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LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse) FICHE DE PROCEDURE (v3)

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1 LOGICIEL DEPLACEMENT TEMPORAIRE (DT Ulysse) FICHE DE PROCEDURE (v3)

2 2 Connexion Cliquez sur : a) Espace Personnel b) FRAIS de Déplacements, de changement de résidence, Frais dExamens et concours c) Frais de déplacements (DT Ulysse) - Frais de changement de résidence d) Accès à DT Ulysse : saisie des frais de déplacement.

3 3 Connexion Authentification : Utiliser lidentifiant et le mot de passe de votre messagerie électronique. Ces paramètres sont répertoriés sur le site : https://bv.ac-grenoble.fr/ En cas de problème, contacter le Guichet Unique dAssistance au :

4 4 Règles générales de navigation Menu principal Navigation par onglet Champs obligatoires signalés par un sens interdit Recherche via la loupe Recherche large en encadrant le mot clé par des * Saisie de date via le calendrier Enregistrer Imprimer Validation document Retour en arrière

5 5 Aide à la saisie Les personnels en services partagés Validation des OM services partagés Inspecteur / AVS – OM et OM Permanent Convocation par le rectorat ou une IA Commande de billet de train (convocation ministère, …) Que faire en cas de refus

6 6 Les personnels en services partagés (1/4) Choisir le menu « Ordre de Mission » Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » Sélectionner « Création classique dun Ordre de mission » puis « Document vierge »

7 7 Les personnels en services partagés (2/4) Pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Service partagé ». Une fenêtre souvre, confirmer le changement de type de mission. Remplir tous les champs obligatoires marqués du Lenveloppe budgétaire est : 0141RECT-SP-CLG pour les personnes affectées dans un collège 0141RECT-SP-LYC pour les personnes affectées dans un lycée Pour le champ « Lieu de départ » et le « Lieu de retour », il faut renseigner la résidence administrative

8 8 Les personnels en services partagés (3/4) Dans longlet « indemnités kilométriques », cliquer sur « Ajouter un ikm » Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. Pour le champ « Barème kilométrique», il faut choisir « Barème SNCF 2ème classe » Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage dun trajet aller

9 9 Les personnels en services partagés (4/4) Une fois la saisie terminée et pour la première prise en charge (mois de septembre), enregistrer et imprimer le document pour le transmettre au Chef détablissement de votre établissement de rattachement accompagné des pièces justificatives nécessaires : arrêté daffectation, emploi du temps, justification de domicile Pour les mois suivants, faire avancer lOM dans lapplication avec la flèche verte pour lenvoyer en validation Comme « Destinataire », choisir le Chef détablissement de votre établissement de rattachement et « Confirmer le changement de statut » Retour à laide à la saisie

10 10 Validation des OM services partagés (1/4) Le valideur reçoit un mail pour chaque OM en attente de validation Choisir le menu « Validation OM-VH1 » Lécran de validation liste lensemble des documents en attente de validation le valideur peut restreindre cette liste uniquement aux documents dont il est le destinataire principal Il est possible de faire une recherche via le nom de la personne ou le numéro de OM Puis cliquer sur « Lancer la recherche » Pour la validation, cliquer sur lOM voulu

11 11 Validation des OM services partagés (2/2) Une fois les vérifications terminées (notamment le budget), faire avancer lOM dans lapplication avec la flèche verte pour lenvoyer en validation Comme « Destinataire », choisir : Brigitte ROMARU pour toutes personnes ayant leur résidence administrative (fiche profil) dans le 07, 26 et 38 Christian DI TOMMASO pour ceux ayant leur résidence administrative dans le 73 et 74. et « Confirmer le changement de statut ». Retour à laide à la saisie

12 12 Inspecteur / AVS – OM Permanent (1/6) Choisir le menu « Fiche Profil » Dans longlet « voiture », cliquer sur « Créer » Renseigner les informations de votre véhicule (immatriculation, Puissance fiscale…), notamment celles obligatoires marqués du Cliquer sur « Enregistrer »

13 13 Inspecteur / AVS – OM Permanent (2/6) Choisir le menu « Ordre de Mission » Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » Sélectionner « Création classique dun Ordre de mission » puis « OM Permanent » Remplir tous les champs obligatoires marqués du La périodicité est soit du 1er janvier au 31 août soit du 1er septembre au 31 décembre selon la période concernée par vos déplacements

14 14 Inspecteur / AVS – OM Permanent (3/6) Une fois la saisie terminée, faire avancer lOM Permanent (OMP) dans lapplication avec la flèche verte pour lenvoyer en validation Comme « Destinataire », choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et « Confirmer le changement de statut » Il faut imprimer votre OMP et lenvoyer au destinataire accompagné de la photocopie de la carte grise de votre véhicule. Lorsque lOMP concerné revient validé par le service gestionnaire, vous pouvez saisir vos OM à partir de cet OMP.

15 15 Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (4/6) A chaque fin de mois, vous procéderez à la saisie de vos frais de déplacements pour le mois écoulé : Choisir le menu « Ordre de Mission » Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » Sélectionner « Création classique dun Ordre de mission » puis « Initialisation d'un OM Ponctuel à partir d'un OM Permanent »

16 16 Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (5/6) Dans longlet « Général », pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Personnels itinérants ». Une fenêtre souvre, confirmer le changement de type de mission. Remplir tous les champs obligatoires marqués du Dans longlet « Frais prévisionnels », renseigner les informations correspondant à vos prestations, par exemple les frais de péage, les repas Dans longlet « indemnités kilométriques », renseigner tous les trajets effectués en voiture : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. ( Pour le champ « Barème kilométrique», il faut choisir « Barème IK standard ». Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage dun trajet aller)

17 17 Inspecteur / AVS – OM à partir OMP (6/6) Une fois la saisie terminée, faire avancer lOM dans lapplication avec la flèche verte pour lenvoyer en validation Comme « Destinataire », choisir votre coordonnateur (ou son représentant) et « Confirmer le changement de statut » Il faut envoyer à votre coordonnateur toutes les pièces justificatives (ticket péage, transport commun, …) Retour à laide à la saisie

18 18 Convocation par le rectorat ou une IA (1/5) Choisir le menu « Ordre de Mission » Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » Sélectionner « Création classique dun Ordre de mission » puis « Document vierge »

19 19 Convocation par le rectorat ou une IA (2/5) Dans longlet « Général », pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « Personnels itinérants ». Une fenêtre souvre, confirmer le changement de type de mission. Remplir tous les champs obligatoires marqués du Lenveloppe budgétaire est 0214 CONVOQUANT - service Convoquant (Ex : 0214RECT-DIPER Ou 214IA74-COMMISSIONS)

20 20 Convocation par le rectorat ou une IA (3/5) Dans longlet « indemnités kilométriques », cliquer sur « Ajouter un ikm » Renseigner tous les trajets effectués pendant le mois : leur distance doit être calculée obligatoirement sur MAPPY. Pour le champ « Barème kilométrique», il faut choisir « Barème SNCF 2ème classe » Le champ « Km remboursé » correspond au kilomètrage dun trajet aller

21 21 Convocation par le rectorat ou une IA (4/5) Se positionner sur longlet « Frais prévisionnels » et cliquer sur licône correspondant à la prestation à rembourser, par exemple les repas Renseigner les informations nécessaires (date, ville, nombre de repas) :

22 22 Convocation par le rectorat ou une IA (5/5) Une fois la saisie terminée, faire avancer lOM dans lapplication avec la flèche verte pour lenvoyer en validation Comme « Destinataire », choisir GUETTOUCHE Houda ou la personne mentionnée sur votre convocation et « Confirmer le changement de statut » Il faut envoyer à la DBF3 du Rectorat (7 place Bir-hakeim, GRENOBLE) ou de votre IA les éventuelles pièces justificatives (par ex : ticket transport en commun…) et joindre la convocation. Retour à laide à la saisie

23 23 Commande de billet de train (1/5) Choisir le menu « Ordre de Mission » Dans le menu « Ordre de mission », choisir le menu « Créer un OM » Sélectionner « Création classique dun Ordre de mission » puis « Document vierge »

24 24 Commande de billet de train (2/5) Pour le champ « Type de mission », il faut sélectionner « OM en métropole » Remplir tous les champs obligatoires marqués du Lenveloppe budgétaire est 0214RECT-CONVOCSCENTRALE

25 25 Se positionner sur longlet « Prestations » et cliquer sur licône « train » et choisir « Train (T) » Il est nécessaire de saisir les horaires du train Cliquer sur « Créer le trajet Retour » Une nouvelle zone de saisie saffiche pour le trajet retour Commande de billet de train (3/5)

26 26 Commande de billet de train (4/5) Se positionner sur longlet « Etapes » et cliquer sur licône « Générer les étapes » afin de calculer vos indemnités Confirmer le calcul

27 27 Commande de billet de train (5/5) Une fois la saisie terminée, faire avancer lOM dans lapplication avec la flèche verte pour lenvoyer en validation Comme « Destinataire », choisir LIMANDRI-ODDOS Agnès et « Confirmer le changement de statut » Envoyer un mail pour que la commande soit validée à : « » Il faut imprimer votre OM et le retourner à la DBF3 du Rectorat (7 place Bir- hakeim, GRENOBLE) accompagné de la convocation. De retour de mission, envoyer vos pièces justificatives à la DBF3 pour remboursement des frais de séjour (parking, transport commun, hôtel, …) Retour à laide à la saisie

28 28 Refus dun OM (1/2) Si votre ordre de mission a été rejeté en raison des erreurs qu'il contenait, vous devez vous reconnecter au site académique. Sélectionnez votre ordre de mission refusé (onglet ordre de mission - sélectionner un OM) : cliquer sur l'OM refusé. Une fois l'OM refusé sélectionné, aller dans longlet « historique » pour connaitre le motif du rejet (= raison de l'erreur de saisie à corriger). Retour à laide à la saisie

29 29 Refus dun OM (2/2) A ce stade, repasser l'OM au statut en cours de création (faire avancer lOM dans lapplication avec la flèche verte). Vous allez pouvoir corriger les erreurs. Après correction, faire avancer votre OM à laide de la flèche verte pour lenvoyer en validation. Retour à laide à la saisie


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