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Www.dfh-ufa.org 1 2ème partie : Attribution des fonds.

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1 1 2ème partie : Attribution des fonds

2 2 1.Inscription et réinscription des étudiants

3 3 Inscription et réinscription inscription et réinscriptions obligatoires de TOUS les étudiants admis à suivre un cursus intégré de lUFA létudiant commence un nouveau programme = nouvelle inscription létudiant continue ses études dans un programme = réinscription les inscriptions et réinscriptions des étudiants se font exclusivement en ligne

4 4 Délais du 2 mai au 30 septembre 2011 dernier délai inscription pour lannée universitaire complète – pas de réinscription au deuxième semestre à titre exceptionnel, pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre 2011 et intégrant lUFA dès le 2ème semestre , possibilité dinscription du 15 janvier au 31 mars 2012

5 5 Conséquences en cas de non-inscription ou réinscription pas dinscription ou de réinscription rétroactives pas daide à la mobilité pour létudiant pas daides supplémentaires pour létudiant dans le cadre des aides aux frais de fonctionnement nombre détudiant faussé / pourra influencer lévaluation du cursus en cas dévaluation négative du cursus, nouvelle inscription impossible

6 6 Rapports d'étudiants à compléter après chaque période passée dans le pays partenaire ou tiers létudiant ne peut se réinscrire auprès de lUFA que sil a dûment complété le rapport détudiants le rapport est partie intégrante de lévaluation du cursus

7 7 Abandon des études les abandons et interruptions détudes doivent être annoncés à lUFA dans les plus brefs délais à laide des formulaires « Abandon des études » et « Interruption des études » le remboursement de laide à la mobilité seffectue par létablissement dans un délai de 4 semaines après lannonce de labandon dérogations : abandon pour maladie, échec définitif aux examens, sur présentation dune lettre de demande de remise de créance adressée au Président de lUFA

8 8 Certificat de l'UFA pour les étudiants inscrits régulièrement auprès de lUFA et ayant passé leurs diplômes de fin détudes chaque responsable de programme nomme chaque année les diplômés de son cursus dans le cadre du justificatif de lutilisation des allocations attribuées établissement des certificats sur demande officielle faite par le responsable de programme auprès de lUFA

9 9 Certificat de l'UFA

10 Demande de subvention

11 11 Préfinancement concerne l'aide à la mobilité pour le premier semestre et laide à la préparation linguistique demande qui peut-être faîte entre le mois de juin et le mois daoût à laide dun formulaire envoyé par mail début juin aux responsables de programmes il suffit de renvoyer le formulaire complété et signé acompte versé à létablissement sans grande formalité administrative

12 12 Liste nominative des étudiants et partie chiffrée inscriptions et réinscriptions visibles sous « Infos en ligne » sur le site Internet à laide du numéro didentification et du mot de passe fournis par lUFA début juin : mise en ligne de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée date limite de validation de la liste nominative des étudiants et de la partie chiffrée : 4 octobre 2011 Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à lUFA, plus tôt la convention pourra être établie et les allocations versées

13 13 Étape 1: compléter et valider la liste nominative des étudiants confirmation impérative de la participation des étudiants au cursus informations relatives à létudiant (date dinscription, numéro de matricule, nom, prénom …) complétées automatiquement informations relatives au séjour dans le pays dorigine / pays partenaire / pays tiers complétées automatiquement demande daide à la mobilité à compléter par le responsable de programme dès que tous les étudiants sont inscrits et que les informations sont complétées, cliquer sur «valider» Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

14 14 Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

15 15 Étape 2 : vérifier et valider la partie chiffrée le calcul des chiffres se fait automatiquement mais il est impératif de les vérifier et de les valider si une anomalie est constatée, retourner sur la liste nominative cest sur la base de ces chiffres que sera élaborée la convention dallocations et que seront calculés les montants alloués lUFA est informée par un automatique que le responsable de programme a validé la partie chiffrée lorsque tous les partenaires dune même coopération ont complété leur formulaire, la convention peut être établie Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

16 16 Liste nominative des étudiants et partie chiffrée

17 17 convention envoyée au responsable de programme pour : vérification des informations compléter la répartition des sommes attribuées ainsi que les coordonnées bancaires signature par la direction de létablissement et par lui-même un exemplaire de la convention doit être retourné à lUFA avant le 15 décembre 2011 versement des allocations : si la partie comptable du justificatif des allocations et le récapitulatif concernant les étudiants de lannée précédente ont été transmis à lUFA après - le cas échéant - application de la compensation légale pour les aides aux frais de fonctionnement et à la préparation linguistique Convention dallocations et versement des allocations

18 18 Règles de financement Aides aux frais de fonctionnement (montant par coopération) phase préparatoire : montant forfaitaire de * pour les cursus binationaux / * pour les cursus trinationaux phase probatoire : montant forfaitaire de * / * / * en fonction du nombre détudiants en mobilité phase établie : montant forfaitaire de * périodes détudes de durée significative : forfait de * pas daides aux frais de fonctionnement pour les cursus évalués négativement, mis en veille ou en fin de vie * valable pour 2011/12

19 19 Règles de financement Aides à la mobilité (sauf pour les cursus en phase préparatoire) pour les étudiants se trouvant dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits auprès de lUFA 270 * par mois plafonnement : 60* aides par coopération (= max *) soutien pendant le stage si obligatoire daprès le règlement des études en vigueur + se déroule dans le pays partenaire principe de respect des engagements pris : en cas dévaluation négative ou après la mise en fin de vie dun cursus, les étudiants déjà inscrits à lUFA peuvent bénéficier de laide à la mobilité (pendant une année ou jusquà la fin de leurs études selon les cas) * valable pour 2011/12

20 20 Règles de financement Aides à la préparation linguistique pour financer la préparation linguistique des étudiants se trouvant pour la première fois dans le pays partenaire ou le pays tiers et dûment inscrits à lUFA cursus intégrés : forfait de * par coopération par groupe de 40 étudiants pour la première fois en mobilité périodes détudes de durée significative : 300 * par étudiant pour la première fois en mobilité pour les cursus évalués positivement seulement partenariat avec Deutsch-Uni Online * valable pour 2011/12

21 21 Principe du respect des engagements pris Dans le cas dun cursus évalué négativement pour raisons qualitatives : si létudiant a déjà commencé sa phase de séjour dans le pays partenaire au moment de lannonce de lévaluation négative, alors ce dernier sera soutenu par lUFA jusquà lobtention du double diplôme. Il pourra obtenir le certificat de lUFA. si létudiant na pas encore commencé sa phase de séjour dans le pays partenaire au moment de lannonce de lévaluation négative, alors ce dernier ne pourra être soutenu par lUFA que lannée universitaire suivant lannonce de lévaluation négative. Il ne pourra pas obtenir le certificat de lUFA.

22 22 Principe du respect des engagements pris Dans le cas dun cursus évalué négativement pour raisons budgétaires ou dans le cas dun cursus en fin de vie: tous les étudiants seront soutenus par lUFA jusquà la fin de leur formation et pourront obtenir le certificat de lUFA. Attention ! Seuls les étudiants dûment inscrits auprès de lUFA peuvent bénéficier du principe des engagements pris !

23 23 Pour toutes vos questions Secrétariat des étudiants (inscriptions, modifications) : Hélène Dinter / Dominique Boeglen Liste nominative des étudiants et partie chiffrée : Hélène Dinter / Dominique Boeglen Abandons et interruption détudes : Hélène Dinter Certificats : Caroline Heigenhauser Merci de votre attention !


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