La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

La présentation est en train de télécharger. S'il vous plaît, attendez

© Benoit Duguay, 2014 Plan la séance 4 PM Communication et documentation du projet  Améliorer les communications personnelles  Une écoute efficace 

Présentations similaires


Présentation au sujet: "© Benoit Duguay, 2014 Plan la séance 4 PM Communication et documentation du projet  Améliorer les communications personnelles  Une écoute efficace "— Transcription de la présentation:

1 © Benoit Duguay, 2014 Plan la séance 4 PM Communication et documentation du projet  Améliorer les communications personnelles  Une écoute efficace  Différents types de réunions  Présentations formelles du projet  Rapports du projet Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

2 © Benoit Duguay, 2014 Communications personnelles 1.Orales ou écrites 2.Verbales ou non verbales 3.Par courriel Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. Voir diapos suivantes

3 © Benoit Duguay, Communications orales (1 de 2)  Rétroaction immédiate : permettent de clarifier, préciser, mieux comprendre…  Le langage corporel et le ton de la voix sont importants  Ces deux éléments sont des formes de rétroaction non verbale, positive ou négative  Savoir observer  La compréhension du message st la responsabilité de l’émetteur Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

4 © Benoit Duguay, Communications orales (2 de 2)  Être conscient des différences culturelles et connaître la culture de son interlocuteur  Éviter les remarques blessantes et choisir ses mots, mais…  Être suffisamment direct pour être bien compris  Le choix du moment (timing) de la communication est important  Adapter le niveau de langage à l’audience Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

5 © Benoit Duguay, Communications écrites  Peuvent prendre la forme de mémos, à l’interne, ou de lettres, à l’externe  Peuvent permettre de communiquer efficacement avec un groupe  Peuvent être appropriées comme suivi à une communication verbale, face-à-face ou téléphonique  Utiliser principalement pour informer, confirmer ou demander  Doivent être claires et concises Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

6 © Benoit Duguay, Communications courriel (1 de 2)  Très utiles au gestionnaire pour communiquer avec un groupe de travail  Dans certains cas, peuvent être utilisées pour communiquer de personne à personne : confirmer rencontre, préciser détail, réponse courte à une interrogation, etc.  Ne pas généraliser l’usage pour les communications de personne à personne pour éviter de déshumaniser la communication personnelle

7 © Benoit Duguay, Communications courriel (2 de 2)  Éviter l’envoi de messages émotifs sous le coup de la colère  Éviter l’utilisation systématique de la « réponse à tous », pour prendre les gens à témoin

8 © Benoit Duguay, 2014 Une écoute efficace  L’essentiel de la communication est la compréhension, pas les mots  Être compris et comprendre  50% de l’efficacité d’une communication repose sur l’écoute  Comment répondre à une question ou un objection de façon convaincante sans avoir compris le point de vue de l’interlocuteur? Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

9 © Benoit Duguay, 2014 Barrières à une communication efficace  Faire semblant d’écouter  Distractions  Croyances biaisées et l’étroitesse d’esprit  Impatience  Sauter rapidement aux conclusions sans connaître tous les détails Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

10 © Benoit Duguay, 2014 Améliorer les habiletés d’écoute  Regardez votre interlocuteur et concentrez votre attention sur lui  Fournissez une rétroaction verbale et non verbale (acquiescement, sourire…)  Posez des questions  Ne PAS interrompre Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

11 © Benoit Duguay, 2014 Types de réunions 1.Réviser l’état du projet 2.Solutionner des problèmes 3.Révision technique Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. Voir diapos suivantes

12 © Benoit Duguay, 2014 Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. 1. Réviser l’état du projet  Habituellement convoquées et dirigées par le responsable du projet  Doivent être convoquées sur une base régulière  Principaux sujets :  Travail réalisé depuis la dernière réunion  État actuel et tendances par rapport à l’échéancier et au coût planifiés  Dans certains cas, des actions correctives peuvent être immédiatement identifiées  Opportunités d’amélioration  Distribution des tâches à réaliser

13 © Benoit Duguay, Solutionner des problèmes  Un problème urgent et sérieux peut être convoqué par une personne autre que le responsable du projet  Processus de résolution de problème (voir séance 4 AM) Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

14 © Benoit Duguay, Révision technique  Pour les projets qui nécessitent une phase de conception (p. ex. projets TI)  Préalable au projet (approbation du concept)  Plusieurs réunions peuvent être nécessaires :  Révision préliminaire du concept proposé  Révision finale des spécifications détaillées  Impliquer les usagers Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

15 © Benoit Duguay, 2014 Des réunions efficaces Avant la réunion  Déterminez :  Si une réunion est vraiment nécessaire  Le but de la réunion  Qui doit participer  Rédigez et distribuez un ordre du jour  Préparez des aides visuelles et des documents informatifs  Préparez une salle confortable et installez le matériel nécessaire Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

16 © Benoit Duguay, 2014 Des réunions efficaces Pendant la réunion  Commencez et terminez la réunion à l’heure  Désignez une personne chargée du compte-rendu  Révisez l’ordre du jour  Le responsable doit agir comme facilitateur et modérateur, il ne doit pas dominer  Récapitules les points principaux à la fin  Occasionnellement, il est bon de discuter l’efficacité des réunions en vue d’une amélioration Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

17 © Benoit Duguay, 2014 Des réunions efficaces Après la réunion  Publiez le compte-rendu dans les 24 heures suivantes  Ce sommaire doit être concis… mais précis et complet  Ce document doit confirmer les décisions prises, les actions décidées et les personnes chargées de leur réalisation Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

18 © Benoit Duguay, 2014 Préparer une présentation (1 de 2)  Déterminer les objectifs de la présentation  Connaissez votre auditoire  Déterminez la structure de votre présentation  Utilisez un niveau de langage qui sera compris par l’auditoire  Au besoin, préparez et imprimez des notes Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

19 © Benoit Duguay, 2014 Préparer une présentation (2 de 2)  Préparez des aides visuelles claires et faciles à lire  Préparez des copies du matériel de présentation  Réservez le matériel longtemps à l’avance  Pratiquez plusieurs fois votre présentation  Arrivez dans la salle à l’avance et assurez-vous du bon fonctionnement du matériel Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

20 © Benoit Duguay, 2014 Règles de présentation orale  Parler à l’auditoire  Regarder l’auditoire  Éviter de lire  Langage non verbal  Intéresser les gens  Utiliser des aides visuelles  Ne pas surcharger les diapos

21 © Benoit Duguay, 2014 Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. Comment bien présenter  Il est normal d’être nerveux  Connaissez par cœur les 2 ou 3 premières phrases  Parlez clairement, avec confiance et conviction  Ne restez pas DEVANT vos aides visuelles  Respectez les points de votre structure  Connaissez bien vos grandes conclusions  Allouez du temps pour interagir avec l’auditoire  Répondez aux questions de façon sincère, franche et confiante

22 © Benoit Duguay, 2014 Les types de graphiques  Barres  Figuratifs  Secteurs  Linéaires  Nuages de points  Histogrammes Hyperlien

23 © Benoit Duguay, 2014 Types de rapports de projet 1.Rapport de progression 2.Rapport final Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western. Voir diapos suivantes

24 © Benoit Duguay, Rapport de progression  Ne décrit PAS simplement les activités réalisées mais la progression du projet en fonction de ses objectifs depuis le dernier rapport  État actuel du projet  Progrès dans la solution des problèmes  Problèmes réels ou potentiels et solutions envisagées  Étapes importantes avant le prochain rapport de progression Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

25 © Benoit Duguay, Rapport final  N’est pas un cumul des rapports de progression mais un sommaire du projet  Présente les attentes et exigences du client ainsi que les objectifs du projet  Brève description du projet  Atteinte des objectifs?  Actions futures?  Liste de tous les livrables remis au client  Résultats des test d’acceptation Tiré et adapté de : Gido, Jack et James P. Clements, Successful Project Management, 3e édition, Mason (OH) : Thomson South-Western.

26 © Benoit Duguay, 2014 Règles de rédaction  Écrire en fonction du lecteur anticipé  Mots simples, phrases courtes, petits paragraphes  Verbes au temps présent  Éviter la redondance et les acronymes  Première personne du pluriel  Style subordonné à la compréhension et à la précision de l’information  Logiciel de correction grammaticale et d’orthographe

27 © Benoit Duguay, 2014 Règles de présentation d’un document  Présentation sur page simple (recto)  Interligne et demi  Structure hiérarchisée (1, 2, 2.1, 2.1.1, etc.)  Titres et sous-titres  Numérotation des pages  Document convivial :  Types, tailles et couleurs de police de caractères  Aides visuelles (graphiques, illustrations, tableaux)  Soignez les petits détails


Télécharger ppt "© Benoit Duguay, 2014 Plan la séance 4 PM Communication et documentation du projet  Améliorer les communications personnelles  Une écoute efficace "

Présentations similaires


Annonces Google