Entrevues avec les présidents et vice­présidents de comités : Une façon de procéder productive Susan Swift Conférence de l’Association des bibliothèques.

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1 Entrevues avec les présidents et vice­présidents de comités : Une façon de procéder productive Susan Swift Conférence de l’Association des bibliothèques parlementaires au Canada (ABPAC) Regina, le 9 septembre 2014

2 2 Évaluation des besoins et des services Mener des entrevues face­à­face avec les présidents et les vice-présidents de comités Une fois par parlement – en 2011 et 2014 But  Obtenir de la rétroaction sur nos services  Leurs besoins actuels et nouveaux

3 3 Méthodologie Envoi d’une lettre à chacun des présidents et des vice­présidents dans laquelle nous leur demandons de nous rencontrer, et où nous expliquons la raison de notre demande L'apprenant législatif fixe ensuite des rendez­vous d’une demi-heure Les greffiers des comités sont invités à nous accompagner et ces rendez-vous sont incorporés dans leur horaire.

4 4 Méthodologie Consultation auprès des recherchistes affectés aux comités pertinents pour déterminer les questions à poser Envoi des questions avant la réunion L’apprenant législatif nous a accompagné et a pris des notes Envoi de lettres de suivi, aux participants, citant des changements concrets

5 5 Questions types Série type de questions s’adressant à tous  Vous souvenez-vous d’une occasion où : le service n’a pas répondu à vos attentes? le service a fait un excellent travail pour votre comité?  Quelles sont les modifications qui faciliteraient l’utilisation de nos documents?  Que devrions-nous envisager maintenant pour nous assurer de continuer à répondre à vos besoins changeants?

6 6 Questions types  Au-delà du rôle de votre comité Le personnel de bureau de votre circonscription et de Queen’s Park, est-il au courant de nos services? Avez-vous reçu de la rétroaction sur la qualité des services reçus? Quelle a été votre expérience avec le travail personnalisé que nous avons fait pour vous?  Actualités et sensibilisation actuelle Comment vous tenez-vous au courant de l’actualité et des nouvelles questions dans votre circonscription, dans la province ou à l’échelle nationale?

7 7 Questions types  Quel est le degré d’importance de nos produits d’information pour votre collecte d’information (Provincial Press Plus et Toronto Press Today)?  Quelles autres ressources utilisez-vous pour vous tenir informés des nouvelles questions?

8 Questions propres aux comités Selon les besoins particuliers d’un comité, p. ex. comité consultatif par rapport au Budget des dépenses, biographies des témoins Poser des questions sur certains types de travaux effectués par les recherchistes pour ce comité, et déterminer si ce dernier apprécie le travail effectué, p. ex. : travail particulièrement exigeant en main-d’œuvre - documents d’information d’agences, résumés des recommandations 8

9 Différences entre 2011 et 2014 2011 9 permanents; 2 spéciaux 17 sur 22 ont fait l’objet d’une entrevue 1 a répondu par écrit Taux de participation de 81 % Un greffier des comités nous a accompagné Les membres s’étaient préparés 2014 9 permanents; 1 spécial 12 sur 20 ont fait l’objet d’une entrevue – un de chaque comité Taux de participation de 60 % Un greffier des comités nous a accompagné Les membres n’étaient pas aussi bien préparés Des questions non liées aux comités ont été posées 9

10 Ce que nous avons appris Nous répondons à leurs attentes En écoutant bien le langage employé, nous avons appris ce à quoi ils accordent de l’importance  Réponses fournies rapidement – réponse et prestation rapides  Recherche approfondie  Sans parti pris  Professionnelle 10

11 Ce que nous avons appris  Nous apportons de l’aide dans leur organisation  Nous sommes objectifs, complets et factuels  Les recherchistes sont accessibles et réceptifs 11

12 Ce que nous avons appris Quelques déceptions  Cas précis cités  Questions associées au Comité des réglementations en 2011; résolues dans les entrevues de 2014  Commentaires sur des produits particuliers  Les documents doivent être courts et faciles à assimiler et à utiliser Que pourrions-nous faire de plus?  Des sommaires dans les rapports 12

13 Ce que nous avons appris  Trouver un moyen pour que nos rapports ne se perdent pas dans les piles de papier  Transition vers l’électronique  Portail des comités pour tous les documents  Utilisation accrue de graphiques 13

14 Pourquoi faire des entrevues Les entrevues confirment que l’on est sur la bonne voie – mise à jour du Comité des réglementations. Elles aident à exprimer et à confirmer notre proposition de valeur. Pourquoi sommes-nous importants pour les membres? Qu’apprécient-ils de notre travail? Les entrevues peuvent orienter les promotions et appuyer le budget. Elles permettent d’apprendre ce qui est important pour eux. 14

15 Ce que nous avons appris Ils utilisent TPT et « tous les membres l’utilisent ». La plupart des membres de l’extérieur de Toronto utilisent notre Provincial Press Plus et bon nombre de membres de Toronto l’utilisent aussi. PPP est très utile lorsque les comités voyagent. Twitter est une des principales sources d’actualités et d’information pour les membres. 15

16 Pourquoi faire des entrevues Tous ces renseignements permettent d’orienter les décisions en matière de services et de produits (p. ex. TPT et PPP) Découvrir les faux pas et les régler Établir des relations avec les membres et les greffiers Conseils pratiques pour améliorer les services et les publications 16

17 Pourquoi faire des entrevues Les entrevues ont permis d’apprendre ce qu’ils ne savent pas sur nous et ensuite d’y remédier.  Ils n’étaient pas certains de ce qui était pertinent de nous demander.  Ils ne savaient pas que les recherchistes ont différentes spécialités.  Ils ne savaient pas pourquoi nous prenions des notes.  Le rôle du recherchiste n’était pas toujours clairement défini. Qui allait rédiger le rapport? 17

18 Pourquoi faire des entrevues Connaître les besoins des nouveaux membres  Ils ne sont pas au courant de nos services. C’est sur les conseils d’un autre membre qu’ils utilisent nos services.  Fournir des exemples de cas où ils peuvent utiliser nos services. Ils ne sont pas encore dans le contexte.  Le président du comité a besoin d’un exposé sur le travail du comité et de son rôle général.  Le Comité des réglementations et les autres comités juridiques peuvent être intimidants. 18

19 Pourquoi faire des entrevues Les entrevues donnent une idée de leurs points faibles et de la façon dont ils y font face. Elles donnent de la crédibilité auprès du personnel et permettent d’apporter plus facilement des changements. 19