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Gestion des cursus intégrés 1e partie: Appels doffres Dépôt dune demande Evaluation.

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1 Gestion des cursus intégrés 1e partie: Appels doffres Dépôt dune demande Evaluation

2 Appels doffres actuels pour le soutien de cursus intégrés à partir de : Cursus Licence / Bachelor; Cursus Master (postgradués, 120 ECTS); Cursus franco-allemands avec des pays tiers concerne les nouvelles demandes > Etablissements > Appels doffres: Etablissements

3 Appel doffres supplémentaire pour lextension de coopérations déjà soutenues: Extension de coopérations binationales à des coopérations trinationales: Utilisation du potentiel déjà existant Des frais de fonctionnement supplémentaires Des moyens de financement supplémentaires pour des rencontres entre étudiants Une évaluation allégée

4 Assurance-qualité pour les cursus déjà soutenus: Demande de prolongation de soutien: Rythme dévaluation de lUFA Restructuration de votre cursus, notamment basculement au système LMD

5 Période de la publication des appels doffres et du dépôt de demande: 2 mai – 31 octobre 2007 pour le soutien ou la prolongation du soutien à partir de une année entre la date limite pour le dépôt de la demande ( ) et le début du soutien ( )

6 Les phases de soutien de lUFA: Phase 1 = Phase préparatoire: 1-2 ans Phase 2 = Phase probatoire: ans Phase 3 = Phase établie: … ans

7 Dépôt dune demande de soutien: Nouvelles demandes: Entrée en phase préparatoire ou en phase probatoire Demandes de prolongation de soutien: Prolongation de soutien en phase probatoire (1, 4) ou en phase établie

8 Demandeurs de soutien: Coopérations franco-allemandes entre établissements de lenseignement supérieur, le cas échéant, élargie par un établissement dun pays tiers Formulaire à renseigner en francais et en allemand Les informations de létablissement francais doivent surtout concerner les modalités de mise en oeuvre du cursus du côté francais, les informations de létablissement allemand, celles du côté allemand.

9 Demande dentrée en phase préparatoire: Nouveau cursus en voie délaboration qui na pas encore été soutenu par lUFA Premiers renseignements sur le cursus avisé (orientation disciplinaire, profil, diplômes…) Projet de lélaboration du cursus

10 Demande pour lentrée en ou la prolongation du soutien dans la phase probatoire 1: Cursus intégrés binationaux ou trinationaux qui existent déjà, mais qui nont pas encore été soutenus par lUFA ou Cursus ayant achevé la phase préparatoire avec succès Début de léchange détudiants Présentation dune convention de coopération spécifique au cursus Présentation dun plan commun des études

11 Demande de prolongation de soutien en phase probatoire 4 ou en phase établie: A partir de la phase probatoire 4, il est possible de ne déposer quune demande de prolongation de soutien. Un cursus avec des (premières) expériences dans léchange détudiants Présentation des effectifs détudiants et de diplômés

12 Demande obligatoire de prolongation de soutien: Suivant le rythme dévaluation de lUFA En cas de restructuration de votre cursus, notamment au cas du basculement au système LMD Les responsables de programme des cursus, qui doivent déposer une demande de prolongation, sont informés par , en mai/juin, par le Secrétariat de lUFA, de la nécessité de déposer une demande.

13 Demande optionnelle de prolongation de soutien: Après une année en phase préparatoire Après une mise en veille (dont la coopération était convenue avec lUFA) Après une évaluation négative dans lannée précédente

14 Tous les établissements demandeurs sont priés de bien vouloir signaler leur intention de déposer une demande jusquau 30 juin à

15 Formulaire de demande de soutien: Le formulaire de demande de soutien actuel pour les nouvelles demandes ET les demandes de prolongation de soutien peut être téléchargé sous: > Etablissements > Appels doffres: Etablissements Les formulaires plus anciens ne sont pas valables!

16 Le dossier de demande comporte: le formulaire de demande les annexes. Les documents de la demande sont les cartes de visite du cursus pour les évaluateurs!

17 La procédure dévaluation: Il sagit dune procédure en plusieurs étapes: Lévaluation administrative est menée par le Secrétariat de lUFA. La commission scientifique de lUFA ainsi que les évaluateurs procèdent à lévaluation scientifique. LUFA se conforme à la décision du conseil duniversité lors de ses activités.

18 Lévaluation administrative comprend actuellement: 1)Le contrôle des documents: le dossier est-il complet? 2)Une prise de position du Secrétariat de lUFA par cursus concernant les points suivants: rapports dactivité des justificatifs dutilisation des allocations, rapports des étudiants, nombre détudiants, données relatives aux diplômés, actions dinformation et de publicité relatives aux cursus intégré impliquant lUFA et le guide des études en ligne. Les résultats des visites sur sites

19 Lévaluation scientifique comprend : Létude de chaque demande par un tandem dexperts franco- allemand. Les fiches dévaluation sont la base de travail; La production dun classement différencié selon les phases de soutien par groupe dévaluation (groupe disciplinaire) de la commission scientifique; La discussion des résultats de chaque groupe dévaluation lors de la réunion de la commission scientifique. Le cas échéant, les cas problématiques sont abordés. La formulation de recommandations par la commission scientifique pour le conseil duniversité La prise dune décision de soutien par le conseil duniversité

20 Quand un cursus fait-il lobjet dune évaluation? Dans le cadre de lassurance-qualité interne selon le rythme dévaluation de lUFA après - 2 ans (phase prép.), 3 ans (phase prob.), 4 ans (phase établie) En cas de restructuration de votre cursus, notamment en cas du basculement au système LMD Lors dune autre demande de soutien après une évaluation négative ou une période de mise en veille (dont la coopération était convenue avec lUFA) La règle dor : Ne peut être soutenu que ce qui a été évalué!

21 Périodes dévaluation

22 Information des établissements Les établissements sont informés de la décision de soutien lors de la 1ère quinzaine du mois davril, suite à la réunion du conseil duniversité en mars. Lavis de soutien concerne la période dévaluation en cours.

23 Résultat positif de lévaluation: Le cursus est soutenu daprès les directives de financement de lUFA en cours de validité (interlocutrice: Maria Leprévost) LUFA fera de la publicité pour le cursus dès sa première année de soutien; Elle partira pour cela des données extraites des documents du dépôt de demande, du questionnaire pour le dépliant et le questionnaire pour le guide des études en ligne La coopération devra utiliser le logo de lUFA Après 2 évaluations positives dans la phase probatoire, les partenaires de la coopération peuvent passer du statut détablissement partenaire au statut détablissement membre de lUFA (interlocuteur: Simon Martin)

24 Résultat négatif de lévaluation: Pour garantir le soutien des étudiants déjà inscrits, le principe du respect des engagements pris entre en vigueur.

25 Principe du respect des engagements pris: Cursus avec une évaluation négative Cursus mis en veille Cursus en voie dextinction

26 Principe du respect des engagements pris de lUFA: Les étudiants ayant déjà entamé leur phase de séjour dans le pays partenaire avant lévaluation négative de leur cursus, voire avant la mise en veille ou larrêt de la cooperation, seront soutenus par lUFA jusquà la fin de leur cursus. Les étudiants inscrits auprès de lUFA lannée de lévaluation négative, la mise en veille du cursus ou larrêt de la coopération et débutant leur phase de séjour dans le pays partenaire lannée suivante, percevront pour cette année universitaire une aide à la mobilité. Il ny aura pas daide à la préparation linguistique, ni aux frais de fonctionnement.

27 …Principe du respect des engagements pris de lUFA (suite): Les nouvelles inscriptions pour cette année universitaire ne sont pas autorisées par lUFA. Pour les cursus nayant pas de phase de séjour dans le pays dorigine, seuls les étudiants déjà sélectionnés pour lannée universitaire à venir au moment de lannonce de lévaluation négative voire la mise en veille du cursus ou larrêt de la coopération pourront être soutenus. Les responsables de programme devront faire parvenir à lUFA un justificatif de la sélection. Seuls les étudiants dûment inscrits auprès de lUFA peuvent bénéficier du principe des engagements pris!

28 Des plus amples informations sur le dépôt de demande et lévaluation: sur notre site internet sous Evaluation:www.dfh-ufa.org Calendrier dévaluation Rythme dévaluation Graphique concernant les phases de soutien Avancement des cursus

29 2ème Partie : ATTRIBUTION DES ALLOCATIONS

30 Liste détaillée des étudiants La liste détaillée des étudiants est le document de base de lélaboration de la convention dallocation doù limportance de la justesse des informations transmises

31 Liste détaillée des étudiants le formulaire est complété en ligne, et combiné avec linscription des étudiants formulaire accessible à laide de votre numéro didentification et votre mot de passe

32 Liste détaillée des étudiants

33 1er juin : mise en ligne du formulaire dans la rubrique Etablissements / Infos en ligne 2 octobre : date limite de validation du formulaire complété par le Responsable de programmes

34 Liste détaillée des étudiants Le formulaire se présente en deux parties : lune consacrée aux étudiants, lautre étant une partie chiffrée Les informations relatives à létudiant (date dinscription, N° matricule, nom, prénom …) sont complétées automatiquement dès que les étudiants sinscrivent ou se réinscrivent auprès de lUFA Les informations relatives au séjour dans le pays partenaire, la demande dune aide à la mobilité … sont à compléter par le Responsable de programmes

35 Liste détaillée des étudiants Le Responsable de programmes vérifie régulièrement létat davancement des inscriptions de ses étudiants et valide les informations relatives à chaque étudiant (dernière colonne) Lorsque tous les étudiants se sont inscrits auprès de lUFA, il peut compléter la partie chiffrée.

36 Liste détaillée des étudiants

37 Lorsque le Responsable de programmes a vérifié que tous ses étudiants se sont bien inscrits et quil a complété la partie chiffrée du formulaire, il lui faut valider ce formulaire (touche « validation ») Pour les programmes nayant pas détudiant, il suffit de cocher la case « pas détudiant » prévue au dessus de la partie « Liste détaillée des étudiants » du formulaire.

38 Liste détaillée des étudiants Un est automatiquement généré vers le secteur Programmes pour nous informer que le programme N°X vient de valider la liste détaillée des étudiants Lorsque tous les partenaires dune même coopération auront complété leur formulaire, la convention pourra être établie.

39 Liste détaillée des étudiants La date limite de retour du formulaire est fixée au 2 octobre Cependant, plus tôt le formulaire sera retourné complété à lUFA, plus tôt la convention pourra être établie.

40 Convention dallocation peut être établie dès réception de la liste détaillée de tous les partenaires dune même coopération est établie sur la base des informations fournies par la Liste détaillée des étudiants

41 Convention dallocation est envoyée au Responsable de programmes pour : signature par la direction de létablissement et par lui-même compléter les coordonnées bancaires de létablissement ( + RIB) compléter la répartition de la subvention entre les partenaires Compléter les coordonnées de la personne en charge du dossier au sein du service comptable de létablissement

42 Convention dallocation Retour de la convention signée et dûment complétée à lUFA Mise en paiement de la subvention

43 Versement des aides de lUFA : Si létablissement a déjà renvoyé la partie comptable du justificatif de lutilisation des allocations pour lannée passée, versement de la totalité de la subvention après application de la compensation légale le cas échéant, Si létablissement na pas encore renvoyé la partie comptable du justificatif de lutilisation des allocations pour lannée passée, versement des aides à la mobilité dès réception de la convention versement des aides aux frais de fonctionnement et à la préparation linguistique après réception du justificatif

44 Infos en ligne Grâce à votre numéro didentification et votre mot de passe, vous pouvez consulter les dates et montants des virements faits par lUFA sur notre site Internet :

45 3ème Partie : SOUTIEN FINANCIER DE L´UFA

46 Détermination du montant Règles de financement de lUFA UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier Montant déterminé en fonction : du type de cursus (« cursus intégré », «Périodes d´études de durée significative », « cursus trinational ») de l´état d´avancement du cursus (« phase ») du nombre d´étudiants séjournant dans le pays partenaire de l´évaluation du cursus (« principe du respect des engagements pris »)

47 Aides aux frais de fonctionnement Phase préparatoire : montant forfaitaire Phase probatoire : montant forfaitaire +…….(« 5+5 ») plafond Phase établie : montant forfaitaire = Montant total pour le programme -> doit être réparti entre les établissements partenaires -> répartition à indiquer par les établissements dans la convention d´allocation

48 Aides à la mobilité Etudiants séjournant dans le pays partenaire/pays tiers et inscrits à l´UFA Cursus trinationaux : pas d´aide à la mobilité pour les étudiants ressortissant du pays tiers Détermination annuelle du montant mensuel de lallocation par le Conseil dUniversité en décembre Année universitaire : 250,00 par mois Plafonnement : L´UFA attribue un montant au maximum 100 aides à la mobilité par programme (= pour les 2 établissements), par année universitaire et toutes promotions confondues Et si le programme compte 120 étudiants ? Critères de soutien pendant les stages - dans le pays partenaire - dans un autre pays francophone/germanophone - dans un autre pays non francophone/germanophone - dans une institution internationale Cursus négatif : « principe du respect des engagements pris »

49 Soutien à la préparation linguistique spécifique Montant attribué à l´établissement pour financer la préparation linguistique en langue de spécialité des étudiant devant effectuer leur 1er séjour dans le pays partenaire/pays tiers Détermination annuelle du montant de lallocation par le Conseil duniversité en décembre ( Année universitaire : 300,00 par étudiant ) Cursus évalués positivement = Montant total pour le programme -> à répartir entre les établissements partenaires

50 Utilisation des allocations En conformité avec les règles de financement de lUFA Dispositions de la convention dallocation Directives relatives à lutilisation des allocations UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier Transparence et prévisibilité Respect des principes relatifs à une bonne utilisation des fonds publics

51 Aides aux frais de fonctionnement Quelles dépenses ? gestion économe dépenses éligibles : UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier Jusqu´à quelle date l´établissement peut-il utiliser les allocations ? Dépenses engagées du 01/09/N au 31/08/N+1 et liquidées jusqu´au 31/10/N+1 Programmes en phase préparatoire : 2 ans maximum

52 Aides à la mobilité Virement par lUFA à l´établissement qui reverse aux étudiants Délais et procédure de reversement Respect de la répartition fixée dans la convention d´allocation Désistement et abandon des études / Remboursement UFA > Établissements > Téléchargements : établissements > Soutien financierhttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsTéléchargements : établissementsSoutien financier

53 Soutien à la préparation linguistique spécifique Langue de spécialité Quelle utilisation ? Exclusivement à l´attention des étudiants allant pour la 1ère fois dans le pays partenaire/pays tiers Possibilité de versement d´une avance par lUFA

54 Contrôle par lUFA Justification de l´utilisation des fonds par les établissements Visites sur site Sanctions : Remboursement/compensation légale non justification de l´utilisation des allocations versées au titre de la/des année(s) universitaire(s) précédente(s), non-respect des directives relatives à l´utilisation des allocations attribuées par l´UFA « (inéligibilité des dépenses »), non-remboursement des soldes dus au titre des années universitaires précédentes.

55 Informatisation de la procédure de justification de l´utilisation des allocations Compléter les informations en ligne (à partir du ) UFA > Établissements > Infos en lignehttp://www.dfh-ufa.org/UFAÉtablissementsInfos en ligne Attention : L´UFA ne procèdera au virement des allocations (aides aux frais de fonctionnement + soutien à la préparation linguistique) attribuées au titre de l´année universitaire que lorsque l´établissement aura transmis les justifications concernant l´utilisation des allocations attribuées pour l´année

56 Simplification du remboursement des soldes Le montant des allocations (aides aux frais de fonctionnement et du soutien à la préparation linguistique) attribué pour sera déduit lors de son versement du montant du solde (et le cas échéant du montant du solde restant ). Une plus grande efficacité eu égard au difficile suivi du remboursement des soldes pour l´UFA et aux retards des établissements. Aucun changement pour les aides à la mobilité : virement dès réception de la convention d´allocation Aucune incidence pour les étudiants Pas de retard dans la mise en œuvre du cursus

57 Visites sur site Une exigence de transparence et de bon fonctionnement rappelée par les commissaires aux comptes de lUFA Une opportunité : au-delà dun simple contrôle comptable, rencontre et discussion avec les représentants des établissements (direction, responsables de programme), les enseignants, les étudiants… Préparation de la visite : Procédure Rapports étudiants Déroulement de la visite : Présidence/Direction de lUFA, Secteur « programmes » et Expert Scientifique Etablissements contrôlés

58 4ème Partie : ETUDIANTS

59 Qui doit sinscrire à lUFA ? Tous les étudiants admis à suivre le cursus intégré Étudiants en phase de séjour dans le pays partenaire Étudiants en phase de séjour dans le pays dorigine Etudiants en phase de séjour dans le pays tiers

60 Quand doit-on sinscrire pour lannée N / N+1? du 2 mai N au 30 septembre N A titre exceptionnel pour les étudiants sélectionnés après le 30 septembre N et intégrant lUFA dès le 2ème semestre N/N+1, possibilité dinscription du 15 janvier N+1 au 31 mars N+1

61 Comment doit-on sinscrire ? Linscription des étudiants se fait exclusivement en ligne La validation du formulaire vaut acceptation

62 Inscription en ligne Le formulaire de réinscription des étudiants et le formulaire de rapport des étudiants sont liés Un étudiant ayant fait en 2006/2007 tout ou une partie de la phase de séjour dans le pays partenaire ne peut se réinscrire auprès de lUFA que sil a dûment complété le rapport des étudiants correspondant. Dans le cas contraire, il doit dabord compléter en ligne le rapport des étudiants, puis retourner sur le formulaire de réinscription.

63 Carte détudiants Numéro matricule UFA : nécessaire pour la réinscription symbolise lappartenance des étudiants à lUFA valable pour une année universitaire

64 Rapport des étudiants À compléter après chaque période passée dans le pays partenaire par tous les étudiants ayant perçu une aide à la mobilité de lUFA pour cette période Il est partie intégrante de lévaluation du cursus

65 Rapport des étudiants Depuis 2005, liaison entre le rapport des étudiants et le formulaire de réinscription

66 Rapport des étudiants Il est à compléter par létudiant lui-même en ligne sur notre site Internet À valider dès quil est dûment complété.

67 Certificat UFA


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