La mise en œuvre dun Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Objectifs – Obstacles – Besoins LIDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION ET LA GESTION.

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1 La mise en œuvre dun Système Intégré de Gestion des Finances Publiques Objectifs – Obstacles – Besoins LIDENTIFICATION DES BESOINS DE FORMATION ET LA GESTION DES RISQUES Présentation : Pascaline NAGOBA Directrice de lOrganisation et de lInformatique Ministère des Finances et de lEconomie République du Bénin

2 Introduction Le système dinformations des finances publiques utilise dimportantes données dont le volume saccroît. Une gestion manuelle de ces données, nécessiterait dimportantes ressources humaines sans garantir la transparence, la cohérence et la fiabilité requises. Il apparaît de ce fait incontournable la mise à contribution des nouveaux moyens technologiques pour la construction de Système Intégré de Gestion des Finances (SIGF) selon les normes internationales, accompagnée de la mise en place dune organisation adaptée à tous les niveaux, la reconversion ou ladaptation des agents aux nouvelles pratiques. Il en résulte un besoin plus accru de formation en vue de minimiser les risques divers inhérents à tout nouveau système, en particulier le système dinformation.

3 Bien gérer les risques et pouvoir identifier et faire toutes les formations nécessaires à la conception et à la mise en œuvre dun système intégré de gestion des finances publiques, cest une garantie pour atteindre les objectifs escomptés. Une variété de formations doivent être dispensés selon la catégorie des acteurs intervenant dans la chaîne du SIGF, depuis sa conception, en passant par sa mise en place et surtout durant son exploitation. En outre, il convient de cerner les différents niveaux de risque en vue de pouvoir prendre les mesures nécessaires pour les parer.

4 1ÈRE PARTIE : IDENTIFICATION DES BESOINS EN FORMATION

5 Un SIGF est le résultat dun projet informatique. Par conséquent, de sa conception à sa concrétisation, il doit passer par toutes les étapes dun projet informatique : initiation du projet, conception-développement, exploitation-maintenance. Ces étapes peuvent se décomposer avec plus de précision en : la décision de mise en place du SIGF, létude de faisabilité du système et sa validation, lélaboration du cahier de charges informatique et sa validation, létude conceptuelle globale et détaillée, le développement/ les tests /les intégrations, lexploitation et la maintenance. A ces étapes qui composent les différents cycles de vie du projet SIGF, on a des intervenants appelés à jouer des rôles précis pour concourir à la réussite du projet. A chaque catégorie dintervenants, une formation spécifique est nécessaire pour lui permettre de jouer pleinement son rôle.

6 I - Les intervenants Les décideurs Le chef du projet Les administratifs du groupe projet Les informaticiens du groupe projet

7 II. Les formations Elles sont de divers ordres et concernent chaque catégorie dacteurs. II-1. Sensibilisation des décideurs au processus dinformatisation Préparation des décideurs aux changements. Notions sur leur rôle dans le nouveau système à mettre en place. Nouvelles orientations et leur mise en application effective. Validation les règles de gestion et dorganisation en collaboration avec les informaticiens. (Exemple du Bénin) II-2. Formation de léquipe projet Exposés faits par les cadres avertis, des experts recrutés pour la circonstance et les membres du groupe projet sur : la nomenclature, les procédures, les règles de gestion et dorganisation, les différents circuits de traitement.

8 II-3. Formation à lenvironnement de développement et dexploitation du SIGF La formation est assurée par les informaticiens expérimentés ou des cabinets extérieurs. La formation des informaticiens du SIGF. Les outils composant lenvironnement technique du SIGF. Ces qualifications peuvent être exigées en cas de recrutement Outils de référence: Exemple UML+XP pour la méthode, UNIX/LINUX/ORACLE pour les outils de lenvironnement. II-4. Communication avec les acteurs La communication est assurée par le Groupe Projet Cette communication visera à favoriser ladhésion du plus grand nombre dacteurs concernés. Les communications doivent être fréquentes avant le lancement du projet et à toutes les phases critiques. Elles permettent dapaiser les soupçons et les réticences au changement. (Exemple du Bénin)

9 II-5. Formation des acteurs Les acteurs du système, sont ceux qui utilisent le SIGF au quotidien. Leur formation est dune importance capitale. Linitiation à lutilisation de loutil informatique et au SIGF. Cette formation est permanente à cause la mobilité des agents et de lévolution du SIGF. Une assistance permanente aux utilisateurs SIGF est obligatoire pour éviter tout blocage.

10 DIFFÉRENTS TYPE DE FORMATION: Linitiation à loutil informatique Formation des gestionnaires ou bénéficiaires de crédits budgétaires Formation des ordonnateurs délégués et de leurs agents Formation du contrôleur financier et de ses délégués Formation des comptables Formation des fournisseurs Formation des décideurs

11 2ÈME PARTIE : LA GESTION DES RISQUES

12 Les risques dans la gestion des finances publiques au moyen des nouvelles technologies de linformation sont tous les handicaps pouvant intervenir tant à la phase préparatoire, à la phase conceptuelle de loutil de gestion quau cours de son exploitation. Les risques sont nombreux et multiformes. I - Les risques organisationnels Ils sagit des risques liés à lorganisation, dont la non prise en compte pourraient entraver la bonne marche du projet.

13 Constitution de léquipe projet Cest la structure dexécution du projet qui se charge de décliner les directives reçues en règles de gestion conformément au cadre législatif et réglementaire en vigueur. Choix fantaisiste des membres de léquipe Représentativité des membres Réorganisation des services, centralisation, suivi, et contrôle de cohérence de linformation La gestion des ressources humaines informatiques formées

14 II – Les risques conceptuels Il sagit des obstacles susceptibles de compromettre laboutissement de lactivité. Ils peuvent se révéler à divers niveaux des phases conceptuels.

15 II-1. Processus dinformatisation Elaboration dun cahier de charges informatiques comprenant: létude de lexistant, les critiques, les nouvelles orientations, létude et la mise en place de larchitecture des données, létude organisationnelle future, etc. Linobservance chronologique de ces différentes étapes est source de risques fatales à laboutissement du projet. II-2. Choix du SIGF : logiciel ou progiciel Dans tous les cas, un cahier de charges informatique doit être élaboré selon les principes énoncés plus haut.

16 II-3. Utilisation de lapproche systémique II-4. Acquisition du matériel informatique II-5. Acquisition des logiciels de base II--6. Mise en place du réseau II-7. Informatiser les systèmes en amont avant le démarrage (exemple : la préparation et lexécution du budget) II-8. Les systèmes de sauvegarde II-9. Sécurisation du système II-10. Intégration des différents systèmes

17 III - Les risques dexploitation Formation et assistance permanente La formation des acteurs et lassistance permanente conditionnent la réussite du projet. Il sagit de respecter avec les adaptations requises, les formations identifiées dans la première partie de la communication. Toute entorse à ce programme, aura des répercussions sérieuses sur le projet SIGF. Renouvellement des équipement à bonne date IV – Les risques financiers

18 Conclusion La réussite de la mise en œuvre du SIGF nécessite des formations de différents acteurs et une gestion rigoureuse des risques. Il convient de prendre en considération ces exigences du SIGF pour lui assurer une bonne évolution.