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SEMINAIRE P ROCÉDURES DE REDDITION DU COMPTE DE GESTION DE L E TAT Présenté par : Présenté par : Blaise N. YEHOUENOU Consultant Consultant Douala, du 26.

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1 SEMINAIRE P ROCÉDURES DE REDDITION DU COMPTE DE GESTION DE L E TAT Présenté par : Présenté par : Blaise N. YEHOUENOU Consultant Consultant Douala, du 26 au 29 octobre 2009 FONDS MONETAIRE INTERNATIONAL Afritac Centre (D IRECTIVES DU CADRE HARMONISÉ DES FINANCES PUBLIQUES EN ZONE CEMAC )

2 Sommaire 1 Introduction 2 Principes généraux 2.1 Les moyens utilisés 2.2 Les textes de référence 2.3 Les acteurs 3 Cadre technique de l'élaboration du Compte de Gestion de l'Etat 3.1 Les principes et modalités d'élaboration du compte 3.2 L'utilisation des comptes 4 Elaboration du compte de gestion en cours d'année 4.1 Les Comptables Principaux 4.2 Le Compte de Gestion de l'État proprement dit 5 Dépôt du compte de gestion à la Juridiction des comptes 5.1 La mise en état d'examen du compte de gestion 5.2 La transmission du compte de gestion à la juridiction des comptes 5.3 Le compte de gestion des valeurs inactives 6 Annexes 2

3 1. Introduction Lobjectif de cette communication sur les procédures de reddition du compte de gestion de lEtat est de rappeler lancrage juridique communautaire de la reddition de compte de gestion par le comptable principal de lEtat, les normes juridiques, les principes et modalités de cette reddition ainsi que les éléments constitutifs dudit compte. Le compte de gestion de lEtat produit par le comptable principal, est un document de synthèse 3

4 qui rassemble les comptes de lEtat mouvementés au cours de lexercice budgétaire. Le compte de gestion de lEtat répond aux objectifs suivants : 4 justifier lexécution des budgets et des comptes spéciaux dont le comptable principal est responsable ; aboutir à la confection du compte général de ladministration des finances ; présenter la comptabilité patrimoniale de lEtat ; enfin, élaborer le projet de loi de règlement.

5 5 2. PRINCIPES GÉNÉRAUX

6 6 Larticle 17 de la directive n° 02/08-UEAC-190- CM-17 du 20 juin 2008, portant règlement général sur la comptabilité publique dispose que : "Les comptables publics en deniers et valeurs sont principaux ou secondaires. Les comptables principaux rendent leurs comptes au juge des comptes. Les comptables secondaires sont ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal auquel ils rendent des comptes."

7 7 La confection du compte de gestion est une obligation dordre public pour tout comptable principal dun organisme public. Pour satisfaire cette obligation vis-à-vis du juge des comptes qui peut mettre sa responsabilité personnelle et pécuniaire en jeu, le comptable principal doit rigoureusement respecter : les principes et modalités délaboration du compte de gestion ; la procédure de confection du compte de gestion ;

8 8 le calendrier délaboration du compte de gestion ; les délais de transmission du compte de gestion au juge des comptes LES MOYENS UTILISÉS Au niveau des ordonnateurs de lEtat, compte tenu du volume et de la complexité des opérations, le suivi de lexécution budgétaire nécessite des équipements informatiques performants qui permettent déditer les ordonnances ou mandats, les bordereaux

9 9 dordonnances ou de mandats, le compte administratif. Il en est de même au niveau des comptables principaux des budgets et comptes spéciaux de lEtat, en vue de la tenue de la comptabilité générale, des comptabilités auxiliaires de recettes et de dépenses, de lédition des titres de règlement, des bordereaux sommaires, des bordereaux de développement, des états comptables et financiers, etc.

10 LES TEXTES DE RÉFÉRENCE Les principaux textes de référence auxquels les Etats membres de la zone CEMAC peuvent avoir recours en matière financière sont classés en deux catégories : Les textes législatifs Loi portant constitution de la république ; Loi organique relative aux lois de finances ; Directive n° 01/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 relative aux lois de finances ;

11 11 Loi portant composition, organisation, fonctionnement et attributions de la haute juridiction compétence en matière financière ; Loi portant règles de procédures applicables devant la formation juridictionnelle en matière des comptes Les textes réglementaires Directive n° 02/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique ;

12 12 Directive n° 03/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 portant nomenclature budgétaire ; Directive n° 05/08-UEAC-195-CM-17 du 19 décembre 2008 relative au Plan comptable de lEtat en zone CEMAC (PCE/CEMAC) ; Décret portant règlement général sur la comptabilité publique ; Textes portant nomenclature des pièces justificatives ; etc.

13 LES ACTEURS Le cadre juridique de reddition du compte de gestion de lEtat examiné dans cette communication, est régi par les différentes directives de la CEMAC. Il nest pas tenu compte des particularités qui pourraient être liées à chaque Etat. Il ressort de ces directives les rôles respectifs des différents intervenants dans lélaboration du compte de gestion de lEtat depuis sa reddition à son jugement, les acteurs suivants :

14 Les Comptables principaux « …Les comptables principaux rendent leurs comptes au juge des comptes… » (Article 17 Directive n° 02/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique). Pour lEtat (Article 19 Directive n° 02/08-UEAC- 190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique), le compte de gestion est rendu par les comptables

15 15 principaux appartenant au réseau des comptables directs du Trésor. A ce titre, ils sont chargés, sous lautorité du ministre chargé des finances, dexécuter toutes opérations de recettes et de dépenses des programmes, des budgets annexes, des comptes spéciaux et des budgets des collectivités locales.

16 16 Ils exécutent, par ailleurs, toutes les opérations de trésorerie et, dune manière générale, toutes opérations financières dont lEtat et les collectivités territoriales sont chargés, à lexception de celles dont lexécution est expressément confiée à dautres comptables publics. Les comptables principaux centralisent les opérations faites pour le compte du Trésor et des organismes publics, par les comptables secondaires.

17 Les Ordonnateurs Pour assurer le suivi du déroulement des opérations budgétaires et le rapprochement avec les écritures des comptables publics, les ordonnateurs principaux, délégués ou secondaires sont tenus de retracer les engagements, ainsi que les ordres donnés à ceux-là dans des comptabilités administratives (Article 7 et 93 de la directive n° 02/08-UEAC- 190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement Général sur la Comptabilité Publique).

18 18 Les travaux de rapprochement entre comptable et ordonnateur sont sanctionnés par des documents signés des deux parties, intitulés « bordereau sommaire des dépenses » ou « bordereau sommaire des recettes ». La comptabilité administrative des ordonnateurs permet délaborer le compte administratif, pièce justificative essentielle du compte de gestion de lEtat produit par le comptable principal au juge des comptes.

19 Le Juge des Comptes Aux termes des articles 108 et 110 de la directive n° 02/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique, la juridiction des comptes juge les comptes des comptables publics. Elle vérifie sur pièces, et le cas échéant sur place, la régularité des recettes et des dépenses décrites dans les comptabilités publiques et sassure du bon emploi des crédits, des fonds et valeurs gérés par les services de lEtat et par les autres personnes morales de droit public.

20 20 La juridiction des comptes assiste le Parlement et le Gouvernement dans le contrôle de lexécution des lois de finances.

21 21 3. CADRE TECHNIQUE DE L'ÉLABORATION DU COMPTE DE GESTION DE L'ETAT

22 LES PRINCIPES ET MODALITÉS D'ÉLABORATION DU COMPTE Les principes Seuls sont présentés au juge des comptes, les comptes des comptables principaux, ceux-ci ayant, préalablement, incorporé dans leur comptabilité les opérations des comptables secondaires qui leur sont rattachés. Seul le juge des comptes peut donner aux comptables principaux le quitus de leur gestion.

23 Les modalités de confection du compte de gestion de l'Etat La préparation du compte de gestion est une tâche qui doit seffectuer tout au long de lannée. Le comptable principal doit observer une méthode rigoureuse de préparation permanente du compte de gestion qui consiste, notamment à : effectuer, en cours dannée, suivant des périodicités déterminées, des contrôles internes de cohérence des écritures comptables ;

24 24 effectuer dun commun accord avec les services de lordonnateur, des rapprochements périodiques (trimestriels) de manière à éviter les ajustements difficiles en fin dannée ; classer au fur et à mesure, les mandats, les titres de recettes, accompagnés de leurs justifications.

25 L'UTILISATION DES COMPTES Le cadre comptable est divisé en deux types de comptes : Les comptes dexécution où les opérations sont décrites, au jour le jour, par les comptables ; Les comptes de présentation (comptes patrimoniaux) où les opérations sont reclassées, en fin dannée, dans la comptabilité du comptable centralisateur de niveau 1, grâce au système de la réflexion.

26 Les comptes dexécution utilisés toute lannée Classe 3 Classe 4 Classe 5 Classe 9 Seuls, les comptables principaux mouvementent les comptes dimputations définitives du budget général et des comptes spéciaux (classe 9). Les comptes des classes 4 et 5 sont repris en balance dentrée des comptables publics.

27 Les comptes de présentation Ils ne jouent quen fin de gestion. Ceux-ci permettent de dégager "le Résultat de type patrimonial" conformément au règlement général sur la comptabilité publique. Ce sont : Classe 1 Classe 2 Classe 6 Classe 7

28 28 Les comptes de bilan classes 1 et 2 sont repris en totalité en balance dentrée dans les écritures du comptable centralisateur de niveau 1. Ils ne sont mouvementés quen fin dannée.

29 29 4. ELABORATION DU COMPTE DE GESTION EN COURS D'ANNÉE

30 LES COMPTABLES PRINCIPAUX Au jour le jour La comptabilité générale Les dépenses budgétaires Les dépenses sont prises en compte au titre du budget de lannée au cours de laquelle elles sont payées par les comptables assignataires. Toutes les dépenses doivent être imputées sur les crédits de lannée considérée, quelle que soit la date de

31 31 la créance (article 29 alinéa 2 de la directive n° 01/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 relative aux lois de finances). Larticle 64 de la directive n° 02/08-UEAC-190- CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique précise quavant dêtre payées, les dépenses sont engagées, liquidées et ordonnancées. Toutefois, les dépenses payées sans ordonnancement, conformément aux textes en vigueur, font lobjet dune régularisation après paiement. Les dispositions communautaires nautorisent donc pas de dépenses sans ordonnancement.

32 32 La comptabilité des dépenses est tenue en fonction de la procédure dexécution de la dépense. Globalement on constate les écritures suivantes : 1. Les dépenses ordonnancées Prise en charge : Débit : classe 9 Crédit : compte de tiers de classe 4 Règlement : Débit : compte de tiers de classe ayant reçu limputation initiale Crédit : compte de la classe 5

33 33 2. Les dépenses sans ordonnancement préalable Règlement : Débit : compte de classes 4 ou 3 Crédit : compte de classes 5 ou 3 Régularisation (prise en charge) : Débit compte de classe 9 Crédit compte de classes 4 ou 3 La comptabilité générale est soutenue par une comptabilité auxiliaire qui est tenue conformément à la nomenclature budgétaire et qui permet de suivre la consommation des crédits votés.

34 Les recettes budgétaires Il convient de rappeler que les recettes sont prises en compte au titre du budget de lannée au cours de laquelle elles sont encaissées par un comptable public (article 29 alinéa 1 de la directive n° 01/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 relative aux lois de finances). « Dans les conditions prévues pour chacune delles, les recettes sont constatées et liquidées, ordonnancées avant dêtre prises en charge et recouvrées… » (Article 49 de la directive n° 02/08-UEAC-190-CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique).

35 35 «Toute créance constatée et liquidée fait lobjet dun acte formant titre de perception émis par lordonnateur du budget concerné qui en a seul linitiative. En matière dimpôts directs et taxes assimilées, les rôles émis forment titres de perception. En matière dimpôts indirects et taxes assimilées, les états de liquidation forment titres de perception.

36 36 Les redevances pour services rendus et les autres produits divers et éventuels de lEtat ou des autres organismes publics sont perçus sur ordre de recettes formant titres de perception des créances constatées par états de liquidation ou de décisions administratives. Pour les recettes encaissées sur versements spontanés des redevables, des titres de régularisation sont établis périodiquement.» (Article 49 de la directive n° 02/08-UEAC-190- CM-17 du 20 juin 2008 portant règlement général sur la comptabilité publique).

37 37 La comptabilité des recettes est organisée sur la base des dispositions ci-dessus établies. Globalement, on constate les écritures suivantes : 1. Les recettes encaissées sur la base des titres de perception Prise en charge : Débit : compte 41 Crédit : compte 38

38 38 2. Les encaissements de recettes par le comptable assignataire Débit classe 5 / Crédit compte 390 Puis, il ya les écritures intermédiaires de transfert de recettes au comptable principal. 3. Les imputations définitives de la recette chez le comptable principal : Débit compte 391 / Crédit compte 41 Puis : Débit : compte 38 Crédit : compte de la classe 9

39 39 4. Les recettes perçues sans émission préalable de titre A loccasion du versement spontané, les écritures suivantes passées : Débit : compte de la classe 5 Crédit : compte 47 A la réception du titre de régularisation : Débit : compte 47 Crédit : compte de la classe 9

40 40 Ces écritures sont suivies également en comptabilité auxiliaire qui permet de dégager par ligne budgétaire les émissions et les recouvrements effectifs Les ajustements obligatoires En interne Centralisation décadaire ou mensuelle des recettes et des dépenses des comptables non centralisateurs. Mensuels en interne.

41 41 Une balance mensuelle doit obligatoirement être éditée chaque fin de mois c'est-à-dire dans les 5 jours suivants la fin du mois précédent. Contrôler, la cohérence comptable entre les comptes de comptabilité générale classes 3 et 4 avec les comptabilités auxiliaires de recettes et de dépenses Ce contrôle exhaustif de la balance devrait permettre de rectifier les anomalies comptables détectées entre les différentes comptabilités et de les corriger rapidement.

42 Avec les ordonnateurs Ajustement trimestriel avec note daccord signée par lordonnateur et le comptable En fin de gestion En fin de gestion, le comptable principal : exécute, en comptabilité auxiliaire et générale, les derniers enregistrements de sa propre comptabilité (écritures de régularisation, notamment) ; intègre toutes les opérations des comptables non centralisateurs.

43 LE COMPTE DE GESTION DE L'ÉTAT PROPREMENT DIT Le compte de gestion de lEtat est lensemble des documents justifiant et résumant la totalité des opérations exécutées, par le comptable principal dans le cadre de la gestion financière de lEtat. On distingue le compte de gestion sur chiffre et le compte de gestion sur pièces. Le compte de gestion sur chiffre présente les résultats de lexécution des opérations financières de lEtat entre le 1 er janvier et le 31 décembre de lannée.

44 44 Sagissant du compte de gestion sur pièces, il rassemble lensemble des documents qui permettent au comptable principal de justifier les opérations financières de lEtat quil a effectuées. Les pièces sont adressées à la juridiction des comptes suivant les périodicités ci-après : le trimestre (cest possible si tout le réseau est informatisé) ou à défaut ; à la clôture de la gestion.

45 Les pièces produites en fin de trimestre Une partie du compte de gestion de lEtat peut être déposée à la juridiction financière par trimestre, en vue de permettre à cette dernière de rapprocher son contrôle du fait générateur de la recette ou de la dépense. Les pièces transmises à cette occasion sont les suivantes : Les bordereaux sommaires de dépenses et de recettes ; Les pièces de recettes ; Les pièces de dépenses.

46 Le bordereau sommaire de dépenses Le bordereau sommaire de dépenses est un état de rapprochement entre le comptable principal et les différents ordonnateurs. Il doit comporter les informations suivantes : Les chapitres budgétaires Les crédits ouverts. Les montants des ordonnancements acceptés par le comptable principal : au cours des trimestres antérieurs ; au cours du trimestre.

47 47 Le total des dépenses ordonnancées et acceptées. Le montant des dépenses sans ordonnancement préalable. Le montant total des dépenses. Le bordereau sommaire de dépenses est établi par lordonnateur principal, délégué ou secondaire. Il est certifié conforme par le comptable principal et par lordonnateur concerné.

48 Le bordereau sommaire de recettes Comme le bordereau sommaire de dépenses, celui-ci doit comporter les informations suivantes : Les chapitres budgétaires. Les prévisions de recettes. Les montants des émissions de titres pris en charge par le comptable principal et/ou par le comptable secondaire, centralisateur, assignataire de la recette : au cours des trimestres antérieurs ; au cours du trimestre.

49 49 Le total des titres de recettes émis et pris en charge. Le montant des recettes sans émission préalable de titre. Le montant total des recettes. Le bordereau sommaire de recettes est certifié et signé par lordonnateur, émetteur de titres de perception (Impôts, Douanes et Autres) et le comptable chargé du recouvrement des créances de lEtat concernées.

50 50 Les bordereaux sommaires de recettes et de dépenses sont adressés au juge des comptes, appuyés des pièces justificatives de recettes et de dépenses Les pièces de recettes Les pièces de recettes sont constituées : des titres de perception ; des pièces portant réduction ou annulation des titres émis.

51 Les pièces de dépenses Les pièces de dépenses sont constituées : des ordonnances ou mandats appuyés des pièces justificatives des opérations de dépenses conforme à la nomenclature des pièces justificatives ; des pièces de réduction ou dannulation de mandats. Les pièces justificatives de recettes et de dépenses sont transmises sous bordereaux récapitulatifs.

52 52 Au cas où ces pièces nont pu être déposées trimestriellement, elles pourront lêtre à la clôture de la gestion Les pièces produites à la clôture de la gestion Les pièces produites à la clôture de la gestion sont les pièces générales qui sont les suivantes : le compte administratif ; la loi de finances initiale ou rectificative ; les actes modificatifs des autorisations parlementaires ;

53 53 la balance des comptes mouvementés par le comptable principal ; les développements des dépenses et des recettes. Les documents annexes Le compte administratif Le compte administratif produit par chaque ordonnateur, est la synthèse des dépenses exécutées. Il doit retracer les engagements et ordres donnés au comptable auprès duquel il est accrédité.

54 54 Ce compte est « certifié » par lordonnateur et le contrôleur financier. Il comporte les informations suivantes : la rubrique budgétaire ; le libellé ; les crédits ouverts ; les modifications de crédits ; le total des crédits ouverts ; le montant des ordonnancements ; les crédits disponibles.

55 Les lois de finances initiale et rectificative Il sagit en fait de lensemble des documents budgétaires qui permettent de vérifier la cohérence entre les documents dexécution du budget et les autorisations parlementaires Le actes modificatives des autorisations parlementaires Les autorisations parlementaires ne sont souvent pas respectées par le gouvernement.

56 56 Des modifications en plus ou en moins des autorisations interviennent conformément aux dispositions de la loi organique relative aux lois de finances. Les actes modifiant les autorisations initiales ou complémentaires sont les suivants : les décrets portant virements de crédits ; les arrêtés du ministre des finances portant ouverture de crédit au titre de fonds de concours ;

57 57 les arrêtés du ministre chargé des finances portant report de crédits ; les arrêtés du ministre chargé des finances portant transfert de crédits ; les décisions de rétablissement de crédits La balance des comptes mouvementés Elle indique, par compte élémentaire de la nomenclature des comptes de lEtat : le numéro et lintitulé des comptes par ordre croissant des numéros des comptes ;

58 58 la balance dentrée ; les opérations de lannée ; les opérations dordre de fin dannée ; la balance de sortie. Elle est établie après centralisation des opérations des comptables secondaires par le comptable principal. Celui-ci, à lissue des rapprochements signe la balance ce qui atteste de la sincérité du compte de gestion. En cas de pluralité de comptables, sont désignés nommément le ou les comptables responsables de la gestion et la durée respective des fonctions de chacun.

59 59 Les développements produits par le comptable principal sont les suivants : le développement des recettes du budget général, des comptes spéciaux. Ce développement est établi à partir des éléments extrait de la comptabilité générale des comptes 38, 41 et de la comptabilité auxiliaire des recettes. Il présente, en les détaillants par ligne budgétaire : – les droits constatés ; – les recouvrements ; – les restes à recouvrer.

60 60 Le développement des dépenses budgétaires présente pour chaque compte dimputation budgétaire la ventilation par ministère des ordonnances ou mandats de payement. Il est établi à partir des données de la comptabilité auxiliaire des dépenses Les autres développements Les autres documents joints au compte de gestion servent soit à ventiler, à récapituler ou à justifier certaines écritures. Ces documents sont les suivants :

61 61 Les états détaillés des titres de perception émis ; La justification des soldes comptes de la classe 1, 2, 4 et 5. Les états de développement justifiant ces soldes sont les suivants : létat du passif ; létat de lactif ; létat de restes à recouvrer ; létat restes à payer ; les relevés des comptes de dépôt et les notes daccord des déposants ; les états de développement des soldes des comptes de la classe 4 ;

62 62 les relevés du compte courant et autres du Trésor à la BCEAO et éventuellement dans les banques primaires appuyés des états de rapprochement signés des comptables et des responsables des institutions bancaires domiciliataires desdits comptes Les documents annexes Lacte de nomination ; Lattestation de réalisation du cautionnement ; Le procès-verbal de prestation de serment ; Le procès-verbal de remise de service ;

63 63 Les réserves émises par le comptable entrant ; Lattestation de prise de service ; Les procurations données aux mandataires ; Les notes dintérim.

64 64 5. DÉPÔT DU COMPTE DE GESTION À LA JURIDICTION DES COMPTES

65 65 Le compte de gestion une fois élaboré par le comptable principal doit être déposé au juge des comptes pour le contrôle juridictionnel des comptes. Avant ce dépôt, le compte doit être mis en état dexamen LA MISE EN ÉTAT D'EXAMEN DU COMPTE DE GESTION La mise en état dexamen du compte de gestion a pour objectif de préparer le jugement des comptes par la juridiction des comptes. Elle constitue un premier niveau de vérification des opérations.

66 66 La mise en état dexamen consiste à sassurer : que les documents prévus par la règlementation sont produits ; que ces documents sont réguliers en la forme ; que les résultats comptables correspondent aux états de développement et aux pièces produites.

67 67 Les contrôles ci-dessus mentionnés se résument en deux types de vérification, à savoir : Les contrôles de forme ; Les contrôles de fonds Les contrôles de forme Ils portent essentiellement sur : La vérification de la régularité formelle des documents et pièces du compte de gestion. La vérification de la présence effective des documents et pièces justificatives.

68 Le contrôle de la régularité formelle des pièces Ce contrôle porte sur les points suivants : La vérification des éléments de validité des pièces (les certifications, les cachets et signature) ; La vérification du respect des instructions des organes de contrôle relatives à la forme, au poids des liasses des pièces et de la manière dont ils sont attachés.

69 La vérification de la présence des pièces Le contrôle de la présence effective et exhaustive des pièces est fonction de la catégorie des pièces. On distingue deux catégories de pièces en matière de compte de gestion : les pièces générales ; les pièces justificatives.

70 70 Le contrôle de la production exhaustive des pièces générales est réalisé au vu de la liste desdites pièces. Cette liste est généralement préfixée par les autorités administratives ou de contrôle (ministre chargé des finances, directeur de la comptabilité publique ou juge des comptes). Sagissant des pièces justificatives, le contrôle de leur présence effective seffectue par pointage, au vu de létat dinventaire auquel sont jointes les pièces.

71 Les contrôles de fond Ces contrôles portent sur : la vérification de la bonne transcription du montant des pièces au niveau des différents documents du compte de gestion ; la vérification de lexactitude des calculs ; la vérification de la cohérence des chiffres entre les documents comptables et les documents budgétaires ; la vérification de la cohérence des chiffres de la partie du compte de gestion réservée à lexécution du budget avec le compte administratif.

72 La confection des liasses Les pièces justificatives du compte de gestion sont classées par ordre croissant des numéros des comptes tels quils se succèdent sur létat dinventaire sans rappel ni renvoi et à lintérieur de chaque compte par ordre chronologique. En ce qui concerne les comptes budgétaires, le classement à lintérieur se fait par rubrique budgétaire et par ordre chronologique.

73 73 Cette suite ininterrompue de documents est alors scindée en liasses successives dun poids et de dimensions fixés par la juridiction financière (II est recommandé tout de même de faire des liasses nexcédant pas 4 ou 5 kilos). Selon la masse des justifications des comptes, une liasse peut contenir des pièces justificatives, soit : dun seul compte ; de plusieurs comptes successifs ;

74 74 ou même de la fin des justifications dun compte, de la totalité des justifications dun autre compte, de la totalité des justifications dun compte suivant et des premières justifications du compte venant immédiatement après. Chaque liasse ainsi constituée est solidement ficelée. Il est placé sur la liasse et maintenue par la ficelle, une étiquette à œillet comportant les renseignements suivants : lappellation et le numéro codique du poste comptable ;

75 75 lindication en chiffres de la gestion ; lindication en chiffres du ou des numéros des comptes intéressés ; le numéro de la liasse. Celui-ci commence par le chiffre 1 pour les premières pièces de la gestion et se poursuit dans lordre croissant des numéros des comptes, sans adjonction de numéros bis ou ter ou dexposant. Le dernier numéro de la dernière liasse correspond au nombre total des liasses de lenvoi.

76 76 Les états dinventaire des pièces doivent comporter le ou les numéros des liasses. Les liasses doivent être emballées dans un papier fort sur lequel une étiquette-adresse est collée de manière à ce que le numéro du compte et le numéro de la liasse puisse apparaître sur le champ inférieur étroit du paquet. La dernière liasse de lenvoi porte, à côté de son numéro, la mention "et dernière".

77 LA TRANSMISSION DU COMPTE DE GESTION A LA JURIDICTION DES COMPTES Lenvoi du compte de gestion à la juridiction des comptes est effectué au moyen dune lettre denvoi ou dun bordereau établi en trois exemplaires. Le premier est joint au compte de gestion, le deuxième adressé pour information du ministre chargé des finances ou du directeur de la comptabilité publique, le troisième exemplaire conservé par le comptable principal.

78 78 La lettre ou le bordereau denvoi indique le nom du comptable principal, lexercice considéré, le nombre de paquets et le nombre de liasses LA COMPTE DE GESTION DES VALEURS INACTIVES Dans lexercice de ses fonctions, le comptable principal ou les autres comptables publics secondaires rattachés, peuvent être amenés à manipuler des valeurs, voire des objets appartenant soit à lEtat (Bons du Trésor ou Obligations offerts en souscription au public,

79 79 timbres fiscaux etc.) soit à des tiers (obligations émises par les correspondants du Trésor etc.). Ces valeurs nexpriment aucune créance sur les tiers. A légard du patrimoine de lEtat, elles sont inactives. La comptabilité des valeurs inactives est en fait "une comptabilité matière des valeurs autres que les espèces en caisse". Elle est indépendante de la comptabilité deniers, bien que, le cas échéant, un mouvement dans lune puisse correspondre à un mouvement dans lautre.

80 80 De la même manière, les comptes de gestion en valeurs inactives sont distincts des comptes de gestion des opérations en deniers. Le compte de gestion des valeurs inactives comportent deux parties : le compte de gestion sur chiffre ; et le compte de gestion sur pièces Le compte de gestion des valeurs inactives sur chiffre Il est constitué du tableau demploi des valeurs inactives qui est en fait la balance des comptes des valeurs inactives. Il comporte les informations suivantes :

81 81 la désignation des comptes ; les débits et les crédits subdivisés en : balance dentrée ; opérations de lannée ; total débit et total crédit ; solde débiteur ou créditeur Le compte de gestion des valeurs inactives sur pièces Les opérations à justifier sont celles se rapportant aux entrées et aux sorties des valeurs inactives. Les opérations relatives à la gestion des valeurs inactives sont justifiées ainsi quil suit :

82 82 Les entrées de valeurs inactives dans la pratique comptable du Bénin, sont justifiées par des procès verbaux de réception ou de reconduction des valeurs inactives ; Les balances dentrées et de sortie sont justifiées par les procès verbaux de recollement ; Les sorties par les procès verbaux de remise de valeurs et dincinération. Le compte de gestion en valeurs inactives est transmis au juge des comptes en même temps que le compte de gestion en deniers. Je vous remercie !...

83 83 6. ANNEXES

84 84 Ministère ou Institution :Bordereau de mandats : Expéditeur :Bordereau N° :Destinataire : Date : Nombre de dossiers Total du bordereau : N° du mandat ou de l'état CréancierObjetImputationMontantVisé Non visé Bordereau des mandats

85 85 Ministère ou Institution n°Prévisions budgétaires : Date Chapitre+ imputation classe 6 N° de mandat Montant du mandat Montant cumulé Montants trimestres antérieurs Total général Total trimestre Antérieurs + trimestre Fiche budgétaire pour l'enliassage des mandats Modèle fiche budgétaire servant de soutien à l'enliassage des mandats

86 86 Chapitres budgé- taires Montant total des crédits ouverts Montant des dépenses ordonnancées, acceptés Montant des crédits délégués exécutés Montant des salaires régularisé s par mandat de paiement Total des dépenses ordonnan cées et acceptée s des trimest res antérie urs du trimestre en cours total = Bordereau des dépenses Ministère ou Institution : N° : Libellé :

87 87 Rubrique budgétaire EmissionsRecouvrements Restes à recouvrer Prévisions RAR exercices antérieurs Exercice courant Total Exercices antérieurs Exercice courant Total Bordereau des recettes Ministère ou Institution : N° : Libellé :

88 88 Imputation Bordereau de vers Trésor Numéro OP ObjetBénéficiaire Date de règlement Montant OP Montant régularisé Restes à régulariser Fin du volume : Total général Etat des ordres de paiement non régularisés (OP) Ministère ou Institution :


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