se font les réceptions fournisseurs permet de gérer le périmètre daccès aux contrats. Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure Achats – Module MM

21 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 21 La structure du module dadministration des ventes (SD) contient trois objets : - lorganisation commerciale - la division - lagence commerciale (la division et lorganisation commerciale étant rattachées à la société FI) Organisation commerciale CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Divisions Organisation commerciale Agence commerciale Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure Ventes

22 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 22 Ladministration des ventes impose : Une organisation commerciale affectée à chaque « société FI» représentée dans SIFAC Autant de divisions que de secteurs dactivités Une ou plusieurs agences commerciales par société FI : ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans ladministration des ventes. Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure Ventes – Module SD

23 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 23 La structure du module de contrôle de gestion (CO) contient deux objets : - le périmètre analytique - les centres de coûts (CC) - les centres de profit (CP) (les CC et CP étant rattachés à lobjet FI) Centre de coût Centre de profit CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre de coût Centre de profit Périmètre analytique Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Le nombre de niveaux de centres de coûts et de centres de profit nest pas restreint aux 4 niveaux des centres financiers. Afin de représenter les coûts et le résultat analytique de la personne morale, il est possible de créer respectivement un groupe de centre de coûts et de centre de profits. Modélisation de létablissement dans SIFAC Structure analytique

24 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 24 Pour les établissements denseignement supérieur relevant de article L du code de lEducation : Les écoles et instituts rattachés à un EPSCP, tels que définis dans le code de lEducation, seront gérés comme des établissements à part entière dans SIFAC, et comporteront dans chacun des modules leur structure organisationnelle propre Ils pourront, sils le souhaitent, partager avec leur établissement un même environnement technique, le mandant, tout en ayant leurs propres structures organisationnelles telles que celles vues sur le schéma précédent Seules les données définies au niveau mandant seront susceptibles dêtre partagées, soit : Les destinations LOLF (vues au sein de la formation budget) ; Les données générales des tiers (voir la section sur les tiers). Modélisation de létablissement dans SIFAC Modélisation des établissements dits « Article 43 »

25 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 25 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

26 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 26 Un périmètre financier par établissement FM Centres financiers CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre financier Périmètre financier Structure budgétaire Périmètre financier, Centre financier

27 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 27 Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base CF niveau 4 CR 2ème Niveau CF niveau 4 CR 2ème Niveau CF niveau 3 CR 1er Niveau CF niveau 3 CR 1er Niveau CF niveau 2 Composante CF niveau 2 Services communs CF niveau 1 Etablissement hors SACD CF niveau 1 SACD Groupe de centres financiers Personne morale Structure budgétaire Notion de centre financier

28 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 28 Le périmètre financier : Le périmètre financier est une donnée de paramétrage structurante La modélisation choisie dans la souche SIFAC est la suivante : un périmètre financier unique par la personne morale. Un périmètre financier est associé à une nomenclature budgétaire et comptable unique : M9.1 ou M9.3 Les centres financiers : Le centre financier est lunité au sein de laquelle est mis en place le budget et quil est potentiellement exécuté Les centres financiers matérialisent les niveaux de vote, de répartition, dexécution et de reporting budgétaire de létablissement. Ils représentent le découpage de la structure budgétaire de létablissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Ils sont organisés en hiérarchies. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. Structure budgétaire Périmètre financier, Centre financier – Module FM

29 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 29 Le centre financier matérialise les niveaux de vote, de répartition, dexécution et de reporting budgétaire de létablissement. SIFAC propose une organisation à 4 niveaux hiérarchiques de centres financiers. Exemple de Fiche Centre financier – Vue Donnée de base Le centre financier est créé dans un périmètre donné et défini avec une période de validité. Pour chaque centre financier, sont gérées les informations suivantes : Codification Désignation et Description Période de Début et Fin de validité : Niveau de contrôle des disponibilités : Zone obligatoire Centre financier supérieur : Zone obligatoire Structure budgétaire Visualisation dun centre financier FMSC

30 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 30 Exemple de Fiche Centre financier – Vue Hiérarchie Règles de gestion: Hiérarchie des centres financiers La hiérarchie des centres financiers est définie par année pour prendre en compte les changements d'organisation d'une année sur l'autre. Les groupes de centres financiers seront créés en fonction de la hiérarchie pour avoir une vue consolidée dans les consultations budgétaires. D'autres groupes pourront être créés sachant qu'un même centre peut appartenir à plusieurs groupes. Structure budgétaire Visualisation dun centre financier FMSC

31 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 31 Le centre financier est organisé en hiérarchie. Les centres financiers sont hiérarchisés entre eux avec des relations de type père/fils Une hiérarchie a minima est obligatoire, la hiérarchie standard, qui inclut lensemble des centres financiers En complément, des hiérarchies alternatives ou groupes de centres peuvent être définis sans limitation pour des besoins danalyse notamment. Un centre financier peut être référencé dans x groupes de centres. Structure budgétaire Visualisation de la hiérarchie des centres financiers FMSE

32 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 32 5 min Exercice 1 Visualiser la hiérarchie des centres financiers Exercice

33 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 33 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

34 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 34 Un Périmètre analytique par établissement CO Centres de coûts / Profits Centre de coût Centre de profit CR feuille SACD BIU ou SAIC Personne morale Etablissement hors SACD Etablissement hors SACD Institut UFR Services communs CR nœud CR feuille Niveau 1 Niveau 2 Niveaux 3 et 4 Centre de coût Centre de profit Périmètre analytique Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Centre de coût Centre de profit Structure analytique Périmètre analytique, Centres de coût et de profit

35 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 35 Un périmètre analytique unique est défini par établissement Au sein du périmètre analytique, la méthode de comptabilité analytique retenue par létablissement sera modélisée : La méthode en section homogène La méthode par activités Les données structurantes associées au périmètre analytique sont : Le centre de coût : Le centre de coûts est un collecteur de coûts (c'est-à-dire de charges directes constatées : salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement …) et un niveau danalyse des dépenses Le centre de profit : Le centre de profit collecte directement lensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges, via les centres de coûts qui lui sont rattachés. Le centre de profit représente le niveau le plus fin danalyse pour lequel on veut calculer un résultat analytique Structure analytique Périmètre analytique, Centres de coût et de profit – Module CO

36 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 36 Le centre de coûts est un collecteur de coûts, c'est-à-dire de charges directes constatées (salaires, EDF, amortissements, dépenses de fonctionnement de la structure…). Chaque centre de coûts est lié à un centre de profit. Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de létablissement et à tracer les dépenses dont elle a la responsabilité, le centre de coûts représente le niveau le plus fin danalyse des dépenses de la structure. Les groupes de centres de coûts permettent de hiérarchiser les centres de coûts à des fins danalyse. Groupe de centres de coûts Mathématiques Centre de coûts Labo Centre de coûts Licence de Math. Structure analytique Centre de coût

37 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 37 Exemple Fiche centre de coûts - Vue Donnée de base Centre de Coûts Le centre de coûts est créé dans un périmètre (celui de lEtablissement) et défini avec une période de validité. Société Un centre de coûts ne peut être affecté quà une société – Cest une zone obligatoire. Structure analytique Visualisation dun centre de coûts KS03

38 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 38 Le centre de profit collecte directement lensemble des produits comptabilisés et indirectement les charges via le centre de coûts ou lEOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées. Destiné à matérialiser dans SIFAC une structure de létablissement et à tracer les dépenses et recettes dont elle a la responsabilité, le centre de profit représente le niveau le plus fin danalyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. Les groupes de centres de profits permettent de hiérarchiser les centres de profits à des fins danalyse. Structure analytique Centre de profit

39 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 39 Exemple de Fiche centre de profit – Vue Donnée de base Le centre de profit est créé dans un périmètre donné (celui de lEtablissement) et défini avec une période de validité. Pour chaque centre de profit, sont gérées les informations principales suivantes : Codification propre à chaque établissement Période de Début et Fin de validité : Centre financier Domaine fonctionnel Domaine de hiérarchie Structure analytique Visualisation dun centre de profit KE53

40 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Démonstration 1 Création dun centre de coût. Démonstration

41 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 2 Rattachement à un autre centre financier. Exercice

42 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 3 Rattachement du centre de couts à la hiérarchie standard. Exercice

43 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 43 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

44 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 44 Les pièces (engagement financier, commande dachat, facture, etc.) seront saisies sur les axes dimputation budgétaires, comptables et analytiques. Les trois comptabilités portent chacune des axes dimputation propres : 5 axes budgétaires 1 axe de comptabilité générale 4 axes analytiques Tous ces axes ne sont pas à saisir (cf planche sur les règles de dérivation) Axes dimputation Différents axes selon les comptabilités

45 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 45 Trois axes obligatoires : Centre financier : unité au sein de laquelle le budget est mis en place et potentiellement exécuté. Le centre financier traduit la structure de létablissement en unités budgétaires et centres de responsabilité. Compte budgétaire : comptes représentant les natures de dépenses et de recettes en comptabilité budgétaire. Ils sont un regroupement des comptes comptables (FI). Domaine fonctionnel : la nomenclature de gestion (Destinations, sous-destinations LOLF) Deux axes optionnels : Fonds : définit lorigine des fonds et/ou leur utilisation. Les origines de financement telles que les ressources propres, les subventions fléchées ou non (DGF, CPER, Contrat quadriennal) sont définies dans laxe Fonds. Programme de financement : permettent de modéliser en comptabilité budgétaire les conventions/opérations pour budgéter et suivre les dépenses et recettes correspondantes. Axes dimputation Axes budgétaires

46 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 46 Laxe compte comptable représente la nomenclature M9.1 ou M9.3 en fonction du type détablissement. Dans la souche Sifac, le plan de comptes réglementaire fourni par la DGCP est chargé. Il peut être affiné par chaque établissement. Axes dimputation Axe comptable

47 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 47 La nature comptable : un compte analytique correspondant à la nature de dépense ou de recette. Une nature comptable est créée pour chaque compte comptable de classe 6 et 7, ainsi que pour certains comptes de classe 2. Le centre de coûts : un centre danalyse collecteur de coûts Le centre de profit : un centre danalyse collectant directement les recettes et indirectement les coûts (un ou plusieurs centres de coûts sont liés à un centre de profit) Le centre de profit est un élément pour lequel le résultat analytique peut être calculé. LeOTP : un élément dOrganigramme Technique de Programme correspond dans Sifac à une convention ou une opération. Le résultat analytique de leOTP peut être calculé. Axes dimputation Axes analytiques

48 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 48 Exemple de dérivation lors dune saisie de commande dachat (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande dachat. Tous les autres éléments sont dérivés. Fonds Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Centre de coûts Centre financier Domaine fonctionnel * Programme de financement => « NA » Groupe de marchandises (famille darticles /Nomades) et type dimputation (invest., fonct.,stocké) * La dérivation Centre de coûts Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de coûts et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, lutilisateur le saisit directement dans les transactions (commande dachat, facture…). Axes dimputation Dérivation entre les axes dimputation

49 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 49 Exemple de dérivation lors dune saisie de commande dachat sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande dachat. Tous les autres éléments sont dérivés. eOTPFonds Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Programme de financement Centre financier Centre de coûts Domaine fonctionnel * Groupe de marchandises (famille darticles /Nomades) et type dimputation (invest., fonct.,stocké) * La dérivation eOTP Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de leOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, lutilisateur le saisit directement dans les transactions (commande dachat, facture…). Axes dimputation Dérivation entre les axes dimputation

50 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 50 Exemple de dérivation lors dune saisie de commande de vente (hors convention / opération) : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande dachat. Tous les autres éléments sont dérivés. Fonds Article générique Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Centre de profit Centre financier Domaine fonctionnel * Programme de financement => « NA » * La dérivation Centre de profit Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche du centre de profit et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, lutilisateur le saisit directement dans les transactions (commande dachat, facture…). Axes dimputation Dérivation entre les axes dimputation

51 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 51 Exemple de dérivation lors dune saisie de commande de vente sur convention : Les éléments en gras correspondent aux éléments à saisir lors de la création de la commande dachat. Tous les autres éléments sont dérivés. eOTPFonds Article générique Compte comptable Compte budgétaire Nature comptable Programme de financement Centre financier Centre de profit Domaine fonctionnel * * La dérivation eOTP Domaine fonctionnel : 1. le domaine fonctionnel peut être renseigné dans la fiche de leOTP et dans ce cas il est dérivé. Le domaine fonctionnel peut être modifié ultérieurement dans la fiche. 2. Sinon, lutilisateur le saisit directement dans les transactions (commande dachat, facture…). Axes dimputation Dérivation entre les axes dimputation

52 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 52 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

53 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 53 Chaque fournisseur est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Gestion de comptes Moyens de paiement Achat Partenaires Mandant Société Organisation dAchat Organisation dAchat Données de Base / Données générales Données Comptables / Données sociétés Données dAchat / Données dorganisation dachat Référentiel Fournisseur Niveaux de définition du fournisseur

54 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 54 Certains groupes de comptes ont un critère dunicité évitant de créer plusieurs fois le même tiers Groupe de compteCritère dunicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France IndépendantsN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins lun des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° didentification de TVA intracommunautaireN° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère dunicité Z005 Agents Pas de critère dunicité côté fournisseur. Le n° dINSEE est géré dans la transaction de création dun agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de lagent lui-même. Z006 Fournisseurs occasionnels Pas de critère dunicité Z007 Prestations Internes Pas de critère dunicité Z008 Partenaires Pas de critère dunicité Z009 Agents invités Pas de critère dunicité côté fournisseur. Le n° dINSEE est géré dans la transaction de création dun agent du module mission (transaction PRAA). Les fournisseurs agent sont créés automatiquement à partir de lagent lui-même. Référentiel Fournisseur Classification des fournisseurs

55 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Démonstration 2 Création dun fournisseur Démonstration

56 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Démonstration 3 Recherche et blocage des données fournisseurs Démonstration

57 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 4 Recherche et modification dun fournisseur Rajout dun payeur divergent Exercice

58 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 5 Ajout dune adresse de facturation à un fournisseur Exercice

59 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 59 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

60 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 60 Groupe de marchandises Généralités Dans le module Dépenses, le groupe de marchandises joue un rôle capital En effet, le compte général et le compte budgétaire dérivent du groupe de marchandises choisi. Rappel : Dans Nabuco, la clé CSA et le compte budgétaire choisi nétaient pas liés Dans SIFAC, Une modification de la clé CSA entraine une mise à jour du compte Exemple : Type dachatGroupe de marchandisesType dimputationCompte général dérivé Ordinateurs – OrdinateursZ – Fonctionnement – OrdinateursS – Fonctionnement Stock – OrdinateursV – Investissement (sans fiche immo) (compte technique) – OrdinateursO – Investissement (avec fiche immo) Ex : (compte dérivé de la fiche immo)

61 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 61 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

62 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 62 Chaque client est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Coordonnées bancaires Gestion de comptes Moyens de paiement Ventes Facturation Partenaires Mandant Société Domaine commercial Données de Base / Données générales Données Comptables / Données sociétés Données de Vente / Domaine commercial Référentiel Client Niveaux de définition du client

63 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 63 Les groupes de comptes ont pour la plupart un critère dunicité qui permet déviter de créer plusieurs fois le même tiers dans la base SIFAC. Groupe de compteCritère dunicité Champ SIFAC (obligatoire) Z001 France Public et Personnes Morales N° SIRET Z002 France IndépendantsN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant ou N° SIRET Au moins lun des deux doit être rempli Z003 Union Européenne Public et Sociétés N° didentification de TVA intracommunautaireN° identification TVA Z004 Hors UE, DOM/TOM, UE non soumis à TVA Pas de critère dunicité Z005 DiversN° URSSAF ou linscription au registre du commerce ou le n° dinscription au répertoire des métiers ou le numéro INSEE Identifiant Z006 Clients occasionnels Pas de critère dunicité Z007 Prestations Internes Pas de critère dunicité Z008 Partenaires Pas de critère dunicité Référentiel Client Classification des clients

64 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 6 Création dun client (données générales et société) Exercice

65 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Exercice 7 Création dun client (données commerciales) Exercice

66 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 66 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

67 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 67 Chaque article est défini à plusieurs niveaux dans SIFAC : Mandant Administration des ventes Administration des ventes Division Données de base Numéro Article Désignation / Unités Données de Gestion Données ADV Groupe dimputation article Groupe statistique article Classification fiscale Groupe darticles Statut de larticle Texte commercial descriptif de larticle Référentiel Articles Niveaux de définition de larticle

68 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 68 A linitialisation de la création dun article, il est avant tout nécessaire de définir la branche et le type de larticle : Branche : clé qui définit la branche, cest-à- dire le secteur industriel, à laquelle l article peut être affecté. La branche « Z: Recette » sera la seule utilisée dans SIFAC Type darticle : clé qui définit la branche, cest-à-dire le secteur industriel, à laquelle l article peut être affecté. Le type « Z001 : Produit générique recette » sera le seul utilisé dans SIFAC Modèle : il est possible de créer un article par copie dun autre article déjà existant en indiquant ici le numéro de larticle source. Référentiel Articles Création dun article MM01

69 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 69 A la création de larticle, il faut créer toutes les vues regroupant les données de base, les données dadministration des ventes, et les données de gestion. Pour créer les vues de données de base, dAdministration des ventes, et de gestion, il est nécessaire de spécifier les niveaux organisationnels. Référentiel Articles Création dun article MM01

70 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 70 Le premier onglet de données de base permet de spécifier la désignation, lunité de quantité de base, et lancien n° article (Nabuco) Désignation Unité de quantité de base : PC pour « pièce », ou UO pour « unité dœuvre. Ancien n° article : Il est possible de spécifier une ancienne référence sil en existe une ou bien celle chez le fournisseur Article : Le numéro darticle est attribué automatiquement par le système à la sauvegarde de la fiche article. Tant que la fiche na pas été sauvegardée, le numéro article affiche « INTERN » Référentiel Articles Création dun article – Données de base MM01

71 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 71 Le premier onglet d ADV permet de définir les propriétés fiscales de larticle Statut article ADV : permet de spécifier quun article est bloqué pour utilisation en apposant le code Z1. Classification fiscale : permet de spécifier le type de TVA sappliquant à larticle Ex : TVA collectée 19,6%, TVA collectée 5,5% … Référentiel Articles Création dun article – Administration des ventes MM01

72 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 72 Le second onglet d ADV permet de définir des propriétés analytiques et comptables de larticle Grpe imputation art. : permet de spécifier le compte général que doit dériver larticle (croisé avec le groupe dimputation client) Grpe statist. article : permet le regroupement darticles pour des statistiques de ventes Groupe darticles: permet le regroupement d'articles pour la mise en place de "politiques" de conditions tarifaires Référentiel Articles Création dun article – Administration des ventes MM01

73 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 73 Longlet Texte ADV permet dintroduire un descriptif commercial à larticle, définissable en plusieurs langues. Référentiel Articles Création dun article – Texte Administration des ventes MM01

74 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable min Démonstration 4 Création dune fiche article générique Démonstration

75 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 75 Sommaire Introduction Les structures et axes dimputation Structure des données Modélisation de lEtablissement dans SIFAC Focus sur la structure budgétaire Focus sur la structure analytique Les axes dimputation Les référentiels Données fournisseur Groupes de marchandises Données client Données articles Conclusion

76 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 76 Le module Référentiel est un module commun, veillez à répondre aux questions des apprenants mais à ne pas rentrer dans les questions métier spécifiques qui seront étudiées dans les futurs modules spécialisés par domaine. Prenez le temps de bien insister sur les définitions présentées dans ce support. Il sagit du premier contact des apprenants avec SIFAC, il faut donc les rassurer et leur expliquer les notions essentielles pour la suite du parcours de formation Les données des fiches clients et fournisseurs sont structurées de la même manière (données générales, société, achat/vente). Il en va de même sur lenchaînement des écrans. Il faut insister sur ce point : une fois que les apprenants ont compris le mode de fonctionnement de la fiche fournisseur par exemple celui de la fiche client devient alors intuitif. Conclusion Conseils aux formateurs

77 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 77 Mandant : le mandant est la structure physique la plus élevée du système dinformation. Un mandant est associé à un environnement technique : Développement, Qualification, Formation, Production… Société : une entité distincte pour laquelle des états financiers complets sont requis. Périmètre analytique : il constitue un ensemble cohérent de règles et processus analytiques. Il sagit dune donnée structurante du domaine contrôle de gestion (CO). Centre de coûts : Le centre de coûts représente le niveau le plus fin danalyse des dépenses de la structure. Cest un collecteur de coûts, c'est-à-dire de dépenses primaires de type frais généraux Centre de profit : Le centre de profit est destiné à tracer les dépenses et recettes dont la structure a la responsabilité. Cest le niveau le plus fin danalyse (hors projets) pour lequel on peut suivre un compte de résultat. Le centre de profit collecte directement les produits issus de la facturation et indirectement les charges via le centre de coûts ou lEOTP (effet miroir). Les recettes peuvent être engagées, réelles ou pré-budgétées. Conclusion Glossaire

78 Module « Référentiels et organisation » S i f a c Système dInformation Financier Analytique et Comptable 78 Périmètre financier : Il constitue un ensemble cohérent de règles et processus budgétaires. Il sagit dune donnée structurante du domaine budgétaire (FM). Centre financier : Il matérialise les niveaux de vote, de répartition, dexécution et de reporting budgétaire de létablissement. Organisation dachat : Elle correspond à lentité habilitée juridiquement à passer les commandes externes. Divisions : elles permettent de gérer les secteurs dactivités (en recette et en dépense) et les dépenses mixtes identifiées par sociétés FI Organisation commerciale : elle ne peut être affectée quà une seule société. Une organisation commerciale sera donc créée pour létablissement (FI). Une autre organisation commerciale, différente, sera créée pour chaque SACD ou établissement. Agence Commerciale : Chaque Unité Budgétaire (UB) est modélisée par une agence commerciale affectée à la société FI « établissement ».Le SACD est également représenté par une agence commerciale mais affectée à la société FI «SACD». Ce niveau de regroupement permet de gérer le reporting et les autorisations dans ladministration des ventes SIFAC Conclusion Glossaire


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