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B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 1 Gérez facilement votre association B-ASSOCIATION Tutoriel de gestion du matériel Ce tutoriel vous.

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1 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 1 Gérez facilement votre association B-ASSOCIATION Tutoriel de gestion du matériel Ce tutoriel vous explique en détail les règles de fonctionnement utilisées par B-Association pour gérer les matériels.

2 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 2 Gérez facilement votre association B-Association vous permet de dresser ; la liste de vos matériels un localune catégorie les stocks daffecter chacun deux à et den gérer

3 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 3 Gérez facilement votre association Liste des matériels Vous intégrez dans cette liste tous les matériels disponibles dans lassociation ; le mobilier, le matériel de bureau, les consommables (papier, enveloppes, …), loutillage, les équipements pour les évènements (tables, chaises, …), les objets destinés à la revente (tee shirt, boissons, …) ou aux prêts. Catégories Pour faciliter ensuite votre gestion, chaque matériel est affecté à une catégorie, catégories que vous pourrez créer selon vos besoins. Il est très facile ensuite dobtenir la liste des matériels dune catégorie. Locaux Vous disposez sans doute de plusieurs locaux pour stocker vos matériels. Chaque matériel est donc « rangé » dans le local de votre choix. Liste des matériels, locaux, catégories

4 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 4 Gérez facilement votre association GESTION DES STOCKS Pour gérer le stock de chaque matériel, un matériel ; compteur pour stock EntréesSorties vont augmenter son stock vont diminuer son stock Achats Dons reçus Ajustement inventaire Prêts, Réservation pour prêt, Devis, Vente, Réservation pour vente, Don, Ajustement inventaire, Besoin interne Il sera également possible de définir un seuil minimum de commande pour chaque matériel. Un simple clic et vous obtiendrez la liste du matériel à commander.

5 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 5 Gérez facilement votre association Explications Une entrée de matériel correspondra dans la plupart des cas à un achat. Mais cela peut aussi être un don reçu dun fournisseur, dun sponsor voire dun adhérent, ou aussi lenregistrement dun matériel de récupération. Linventaire physique peut être supérieur au stock théorique : le plus souvent on a oublié de comptabiliser un achat, si on retrouve la facture qui n'a pas été comptabilisée il suffit de la comptabiliser et dans cette hypothèse on revient au cas normal, à défaut il faut quand même ajuster le stock en quantité. Pour chaque matériel, on pourra donc enregistrer autant dentrées que nécessaire qui viendront augmenter le total du stock de ce matériel. LES ENTREES DE MATERIELS Achat Don Inventaire

6 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 6 Gérez facilement votre association Une sortie de matériel(s) pourra être enregistrée pour un adhérent, pour un contact ou pour toute autre personne physique ou morale. B-Association peut gérer les différents types de sorties suivants ; Prêts, Réservation pour prêt, Devis, Vente, Réservation pour vente, Don, Ajustement inventaire, Besoin interne Chacun de ces types sont détaillés dans les pages suivantes. LES SORTIES DE MATERIELS

7 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 7 Gérez facilement votre association 1) Enregistrer la sortie de matériels La première opération consiste à saisir une sortie de matériel. Cela permettra de saisir les coordonnées de la personne qui effectue la sortie de matériel et de choisir un type de sortie (prêt, vente, …) 2) Etablir la liste des matériels à sortir Une fois la sortie enregistrée, on va pouvoir établir la liste des matériels à sortir. B-Association vérifiera pour vous la disponibilité des stocks. En fonction du type de sortie, les stocks seront impactés ou non. Ceci est expliqué en détail dans le descriptif de chaque type de sortie. 3) Enregistrer le(s) paiement(s) de la sortie Si la sortie est payante, vous pourrez enregistrer le paiement de lacompte sil a été défini ainsi que le paiement de la facture. Ces paiements viendront alimenter le module comptable si vous le souhaitez. LES SORTIES DE MATERIELS ; 3 étapes à suivre

8 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 8 Gérez facilement votre association LE PRÊT Un prêt correspond à un ou plusieurs matériels que lassociation va prêter pour une durée limitée. Un prêt peut être gratuit ou payant. Dans ce dernier cas, on aurait également pu parler de location. Dans B- Association, le terme PRÊT englobe donc le prêt ET la location. Gestion des stocks Lors de la sortieLors du retour Total stock InchangéInchangé Réservation prêtInchangéInchangé Réservation venteInchangéInchangé Total en prêtAugmentéDiminué Total disponible Diminué Augmenté LES SORTIES DE MATERIELS

9 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 9 Gérez facilement votre association LA RESERVATION POUR PRÊT Cette réservation permet denregistrer les prêts à venir; un adhérent souhaite réserver 5 tables et 10 bancs pour le week-end du 14 juillet par exemple. Cela me permettra de conserver cette information en mémoire pour pouvoir évaluer les disponibilités aux dates demandées. Je pourrai le moment venu transformer cette réservation en prêt avec la possibilité de consulter les stocks disponibles. Gestion des stocks Lors de la sortieLors du retour Total stock Inchangé Inchangé Réservation prêt Augmenté Diminué Réservation vente Inchangé Inchangé Total en prêt Inchangé Inchangé Total disponible Inchangé Inchangé LES SORTIES DE MATERIELS

10 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 10 Gérez facilement votre association LE DEVIS Un devis vous permet détablir une description détaillée dune sortie de matériels avec estimation des dépenses en vue dune vente. Un devis pourra être transformé en VENTE ce qui vous évitera de devoir recommencer vos saisies. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Inchangé Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Inchangé LES SORTIES DE MATERIELS

11 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 11 Gérez facilement votre association LA VENTE La vente vous permet détablir une description détaillée dune sortie de matériels afin détablir une facture. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué LES SORTIES DE MATERIELS

12 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 12 Gérez facilement votre association LA RESERVATION POUR VENTE Cette réservation permet de réserver un ou plusieurs matériels dans le but de lacquérir. Cela peut être utile lorsque vous navez que très peu de stock pour un matériel et quun adhérent souhaite absolument acquérir. Le matériel réservé pour vente est immédiatement retiré du stock disponible. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Inchangé Réservation prêt Inchangé Réservation vente Augmenté Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué LES SORTIES DE MATERIELS

13 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 13 Gérez facilement votre association LE DON Vous aurez peut être besoin de sortir du matériel pour faire un don à une personne physique ou morale. Ce type de sortie est prévu pour ce cas. Le stock est instantanément diminué. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué LES SORTIES DE MATERIELS

14 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 14 Gérez facilement votre association AJUSTEMENT INVENTAIRE L'inventaire physique peut être inférieur au stock théorique : soit on a oublié de faire une sortie. A défaut d'une régularisation par une pièce justificative, il faut quand même ajuster le stock. Soit il s'agit de sorties frauduleuses et là aussi il faut ajuster le stock. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué LES SORTIES DE MATERIELS

15 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 15 Gérez facilement votre association BESOIN INTERNE Lassociation peut sortir du matériel pour ses propres besoins ; jai besoin de deux ramettes de papier A4 pour notre dévouée secrétaire. Cest une sortie qui na pas besoin dêtre facturée mais il est préférable den conserver une trace. Gestion des stocks Lors de la sortie Total stock Diminué Réservation prêt Inchangé Réservation vente Inchangé Total en prêt Inchangé Total disponible Diminué LES SORTIES DE MATERIELS

16 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 16 Gérez facilement votre association LE COUT MOYEN PONDERE Comme nous lavons vu, vous allez être amené à enregistrer plusieurs entrées pour un même matériel. Il est possible que le prix dachat soit différent dune entrée par rapport à une autre. Jai acheté le mois dernier 10 tee-shirt à 15 euros pièce. Je souhaite aujourdhui en acheter 10 autres mais le prix actuel est de 16 euros. Jai 20 tee-shirt en stock mais il ne mont pas tous coûté le même prix. Pour connaître le prix moyen dun tee-shirt, B-Association utilise la méthode du COUT MOYEN PONDERE. VALORISATION DU STOCK

17 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 17 Gérez facilement votre association CALCUL DU COUT MOYEN PONDERE (CMP) Exemple 1/10/09 : achat de 10 tee-shirt à 15 euros 1/11/09 : achat de 20 tee-shirt à 16 euros 1/12/09 : achat de 30 tee-shirt à 17 euros Le coût moyen pondéré est égal à : (10*15) + (20*16) + (30*17) = 16,33 euros Le CMP est recalculé à chaque entrée de matériel. Il est facile ensuite de fixer si nécessaire un prix de revente du matériel. VALORISATION DU STOCK

18 B-Association – Tutoriel gestion des cotisations Page 18 Gérez facilement votre association VALEUR DU STOCK Mon stock de tee-shirt à une valeur de 16,33 * 60 = 979,80 A chaque mouvement que vous allez enregistrer, entrée ou sortie, B-Association recalcule le coût moyen pondéré, la valeur du stock de chaque matériel, et ce pour tous les matériels. Vous connaissez ainsi instantanément la valeur totale de votre stock de matériels ainsi que la valeur par local ou par catégorie. Je vous souhaite une bonne utilisation. Bruno VALORISATION DU STOCK


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