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ANNEE ROTARIENNE 2008-2009 PRESIDENT INTERNATIONAL Dong Kurn (D.K.) LEE GOUVERNEUR DU DISTRICT 1680 Pierre HAAS ******* UN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE.

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1 ANNEE ROTARIENNE PRESIDENT INTERNATIONAL Dong Kurn (D.K.) LEE GOUVERNEUR DU DISTRICT 1680 Pierre HAAS ******* UN CLUB PERFORMANT EST CAPABLE DE - Maîtriser et accroître son effectif - Monter des actions réussies - Soutenir la Fondation

2 REUNIONS STATUTAIRES DU CLUB 1)Préparer la liste des membres pour émargement (permet le calcul de lassiduité) 2 )Donner lecture de la Lettre du Gouverneur 3)Demander un compte-rendu au Conférencier pour le publier dans le bulletin du club 4)Remettre une carte de présence aux visiteurs rotariens (étrangers au club) 5)Prévoir quelques insignes en cas de demande

3 ASSIDUITE Est compris dans le calcul dassiduité dun membre sa présence ou sa participation : à une action du club, une manifestation ou une réunion du club parrainée par celui-ci à une action du club, une manifestation ou une réunion du club parrainée par celui-ci à une réunion du comité de club ou commission à laquelle il appartient à une réunion du comité de club ou commission à laquelle il appartient à une réunion statutaire dun autre club, et cela dans tous pays à une réunion statutaire dun autre club, et cela dans tous pays (le comptage de toutes les présences ne pourra en aucun cas dépasser le nombre des réunions statutaires du club) A envoyer dès votre dernière réunion mensuelle ou au plus tard avant le 5 du mois suivant à Armand Gresser :

4 BULLETIN DU CLUB Parfait outil de communication Fréquence de parution : au choix du club Y faire figurer, entre autres, -Le programme des conférences -Les actions en cours ou prévues -Les manifestations du club -Les points importants décidés au Comité -Les « News » de lInterclubs (sil existe) -Admissions, démissions, mutations ou distinctions des membres -lassiduité -Date de lAssemblée de District, de la Conférence de District, Visite du Gouverneur, etc….

5 COMITE - Convoquer les membres du comité ou faire un rappel - Préparer lordre du jour pour le Président - Planifier la prochaine date du comité - Etablir le Procès-verbal de la séance et le diffuser aux membres du Comité et le diffuser aux membres du Comité - Prévoir et organiser la visite du Gouverneur

6 ASSEMBLEE GENERALE DU CLUB Doit avoir lieu avant le 31 décembre Trois semaines avant lAssemblée Générale : Envoyer la lettre de convocation à tous les membres du club, en y joignant la liste des membres du nouveau comité qui sont à élire (les rotariens empêchés dassister à cette réunion ont la possibilité de donner un pouvoir ou de voter par correspondance « double enveloppe » et ladresser au Secrétaire du club (en conformité avec les statuts du club). A lissue de lAssemblée Générale : - dresser un procès-verbal - communiquer à Evanston les coordonnées des dirigeants élus en utilisant le formulaire prévu à cet effet que vous recevez fin octobre

7 COMMENT PARRAINER UN NOUVEAU MEMBRE FORMULAIRE 254-FR (à commander à Zürich) inviter le futur membre à assister à quelques réunions statutaires du club inviter le futur membre à assister à quelques réunions statutaires du club Remplir le formulaire ci-dessus, le faire passer au comité du club qui votera. A lissue du vote, envoyer une lettre circulaire à tous les membres, –comprenant les nom et prénom du candidat, la date de naissance, la profession, les adresses privée et professionnelle, téléphone, , prénom du conjoint, le nom du parrain, aux fins de leur demander leur accord ou objection éventuelle mais motivée, dans les dix jours statutaires. Si objection motivée, la soumettre au Comité qui décidera Si accord unanime, convenir dune date dadmission entre le Président, le parrain et limpétrant.

8 ADMISSION Présentation du nouveau membre par le parrain Intronisation par le Président qui remet linsigne du R.I. et une pochette comprenant –Le Manuel de Procédure (vous pouvez vous le procurer à Zürich réf. 035-FR) –Lannuaire des Rotary Clubs –Le bulletin du club –La carte didentité (à établir et à signer par le Secrétaire et le membre) –Le diplôme du nouveau membre –Une documentation sur Polio +, le Rotary en bref, –le Critère des 4 Questions, –le Rotary en actions Engagement de limpétrant

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12 Admissions et Démissions en informer impérativement: en informer impérativement: 1/Zürich (à laide du formulaire « Changement de données » commander en ligne : (page 30 du catalogue) 2/Le Gouverneur, 3/La Revue « Le Rotarien » et garder un exemplaire pour les archives du club

13 DIVERS Veiller à une bonne mise à jour des coordonnées des membres auprès de la Revue « Le Rotarien ». Vous recevrez, en temps utile, tous les documents nécessaires à cet effet et il est impératif de les remplir poste par poste, ex. année de naissance, année dadmission, prénom du conjoint, classification, etc.. (délai pour le retour de la mise à jour : début avril par écrit et fin avril par ) Pour toute demande de Paul Harris Fellow, compléter le formulaire 123-FR (page 15 du catalogue – en ligne et lenvoyer à Zürich trois semaines avant la remise du P H F. Assister obligatoirement à lAssemblée de District et à la Conférence de District (inviter tous les membres du club à venir, surtout les nouveaux membres et le comité)

14 CALENDRIER DE RAPPEL Juillet Préparer et soumettre le rapport sur leffectif du club au 1 er juillet Préparer et soumettre le rapport sur leffectif du club au 1 er juilletJanvier Préparer et soumettre le rapport sur leffectif du club au 1 er janvier Rappel : les coordonnées pour lOfficial Directory doivent parvenir au Siège avant le 31 janvier Mai Préparer les certificats de pouvoirs des délégués votants du club à la Convention du Rotary Juin Préparer votre rapport annuel du club Remettre à votre successeur tous les dossiers Etablir les fiches didentité

15 CONTACTS UTILES Rotary international : District 1680 : Rotary International – site francophone : Rotary Bureau Europe Afrique : Witikonerstrasse 15 – CH 8032 ZÜRICH – Pierre HAAS – Gouverneur District 1680 – Marie-Louise TISSOT – Secrétaire District – Christian EINHORN – Trésorier – Norbert CLERY – Lettre du Gouverneur – – Armand GRESSER – Assiduité –


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