1 CONSEIL NATIONAL de la STATISTIQUE Etude portant sur : Les Fichiers Statistiques dans les Structures Publiques Version Préliminaire Avril 2008.

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1 1 CONSEIL NATIONAL de la STATISTIQUE Etude portant sur : Les Fichiers Statistiques dans les Structures Publiques Version Préliminaire Avril 2008

2 2 Plan de l’exposé: 1- Objectifs et méthodologie de l’étude Terminologie 2- La collecte de l’information : 2-1 la fiche d’information; 2-2 le questionnaire; 2-3 la réalisation de l’enquête 3- Le répertoire des fichiers- Résultats de l’enquête 3-1 Classement par Ministères et organismes de Tutelle 3-2 Principaux résultats de l’enquête -- Caractéristiques statistiques et techniques des fichiers -- Utilisation des fichiers -- Possibilités d’échange -- Caractéristiques des structures responsables des fichiers 4- Principales conclusions 5- Principales recommandations

3 3 1- Objectifs et méthodologie de l’étude: Face aux besoins grandissants en information, le CNS veille à organiser la production et l’utilisation de l’information statistique au sein du SNS par le biais d’une intense coordination des activités statistiques menées par les SSP. A ce titre, le recours à la collecte de l’information à travers les enquêtes semble alors être le moyen le plus naturel pour disposer des données de base. Cela engendre : Une lourdeur en terme de coût et de temps pour la structure qui cherche l’information et une lassitude face à la multiplication des enquêtes et à la lourdeur des questionnaires des ménages, des entreprises ou des unités administratives concernés par la question Ces derniers peuvent ressentir une lassitude

4 4 Pour éviter de tels effets négatifs, le CNS propose de fédérer les moyens et les ressources informationnelles des divers utilisateurs et producteurs. Il s’agit d’exploiter une information existante sous forme de source administrative, et qui passe souvent inaperçue faute de visibilité suffisante, voire résulter d’une relative absence de collaboration. La présente étude, initiée par le CNS, vise surtout à : - Préciser les différentes formes des sources administratives: - Procéder au recensement de tous les fichiers statistiques … - Préciser le contenu de chaque fichier: nature de l’information, source, …. - Expliquer comment les données sont recueillies, traitées et publiées. - Préciser au niveau de chaque fichier les conditions de sa gestion: encadrement et ressources humaines, moyens informatiques… - Préciser au niveau de chaque fichier les utilisateurs actuels des informations statistiques: nature, objet et finalité de l’utilisation…ainsi que les utilisateurs potentiels des informations statistiques ;

5 5 - indiquer les éventuels obstacles à l’échange… - Indiquer les programmes de coopération qui existent ou qui pourraient exister entre les différentes SSP au niveau de la gestion conjointe d’un fichier ou de l’exploitation commune des données statistiques découlant d’un fichier. - Proposer des mesures permettant de décloisonner le système actuel d’exploitation des fichiers statistiques et de rationaliser leurs utilisations Remarque : Pour certains fichiers statistiques de première importance pour notre pays, une coordination est institutionnalisée depuis des années entre divers départements impliqués dans la gestion de ces fichiers. L’un des objectifs de cette étude consiste à favoriser et à multiplier de telles actions en mettant en place un cadre d’échange, de coordination et de concertation en amont et en aval des fichiers.

6 6 Terminologie : Selon les définitions proposées par Desrosières « une enquête est une collecte effectuée par un organisme spécialisé dans la statistique et visant à produire une information agrégée de portée générale. En revanche, la source administrative est issue d’une institution dont la finalité n’est pas de produire une telle information, mais dont les activités de gestion impliquent la tenue, selon des règles générales, de fichiers ou de registres individuels, dont l’agrégation n’est qu’un sous-produit, alors que les informations individuelles en sont l’élément important… » Par fichier, on entend un « ensemble structuré de données stocké en général sur un support externe (disquette, disque dur, disque optique, bande magnétique ;…).Un fichier structuré contient une suite d’enregistrements homogènes, qui regroupent le plus souvent plusieurs composants appartenant à un même ensemble ».

7 7 Dans sa forme évoluée, un fichier est appelé une base de données. Dans ce cas, il est possible de stocker des données de façon structurée et avec le moins de redondance possible. Ces données doivent pouvoir être utilisées par des programmes et par des utilisateurs différents. (réseau : mettre en commun ces informations) On parle généralement de système d'information pour désigner toute la structure regroupant les moyens mis en place pour pouvoir partager des données. Une base de données permet de mettre des données à la disposition d'utilisateurs pour une consultation, une saisie ou bien une mise à jour, tout en s'assurant des droits accordés à ces derniers.. De son côté, un registre est constitué par l’enregistrement permanent et exhaustif à partir d’une date donnée, de tous les cas d’un phénomène survenant dans une population définie.

8 8 La méthodologie adoptée : Pour réaliser les objectifs définis précédemment, la présente étude adopte la méthodologie suivante : - Effectuer un premier recensement des fichiers statistiques détenus par des SSP et des autres structures administratives. - Mener auprès des structures responsables de la gestion des fichiers, déterminées dans la phase précédente, une enquête exhaustive, ou partielle (selon l’effectif des fichiers ) pour mieux connaître les caractéristiques statistiques et techniques de ces fichiers, mesurer le degré d’utilisation et le degré d’échange effectif ou potentiel de ces fichiers - A partir des données récoltées, élaborer un diagnostic de la situation actuelle, tirer les conclusions sur le degré de cloisonnement du SNS, proposer des recommandations pour une meilleure utilisation des fichiers et un plus grand décloisonnement du SNS

9 9 Pour la mise en œuvre de cette méthodologie, nous avons procédé selon les étapes suivantes : 1- Demander aux diverses structures de remplir une fiche d’identification pour chaque fichier statistique disponible détenu par le SSP : cela constitue la population de référence 2- Procéder à une enquête visant à mieux connaître les fichiers statistiques : questionnaire, discussions techniques, enquête pilote, formation des enquêteurs, organisation du travail de terrain 3- Vérifier sur le terrain la liste des fichiers pour élaborer le répertoire des fichiers classés par ministère et organisme de tutelle

10 10 4- Saisir et analyser l’information recueillie par l’ensemble des questionnaires pour élaborer un diagnostic de la situation : codification de l’information, saisie, vérification, exploitation statistique 5- Tirer les conclusions sur le degré de cloisonnement du SNS et proposer des recommandations pour une meilleure utilisation des fichiers et un plus grand décloisonnement du SNS : analyse des résultats, comparaison internationale, conclusions et recommandations opérationnelles.

11 11 2- La collecte de l’information : 2-1 La fiche d’information (remplie par les ministères ): 1- Ministère de Tutelle: …. 2- Direction Générale ou Direction:……………………….. 3- Nom du Fichier (ou Répertoire, Registre, Catalogue, Base de données, …):………………. …………………………….. 4- Service directement chargé de la Gestion du Fichier :……………… 5- Nom et Fonction du Responsable à contacter pour l'Enquête:…….. 6- Tél : …………..…….Fax : …………………Email :………… 7- Domaine d'activité couvert par ce fichier :…………..

12 12 2-2 Le questionnaire : 4 paragraphes pour identifier les caractéristiques statistiques et techniques, l’utilisation et l’échange des fichiers ; un paragraphe pour connaître les moyens humains et matériels des structures La majorité des questions sont qualitatives, avec des réponses ouvertes et multiples enrichies par des commentaires et des suggestions, PRESENTATION Du FICHIER : - Dénomination complète du fichier : - Périodicité de mise à jour (1.mensuelle, 2 trimestrielle, 3 semestrielle, 4 annuelle, 5 autres ) - Date de la première version : - Date de la dernière version :

13 13 2-3 la réalisation de l’enquête : Trois enquêteurs diplômés de l’ESSAI, enquête pilote sur une vingtaine de questionnaires ( Ministère des Technologies de la Communication…) organisation de l’enquête : durée : prés de quatre mois 671 fichiers enquêtés, 29 autres fichiers ont été mentionnés après la fin de l’enquête 3- Le répertoire des fichiers statistiques - Résultats de l’enquête : 3-1 Le répertoire des fichiers 700 fichiers répartis par ministère Triple vérification ( fiche, enquête, accord ex-post ) Le répertoire : Situation au mois de janvier 2008

14 14 Répartition des fichiers statistiques par ministère MINISTERE/ORGANISMES NOMBRE DE FICHIERSFréquence Ministère de l'Industrie, de l'Energie et des PME 7010% Ministère de la Santé Publique 649,1% Ministère de la Culture et de la Sauvegarde du Patrimoine 649,1% Ministère de l'Agriculture et des Ressources Hydrauliques 578,1% Ministère de la Justice et des Droits de l'Homme 466,6% Banque Centrale de Tunisie 375,3% Ministère de la Jeunesse, des Sports et de l'Education Physique 355% Ministère du Commerce et de l'Artisanat 334,7% Conseil du Marché Financier 314,4% Ministère du Développement et de la Coopération Internationale 304,3% Ministère des Technologies de la Communication 273,9% Ministère de l'Education et de la Formation 263,7% Ministère de l'Enseignement Supérieur, de la Recherche Scientifique et de la Technologie 263,7% Ministère du Transport 223,1% Ministère des Affaires Sociales et de la Solidarité et des Tunisiens à l'Etranger 223,1%

15 15 Ministère des Finances 162,3% Ministère de l'Emploi et de l'Insertion Professionnelle des Jeunes 131,9% Ministère des Affaires Etrangères 121,7% Ministère des Domaines de l'Etat et des Affaires Foncières 111,6% Ministère de l'Environnement et du Développement Durable 81,1% Ministère du Tourisme 71% Ministère des Affaires de la Femme de la Famille de l'Enfance et des Personnes Agées 71% Ministère de l'Equipement de l'Habitat et de l'Aménagement du Territoire 60,9% Premier Ministère : Direction Générale des Réformes et Etudes Prospectives et Administratives, Bureau Central des Relations avec le Citoyen 50,7% Ministère des Affaires Religieuses 50,7% 26700100% Ministère de l'Intérieur et du Développent Local 202,9% Répertoire des fichiers classés par thèmes : (selon nomenclature du CNS) intérêt, difficultés de classement Répartition des fichiers par thème et par ministère ( page 29 bis ) un niveau de cloisonnement

16 16 Année de la première version Nombre de fichiers %Année de la première version Nombre de fichiers % 1950 - 195420.41985 - 1989295.4 1955 - 195950.91990 – 19945510.2 1960 - 196471.31995 - 199915027.9 1965 - 196950.92000 – 200414627.2 1970 - 1974183.32005 et plus 8215.3 1975 - 197950.9Total538100.0 1980 - 1984346.3Non réponse 133 3 -2 Principaux résultats de l’enquête Caractéristiques Statistiques Tableau 14: Répartition des fichiers selon l’année de la première version Plus de cent trente fichiers n’ont pas une date connue avec précision de leur première version. Les plus anciens de ces fichiers remontent aux années 50 alors que plus de 80 % des fichiers statistiques ont démarré après l’année 1990

17 17 Année de la dernière version Nombre de fichiersPourcentage % 1990 - 199440.7 1995 – 199940.7 2000 -2004305.4 2005203.6 20068415.3 200741074.3 Total552100.0 Non réponse119 Tableau 15: Répartition des fichiers selon l’année de la dernière version Près de 93 % des fichiers possèdent une version récente, après l’année 2005, dont 74.3 % relèvent de la seule année 2007. Cela témoigne de la régularité des efforts réalisés par les structures publiques en matière de mise à jour et d’actualisation des fichiers statistiques.

18 18 Périodicité de la mise à jourNombre de fichiersPourcentage % Quotidienne et hebdomadaire427.7 Mensuelle14326.1 Trimestrielle5910.8 Semestrielle356.4 Annuelle14626.6 Irrégulière12322.4 Total des réponses548100.0 Pour le rythme irrégulier, nous trouvons les recensement des domaines fonciers, des terrains nus, des terrains agricoles, le suivi des opérations de forage, le suivi des listes de greffe du cœur, de la cornée, du foie, le recensement de la pêche, le recensement archéologique, etc. Tableau 18: Répartition des fichiers selon la périodicité de la mise à jour

19 19 Source de l’informationNombre de fichiersPourcentage % Recensement8011.9 Enquête608.9 Source administrative48372.1 Autres487.1 Total671100.0 Tableau 19: Répartition des fichiers statistiques selon la source de l’information La source administrative, avec 72%, représente la source la plus fréquente suivie des recensements et des enquêtes avec respectivement 11.9 et 8.9 %. Comme autres sources d’information, on trouve les informations, souvent confidentielles, des informations relatives à des indicateurs internationaux. Pour les enquêtes, les taux de sondage les plus fréquents sont 5 et 10 %.

20 20 Contenu du fichier : variables et individus: Concernant le contenu des fichiers, il est constitué par l’information relative à de multiples variables rattachées aux unités observées sont saisies et mises à jour. Ces variables se caractérisent par la multiplicité des thèmes et des champs auxquels elles sont associées, par la diversité de leur nature tant qualitative que quantitative. tant qualitative que quantitative. Plus précisément, le répertoire des fichiers statistiques par thème offre une meilleure illustration de la diversité des variables et des sujets traités par les fichiers du fait que ces variables représentent le critère central de la classification des fichiers. On y trouve des centaines de variables se rapportant à des variables économiques telles que des effectifs de ménages, des prix, des dépenses, des données d’entreprises, des grandeurs sectorielles relevant de l’industrie, du commerce, des finances et des banques… D’autres variables se rattachent à divers aspects de la vie sociale et à l’emploi, à la formation et à l’éducation, à la santé, à la jeunesse et sports…. Un troisième paquet de variables se rapporte à des dimensions techniques ou environnementales, à l’équipement, à l’habitat ou à la communication…Enfin, le restant des variables se référent à des aspects administratifs tels que la justice, le foncier et le domaine de l’Etat, la fonction publique…

21 21 Chacun des fichiers enquêtés comporte des informations sous forme d’un ensemble de grandeurs statistiques relatives à des unités représentant les éléments de base des populations observées. Ces unités différent entre elles selon le thème central du fichier. Pour cette raison, les unités sont quasiment distinctes d’un fichier à un autre à tel point que l’on peut affirmer qu’il y a presque autant de fichiers enquêtés que d’unités. Sans pouvoir être exhaustif, on peut citer, à titre d’exemple, des unités telles que des consommateurs, des contribuables, des associations, des agences immobilières, des fonctionnaires, des hôtels, des étudiants, des mouvements d’avion, des permis de conduire, des professions, des sportifs, des sociétés, des titres de créance, des infractions, des entreprises, des livres, des logements, etc. Etant donnée la diversité des unités faisant l’objet de suivi des fichiers, nous ne pouvons ni les lister intégralement ni les regrouper en catégories homogènes. Toutefois, nous proposons qu’une version numérique du répertoire et mettre la liste des unités accessible par une recherche par mot clé.

22 22 Mode de collecte de l’informationNombre de fichiersPourcentage % Source administrative interne45050.8 Saisie d’une information collectée par d’autres 16418.5 Enquête effectuée par la structure12714.3 Extraction totale ou partielle de l’information 10011.3 Autre455.1 Total886100.0 Tableau 20: Répartition des fichiers selon le mode de la collecte de l’information (réponse multiple) Compte tenu de la multiplicité des modes de collecte, nous avons enregistré 886 réponses distinctes pour les 671 fichiers enquêtés. Prés de la moitié des réponses font état d’une utilisation interne des statistiques administratives. Le recours à des informations collectées par autrui représentent 18.4 % Prés de 70 % évoqués

23 23 Traitement spécifiqueNombre de fichiersPourcentage % Oui35853.6 Non31346.4 Total671100.0 Tableau 21: Répartition des fichiers statistiques selon la mise en forme du fichier (réponse multiple) De Pour la mise en forme des fichiers, les utilisateurs adoptent souvent des traitements statistiques ou informatiques spécifiques. La proportion de fichiers ayant de tels traitements s’élève à 53.6 %. Ces traitements consistent essentiellement à des codifications et à des choix de nomenclatures concernant les variables et les unités étudiées. On procède également à des agrégations

24 24 Champ géographique Nombre de fichiersPourcentage % National59370.4 Gouvernorat et/ou délégation 11413.5 Régional708.3 Autres667.8 Total843100.0 Tableau 22: Répartition des fichiers statistiques selon la couverture géographique (réponse multiple) En terme de couverture géographique, compte tenu du fait que nous avons imposé, lors de l’enquête, que le fichier soit d’abord de portée nationale, certains des fichiers statistiques enquêtés se sont avérés couvrir d’autres champs que le champ national. C’est le cas des registres détenus par les diverses structures, et notamment les registres du Ministère de la Justice et des Droits de l’Homme, qui disposent d’une information relative à un gouvernorat, à une délégation, voire une localité, sans qu’elle soit effectivement agrégée au niveau national. Ces fichiers ont été inscrits dans la rubrique Autre. Par ailleurs, certains fichiers comportent une information internationale relative au cours des devises, alors que d’autres fichiers traitent par nationalité étrangère la main d’oeuvre et des entreprises étrangères installées en Tunisie…..:

25 25 Type de publicationNombre de publicationsPourcentage % Rapport et publications internes (uniquement) 38457.2 Publications internes et externes 19829.5 Publications internes et autres types de publications 142.1 Publications internes et externes et autres types de publications 223.3 Publications externes (uniquement) 304.5 Autres233.4 Total671100.0 Tableau 23: Publication rattachée au fichier Ces résultats montrent que les publications internes, avec ou sans les autres types de publications, constituent le mode de publication le plus fréquent, avec une prédominance pour la publication interne uniquement avec 57.2 %,

26 26 Organisation du fichierNombre de fichiers Pourcentage % Fichier plat33950.6 Base de données26139.0 Autres7110.4 Total671100.0 Caractéristiques Techniques Tableau 24: Répartition des fichiers selon le type d’organisation des fichiers Près de la moitié des fichiers sont des fichiers plats, ce qui signifie que les données sont stockées séquentiellement dans le sens que pour accéder à une information à l’adresse n doit passer par toutes les adresses précédentes Par opposition à l’organisation directe pour lequel on peut accéder à n’importe quel enregistrement. Ce dernier type d’organisation est propre aux bases de données.

27 27 Support de stockage Nombre de fichiersPourcentage % Disque, CD Rom, Disquette58778.4 Bande364.8 DVD/Rom101.3 Stockage sur papier9913.2 Autres172.3 Total749100.0 Tableau 25: Répartition des fichiers selon le support de stockage (réponse multiple) Prés de 80 % des supports se prêtent facilement aux échanges d’information à travers les nouvelles technologies de la communication. Les bandes magnétiques ainsi que les supports en papier avec respectivement 4.8 % et 13.2 %, représente prés de 18 % des supports évoqués, ne permettent pas un échange à travers les nouvelles technologies

28 28 Format des donnéesNombre de fichiersPourcentage % Texte61264.4 Binaire26728.0 HTML282.9 Autres454.7 Total952100.0 Tableau 26: Répartition des fichiers selon le format des données En matière de format de fichiers, les 671 fichiers enquêtés ont 952 formats distincts, dont prés des deux tiers d’entre eux sont en format texte, et 28 % sont en format binaire. Le format HTML, typique pour la diffusion des fichiers par Internet et Intranet, ne représente que 2.9 % des formats disponibles. Ce dernier format, bien qu’il offre un environnement convivial ne se prête pas au traitement statistique par le destinataire. De ce fait, la prédominance du format texte peut constituer un atout pour l’échange puisqu’il se prête le mieux au traitement à condition de disposer de l’ensemble des codes et nomenclatures reliés aux champs du fichier.

29 29 Logiciel pour accès Nombre de fichiers Pourcentage % Logiciel pour Exploitation Nombre de fichiers Pourcentage % Oui25138.2Oui8712.9 Non41461.8Non58487.1 Total671100Total671100 Tableau 27: Répartition des fichiers selon l’usage ou non d’un logiciel pour l’accès ou pour l’exploitation des fichiers. Ces résultats signifient qu’il n’existe pas réellement d’obstacles techniques en terme d’instruments d’accès ou d’exploitation de l’information.

30 30 Accès au fichierNombre de fichiers Pourcentage % Le premier responsable12819.0 Seuls quelques responsables 29844.1 Tous ceux qui la demandent23334.5 Autres122.4 Total671100.0 Utilisation des fichiers et possibilités d’échange Tableau 28: Répartition des fichiers selon les utilisateurs ayant un accès à l’information Prés de deux fichiers sur trois, soit 63.1 %, contiennent une information accessible uniquement à quelques responsables de la structure. Pour l’information renfermée dans les fichiers restants, 34.5 % d’entre eux, sont accessibles à ceux qui la demandent.

31 31 Finalité de l’utilisation du fichierNombre d’utilisationsPourcentage % Suivi statistique56834.3 Planification38823.4 Gestion administrative34821.0 Contrôle30918.7 Autres432.6 Total1656100.0 Tableau 29: Répartition des fichiers selon la finalité de l’utilisation du fichier ( réponse multiple) Pour les 671 fichiers, on a enregistré 1656 utilisations distinctes de l’information contenue pour des finalités diverses. Classées par ordre décroissant, les finalités ont rapport au suivi statistique, avec 34.3 %, à la planification, avec 23.4 %, à la gestion administrative, avec 21 % et pour le contrôle avec 18.7 %. Les trois utilisations « Gestion Administrative », « Contrôle » et « Planification » correspondent à des opérations à la fois périodiques et ponctuelles au cours du temps…

32 32 L’utilisation externe Nombre de fichiers Pourcentage % Oui47971.4 Non19238.6 Total671100.0 Tableau 30: Répartition des fichiers selon la possibilité ou non d’une utilisation externe En plus de leur utilisation interne au sein de la structure pour diverses finalités, l’information contenue dans 71.4 % des fichiers fait l’objet d’une utilisation externe à la structure. Le reste des fichiers, soit 28.6 %, ne sont utilisés qu’à un niveau interne. Ce taux important de fichiers dont l’information est utilisée en externe témoigne de la diffusion de l’information en dehors de la structure. Toutefois, ce résultat semble être incohérent avec les résultats précédents, notamment ceux du tableau 18 relatifs aux possibilités d’accès au fichier à ceux qui le demandent avec un taux de 34 %. En fait, il n’a pas de contradiction puisque l’information distribuée en interne à des responsables des directions générales du même

33 33 Nature de l’utilisation externe du fichier Nombre de fichiers Pourcentage % Service ministériel42436.3 Entreprises publiques18415.8 Entreprises privées13811.8 Centre et bureaux d’étude16013.7 Organismes internationaux21418.3 Autres utilisateurs484.14.1 Total1168100.0 Tableau 22: Répartition des fichiers selon la nature de l’utilisation externe du fichier (réponse multiple ) Pour les 479 fichiers statistiques dont le contenu est utilisé à l’extérieur de la structure, en plus de son utilisation interne, ils font en fait l’objet d’une utilisation intense exprimée par divers services et organismes évaluée à 1168 utilisations. Les services ministériels, avec 36.3 % d’utilisateurs, se placent en premier lieu.

34 34 BesoinsNombre de fichiers Pourcentage % les a-t-on obtenus ? Nombre de fichiers Pourcentage % Oui21932.6Oui14365.3 Non45267.4Non7634.7 Total671100.0Total219100.0 Tableau 27 : Répartition des fichiers selon les besoins de fichiers détenus par d’autres

35 35 Programmes de coopération Nombre de fichiersPourcentage % Oui669.8 Non60590.2 Total671100.0 Tableau 29: Répartition des fichiers selon l’existence des programmes de coopération Etant donnée la demande de fichiers exprimée par les structures enquêtées, on a voulu savoir si des conventions de coopération d’échange sont élaborées en vue de faciliter cet échange. Les résultats de l’enquête montrent que pour l’ensemble des fichiers recensés, seuls 9.8 % d’ente eux font l’objet de conventions de coopérations pour leur échange entre des structures publiques. Les 90.2 % des fichiers restants, soit plus de six cent fichiers, ne sont pas concernés par des conventions d’échange.

36 36 Obstacles à l’échangeNombre de fichiersPourcentage % Oui13319.5 Non53880.5 Total671100.0 Tableau 30 : Répartition des fichiers selon les obstacles à l’échange A cette question sur les obstacles, nous avons récolté 194 réponses relatives à 194 fichiers, soit 61 de plus que les 133 réponses négatives à la question concernant l’existence d’éventuels obstacles à l’échange. Cela signifie que certains responsables enquêtés ont voulu s’exprimer sur les obstacles même si eux- mêmes ne sont pas concernés par ces obstacles.

37 37 Obstacles à l’échange Nombre de réponsePourcentage % Incompatibilité technique2512.9 Manque d’information4121.1 Difficultés institutionnelles3920.1 Données individuelles7036.1 Autres obstacles199.8 Total194100.0 Tableau 31: Répartition des réponses concernant les obstacles à l’échange Par difficultés institutionnelles, on entend la nécessité de demander une autorisation pour obtenir l’information désirée en justifiant le besoin et la finalité de son utilisation. De leur côté, les obstacles techniques à l’échange des fichiers ne sont cités que par environ 10 % des répondants.

38 38 GenreNombre de responsablesPourcentage % Femmes7628.0 Hommes19572.0 Total271100.0 Caractéristiques des structures responsables des fichiers Tableau 33: Répartition des responsables de la gestion des fichiers par genre Tableau 34: Répartition des responsables de la gestion des fichiers selon le niveau de formation Niveau du responsableEffectifsPourcentage % Ingénieur8832.5 Deuxième cycle7025.8 Troisième cycle4817.8 Autres6523.9 dont 18% TS ou premier cycle Total271100.0

39 39 Profil du responsableEffectifsPourcentage % Statisticien4617.0 Informaticien3111.7 Economiste gestionnaire7025.8 Autres12445.7 Total271100.0 Tableau 35: Répartition des responsables des structures selon le profil de formation Pour les 45.7 % restants, les profils sont variés puisque l’on trouve des administrateurs, des agronomes, des architectes, des démographes, des juristes, des médecins, des pharmaciens…

40 40 Nombre de personnes Nombre de structures Pourcentage % Nombre de cadres Nombre de structures Pourcentage % 15740.419461.8 23222.724026.3 3-53021.33-5138.6 6-92215.66-953.3 Total des réponses 141100.0Total des réponses 152100.0 Sans réponse 11 Tableau 36: nombre de personnes dans la structure, nombre de cadre : En ce qui concerne les cadres, c'est-à-dire les titulaires d’un diplôme de baccalauréat plus deux années d’études supérieures, dans les structures ayant des fichiers statistiques, prés de 61 % de ces structures disposent d’un seul cadre, 26 % de deux cadres, 8.6 % de 3 à 5 cadres et 3.3 % de 6 à 9 cadres. Le nombre total de cadres dans les 152 structures avoisine les 240 cadres, ce qui établit un nombre moyen de cadres proche de 1.5 cadre par structure et de un cadre pour prés de trois fichiers statistiques..

41 41 Encadrement suffisant Nombre de structures Pourcentage % Aide reçue par d’autres services Nombre de structures Pourcentage % Oui8661.5Oui8156.7 Non5438.5Non6243.3 Total140100.0Total143100.0 Sans réponse12Sans réponse9 Tableau 37: Répartition des structures jugeant que l’encadrement est suffisant Répartition des structures recevant une aide de la part d’autres services

42 42 Nombre d’ordinateurs Nombre de structures Pourcentage % Nombre de serveurs Nombre de structures Pourcentage % 18155.5010373.1 23020.313222.7 3-52013.7232.1 6-91510.53 et plus32.1 Total146100.0Total141100.0 Sans réponse6 11 Tableau 38: Répartition des structures selon le nombre de micro-ordinateurs et de serveurs disponibles

43 43 Nombre d’imprimantes Nombre de structures Pourcentage % Autres moyens de calcul Nombre de structures Pourcentage % 111374.3Oui152100 22113.8Non00 3-5138.6Total152100 6-953.3 Total152100.0 Tableau 39: Répartition des structures selon le nombre d’imprimantes et selon le nombre d’autres moyens de calcul Tableau 40: Répartition des structures selon le nombre de bureaux et selon le nombre de locaux Nombre de bureaux Nombre de structures Pourcentage % Locaux de papier Nombre de structures Pourcentage % 19461.8Oui5536.2 23221.0Non9763.8 3-51912.5Total152100 6-974.7 Total152100.0

44 44 Nombre de fichiers gérés par la structure Nombre de structuresPourcentage % 1 – 412179.6 5 – 91912.5 10 – 1985.3 20 et plus42.6 Total152100.0 Tableau 41 : Nombre de fichiers gérés par la structure

45 45 4- Principales conclusions: Les résultats statistiques des données collectées par l’enquête tels que nous les avons exposés dans les sections précédentes, enrichis par l’analyse des commentaires et suggestions faites par les responsables des structures permettent d’avancer un ensemble de conclusions 1- La répartition des fichiers selon les années de leur création et les années de leur dernière dates de mise à jour témoigne de l’effort, notamment durant les 15 dernières années, de l’administration publique pour rationaliser et pour moderniser des méthodes de travail, un usage plus intensif des fichiers statistiques. Conjointement, les multiples programmes d’implantation et de diffusion de l’équipement informatique ont contribué à la mise en place dans toutes les structures publiques d’un système de gestion des fichiers permettant un suivi et un traitement de l’information statistique satisfaisants.

46 46 Par ailleurs, il convient de souligner les efforts de l’administration consistant à développer des fichiers en dehors des champs traditionnels en matière d’application statistique que sont les domaines économiques, sociaux, techniques…Il s’agit des dimensions religieuse, culturelle, environnementale, 2 – L’analyse des caractéristiques statistiques des fichiers détenus illustre la multiplicité, la diversité et la richesse de l’information contenue dans les fichiers statistiques. De part les domaines qu’ils couvrent et les variables qu’ils englobent, les sources d’information qu’ils exploitent, le rythme de leur mise à jour, les traitements spécifiques qu’ils exigent, les fichiers statistiques sont devenus d’irremplaçables outils de travail. Il faudrait donc assurer leur pérennité en veillant à leur qualité.

47 47 3- De leur côté, les caractéristiques techniques des fichiers recensés mettent en évidence des réelles capacités en terme de maîtrise des procédés informatiques et techniques de la part de leurs responsables. Cela apparaît à travers la gestion informatique des fichiers, à travers l’utilisation de logiciels spécifiques pour accéder et exploiter et analyser les fichiers. Toutefois, certaines insuffisances relatives à l’organisation des fichiers sont perceptibles. En effet, peu de fichiers sont sous forme de bases de données ou de système d’information. De ce fait, l’usage de la majorité des fichiers est limité au niveau de la structure elle-même. Un système d’information des données offrirait de plus grandes possibilités d’accéder à une information plus intégrée que celles relatives à un fichier plat.

48 48 4- La situation actuelle telle qu’elle ressort de la répartition des fichiers par thème se caractérise par un cloisonnement assez important. En effet, en dehors de quelques fichiers qui associent d’une manière institutionnelle différentes structures au niveau de leur utilisation et du partage de l’information qu’ils contiennent, beaucoup d’autres thèmes horizontaux pouvant intéresser, au niveau informationnel, divers acteurs publics à travers leurs rôles et leurs missions complémentaires sont en fait actuellement produits, suivis et utilisés par une structure unique. Cet état de relative concentration des fichiers est certainement justifié par le fait que les missions des divers départements ministériels sont souvent centrées autour d’une seule thématique. D’autres raisons sont probablement à l’origine de cette situation. Nous pouvons évoquer la nature essentiellement individuelle des données administratives, avec un contenu souvent confidentiel, ce qui constitue une difficulté pour la circulation de l’information sous forme de fichiers. D’autres obstacles peuvent être à l’origine de ce cloisonnement, il s’agit d’obstacles de nature statistique ou de nature technique ou alors de nature organisationnelle ou institutionnelle. En ce qui concerne, l’utilisation de l’information des fichiers, elle est assez intense en niveau interne et assez bien diffusée au niveau externe. Toutefois, la diffusion de l’information est assurée entre les utilisateurs institutionnels, mais pas assez pour le large public, les chercheurs, les mass média,etc. Un effort de diffusion plus large accompagné d’un effort de vulgarisation pour les citoyens à travers la presse doublé d’un effort de précision méthodologique pour les plus avertis sont à la fois souhaitable et réalisable.

49 49 5- L’examen du répertoire des fichiers dévoile un nombre relativement faible de fichiers statistiques détenus par les observatoires en tant que structures responsable de la gestion de fichiers. Cet état nous incite à émettre des interrogations sur la relative absence de ces observatoires en matière de collecte, de gestion, d’analyse de l’information statistique et de détention de fichiers. Pourtant, la mise en place des observatoires et les missions qui leur ont été confiées sont centrées autour de la collecte, du suivi statistique et de l’exploitation de l’information qui ne peuvent exister en dehors des fichiers..

50 50 5- Principales recommandations Compte tenu des conclusions précédentes, nous pensons que le CNS, à travers sa mission de coordination et de concertation entre les structures statistiques publiques et privées, peut jouer un rôle essentiel pour décloisonner encore plus le SNS. Il s’agit de dynamiser les rapports existants entre les structures pour atteindre un nouveau palier de coopération et de coordination en amont et en aval dans le domaine de l’utilisation et de la production statistique. Ce décloisonnement ne peut en aucun cas se traduire par une dilution de la responsabilité ou la réduction du champ d’action ou d’initiative de quiconque des structures. Pour cela, nous proposons les recommandations suivantes : 1- Diffuser le répertoire des fichiers statistiques auprès de toutes les structures ayant à leur charge la gestion un ou plusieurs de fichiers. Dans le même ordre d’idées, il est important de mettre le répertoire des fichiers sur le site Web du CNS en version numérisée permettant au visiteur du Site Web une recherche des fichiers par thème. Il faudrait également avoir la possibilité, par le biais d’un site dynamique accessible par les utilisateurs, de disposer au niveau d’une fiche numérique reprenant l’essentiel de l’information détaillée telle qu’elle est recueillie au niveau du questionnaire.

51 51 2- En une deuxième étape, nous proposons d’ériger ce répertoire de fichiers en répertoire de sources statistiques, et ce en regroupant pour chaque thème et sous thème, l’ensemble des documents, fichiers, rapports, dossiers qui s’y rapportent avec un guide de lecture précisant les caractéristiques de l’enquête ou de la source administrative, sa méthodologie, sa périodicité, le champ couvert par l’observation… Ce travail de regroupement de fichiers autour de thèmes, peut être confié aux observatoires dont les missions consistent à suivre l’évolution d’une thématique à travers un recueil d’informations statistiques. A ce propos, il convient de signaler que les répertoires des sources statistiques sont assez fréquents dans les pays avancés. Le site Insee-Alisse permet de disposer d’un ensemble d’informations statistiques sectorielles et thématiques sous forme de documents, d’enquêtes ainsi que de longues séries, en précisant les sources, les nomenclatures utilisées…Pour chaque thème, les fichiers statistiques sont souvent livrés en format standard pour être exploités par un tableur ou un gestionnaire de bases de données.

52 52 3- Pour mieux affiner le contenu et la classification des fichiers par thèmes, nous proposons de programmer des réunions techniques au sein du CNS, pour chacun des thèmes ayant une portée stratégique pour le pays, regroupant tous les responsables des fichiers statistiques recensés qui s’y rattachent. Après l’examen du contenu des fichiers, il s’agit ensuite d’exprimer éventuellement pour chacun des grands thèmes, la volonté d’échanger ou d’obtenir, selon un cadre et des modalités qui restent à définir, des fichiers statistiques en tant qu’utilisateur de ces fichiers. Cela permettra à chaque département ministériel d’assurer la gestion de ses fichiers tout en bénéficiant de l’apport d’autres fichiers détenus par d’autres départements. Compte tenu de la rareté et de la cherté de l’information, le décloisonnement visé par ce travail collectif sera bénéfique à tous les intervenants du secteur public. Enfin, le travail en équipe permet de définir les besoins d’informations au niveau national pour un thème donné, il s’agit de préciser la liste des fichiers inexistants à l’heure actuelle, et dont la production s’impose pour une meilleure gestion publique.

53 53 4- La quatrième recommandation concerne la mise en place d’un système d’échange des fichiers statistiques entre toutes les structures publiques qui, en raison de leur mission, le demandent en tant que source d’information administrative. Cela permet à la structure demandeuse de disposer d’une information sans charge supplémentaire aux enquêtés qu’ils soient des individus, des ménages, des entreprises, des administrations…Il est à noter que l’échange de fichiers ne concerne que leur utilisation et par conséquence leur conception qui pourrait être plus concertée et collective. L’échange ne doit en rien affecter les conditions de production ou diluer les responsabilités en matière de qualité, d’échéance…. installant d’une part un centre technique rattaché à l’INS pouvant rendre anonyme tout ensemble deEtant données que les sources administratives sont constituées essentiellement de statistiques individuelles, tout échange de données administratives soulève le problème du secret statistique. Sur cet aspect, le CNS cherche à répondre à cette attente en installant d’une part un centre technique rattaché à l’INS pouvant rendre anonyme tout ensemble de données individuelles. D’autre part, le CNS dispose d’une commission permanente chargée d’examiner les aspecte administratifs et réglementaires des demandes d’échange ou d’obtention des données individuelles.

54 54 Concernant l’échange lui-même, la transmission des fichiers d’une structure source vers une structure destination doit transiter par l’INS, du fait que l’article 7 de la loi 99-32 relative au SNS précise que : « Les administrations et les organismes publics transmettent à l’INS, en cas de besoin et à des fins exclusivement statistiques, les informations dont ils disposent et qu’ils ont recueillies dans le cadre de leur mission ». Il va sans dire que les modalités pratiques pour les échanges doivent respecter les conditions d’anonymat afin d’empêcher d’accéder à des informations individuelles ou confidentielles. Tout en se donnant pour objectif de citer et d’encourager les efforts de coordination pour un meilleur suivi de la part de certaines sources d’informations, la présente étude vise surtout à développer des synergies entre les divers départements autour des thèmes horizontaux touchant le développement économique, social, scientifique, culturel…La synergie des efforts se traduit par une complémentarité et un enrichissement mutuel au niveau informationnel entre les départements pouvant conduire à une plus grande implication et à un réel décloisonnement en matière d’échange et de partage de l’information statistique.