L’ENCADREMENT DE L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS L’HISTORIQUE, LES RESPONSABILITÉS, LES.

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1 L’ENCADREMENT DE L’ACCÈS AUX DOCUMENTS DES ORGANISMES PUBLICS ET DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS L’HISTORIQUE, LES RESPONSABILITÉS, LES ACTEURS Journée-rencontre WebEducation Québec, le 22 février 2007 Auditorium Daniel Johnson Édifice Marie-Guyart

2 AVERTISSEMENT RIEN DANS LE CONTENU DE CETTE PRÉSENTATION NI DANS LES COMMENTAIRES QUI L’ACCOMPAGNENT NE CONSTITUE UNE OPINION JURIDIQUE OU UNE DIRECTIVE DU MINISTÈRE DU CONSEIL EXÉCUTIF

3 21 février 2007 3 Historique Charte (québécoise) des droits et des libertés de la personne, adoptée par l‘Assemblée nationale le 27 juin 1975 et entrée en vigueur le 28 juin 1976 :  Droit au respect de la vie privée  Droit à l’information

4 21 février 2007 4 1981 Commission Paré - Commission d’étude sur l’accès du citoyen à l’information gouvernementale et la protection des renseignements personnels Rapport « information et liberté » (Extrait page 7)

5 21 février 2007 5 1981 (suite) « La divulgation de tous les documents publics sans la moindre restriction, aurait de ces effets négatifs sur la vie privée des personnes, leurs intérêts économiques, ceux des associations et des entreprises, sur l’efficacité des institutions et, partant, sur le bien commun. Il arrive que l’intérêt public soit mieux servi par l’accès aux documents administratifs; il arrive qu’il soit mieux servi par la confidentialité. »

6 21 février 2007 6 1982 Adoption de la Loi sur l’accès aux documents des organismes publics et sur la protection des renseignements personnels Modifications à la loi : le projet de loi n°86 2006

7 21 février 2007 7 Les responsabilités L’encadrement de l’accès aux documents des organismes publics et de la protection des renseignements personnels  L’assujettissement (champ d’application)  L’accès aux documents  La mise en œuvre du droit d’accès : la demande d’accès

8 21 février 2007 8 Les responsabilités (suite)  Innovation majeure du projet de loi n° 86 : la diffusion de l’information  La protection des renseignements personnels

9 21 février 2007 9 Assujettissement (champ d’application)  Les ordres professionnels (documents relatifs au contrôle de l’exercice de la profession)  Les organismes gouvernementaux  Les organismes municipaux (y compris les CLD et les CRÉ)  Les organismes scolaires  Les établissements de la santé et de services sociaux

10 21 février 2007 10 L’accès aux documents principe général  Toute personne qui en fait la demande a droit d’accès aux documents d’un organisme public  Le droit d’accès est gratuit (ex : consultation sur place) mais des frais peuvent être exigés - prise en compte de la politique concernant les personnes handicapées

11 21 février 2007 11 Exceptions-restrictions au droit d’accès La loi prévoit des restrictions facultatives - un organisme public peut refuser l’accès La loi prévoit des restrictions impératives - un organisme doit refuser l’accès

12 21 février 2007 12 Aperçu des restrictions facultatives Un organisme public peut refuser de communiquer un renseignement  Obtenu d’un gouvernement autre que celui du Québec  Lorsque la divulgation d’un renseignement porterait vraisemblablement préjudice à la conduite des relations du gouvernement du Québec avec :  Un autre gouvernement  Ou une organisation internationale

13 21 février 2007 13 Aperçu des restrictions impératives Un organisme public doit refuser :  De confirmer l’existence ou de donner communication d’un renseignement dont la divulgation aurait pour effet de porter atteinte à la sécurité de l’état  De confirmer l’existence ou de donner communication d’un renseignement portant sur une méthode ou une arme susceptible d’être utilisée pour commettre un crime ou une infraction à la loi

14 21 février 2007 14 Aperçu des restrictions impératives (suite)  De confirmer l’existence ou de donner communication d’un renseignement dont la divulgation aurait pour effet de réduire l’efficacité d’un programme, d’un plan d’action ou d’un dispositif de sécurité destiné à la protection d’un bien ou d’une personne

15 21 février 2007 15 Aperçu des restrictions (suite) Délai de 25 ans devant être respecté avant la communication de certains renseignements ou documents :  Les communications du conseil exécutif à l'un de ses membres, au conseil du trésor ou à un comité ministériel, à moins que le Conseil exécutif n'en décide autrement  Etc.

16 21 février 2007 16 La mise en œuvre du droit d’accès La demande d’accès  Peut être faite verbalement ou par écrit  Seule une décision sur une demande écrite est susceptible d’être portée en révision devant la Commission d’accès à l’information

17 21 février 2007 17 La mise en œuvre du droit d’accès (suite)  La réponse à la demande d’accès doit être donnée par le responsable de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels au plus tard dans les 20 jours qui suivent sa demande

18 21 février 2007 18 Innovation majeure du projet de loi n° 86 : la diffusion de l’information « 16.1.Un organisme public, à l’exception du lieutenant-gouverneur, de l’Assemblée nationale et d’une personne qu’elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit diffuser, dans un site internet, les documents ou renseignements accessibles en vertu de la loi qui sont identifiés par règlement du gouvernement et mettre en œuvre les mesures favorisant l’accès à l’information édictées par ce règlement ».

19 21 février 2007 19 La protection des renseignements personnels Définition : « Dans un document, sont personnels les renseignements qui concernent une personne physique et permettent de l'identifier »

20 21 février 2007 20 La protection des renseignements personnels Note : Le nom d'une personne physique n'est pas un renseignement personnel, sauf lorsqu'il est mentionné avec un autre renseignement la concernant ou lorsque sa seule mention révélerait un renseignement personnel concernant cette personne. Exemple : Le nom d’une personne avec son adresse, son numéro de téléphone, sa date de naissance, son numéro d’assurance maladie, son numéro d’assurance sociale La protection des renseignements personnels (suite)

21 21 février 2007 21 La protection des renseignements personnels « Les renseignement personnels sont confidentiels, sauf si :  Consentement de la personne à leur divulgation  Renseignement obtenu par organisme public exerçant une fonction juridictionnelle (sauf à huis clos) La protection des renseignements personnels (suite)

22 21 février 2007 22 La protection des renseignements personnels Exceptions au consentement :  Un organisme peut communiquer sans le consentement dans certains cas La protection des renseignements personnels (suite)

23 21 février 2007 23 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels  Nul ne peut, au nom d'un organisme public, recueillir un renseignement personnel si cela n'est pas nécessaire à l'exercice des attributions de cet organisme ou à la mise en œuvre d'un programme dont il a la gestion

24 21 février 2007 24 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Un organisme public peut toutefois recueillir un renseignement personnel si cela est nécessaire à l'exercice des attributions ou à la mise en œuvre d'un programme de l'organisme public avec lequel il collabore pour la prestation de services ou pour la réalisation d'une mission commune

25 21 février 2007 25 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Les renseignements personnels recueillis sont versés dans un fichier de renseignements personnels  Un organisme public doit veiller à ce que les renseignements personnels qu'il conserve soient à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils sont recueillis ou utilisés Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

26 21 février 2007 26 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Lorsque les fins pour lesquelles un renseignement personnel a été recueilli ou utilisé sont accomplies, l'organisme public doit le détruire, sous réserve de la loi sur les archives ou du Code des professions  Un organisme public doit établir et maintenir à jour un inventaire de ses fichiers de renseignements personnels Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

27 21 février 2007 27 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès à cet inventaire, sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée en vertu des dispositions de la présente loi Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

28 21 février 2007 28 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Un renseignement personnel ne peut être utilisé au sein d'un organisme public qu'aux fins pour lesquelles il a été recueilli, sauf exceptions :  Les exceptions : 1° Lorsque son utilisation est à des fins compatibles avec celles pour lesquelles il a été recueilli Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

29 21 février 2007 29 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 2° Lorsque son utilisation est manifestement au bénéfice de la personne concernée 3° Lorsque son utilisation est nécessaire à l'application d'une loi au Québec, que cette utilisation soit ou non prévue expressément par la loi Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

30 21 février 2007 30 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Pour qu'une fin soit compatible il doit y avoir un lien pertinent et direct avec les fins pour lesquelles le renseignement a été recueilli  Ces utilisations doivent être inscrites dans un registre Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

31 21 février 2007 31 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Un organisme public doit inscrire dans un registre toute communication de renseignements personnels visée aux articles 66, 67, 67.1, 67.2, 68 et 68.1, à l'exception de la communication d'un renseignement personnel requis par une personne ou un organisme pour imputer, au compte d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel, un montant dont la loi oblige la retenue ou le versement Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

32 21 février 2007 32 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Un organisme public doit aussi inscrire dans ce registre une entente de collecte de renseignements personnels Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

33 21 février 2007 33 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Le registre comprend :  La nature ou le type de renseignement communiqué  La personne ou l'organisme qui reçoit cette communication Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

34 21 février 2007 34 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  La fin pour laquelle ce renseignement est communiqué et l'indication, le cas échéant, qu'il s'agit d'une communication à l’extérieur du Québec  La raison justifiant cette communication Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

35 21 février 2007 35 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Dans le cas d'une entente de collecte de renseignements personnels, le registre comprend :  Le nom de l'organisme pour lequel les renseignements sont recueillis Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

36 21 février 2007 36 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  L'identification du programme ou de l'attribution pour lequel les renseignements sont nécessaires  La nature ou le type de la prestation de service ou de la mission  La nature ou le type de renseignements recueillis Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

37 21 février 2007 37 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  La fin pour laquelle ces renseignements sont recueillis  La catégorie de personnes, au sein de l'organisme qui recueille les renseignements et au sein de l'organisme receveur, qui a accès aux renseignements Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

38 21 février 2007 38 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Toute personne qui en fait la demande a droit d'accès au registre tenu par un organisme public en vertu de l'article 67.3 (décrit précédemment), sauf à l'égard des renseignements dont la confirmation de l'existence peut être refusée Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

39 21 février 2007 39 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Toute personne a le droit d'être informée de l'existence, dans un fichier de renseignements personnels, d'un renseignement personnel la concernant  Elle a le droit de recevoir communication de tout renseignement personnel la concernant Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

40 21 février 2007 40 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  L'organisme public donne communication d'un renseignement personnel à la personne qui a le droit de le recevoir en lui permettant de prendre connaissance du renseignement sur place pendant les heures habituelles de travail ou à distance et d'en obtenir une copie Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

41 21 février 2007 41 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  L'accès d'une personne à un renseignement personnel la concernant est gratuit, mais des frais peuvent être exigés (reproduction, transcription et transmission) Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

42 21 février 2007 42 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  L'organisme public qui entend exiger des frais en vertu du présent article doit informer le requérant du montant approximatif qui lui sera chargé, avant de procéder à la transcription, la reproduction ou la transmission du document Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

43 21 février 2007 43 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Toute personne qui reçoit confirmation de l'existence dans un fichier d'un renseignement personnel la concernant peut, s'il est inexact, incomplet ou équivoque, ou si sa collecte, sa communication ou sa conservation ne sont pas autorisées par la loi, exiger que le fichier soit rectifié Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

44 21 février 2007 44 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Renseignement personnel à caractère public  Un renseignement personnel qui a un caractère public en vertu de la loi n'est pas soumis aux règles de protection des renseignements personnels prévues par le présent chapitre Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

45 21 février 2007 45 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)  Cependant, un organisme public qui détient un fichier de tels renseignements peut en refuser l'accès, en tout ou en partie, ou n'en permettre que la consultation sur place si le responsable a des motifs raisonnables de croire que les renseignements seront utilisés à des fins illégitimes Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

46 21 février 2007 46 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Les renseignements personnels suivants ont un caractère public. Exemples : 1° le nom, le titre, la fonction, la classification, le traitement, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail d'un membre d'un organisme public, de son conseil d'administration ou de son personnel de direction et, dans le cas d'un ministère, d'un sous-ministre, de ses adjoints et de son personnel d'encadrement Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

47 21 février 2007 47 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 2° le nom, le titre, la fonction, l'adresse et le numéro de téléphone du lieu de travail et la classification, y compris l'échelle de traitement rattachée à cette classification, d'un membre du personnel d'un organisme public Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

48 21 février 2007 48 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 3° un renseignement concernant une personne en sa qualité de partie à un contrat de services conclu avec un organisme public, ainsi que les conditions de ce contrat Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

49 21 février 2007 49 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 4° le nom et l'adresse d'une personne qui bénéficie d'un avantage économique conféré par un organisme public en vertu d'un pouvoir discrétionnaire et tout renseignement sur la nature de cet avantage Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

50 21 février 2007 50 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) 5°le nom et l'adresse de l'établissement du titulaire d'un permis délivré par un organisme public et dont la détention est requise en vertu de la loi pour exercer une activité ou une profession ou pour exploiter un commerce Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

51 21 février 2007 51 Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite) Toutefois, les renseignements personnels énumérés précédemment n'ont pas un caractère public si, par exemple, leur divulgation est de nature à nuire ou à entraver le travail d'un organisme qui, en vertu de la loi, est chargé de prévenir, détecter ou réprimer le crime Aperçu – Règles concernant les renseignements personnels (suite)

52 21 février 2007 52 Innovation majeure du projet de loi n° 86 « 63.1Un organisme public doit prendre les mesures de sécurité propres à assurer la protection des renseignements personnels collectés, utilisés, communiqués, conservés ou détruits et qui sont raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support.

53 21 février 2007 53 Innovation majeure du projet de loi n° 86 63.2Un organisme public, à l'exception du lieutenant-gouverneur, de l'assemblée nationale et d'une personne qu'elle désigne pour exercer une fonction en relevant, doit protéger les renseignements personnels en mettant en œuvre les mesures édictées à cette fin par règlement du gouvernement. » Innovation majeure du projet de loi n° 86 (suite)

54 21 février 2007 54 Les acteurs  Le responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels  La Commission d’accès à l’information  Le Secrétariat à la réforme des institutions démocratique et à l’accès à l’information

55 21 février 2007 55 Le responsable Les responsable de l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels  La personne ayant la plus haute autorité au sein d'un organisme public exerce les fonctions de responsable de l'accès aux documents ou de la protection des renseignements personnels

56 21 février 2007 56 Le responsable (suite)  Toutefois, cette personne peut désigner comme responsable un membre de l'organisme public ou de son conseil d'administration ou un membre de son personnel de direction et lui déléguer tout ou partie de ses fonctions  Cette délégation doit être faite par écrit. Celui qui la fait doit en transmettre un avis à la Commission d'accès à l'information

57 21 février 2007 57 Le responsable - responsabilités  Lorsque la demande d’accès à un document ou à un renseignement personnel n'est pas suffisamment précise ou lorsqu'une personne le requiert, le responsable doit prêter assistance pour identifier le document susceptible de contenir les renseignements recherchés

58 21 février 2007 58  Le responsable doit donner à la personne qui lui a fait une demande écrite un avis de la date de la réception de sa demande Le responsable – responsabilités (suite)

59 21 février 2007 59 Le responsable – responsabilités (suite) Le responsable doit, avec diligence et au plus tard dans les vingt jours qui suivent la date de la réception d'une demande :  Donner accès au document, lequel peut alors être accompagné d'informations sur les circonstances dans lesquelles il a été produit

60 21 février 2007 60 Le responsable – responsabilités (suite)  Informer le requérant des conditions particulières auxquelles l'accès est soumis, le cas échéant  Informer le requérant que l'organisme ne détient pas le document demandé ou que l'accès ne peut lui y être donné en tout ou en partie

61 21 février 2007 61 Le responsable – responsabilités (suite)  Informer le requérant que sa demande relève davantage de la compétence d'un autre organisme ou est relative à un document produit par un autre organisme ou pour son compte  Informer le requérant que l'existence des renseignements demandés ne peut être confirmée

62 21 février 2007 62 Le responsable – responsabilités (suite)  Si le traitement de la demande dans le délai de 20 jours ne lui paraît pas possible sans nuire au déroulement normal des activités de l'organisme public, le responsable peut, avant l'expiration de ce délai, le prolonger d'une période n'excédant pas 10 jours. Il doit alors en donner avis au requérant par courrier

63 21 février 2007 63 Le responsable – responsabilités (suite)  Dans le cas d’un refus, le texte de la disposition qui le justifie est joint à la décision

64 21 février 2007 64 Commission d’accès à l’information  La Commission se compose d'au moins cinq membres, dont un président et un vice- président  Les membres sont nommés, sur proposition du premier ministre, par résolution de l‘Assemblée nationale approuvée par au moins les deux tiers de ses membres

65 21 février 2007 65 Commission d’accès à l’information (suite) La Commission comporte deux sections :  Une section de surveillance; et  Une section juridictionnelle

66 21 février 2007 66 Commission d’accès à l’information (suite) Section de surveillance  Surveiller l'application de la présente loi et de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé  Assurer le respect et la promotion de l'accès aux documents et de la protection des renseignements personnels

67 21 février 2007 67 Commission d’accès à l’information (suite) Section de surveillance - exemples  Faire enquête sur l'application de la présente loi et sur son observation  Donner son avis sur les projets de règlement qui lui sont soumis en vertu de la présente loi, sur les projets d'entente de transfert de renseignements, de même que sur les projets de décrets autorisant l'établissement de fichiers confidentiels

68 21 février 2007 68 Commission d’accès à l’information (suite) Section de surveillance  D’établir, si elle le juge opportun, les règles de tenue du registre visé à l'article 67.3  Veiller au respect de la confidentialité des renseignements personnels contenus dans les dossiers ayant trait à l'adoption d'une personne et détenus par un organisme public

69 21 février 2007 69 Commission d’accès à l’information (suite) Section de surveillance  Dans l'exercice de ses fonctions de surveillance, la Commission peut autoriser un membre de son personnel ou toute autre personne à agir comme inspecteur

70 21 février 2007 70 Commission d’accès à l’information (suite) Section juridictionnelle  La Commission a pour fonction de décider, à l'exclusion de tout autre tribunal, des demandes de révision faites en vertu de la présente loi et des demandes d'examen de mésententes faites en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

71 21 février 2007 71 Commission d’accès à l’information (suite) Le rapport quinquennal  La Commission doit, au plus tard le 14 juin 2011, et par la suite tous les cinq ans, faire au gouvernement un rapport sur l'application de la présente loi et de la section V.1 du chapitre IV du code des professions ainsi que sur les sujets que le ministre peut lui soumettre

72 21 février 2007 72 Commission d’accès à l’information (suite) Le rapport quinquennal  Ce rapport comprend également, le cas échéant, les constatations de vérification et les recommandations que le Vérificateur général juge approprié de transmettre à la commission en application de la Loi sur le vérificateur général (chapitre v-5.01) et qu'il indique comme devant être reproduites dans ce rapport

73 21 février 2007 73 Commission d’accès à l’information (suite) Le rapport quinquennal  Le ministre dépose ce rapport à l‘Assemblée nationale dans les 15 jours de sa réception ou, si elle ne siège pas, dans les 15 jours de la reprise de ses travaux  La Commission de l‘Assemblée nationale désigne, dans les meilleurs délais, la commission qui fera l'étude du rapport sur la mise en œuvre de la loi

74 21 février 2007 74 Commission d’accès à l’information (suite) Le rapport quinquennal  Dans l'année qui suit le dépôt du rapport à l‘Assemblée nationale, la commission désignée doit étudier l'opportunité de modifier la présente loi et entendre à ce sujet les représentations des personnes et des organismes intéressés

75 21 février 2007 75 Rôle assimilé à celui du ministre responsable  Le ministre conseille le gouvernement en lui fournissant des avis en matière d'accès à l'information et de protection des renseignements personnels, notamment, sur des projets de législation ou de développement de systèmes d'information. À cette fin, le ministre peut consulter la commission Le Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l’accès à l’information

76 21 février 2007 76 Sites Internet à consulter  Secrétariat à la réforme des institutions démocratiques et à l’accès à l’information – Documentation http://www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca/acces- information/documents-des-organismes-publics.htm http://www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca/acces- information/protection-des-renseignements-personnels.htm http://www.institutions-democratiques.gouv.qc.ca/acces- information/documentation.htm

77 21 février 2007 77 Sites Internet à consulter (suite)  Commission d’accès à l’information – Liste des responsables http://www.cai.gouv.qc.ca/09_listes_des_responsables/01_pd f/minister.pdf http://www.cai.gouv.qc.ca/09_listes_des_responsables/01_pd f/org.pdf

78 21 février 2007 78 Sites Internet à consulter (suite)  Politique - L'accès aux documents et aux services offerts au public pour les personnes handicapées http://msssa4.msss.gouv.qc.ca/fr/document/publication.nsf/4b 1768b3f849519c852568fd0061480d/a41c026e682086d38525 7245005667ea?OpenDocument