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GAIA Gestion Académique Informatisée des Actions… de formations DAFIP – 21 janvier 2005 Individuel Responsable Gestionnaire.

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1 GAIA Gestion Académique Informatisée des Actions… de formations DAFIP – 21 janvier 2005 Individuel Responsable Gestionnaire

2 GAIA Pourquoi une application nationale : « Une impérieuse nécessité : le seul moyen davoir un langage commun ! » Au départ, pas de vision à lavance du projet ! 3 entrées web différentes : –Grand public –Responsable –Gestionnaire 1 entrée 4GL (terminal) –gestionnaire

3 Entrée grand public Grand public : toute personne susceptible de sinscrire à titre individuel, de consulter le plan de formation, de proposer une offre…

4 Entrée grand public

5 Entrée grand public Uniquement les campagnes à inscription individuelle du plan en cours.

6 Entrée grand public Devrait être actif dici la fin de lannée. En attendant …

7 nom et prénom (contrainte : sans accent ni caractères spéciaux : ç ù…, idéal : écrire en majuscule) + clé dinscription

8

9 Entrée grand public

10 Entrer lidentifiant du dispositif : 04A0020XXX Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé : 1XX001 – TITRE DU DISP. Cocher le(s) module(s) choisi(s) Vous avez inscrit tous vos dispositifs oui non Sélection Vous avez un numen vous êtes dans la liste Entrer le numen Il est reconnu Entrer vos nom, prénom, date de naissance Cliquer sur : Enregistrez-vous Renseigner tous les champs Vous accédez à votre fiche Vous avez déjà une inscription Saisir votre clé (5 chiffres) Cliquer sur votre nom oui non oui non Identification oui non Numéroter les vœux de 1 à 3 Le classement des vœux est bon Classement oui non Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher loption puis entrer votre adresse électronique de réception Votre clé dinscription saffiche 5 chiffres A conserver précieusement ! Finalisation point délicat souvent source derreur ! Inscription individuelle dans GAIA CR – DAFIP 2004 Entrée grand public

11 points délicats souvent source derreur ! Inscription individuelle CR – DAFIP 2004 Entrée grand public Le dispositif apparaît, cliquer sur son intitulé : 1XX001 – TITRE DU DISP. Pour recevoir un récapitulatif par mail : Cocher loption puis entrer votre adresse électronique de réception Souvent lutilisateur clique directement sur enregistrez-vous et ne peut créer sa fiche (Message : veuillez vérifier votre présence dans la liste) [cf. les doublons] Souvent lutilisateur clique sur la loupe : détail du dispositif. Même sil na demandé quun seul dispositif, lutilisateur doit le classer 1 Une erreur dans ladresse mail renvoie un message derreur à lapplication, ou envoie le récapitulatif à une autre personne ! Cliquer sur votre nom

12 Entrée grand public Trucs et astuces ! Pour savoir si les convocations ont été traitées…

13 Entrée grand public 04A

14 Entrée grand public 04A

15 Entrée grand public Non utilisée ! Emploi doutils satellites (tableaux excel)

16 Responsable : toute personne ayant autorité pour inscrire des équipes et émettre des avis sur les inscriptions individuelles Entrée responsable

17 Entrée responsable

18 Entrée responsable La liste des personnels de votre établissement/service apparaît non TOUS les candidats sont dans la liste Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires Candidatures au dispositif Cocher les candidats à inscrire La liste des candidats au dispositif est complète non Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par lapplication Compléter la fiche oui Recherche dun dispositif Entrer lidentifiant du dispositif 04A0020… Inscriptions par liste dans GAIA Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s) Cocher sur le module facultatif choisi Candidatures au module Ne pas tenir compte des groupes. Tout en bas de la page Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés non oui non Inscriptions Cliquer sur le numéro de votre service Entrer votre mot de passe Vous aviez déjà un mot de passe Confirmer (retaper) le mot de passe oui Identification Pour vérifier si linscription a bien été prise en compte, recommencer lopération : la liste des personnes inscrites apparaît immédiatement après la saisie de lidentifiant du dispositif. Les extractions sont effectuées tous les lundi matin, si plusieurs établissements doivent inscrire des personnels à un même stage les supérieurs hiérarchiques doivent se concerter et inscrire leurs personnels durant de la même semaine.

19 Entrée responsable Ne rien saisir dans le zone de saisie de texte Problème quand leffectif de personnel de létablissement dépasse un nombre entre 50 et 70 !

20 Entrée responsable Une liste apparaît correspondant au nom recherché non Le candidat est dans la liste Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires Candidatures au dispositif Cliquer sur le nom La liste des candidats au dispositif est complète non Saisir les nom et prénom du candidat Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par lapplication Compléter la fiche oui La liste des candidats au dispositif est complète oui non Attention, à ce niveau les personnes ne sont pas inscrites !! On peut ne saisir que les premières lettres du nom et celles du prénom On peut inscrire nimporte quelle personne dans lacadémie

21 Entrée responsable Recherche dun dispositif Entrer lidentifiant du dispositif 04A0020… Une liste apparaît correspondant au nom recherché non Le candidat est dans la liste Tous les candidats au dispositif sont inscrits par défaut aux modules obligatoires Candidatures au dispositif Cliquer sur le nom La liste des candidats au dispositif est complète non Saisir les nom et prénom du candidat Tout en bas de la page cliquer le lien Enregistrer la personne en provisoire oui Les inscriptions ont bien été prises en compte par lapplication Compléter la fiche oui La liste des candidats au dispositif est complète oui non Inscriptions par liste dans GAIA Attention tous les candidats sélectionnés seront inscrits au(x) module(s) choisi(s) Cocher sur le module facultatif choisi Candidatures au module Ne pas tenir compte des groupes. Tout en bas de la page Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés non oui non Inscriptions Cliquer sur le numéro de votre service Entrer votre mot de passe Vous aviez déjà un mot de passe Confirmer (retaper) le mot de passe oui Identification

22 Validation de toutes les candidatures Entrée responsable Tout en bas de la page Si des personnes sont déjà inscrites sur un autre module, elle se retrouvent aussi inscrites au module coché !

23 Validation candidature par candidature Entrée responsable

24 Contrôle des inscriptions Entrée responsable Entrée INSCRIPTION RNE / mot de passe Identifiant du dispositif La liste apparaît SANS les * devant les noms Voir le module choisi pour chaque personne, individuellement en cliquant sur le nom du candidat

25 Nouveauté Le chef détablissement peut, depuis la dernière version (décembre 2004) modifier son mot de passe : Inscription / Rne établissement Entrée responsable ****

26 Mise à jour des inscrits sur les formations déquipes : tous les lundi matin. Page des correspondants de bassin [EC] formation contractualisable (*) liste envoyée (sauf demande contraire à linterlocuteur du module)

27 Entrée responsable

28 Traitement des avis Par candidatPar dispositif de formationPar validation générale Saisissez le nom Cliquer sur le nom La liste des dispositifs choisis par le candidat apparaît Sélectionner les nouveaux avis (liste déroulante davis) Menu Vous avez mis un avis défavorable (D0) non Vous devez saisir un motif davis défavorable. Cliquer OK oui La liste des candidats ayant choisi le dispositif apparaît Entrer lidentifiant du dispositif 04A0020… Cliquer sur lidentifiant du dispositif : 04A0020… Confirmer la validation générale ? Cliquer sur OUI Cliquer sur La validation générale donne un avis sans opposition aux candidats OUI Fermer Pour la saisie des avis sur les candidatures individuelles : choisissez une des trois modalités Le fichier généré est au format.rtf. Il peut être lu avec word Pour éditer un fichier texte avec le détail des inscriptions par candidat Extraire Lenregistrer sur le disque (Enregistrer) OK Entrer votre code établissement Votre établissements a des services répertoriés non oui Identification non AVIS Cliquer sur le numéro de votre service Entrer votre mot de passe Vous aviez déjà un mot de passe Confirmer (retaper) le mot de passe oui Entrée responsable Avis des supérieurs hiérarchiques

29 Entrée responsable Fichier texte détail des inscriptions Ficher rtf, lisible avec word

30 Entrée responsable Avis des supérieurs hiérarchiques Nomenclature de avis –F0 : avis favorable –D0 : avis défavorable (pas de convocation possible) –V : validation sans opposition (tout létablissement) –Z : sans avis Trucs et astuces ! –Exemple chef détablissement favorable pour un seul module sur les 3 choisis par le candidat : Avis favorable avec motif : « je souhaite que M. XY ne soit convoqué quau module 7508 ou 4AE001b » Amélioration de la nomenclature : exemple F1 : avis favorable avec réserve + motif

31 Entrée responsable Traitement des avis Avis défavorables (D0) : non retenus. Extraction des motifs, lecture, traitement. Traitement des candidatures : –Campagne prépa concours : tous avis hors D0 retenus –Campagne individuelle (perfectionnement) : tout avis hors D0 et motivés, examinés : Si nb inscrits ~= nb attendus on retient tout le monde Si nb inscrits >> nb attendus sélection dabord, on retient les F0(v1 v2) puis V(v1 v2) puis Z(v1 puis v2) en tenant dautre vœu déjà accordé, secteur privé, contractuel sans poste (prépa concours uniquement).

32 Entrée responsable

33 Entrée responsable Toutes les campagnes à inscription collective (par liste) et les campagnes davis (recueil des avis) Pourquoi apparaissent les campagnes à public désigné ??? En attente dune réponse de la datsi…

34 Entrée responsable Comme la consultation du plan dans

35 Entrée responsable Non disponible actuellement !

36 Entrée responsable

37 Entrée responsable Identification par RNE établissement et mot de passe Exemple pour le LP Diderot ( j) Exemple prévision pour le 12 janvier 2005 : Les résultats inclus les départs jusquà 2 mois après la date indiquée !

38 Gestionnaire : Création de dispositifs, modules, nomenclatures, gestion des stagiaires, intervenants, envoi des convocations, recherche des mots de passe… Entrée gestionnaire En interne uniquement

39 Entrée gestionnaire

40 Entrée gestionnaire GAIA en mode 4GL

41 Entrée gestionnaire

42 Entrée gestionnaire Création dun dispositif Champ obligatoire

43 Entrée gestionnaire Création dun dispositif

44 Entrée gestionnaire 04 A Année de gestion Niveau dinitiative Numéro de lacadémie Création dun dispositif Compteur automatique

45 Entrée gestionnaire Création dun module

46 Entrée gestionnaire Création dun module

47 Entrée gestionnaire Création dun module

48 Entrée gestionnaire Création dun module

49 Entrée gestionnaire Création dun module Groupe + session saisis par les gestionnaires au moment des convocations

50 Entrée gestionnaire Création dun module Numéro automatique Code « iufm » inclus dans lintitulé 1 EL 009 A Opérateur (1 iufm, 2 atos, 3 encadrement, 4 reste rectorat) Thème Domaine Numéro du dispositif Rang module

51 Entrée gestionnaire Les convocations Création de la session : période de formation présentant une continuité de temps et de lieu. Exemple : du jeudi matin au vendredi soir = 1 session du vendredi matin au lundi soir = 2 sessions (cf week end) Le 1 novembre, le 10, le 18, le 2 décembre, le 14, le 22 Dates sur la convocation

52 Entrée gestionnaire Envoi des convocations Création du groupe, de la session. Sélection des stagiaires, déjà inscrits, inscriptions des stagiaires à public désigné Edition des convocations (envoi par mail pour les stagiaires, papier pour les formateurs) GAIA 4GL

53 Entrée gestionnaire

54 Entrée gestionnaire Traitement des doublons 530 pages de doublons… Reste le pb des personnes inscrites en provisoire avec une date de naissance différente… Doublon : personnes présente au moins 2 fois dans la base avec même nom, prénom, date de naissance

55 Entrée gestionnaire Mot de passe établissement Clé dinscription utilisateur

56 Entrée gestionnaire Les nomenclatures

57 Fin du développement du logiciel prévue pour fin 2005 Pour le 1er trimestre 2005 : –Gestion des convocation en mode graphique –Liste démargement envoyée par mail –Convocations formateurs hors EN Au plus tôt en mars 2005 : –Gaia tout graphique ! –Suivi individuel des candidatures –Modèle de convoc selon dispositif Pour linstant par la possibilité dajouter des pièces jointes aux convoc. (plan daccès,…), mais à létude… GAIA


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