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Mai 2008 – p.1 Gestion des cursus intégrés 1ère partie: Appels doffres Dépôt dune demande Evaluation.

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1 mai 2008 – p.1 Gestion des cursus intégrés 1ère partie: Appels doffres Dépôt dune demande Evaluation

2 mai 2008 – p.2 Appels doffres pour la première demande de soutien de cursus intégrés à partir de : Cursus de niveau Licence / Bachelor; Cursus débutant après le Baccalauréat ou une CPGE et menant directement au Master sans délivrer de Licence en Allemagne : Master, Staatsexamen en France : Master, Maîtrise, diplôme de GE et dIEP Cursus de niveau Master (postgradués, 120 ECTS); Cursus franco-allemands avec des pays tiers concerne les nouvelles demandes > Etablissements > Appels doffres: Etablissements

3 mai 2008 – p.3 Assurance-qualité pour les cursus déjà soutenus: Demande de prolongation de soutien: Rythme dévaluation de lUFA Restructuration de votre cursus, notamment basculement au système LMD

4 mai 2008 – p.4 Période de la publication des appels doffres et du dépôt de demande: 2 mai – 31 octobre 2008 pour le soutien ou la prolongation du soutien à partir de une année entre la date limite pour le dépôt de la demande ( ) et le début du soutien ( )

5 mai 2008 – p.5 Les phases de soutien de lUFA: Phase 1 = Phase préparatoire: 1-2 ans voire 1-3 ans pour les cursus trinationaux Phase 2 = Phase probatoire: ans Phase 3 = Phase établie: … ans

6 mai 2008 – p.6 Dépôt dune demande de soutien: Nouvelles demandes: Entrée en phase préparatoire ou en phase probatoire Demandes de prolongation de soutien: Prolongation de soutien en phase probatoire (1, 4) ou en phase établie

7 mai 2008 – p.7 Qui sont les demandeurs de soutien: Coopérations franco-allemandes entre établissements de lenseignement supérieur, le cas échéant, élargie par un établissement dun pays tiers Formulaire à renseigner en commun en français et en allemand Les informations données par létablissement français doivent surtout concerner les modalités de mise en oeuvre du cursus du côté français, les informations données par létablissement allemand, celles du côté allemand.

8 mai 2008 – p.8 Demande dentrée en phase préparatoire: Nouveau cursus en voie délaboration qui na pas encore été soutenu par lUFA Premiers renseignements sur le cursus envisagé (orientation disciplinaire, profil, diplômes, organisation du cursus…) Informations sur lobjet du cursus et ses ambitions

9 mai 2008 – p.9 Demande de soutien pour lentrée en phase probatoire (prolongation de soutien ou nouvelle demande) Cursus intégrés binationaux ou trinationaux qui existent déjà, mais qui nont pas encore été soutenus par lUFA ou Cursus ayant achevé avec succès la phase préparatoire Début de léchange détudiants Présentation dune convention de coopération spécifique au cursus Présentation dun plan commun des études

10 mai 2008 – p.10 Demande de prolongation de soutien pour le passage en phase probatoire 4 ou en phase établie: Pour lentrée en phase probatoire 4, il nest possible de déposer quune demande de prolongation de soutien. Cursus ayant déjà des (premières) expériences dans léchange détudiants Présentation des effectifs détudiants et de diplômés

11 mai 2008 – p.11 Demande obligatoire de prolongation de soutien: Suivant le rythme dévaluation de lUFA En cas de restructuration de votre cursus, notamment au cas du basculement au système LMD Les responsables de programme des cursus, qui doivent déposer une demande de prolongation, sont informés par , en mai/juin, par le Secrétariat de lUFA, de la nécessité de déposer une demande.

12 mai 2008 – p.12 Demande optionnelle de prolongation de soutien: Après une année en phase préparatoire Après une mise en veille (dont la coopération était convenue avec lUFA) Après une évaluation négative dans lannée précédente

13 mai 2008 – p.13 Tous les établissements souhaitant déposer une demande de soutien pour 2009/2010 sont priés de bien vouloir le signaler au plus tard pour le 30 juin 2008 à

14 mai 2008 – p.14 Formulaire de demande de soutien : Le formulaire de demande de soutien actuel valable pour les nouvelles demandes ET les demandes de prolongation de soutien peut être téléchargé sous: > Etablissements > Appels doffres: Etablissements Les formulaires plus anciens ne sont pas valables!

15 mai 2008 – p.15 Pour les coopérations trinationales : Possibilité dobtention dun financement supplémentaire pour lorganisation de rencontres thématiques trinationales détudiants Utiliser pour cela le formulaire correspondant disponible sur notre site Internet Les délais de dépôt de demande sont identiques à ceux de lévaluation

16 mai 2008 – p.16 Le dossier de demande comporte: le formulaire de demande les annexes. Les documents de la demande sont les cartes de visite du cursus pour les évaluateurs!

17 mai 2008 – p.17 La procédure dévaluation: Il sagit dune procédure en plusieurs étapes: Lévaluation administrative est menée par le Secrétariat de lUFA. La commission scientifique de lUFA ainsi que les évaluateurs procèdent à lévaluation scientifique. LUFA se conforme à la décision du conseil duniversité lors de ses activités.

18 mai 2008 – p.18 Lévaluation administrative comprend actuellement: 1)Le contrôle des documents: le dossier est-il complet? 2)Une prise de position du Secrétariat de lUFA par cursus sur les points suivants: rapports dactivité des justificatifs dutilisation des allocations, rapports des étudiants, nombre détudiants, données relatives aux diplômés, actions dinformation et de publicité relatives aux cursus intégré impliquant lUFA et le guide des études en ligne. Les résultats des visites sur sites le cas échéant

19 mai 2008 – p.19 Lévaluation scientifique comprend : Létude de chaque demande par un tandem dexperts franco- allemand. Les fiches dévaluation sont la base de travail; La production dun classement différencié selon les phases de soutien par groupe dévaluation (groupe disciplinaire) de la commission scientifique; La discussion des résultats de chaque groupe dévaluation lors de la réunion de la commission scientifique. Le cas échéant, les cas problématiques sont abordés. La formulation de recommandations par la commission scientifique pour le conseil duniversité La prise dune décision de soutien par le conseil duniversité

20 mai 2008 – p.20 Quand un cursus fait-il lobjet dune évaluation? Dans le cadre de lassurance-qualité interne selon le rythme dévaluation de lUFA après - 2 ans (phase prép.), 3 ans (phase prob.), 4 ans (phase établie) En cas de restructuration de votre cursus, notamment en cas du basculement au système LMD Lors dune autre demande de soutien après une évaluation négative ou une période de mise en veille (dont la coopération était convenue avec lUFA) La règle dor : Ne peut être soutenu que ce qui a été évalué!

21 mai 2008 – p.21 Information des établissements Les établissements sont informés de la décision de soutien lors de la 1ère quinzaine du mois davril, suite à la réunion du conseil duniversité de mars, voire avril. Lavis de soutien est valable pour la période dévaluation en cours, cest à dire pour 2, 3 ou 4 ans en fonction de la phase de soutien du cursus

22 mai 2008 – p.22 Résultat positif de lévaluation: Le cursus est soutenu daprès les directives de financement de lUFA en cours de validité (interlocutrice: Carole Reimeringer) Le cursus bénéficiera de la politique de communication de lUFA dès sa première année de soutien; LUFA se basera pour cela sur les données extraites des documents du dépôt de demande, du questionnaire pour le dépliant et le questionnaire pour le guide des études en ligne La coopération devra utiliser le logo de lUFA Après 2 évaluations positives dans la phase probatoire, les partenaires de la coopération peuvent passer du statut détablissement partenaire au statut détablissement membre de lUFA (interlocuteur: Simon Martin)

23 mai 2008 – p.23 Résultat négatif de lévaluation: Pour garantir le soutien des étudiants déjà inscrits, le principe du respect des engagements pris entre en vigueur.

24 mai 2008 – p.24 Principe du respect des engagements pris: Cursus évalués de façon négative Cursus mis en veille Cursus en voie dextinction

25 mai 2008 – p.25 Principe du respect des engagements pris de lUFA: Les étudiants ayant déjà entamé leur phase de séjour dans le pays partenaire avant lévaluation négative de leur cursus, voire avant la mise en veille ou larrêt de la coopération, seront soutenus par lUFA jusquà la fin de leur cursus. Les étudiants inscrits auprès de lUFA lannée de lévaluation négative, la mise en veille du cursus ou larrêt de la coopération et débutant leur phase de séjour dans le pays partenaire lannée suivante, percevront pour cette année universitaire une aide à la mobilité. Il ny aura pas daide à la préparation linguistique, ni aux frais de fonctionnement.

26 mai 2008 – p.26 Principe du respect des engagements pris de lUFA (suite) : Les nouvelles inscriptions pour cette année universitaire ne sont pas autorisées par lUFA. Pour les cursus nayant pas de phase de séjour dans le pays dorigine, seuls les étudiants déjà sélectionnés pour lannée universitaire à venir au moment de lannonce de lévaluation négative voire la mise en veille du cursus ou larrêt de la coopération pourront être soutenus. Les responsables de programme devront faire parvenir à lUFA un justificatif de la sélection. Seuls les étudiants dûment inscrits auprès de lUFA peuvent bénéficier du principe des engagements pris!

27 mai 2008 – p.27 De plus amples informations sur le dépôt de demande et lévaluation: sur notre site internet sous la rubrique Evaluation:www.dfh-ufa.org Calendrier et ryhtme dévaluation Graphique concernant les phases de soutien Avancement des cursus

28 mai 2008 – p.28 2ème Partie : ETUDIANTS

29 mai 2008 – p.29 Inscription et réinscription TOUS les étudiants admis à suivre le cursus intégré doivent sinscrire et se réinscrire chaque année auprès de lUFA. Inscriptions et réinscriptions des étudiants se font exclusivement en ligne sous / Etudiants / Inscription

30 mai 2008 – p.30 Délais Chaque année du 2 mai au 30 septembre pour lannée universitaire suivante A titre exceptionnel, pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre et intégrant lUFA dès le 2ème semestre, possibilité dinscription du 15 janvier au 31 mars de lannée suivante

31 mai 2008 – p.31 Conséquences en cas de non-inscription ou réinscription pas dinscription ou de réinscription rétroactives pas daide à la mobilité pour cet étudiant pas de carte détudiant pour cet étudiant pas daides supplémentaires pour cet étudiant dans le cadre des aides aux frais de fonctionnement nombre détudiant est faussé et pourra influencer lévaluation du cursus

32 mai 2008 – p.32 Rapports détudiants à compléter après chaque période passée dans le pays partenaire ou tiers le formulaire de réinscription des étudiants et le formulaire de rapport détudiants sont liés*: létudiant ne peut se réinscrire auprès de lUFA que sil a dûment complété le rapport détudiants dans le cas contraire, il est averti et doit dabord compléter en ligne le rapport détudiants, puis retourner sur le formulaire de réinscription. le rapport est partie intégrante de lévaluation du cursus *Attention: ne pas confondre le formulaire dinscription avec le rapport détudiant

33 mai 2008 – p.33 Carte détudiants Numéro matricule UFA : nécessaire pour la réinscription symbolise lappartenance des étudiants à lUFA valable pour une année universitaire

34 mai 2008 – p.34 Abandon des études les abandons détudes doivent être annoncés à lUFA dans les plus brefs délais à laide du formulaire « Abandon des études » contenant des informations plus détaillées lannonce et le remboursement de laide à la mobilité seffectue par létablissement au plus tard dans le cadre du justificatif de lutilisation des allocations attribuées

35 mai 2008 – p.35 Certificat de lUFA les étudiants étant inscrits régulièrement auprès de lUFA et ayant passé leurs diplômes de fin détudes peuvent recevoir un certificat chaque responsable de programme nomme chaque année les diplômés de son cursus dans le cadre du justificatif de lutilisation des allocations attribuées létablissement des certificats seffectuera sur demande officielle faite par le responsable de programme auprès de lUFA

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37 mai 2008 – p.37 3ème partie : ATTRIBUTION DES ALLOCATIONS

38 mai 2008 – p Liste détaillée des étudiants Les inscriptions et réinscriptions des étudiants sont visibles sous « Infos en ligne » La liste détaillée des étudiants est le document de base de lélaboration de la convention dallocation doù limportance de la justesse des informations transmises

39 mai 2008 – p.39 Le formulaire est accessible à laide de votre numéro didentification et votre mot de passe sous / Etablissement / Infos en ligne 2 juin : mise en ligne du formulaire 2 octobre : date limite de validation du formulaire complété par le responsable de programmes

40 mai 2008 – p.40 Le formulaire se présente en deux parties : lune consacrée aux étudiants, lautre étant une partie chiffrée Les informations relatives à létudiant (date dinscription, N° matricule, nom, prénom …) sont complétées automatiquement dès que les étudiants sinscrivent ou se réinscrivent auprès de lUFA Les informations relatives au séjour dans le pays partenaire, la demande dune aide à la mobilité … sont à compléter par le responsable de programmes

41 mai 2008 – p.41 Merci de vérifier régulièrement létat davancement des inscriptions et réinscriptions de vos étudiants et annoncer le cas échéant les étudiants sétant inscrits sans faire partie du cursus. Pour les cursus nayant pas détudiant, il suffit de cocher la case « pas détudiant » prévue au-dessus de la partie « Liste détaillée des étudiants » du formulaire. Lorsque tous les étudiants se sont inscrits / réinscrits auprès de lUFA, merci de compléter les informations et de VALIDER la liste. Un est automatiquement généré vers le secteur Programmes pour nous informer que vous venez de valider la liste détaillée des étudiants. Lorsque tous les partenaires dune même coopération auront complété leur formulaire, la convention pourra être établie.

42 mai 2008 – p.42 2 listes: (A) Liste nominative des étudiants: Merci de cocher les cases concernant les phases dans le pays dorigine, partenaire ou tiers, la demande dune aide à la mobilité etc. Merci de confirmer impérativement la participation de vos étudiants au cursus de lUFA dans la colonne adéquate. Merci de VALIDER ces informations. (B) Partie chiffrée: Merci dinsérer les chiffres correspondants dans le formulaire et de VALIDER ces informations.

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45 mai 2008 – p.45 La date limite de retour du formulaire est fixée au 2 octobre Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à lUFA, plus tôt la convention pourra être établie et les allocations versées.

46 mai 2008 – p Convention dallocation: Elle est établie dès réception des listes détaillées validées de tous les partenaires dune coopération Elle est établie sur la base des données recueillies dans les listes détaillées. Elle est envoyée au responsable de programme pour…

47 mai 2008 – p.47 signature par la direction de létablissement et par lui-même compléter les coordonnées bancaires de létablissement ( + RIB) compléter la répartition de la subvention entre les partenaires compléter les coordonnées de la personne en charge du dossier au sein du service comptable de létablissement renvoyer un exemplaire complété et signé à lUFA

48 mai 2008 – p.48 Versement des allocations Si létablissement a déjà renvoyé la partie comptable du justificatif de lutilisation des allocations pour lannée passée, les allocations seront versées en une seule fois après – le cas échéant – lapplication de la compensation légale des frais de fonctionnement et de préparation linguistique non dépensés. Si létablissement na pas encore renvoyé la partie comptable du justificatif de lutilisation des allocations pour lannée passée, le versement des aides à la mobilité sera effectué dès réception de la convention le versement des aides aux frais de fonctionnement et à la préparation linguistique ne sera effectué quaprès réception du justificatif

49 mai 2008 – p.49 Grâce à votre numéro didentification et votre mot de passe, vous pouvez consulter les dates et montants des virements effectués par lUFA sur notre site Internet : en ligne

50 mai 2008 – p.50 Nouveau en 2008: Préfinancement des aides à la mobilité Jusquà maintenant, les établissements pouvaient demander un préfinancement des aides à la préparation linguistique. A partir du 2 juin 2008 le préfinancement des aides à la mobilité est également possible.

51 mai 2008 – p.51 Vous pourrez demander des informations plus détaillées ainsi que le formulaire de demande auprès du Secteur programmes de lUFA. Il suffit de renvoyer le formulaire complété et signé. Lacompte sera versé à votre établissement sans grande formalité administrative.

52 mai 2008 – p.52 4ème Partie : SOUTIEN FINANCIER DE L´UFA

53 mai 2008 – p.53 Détermination du montant Règles de financement de lUFA Vous ont été adressées avec le courrier dinformation sur le soutien de votre cursus Peuvent être consultées ou téléchargées sur : UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier Montant déterminé en fonction : du type de cursus (« cursus intégré », «Périodes d´études de durée significative », « cursus trinational ») de l´état d´avancement du cursus (« phase ») du nombre d´étudiants séjournant dans le pays partenaire de l´évaluation du cursus (« principe du respect des engagements pris »)

54 mai 2008 – p.54 Aides aux frais de fonctionnement Phase préparatoire : montant forfaitaire de * Phase probatoire : montant forfaitaire de * par coopération +200 par étudiant en mobilité si le critère des 5+5 étudiants est respecté(« 5+5 ») plafond : Phase établie : montant forfaitaire de * Cas particulier des périodes détudes de durée significative : forfait de * quelle que soit la phase du cursus = Montant total pour le programme -> doit être réparti entre les établissements partenaires -> répartition à indiquer par les établissements dans la convention d´allocation *Chiffres 2008/09

55 mai 2008 – p.55 Aides à la mobilité Etudiants séjournant dans le pays partenaire/pays tiers et inscrits à l´UFA Détermination annuelle du montant mensuel de lallocation par le Conseil dUniversité en décembre Année universitaire : 250,00 par mois Plafonnement : L´UFA attribue un montant au maximum 100 aides à la mobilité par programme (= pour les 2 établissements), par année universitaire et toutes promotions confondues, donc maximum de pour 2008/09 Et si le programme compte 120 étudiants ? Critères de soutien pendant les stages - dans le pays partenaire - dans un autre pays francophone/germanophone - dans un autre pays non francophone/germanophone - dans une institution internationale Cursus négatif : « principe du respect des engagements pris »

56 mai 2008 – p.56 Soutien à la préparation linguistique spécifique Montant attribué à l´établissement pour financer la préparation linguistique en langue de spécialité des étudiant devant effectuer leur 1er séjour dans le pays partenaire/pays tiers Détermination annuelle du montant de lallocation par le Conseil duniversité en décembre ( Année universitaire 2008/09 : 300,00 par étudiant ) A compter de 2009/10, versement dun forfait de par groupe de 40 étudiants Cursus évalués positivement = Montant total pour le programme -> à répartir entre les établissements partenaires

57 mai 2008 – p.57 Utilisation des allocations En conformité avec les règles de financement de lUFA Dispositions de la convention dallocation Directives relatives à lutilisation des allocations UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier Transparence et prévisibilité Respect des principes relatifs à une bonne utilisation des fonds publics

58 mai 2008 – p.58 Aides aux frais de fonctionnement Quelles dépenses ? gestion économe dépenses éligibles : UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier Jusqu´à quelle date l´établissement peut-il utiliser les allocations ? Dépenses engagées du 01/09/N au 31/08/N+1 et liquidées jusqu´au 31/10/N+1 Programmes en phase préparatoire : 2 ans maximum, voire 3 ans pour les cursus trinationaux

59 mai 2008 – p.59 Aides à la mobilité Virement par lUFA à l´établissement qui reverse aux étudiants Délais et procédure de reversement Respect de la répartition fixée dans la convention d´allocation Désistement et abandon des études / Remboursement UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier A compter de 2008/09, possibilité de préfinancement du montant correspondant aux aides à la mobilité du 1er semestre

60 mai 2008 – p.60 Soutien à la préparation linguistique spécifique Langue de spécialité Quelle utilisation ? Exclusivement à l´attention des étudiants allant pour la 1ère fois dans le pays partenaire/pays tiers Possibilité de préfinancement

61 mai 2008 – p.61 Contrôle par lUFA Justification de l´utilisation des fonds par les établissements Visites sur site Sanctions : Remboursement/compensation légale non justification de l´utilisation des allocations versées au titre de la/des année(s) universitaire(s) précédente(s), non-respect des directives relatives à l´utilisation des allocations attribuées par l´UFA « (inéligibilité des dépenses »), non-remboursement des soldes dus au titre des années universitaires précédentes.

62 mai 2008 – p.62 Informatisation de la procédure de justification de l´utilisation des allocations Compléter les informations en ligne (à partir du ) UFA > Établissements > Infos en lignehttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsInfos en ligne Attention : L´UFA ne procèdera au virement des allocations (aides aux frais de fonctionnement + soutien à la préparation linguistique) attribuées au titre de l´année universitaire que lorsque l´établissement aura transmis les justifications concernant l´utilisation des allocations attribuées pour l´année

63 mai 2008 – p.63 Simplification du remboursement des soldes Le montant des allocations (aides aux frais de fonctionnement et du soutien à la préparation linguistique) attribué pour sera déduit lors de son versement du montant du solde (et le cas échéant du montant du solde restant ). Une plus grande efficacité eu égard au difficile suivi du remboursement des soldes pour l´UFA et aux retards des établissements. Aucun changement pour les aides à la mobilité : virement dès réception de la convention d´allocation Aucune incidence pour les étudiants Pas de retard dans la mise en œuvre du cursus

64 mai 2008 – p.64 Visites sur site Une exigence de transparence et de bon fonctionnement rappelée par les commissaires aux comptes de lUFA Une opportunité : au-delà dun simple contrôle comptable, rencontre et discussion avec les représentants des établissements (direction, responsables de programme), les enseignants, les étudiants… Préparation de la visite : Procédure Rapports étudiants Déroulement de la visite : Présidence/Direction de lUFA, Secteur « programmes » et Expert Scientifique Etablissements contrôlés


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