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1 Bienvenue à la Formation dExtranat Pocket. 2 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Durant cette formation nous verrons : 1. Déclaration des compétitions.

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1 1 Bienvenue à la Formation dExtranat Pocket

2 2 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Durant cette formation nous verrons : 1. Déclaration des compétitions locales 2. Déclaration ou récupération des engagements (extraNat ou FFNex) 3. Création dengagements en ligne 4. Gestion et traitement de la compétition 5. Retour sur le serveur fédéral des résultats ou sortie locale format FFNex 6. Gestion des records et des rankings

3 3 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour les personnes qui nont pas encore installés Extranat- Pocket, Reportez vous sur le site du Comité Régional (www.abcnatation.com/natation/dauphine-savoie/ -Onglet Extranat-Pocket -Fiches daide -Fiches Pdf daide à linstallation

4 4 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Important : Lapplication extraNat Pocket est initialisée pour une seule structure (club, CD ou CR), pour laquelle vous aurez introduit le code extraNat lors de linitialisation. Si vous souhaitez gérer plusieurs structures, bien que plusieurs utilisateurs ou entités peuvent cohabiter sur une même clé, nous vous conseillons daffecter une clé particulière ou un disque spécifique pour chaque structure et de ne pas les mélanger, cela évitera le mélange de données dans la base centrale et facilitera le suivi de vos sauvegardes et la duplication de la clé. ATTENTION : si vous recopiez sur votre disque dur ou sur votre clé le contenu dune clé initialisée pour une autre structure que celle présente sur votre disque ou votre clé, les données initiales seront écrasées.

5 5 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 1)Introduire votre code structure extraNat Ex : ) Sélectionner un profil Ex : Admin CD 3) Introduire votre mot de passe Ex : rtV5UeJ » et appuyer sur Entrer Note : Lors de la première initialisation du logiciel, un délai peut être constaté avant de pouvoir sélectionner un profil, soyez patient ! En ca s derreur de saisie le message derreur suivant apparaît :

6 6 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Menu Principal après la première installation Lors de la première initialisation, le menu principal suivant apparaît : Ce menu est incomplet car à la première initialisation de la clé, vous devez obligatoirement effectuer les « opérations de synchronisation »pour obtenir le menu complet.

7 7 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 OPERATIONS DE SYNCHRONISATION (menu) Le module Opérations de synchronisation vous permet de mettre à jou r le logiciel et les données références. Cette mise à jour nécessite une connexion INTERNET, car la mise à jour se fait à partir des données références disponibles sur extraNat ( serveur FFN ) Procédures de synchronisation : Etape 1- Sélectionner loption Opérations de synchronisation dans le menu principal

8 8 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Les mises à jour sont classées selon 3 catégories, Mises à jour obligatoires pour le logiciel, Mises à jour conseillées pour les donné e s licences, structures FFN et records, Mises à jour facultatives pour les records.

9 9 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Déclaration des compétitions locales

10 10 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Le module Gestion de vos compétitions va vous permettre dune part de définir et créer sur votre disque des compétitions locales, mais aussi de récupérer les compétitions extraNat disponibles sur le serveur FFN (Compétitions en ligne) lorsque vous êtes désignés comme gestionnaire de la compétition.

11 11 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 MenuGestion de vos compétitions, onglet Mes compétitions l ocales. Le module Mes compétitions locales va vous permettre de définir et de créer une compétition locale. Procédure pour créer une nouvelle compétition locale. Etape 1- Dans le module Gestion de vos compétitions, onglet Mes compétitions locales cliquer sur Créer une compétition locale.

12 12 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Etape 2 - Remplir les champs demandés et appuyer sur le bouton Créer la compétition en bas de page Natation Course Natation Estivale Natation Maîtres Ce paramètre vous donne le choix douvrir la règle de la sélection aux demi -finales et finales à un certain nombre de nageurs non retenus initialement pour les finales ou demi-finales.

13 13 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ onglets de paramétrages Catégories Réunions Temps Limites Récapitulatif IMPORTANT : Les 4 onglets de création de compétition (compétition, catégories, réunions, temps limites,) doivent être parcourus dans lordre et ont un effet de cascade. Lorsquun onglet est validé, on ne doit plus modifier les informations de longlet précédent et ainsi de suite. Si des modifications doivent être faites après validation dun onglet, cela entraîne lobl igation de re paramétrer entièrement longlet ou les onglets suivants. Expl : Vous avez déclaré et validé tous les onglets de création dune compétition et vous devez changer les catégories, il sera alors nécessaire de redéfinir les réunions et les temps limites après avoir modifié vos catégories.

14 14 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Etape 3 - Définir les catégories : S électionner le bouton Catégories 1er cas : Sans catégories, cocher la case et définir les limites dâges de participation.

15 15 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 1er cas : Sans catégories, cocher la case et définir les limites dâges de participation.

16 16 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il suffit dappuyer sur le bouton pour ajouter pour chaque catégorie désirée Ou de créer ces propres catégories Il est important de bien gérer les catégories, car la sortie de vos résultats en dépens ! Si vous voulez des temps limites par catégories, pensez à cocher la case dans les catégories ou vous avez décidés les temps limites

17 17 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Remplir les champs pour chaque réunion définie puis appuyer sur le bout on Ajouter la réunion

18 18 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Définir les épreuves 1- Sélectionner dans le menu déroulant une épreuve Dames ou Messieurs 2- Sélectionner ensuite le niveau de lépreuve (série, finale, etc…) 3- Cocher la case de la catégorie concernée par lépreu ve 4- Appuyer sur Ajouter lépreuve et recommencer cette procédure pour chaque épreuve à définir. 5- Valider ensuite les épreuves pour cette réunion en appuyant sur le boutonValider la réunion

19 19 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si plusieurs réunions, on rajoute la réunion en appuyant sur le bouton

20 20 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si vous avez coché OUI pour introduire des temps limites, lécran suivant apparaît. -Pour chaque catégorie vous avez la possibilité de pré-remplir automatiquement vos temps limites en vous appuyant sur des grilles officielles contenues dans le logiciel. -Vous pouvez également constituer votre propre grille ou panacher vos temps limites avec des grilles officielles pour certai nes courses et affecter vos propres temps limites pour dautres épreuves.

21 21 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 ATTENTION : Cette étape est lé tape la plus importante de la création de votre compétition. Elle vous permet de vérifier scrupuleusement tous les paramètres de votre compétition et de les vérifier en fonction du règlement officiel de la compétition. Ne négliger surtout pas cette étape de vérification car une erreur dans la création de la compétition ne pourra plus être rattrapée dès lors que vous aurez commencé à engager des participants et à saisir des résultats.

22 22 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si vous voulez modifier un module de la compétition, le logiciel va vous prévenir ce que cela amènera, si ok il vous redonne la main pour modifier

23 23 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pendant votre compétition vous pouvez suivre les records du moment que vous aurez sélectionnés les cases ou la case et valider Voir en direct sur le logiciel !

24 24 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Déclaration ou récupération des engagements (extraNat ou FFNex) FFNex = Ancienne PCE3

25 25 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour les clubs devant fournir leurs engagements informatiquement, il existe une version simplifiée de la création dune compétition via : Création simplifiée dune PCE dengagement Cette procédure se trouve sur le site du comité régional : dans longlet Extranat-Pocket, Fiches daides rechercher le pdf « Création dune PCE engagements avec Extranat-Pocket »

26 26 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour créer les engagements en manuel, il faut aller dans « Préparation de la compétition »

27 27 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Choisir longlet « Engagements » et loption « Engagements & composition des relais »

28 28 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il faut taper une partie du club, pour faire apparaître votre bannière et de cliquer dessus.

29 29 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 En tapant une partie du nom, la licence apparaît, cliquer dessus Il faut cliquer sur la (les) nages pour créer les engagements

30 30 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Le logiciel indique que le temps rentré manuellement dépasse le temps limite indiqué dans la structure de la compétition -Ajouter une nage -Mettre Hors Concours -Déclarer forfait

31 31 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il faut le faire pour tous les clubs engagés dans la compétition :

32 32 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour les clubs devant envoyer leurs engagements devront passer par longlet « engagements », puis « import/export des engagements » et le bouton exporter les engagements Pour le club recevant les engagements il devra lui « importer les engagements »

33 33 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Une fois limportation faîte, une information vous explique si tout cest bien passé (il peut avoir des messages derreurs). Il faut faire une importation pour chaque club ! Aujourdhui FFNex

34 34 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Création d engagements en ligne

35 35 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour créer des engagements en ligne il faut dabord se connecter à extranat licences et aller sur longlet : « Compétitions et engagements »

36 36 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il faut rechercher la compétition pour créer vos engagements, en cherchant votre région

37 37 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Compétition Départementale : déclarée non accessible par le déclarant Compétition Départementale : Ouvert aux engagements (Dates surlignées en jaune) Compétition Régionale : Non ouvert aux engagements

38 38 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si les engagements sont ouverts, ce petit icône apparaît

39 39 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il faudra rentrer le nom ou IUF pour pouvoir sélectionner un(e) nageur(se)

40 40 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il faut sélectionner le (la) nageur(se)

41 41 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si le nageur a des temps, il vous les proposera Si il na pas de temps, il vous mettra un message et vous pourrez saisir manuellement le temps, si pas de grille de temps limite. Si grille de temps, le nageur sera engagé au temps limites

42 42 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Une fois les engagements fait, il vous faut valider les propositions pour ce nageur

43 43 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si vous avez plusieurs nageurs, faites la procédure autant de fois que de nageurs (ses) Cet icône vous permet de modifier lengagement Lautre icône permet la suppression du nageur

44 44 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour valider vos engagements, il va falloir valider le bordereau dengagement

45 45 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour émettre le bordereau et valider vos engagements, vous devrez soit sélectionner « tout », ou valider manuellement vos engagements.

46 46 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Vous pourrez éventuellement éditer des convocations pour vos nageurs et éditer aussi un listing.

47 47 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il existe deux types dalertes qui doivent vous alerter. Jaune : le gestionnaire vous appellera pour vous demander de valider votre (vos) bordereaux. Rouge : Vous devez valider votre(vos) bordereaux.

48 48 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Une fois les engagements clos sur extranat, le club recevant (Gestionnaire de la compétition), va pouvoir télécharger la Compétition, puis la gérer comme nimporte quelle compétition.

49 49 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Une fois la compétition ouverte, on va aller dans « Préparation de la compétition » pour distribuer les lignes deau et planifier les séries de nageurs (euses), puis éditer un programme

50 50 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Une fois que tous les engagements faits, pour distribuer les lignes deau aux concurrents, il faut aller dans longlet « planification » et dans loption « distribution des engagements » :

51 51 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Quand le logiciel a fini de planifier les séries des nages du programme, la fenêtre avec les deux réunions va apparaître comme prévu dans la structure de la compétition.

52 52 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Voir directement sur le logiciel les différents boutons !!

53 53 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Gestion et traitement de la compétition

54 54 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour revenir à cet écran, il faut appuyer sur « Retour au menu principal », puis aller dans « traitement de la compétition. »

55 55 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 ATTENTION: les temps doivent être inscrits comme ci-dessous: mm.sscc mm=minutes, ss=secondes, cc=centièmes

56 56 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Voir directement sur le logiciel les différents boutons !

57 57 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 A partir de longlet « planning et jury » vous aurez cette page. A partir de cette page vous pouvez créer votre fiche de jury ! A partir dune fiche vierge, vous pouvez établir votre Jury

58 58 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Voici une partie dune feuille de jury remplie !! ATTENTION : Vous ne pouvez pas rentrer des officiels non licenciés !

59 59 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Après chaque course, vous pouvez éditer les résultats via longlet Résultats…..

60 60 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour limpression, extranat va vous demander si vous avez sélectionnés des catégories. Si il fait une impression par catégories. Impression : voir ci-dessous !

61 61 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Le logiciel va ouvrir une fenêtre de résultats « en.pdf », après le Ok il ouvre le document que vous aurez à imprimer.

62 62 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Vous pouvez aussi faire des classements: voir la liste ci-dessous

63 63 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Si dans la préparation de la compétition vous avez prévu des finales, longlet apparaîtra

64 64 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Dans les résultats apparaîtrons les qualifiés, comme vous lavez définis dans la préparation de la compétition ( Finales A, A+B, A+B+C …..)

65 65 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013

66 66 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013

67 67 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Retour sur le serveur fédéral des résultats ou sortie locale format FFNex

68 68 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Gestion Post-Compétition :

69 69 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour les compétitions gérées via Extranat (en ligne), pensez denvoyer votre compétition via internet au plus tard le dimanche soir

70 70 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Exportation au format FFNex Exportation au format CSV

71 71 Formation Extranat-Pocket du 30/03/ Gestion des records et des rankings

72 72 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Après être rentré dans le module des records, vous devez aller sur « mes records » et « initialiser des records » ! Attention ce sont les records de votre club puisque vous êtes en structure club !!

73 73 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Pour initialiser vos records, vous devez cliquer dans les petits carrés blancs qui passeront en une virgule verte

74 74 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Votre record initialisé apparaîtra dans la liste, il suffit de cliquer dessus et de remplir les données. Si vous rentrez des records qui sont détenues depuis des années, et que la personne nest plus licenciée, le logiciel vous permet de créer la personne.

75 75 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Il faut cliquer sur ajouter une nageuse non existante et apparaîtra un tableau à remplir.

76 76 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Les Rankings vous permettent de savoir dans votre club, qui à fait les meilleures performances

77 77 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Dans longlet sélectionné ci-dessus on retrouve : - la synchronisation - Sauvegarde et Restauration - Opérations diverses

78 78 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013

79 79 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013

80 80 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 Voir les boutons sur le logiciel !

81 81 Formation Extranat-Pocket du 30/03/2013 FIN DE LA PRESENTATION


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