PERSONNALISATION & REPRISES DES DONNEES

Présentation au sujet: "PERSONNALISATION & REPRISES DES DONNEES"— Transcription de la présentation:

1 PERSONNALISATION & REPRISES DES DONNEES
17 Novembre 2009

2 PERSONNALISATION

3 Objectifs Un Sifac paramétré conformément à vos choix fonctionnels :
certains paramètres modifiables ultérieurement par vous-mêmes, d’autres paramètres modifiables par le Centre de Compétences uniquement (marqués par le logo dans la suite du document). Un Sifac contenant vos données de base : structures (financières, budgétaires, analytiques), plans de comptes, nomenclature achat, …

4 Les outils Choix fonctionnels Données de base
fichier d’instanciation Données de base fichier d’intégration (obligatoire) fichier des données de base « manuel » (facultatif) Une note d’explication sur la personnalisation

5 Les outils Chaque fichier d’intégration et/ou de données de base est à remettre par personne morale. Rappels : 1 Etablissement = 1 personne morale 1 Université + 1 école rattachée = 2 personnes morales

6 La personnalisation porte sur des choix:
Périmètre La personnalisation porte sur des choix: organisationnels budgétaires au niveau des dépenses au niveau des recettes au niveau des conventions comptables analytiques

7 Choix organisationnels
Informations générales : Etablissement, contacts … fichier instanciation / intégration Logo (factures recette, bons de commande, OM) fichier instanciation Sociétés FI (Etablissement, SIE, Fondations …) fichier intégration Flux dépenses et recettes fichier instanciation (PF-001, PF-007, éventuellement PF-002 et PF-008) A remettre au plus tard fin novembre à Secteurs mixtes fichier d’intégration

8 Choix organisationnels
Régime TVA collectée (option sur les débits ?) Fichier instanciation, choix PF-009 Workflow et seuil de validation Fichier d’instanciation, choix PF et PF Interfaces (pour information) Fichier d’instanciation, choix, PF-025 à PF-027 Domaines de personnel Fichier d’intégration Niveaux de besoin

9 Choix budgétaires Périmètre financier (un par personne morale)
Organisation budgétaire (centres financiers) Adaptation des comptes généraux (créations / subdivisions de comptes) Adaptation des comptes budgétaires (créations / subdivisions de comptes) Domaines fonctionnels Origine des fonds Via le fichier d’intégration

10 Choix relatifs au flux dépenses
Organisation d’achat fichier d’intégration Divisions Tolérance applicable lors de l’enregistrement de la facture et gestion des coûts indirects fichier d’instanciation, choix PF-003 Workflow et seuil de validation fichier d’instanciation, choix PF et PF Edition du bon de commande fichier d’instanciation, choix PF-005

11 Choix relatifs au flux dépenses
Blocage automatique des factures fournisseurs avant mise en paiement (visa) fichier d’instanciation, choix PF-002 Nomenclature des achats fichier d’intégration Missions fichier d’instanciation, choix PF-024 et onglet spécifique Adresse dans la commande (CF ou CC) fichier d’instanciation, choix PF-006

12 Choix relatifs aux recettes
Organisation commerciale fichier d’intégration Agence commerciale Blocage automatique des factures client avant prise en charge comptable (visa recettes) fichier d’instanciation, choix PF-008

13 Choix relatifs aux recettes
Edition de la facture client fichier d’instanciation, choix PF-011 Articles génériques (pour information) fichier d’intégration

14 Choix relatifs aux conventions
Codification des eOTP (liaison implicite entre eOTP et PFI) fichier d’instanciation, choix PF-020 Workflow sur les jalons d’eOTP fichier d’instanciation, choix PF et PF

15 Choix comptables Tolérance lors du paiement fournisseur ou lors de l’encaissement client fichier d’instanciation, choix PF-012 Différences de change fichier d’instanciation, choix PF-010 Comptes bancaires de l’Etablissement fichier d’instanciation, onglet dédié

16 Choix comptables Comptes pour opérations inter-sociétés
fichier d’instanciation, onglet dédié Frais et commissions bancaires fichier d’instanciation, choix PF-013 Relances (domaines , niveau, montants) fichier d’instanciation, choix PF-014 à PF-018

17 Choix relatifs aux immobilisations
Achats immobilisés en service fait non valorisé ? fichier d’instanciation, choix PF-021 Durées d’amortissement par défaut fichier d’instanciation, choix PF-022 Calcul d’amortissement décalé d’un an après la date de mise en service du bien ? fichier d’instanciation, choix PF-023

18 Choix analytiques Périmètre analytique Centres de coûts
Centres de profit Natures comptables secondaires Via le fichier d’intégration

19 Données complémentaires
Groupes de centres financiers Groupes de comptes budgétaires Groupes de domaines fonctionnels Groupes de fonds Hiérarchie alternative des centres de coûts Hiérarchie alternative des centres de profit Via le fichier d’intégration des données « manuelles » Fichier facultatif

20 Processus de validation des fichiers
Processus itératif Etab > Amue :Envoi des fichiers à Amue / Gpt : Contrôles de format, cohérence … Amue > Etab : Retours éventuels de commentaires Etab : correction des fichiers Validation quand il n’y a plus d’erreur Assez chronophage

21 Calendrier Semaines 47 à 50 Formation transverse à Montpellier Une journée dédiée aux choix de personnalisation Fin janvier au plus tard : votre fichier d’instanciation validé Fin février au plus tard :votre fichier d’intégration validé Eventuellement également votre fichier des données « manuelles » validé

22 REPRISES

23 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 23

24 Périmètre de la reprise
Reprise à partir de NABuCo / IMMOs Reprise en début d’exercice seulement Pas d’historique, pas de pièces ordonnateur Reprise des Tiers : fournisseurs, clients, agents Reprise comptable : soldes et postes non soldés (PNS) Fiches immobilisations

25 Objets repris et modes de reprise
Mode de reprise Tiers Outils (extraction, analyse, reprise) Soldes de comptes et postes non soldés Outils (extraction, reprise) Immobilisations Outils (extraction, complément, reprise) Conventions (OTP, eOTP) Saisie directe Marchés

26 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 26

27 Les différentes étapes
Définition de la stratégie de reprise Définition du paramétrage (périmètre, correspondances) Audit de la base Tiers * Mise en qualité * Injection dans Sifac ** * étapes itératives ** étape définitive

28 La stratégie de reprise
Reprise des fournisseurs hors agents en fonction de l’activité ? en fonction de l’encours ? manuelle ? Reprise des clients idem fournisseurs Reprise agents à partir de NABuCo ? Harpège ?

29 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 29

30 Les outils de reprise Disponibles sur l’Espace Sifac
Partage de fichiers Documentation_Sifac /03 Déploiement/01 reprise de données

31 Les outils de reprise Contenu de chaque kit (fournisseurs, clients, agents, soldes et PNS, immobilisations) : documentation (Modes OPératoires d’extraction et d’injection + Manuel UTilisateur), fichiers de raccordement, outils : paramétrage (XLS) procédures et scripts SQL fichiers modèles

32 Les étapes de la reprise outillée
Mise en qualité Phase amont  Extraction vers Excel Alimentation via Excel BD NABuCo BD Tables temporaires Extraction et Contrôle Complétion et Contrôle  Contrôle non OK Anomalies Anomalies Contrôle OK Création fichiers de raccordement  Phase aval Fichiers de raccordement (fichiers plats) BD SIFAC Injection et contrôles  SIFAC

33 Les différentes phases
 Extraction de NABuCo dans des tables de travail et contrôle en fonction du paramétrage défini peut être effectué en plusieurs phases  Mise en qualité des données extraites dans les tables de travail via import/export vers Excel ou dans NABuCo suivie d’extraction complétion des données (détermination de valeurs Sifac à partir des données NABuCo) et contrôle  Génération des fichiers de raccordement  Dans Sifac : chargement final des fichiers de raccordement

34 Avantages de la solution
Principe itératif à 95% hors Sifac Détection des erreurs en amont du chargement Mise en qualité peut être faite par des non techniciens grâce à Excel

35 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 35

36 Reprise des tiers Dans Sifac, 3 familles de tiers : fournisseurs hors agents, clients et agents 3 flux de reprises : Fournisseurs non agents Clients Agents Fournisseurs et clients sont catégorisés par groupes de comptes : ensembles de règles de gestion, de caractéristiques de données, d’écran et critère d’unicité

37 Reprise des tiers : les groupes de comptes
Les fournisseurs : Groupe de compte Critère d’unicité Z001 : France public et personnes morales N°SIRET Z002 : France - Indépendants N° INSEE, N° URSSAF, N° RC … Z003 : UE – Public et sociétés N°TVA Intracommunautaire Z004 : Hors UE – DOM / TOM - Autres Aucun Z005 : Agents internes N° INSEE Z006 : Fournisseurs Occasionnels Z007 : Fournisseurs Prestations Internes Z008 : Fournisseurs Partenaires Z009 : Agents externes Nom, prénom, date de naissance Z010 : Organismes sociaux Paie

38 Reprise des tiers : les groupes de comptes
Les clients : Groupe de compte Critère d’unicité Z001 : France public et personnes morales N°SIRET Z002 : France - Indépendants N° INSEE, N° URSSAF, N° RC … Z003 : UE – Public et sociétés N°TVA Intracommunautaire Z004 : Hors UE – DOM / TOM - Autres Aucun Z005 : Divers Zone libre Z006 : Clients Occasionnels Z007 : Clients Prestations Internes Z008 : Clients Partenaires

39 Reprise des tiers : les limites
Tiers non repris automatiquement : Tiers occasionnels (Z006) : «enveloppes» à créer manuellement dans Sifac (Ex : Etudiants boursiers) Prestations internes (Z007) : sont à créer dans Sifac en se basant sur la structure de l’Etablissement. Ils font l’objet d’un chargement à part. Fournisseurs agents (Z005, Z009) : créés automatiquement suite à la reprise des agents Organismes sociaux (Z010) : à créer manuellement dans Sifac

40 Reprise des tiers : phase préalable
Renseignement du paramétrage Paramétrage d’extraction exercices établissements catégories de fournisseurs ou clients Paramétrage de correspondance notions NABuCo => notions Sifac Exemple : (titre civilité, catégorie fournisseur, pays) => groupe de comptes Les étapes :

41 Reprise des tiers : Paramétrage d’extraction
Etablissement pour les bases NABuCo multi-établissements Exercices pour limiter le périmètre Catégories et types de pays éventuellement découper les traitements

42 Reprise des tiers : Paramètres d’extraction
Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_ETAB : une ligne par code Etablissement NABuCo à extraire Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_EXE : une ligne par exercice à prendre en compte Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_FOUR : une ligne par catégorie fournisseur NABuCo à extraire Onglet W_FOUR_PAR_EXTRACT_PAYS : une ligne par type pays NABuCo à extraire

43 Reprise des tiers : Paramètres d’extraction

44 Reprise des tiers : Paramétrage de correspondance
Objectif : valoriser automatiquement certaines données à partir des informations de NABuCo, de façon à assurer la complétude des données. Contraintes : NABuCo est personnalisable. Il n’est donc pas possible de généraliser des correspondances générales. Exemple : catégories de fournisseurs, types de pays … Solution : Des tables permettent donc d’associer une valeur ou plusieurs valeurs NABuCo (ou combinaisons) à une et une seule valeur Sifac.

45 Reprise des tiers : Paramètres de correspondance
Fichier SIFAC-RDD-TRANSCO-FOURN.xls onglet W_CORRES_TITRE_CIVILITE_FOUR Civilité NABuCo  Civilité Sifac onglet W_CORRES_GROUPE_CPTE : (titre civilité, catégorie fournisseur, type pays)  groupe de compte Sifac onglet W_CORRES_MOD_REGL : Mode de règlement NABuCo  Mode de réglement Sifac

46 Reprise des tiers : Paramètres de correspondance

47 Reprise des tiers : La mise en qualité des données
Phase itérative Contrôles suite à l’extraction : présence de données obligatoires format de données (Siret, Insee …) Les corrections peuvent se faire : dans les tables de travail sous NABuCo (nécessite extraction après correction) Travail de collecte des données auprès des fournisseurs

48 Reprise des tiers : la transcodification
Objectif : traduire des données NABuCo en données Sifac Utilisation du paramétrage de correspondance Une notion importante : le groupe de comptes déduit à partir du paramètre conditionne les contrôles suivants Autres données : titre de civilité, mode de règlement

49 Reprise des tiers : complétude des données
Objectif : renseigner des données obligatoires pour Sifac qui n’existent pas dans NABuCo ou qui ne sont pas valorisées dans NABuCo Une notion importante : la fonction partenaire à renseigner au niveau des adresses Pour les clients : renseigner le groupe de comptes. contrairement aux fournisseurs, il ne peut pas être déduit de NABuCo car pas de notion de pays

50 Reprise des tiers : focus sur les rôles partenaires
Pour gérer le multi adresses d’un même tiers (même identifiant). Principe : les gestionnaires doivent typer les différentes adresses des tiers. L’adresse principale (FO) sera reprise dans le tiers les autres adresses donneront lieu à la création d’autant de tiers partenaires Z008 qu’il y a d’adresses, avec des rôles dédiés (auteur de la facture, destinataire du bon de commande …). les tiers partenaires sont alors reliés au tiers principal Adresse 1 FO Tiers Adresse 1 AC Tiers Adresse 2 AC Tiers Z008 / 1 Adresse 2 AF Adresse 3 AF Tiers Z008 / 2 Adresse 3

51 Fichiers Excel pour complétude
Les fichiers Excel sont porteurs d’informations pour la complétude : longueur, type et caractère obligatoire / facultatif des données

52 Reprise des tiers : dédoublonnage
Dans le cas où plusieurs fournisseurs ou clients ont le même identifiant dans NABuCo, pour le même groupe de comptes, le traitement détecte des doublons Les gestionnaires doivent donc déterminer le tiers maître : la suite des traitements rattachera les adresses des tiers esclaves au tiers maître. Les PNS liés aux tiers esclaves seront rattachés au tiers maître lors de la reprise automatique des PNS.

53 Reprise des tiers : les agents
Les principes sont les mêmes que pour les fournisseurs et les clients Les données sont différentes de celles des fournisseurs car le point d’entrée est une transaction RH (donc autre modèle). Le n° Insee est nécessaire pour les agents internes. Il convient de le récupérer (service RH). Les agents repris doivent être transformés en fournisseurs (groupes Z005 et Z009) par la mise en place d’un job dédié.

54 Reprise des tiers : les agents
Paramétrage de correspondance spécifique : Etablissement NABuCo  Société Sifac Etablissement NABuCo  Domaine du personnel Etablissement NABuCo  Centre de coût Catégories et statuts Titres de civilité Mode de règlement Complétion manuelle Type d’adresse (personnelle / administrative) Type de coordonnées bancaires (principales / missions)

55 Reprise des tiers : les agents
Sont extraits les agents (fournisseurs catégorie 98) qui ont eu des états de frais de mission. Vous n’utilisez pas le module missions de NABuCo ? Il est possible de modifier la requête pour prendre en compte tous les fournisseurs de la catégorie 98 => complétude plus importante à faire manuellement Vous préférez partir d’Harpège ? L’extraction est à votre charge pour alimenter les tables de reprise

56 Reprise des tiers : points d’attention
Utiliser les groupes de compte de façon « juste » Ne pas utiliser le groupe Z004 (sans critère d’unicité) si on n’a pas l’identifiant attendu par le groupe correct. Exemple : une société française dont on n’a pas le Siret ne doit pas être créée en Z004, mais en Z001. Il faut donc récupérer le Siret. Récupérer / actualiser toutes les données nécessaires

57 Reprise tiers : fichiers de raccordement
Etape consistant à transformer les tables de reprises en fichiers plats Il est encore possible de modifier / compléter ces fichiers Il est possible de générer plusieurs fois les fichiers de raccordement (différentiels)

58 Injection dans Sifac Le contenu des fichiers de raccordement est injecté grâce à une transaction spécifique Un tiers créé dans Sifac ne peut pas être supprimé

59 Reprise des tiers : quid des nouveaux tiers ?
Il est possible de faire la reprise des tiers en plusieurs étapes une 1ere fois (« photo ») des compléments : extractions complémentaires Fichiers de raccordement différentiels Attention : les tiers déjà créés par Sifac ne sont pas modifiés. Toute modification dans NABuCo d’un tiers déjà repris dans Sifac doit être reportée dans Sifac

60 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 60

61 Reprise comptable Pré-requis : reprise des tiers
Rappel sur l’auxiliarisation ; SIFAC_MUT_CPT_AUXILIARISATION_V1.0.ppt Il est important d’avoir limité au maximum les PNS Paramétrage d’extraction : Etablissement Exercice

62 Reprise comptable : les principes
Elle se base sur la génération de la reprise BE de NABuCo. Les écritures sont transformées au format Sifac, avec transcodification de certaines données (UB/CR => Société FI) Les PNS injectés dans Sifac restent porteurs de la notion de tiers (correspondance n° tiers NABuCo vers Sifac) Peut être effectuée en plusieurs étapes (trésorerie, PNS, autres), sans limite de temps

63 Reprise comptable : paramètres de correspondance
Code Etablissement + Code UB  Société FI Correspondance comptes comptables (pour les comptes autres que ceux de la souche)

64 Reprise comptable : complétude des données
Les tiers concernés par les PNS sont renseignés le plus automatiquement possible. cependant, certains ne peuvent être retrouvés (ex : mouvements passés via des OD). la complétude des données est alors nécessaire.

65 Reprise comptable : dans Sifac
Débouclement des opérations par saisie manuelle d’écriture dédiées à la reprise. Utilisation de la comptabilité auxiliaire. Adaptation temporaire des caractéristiques de certains comptes comptables, le temps des opérations de reprise Cf Manuel Utilisateur : SIFAC_MUT_RDD_FR7_BILAN_ENTREE_V1.3.ppt

66 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 66

67 Les immobilisations Extraction : à partir d’Immos (NABuCo)
périmètre : tout multi-établissement avec possibilité de tri pour sélection l’Etablissement doit tout reprendre, même les fiches des biens totalement amortis. en revanche, si les biens sont complètement sortis, il ne faut pas reprendre les fiches correspondantes

68 Les immobilisations Complétude : Enrichissement / Corrections:
La localisation (paramétrage Sifac) Sociétés, Comptes, Divisions, Centres de Couts, Centres Financiers, Domaines Fonctionnels, Codes Amortissement (tables de correspondance) Enrichissement / Corrections: Corrections dans le fichier d’extraction Injection : Transactions dédiées dans Sifac Rattachement aux opérations comptables

69 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 69

70 Reprise des marchés Chaque marché en cours doit être saisi dans Sifac avec les montants initiaux Ce qui est exécuté doit faire l’objet de la saisie d’un avenant négatif (type « reprise ») sur chaque niveau. Les contrôles faits lors des commandes sur marchés sont donc faits sur le non déjà exécuté.

71 Reprise des marchés Un fichier pour préparation à la saisie dans Sifac, avec un mode opératoire associé.

72 Outils d’aide à la reprise des marchés
Une nouvelle édition NABuCo, dans la mesure du possible dans la logique Sifac, accessible hors NABuCo. Pour chaque marché en cours, restitution des informations administratives et financières, regroupées par niveau. L’utilisation de ce fichier est facultative : il permet juste de préparer la saisie.

73 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 73

74 Reprise des conventions
Mise à disposition d’un fichier Excel et d’un mode opératoire permettant une préparation à la saisie. L’utilisation de ce fichier est facultative.

75 Sommaire Périmètre Les étapes Les outils Reprise des tiers
Reprise comptable Reprise des fiches immos Reprise des marchés Reprise des conventions Conclusion 75

76 Charge non négligeable Importance de la mise en qualité des données
Conclusion Charge non négligeable Importance de la mise en qualité des données Impliquant les équipes techniques mais surtout fonctionnelles A lancer le plus tôt possible (mailings)

77 Base Assistance (ouverte aux sites 2011 à partir de l’été 2010)
Contacts Personnalisation Christophe Riché ( ) Reprises Christophe Riché Base Assistance (ouverte aux sites 2011 à partir de l’été 2010)