Intranet de l’Administration Tunisienne

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1 Intranet de l’Administration Tunisienne
Séminaire sur la création des services gouvernementaux en réseau en ligne Tanger Janvier 2008

2 AGENDA Contexte du projet et problématique Consistance du projet
3/26/2017 7:43 PM 3/26/2017 7:43 PM AGENDA Contexte du projet et problématique Consistance du projet Principe de fonctionnement Composantes fonctionnelles Phases de déploiement Suivi des décisions … CONCLUSION: Une trame de « cahier des charges »(INT.GOUV) © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 2 2

3 Contexte : Administration Électronique « L’application des technologies numériques pour transformer et moderniser le fonctionnement de l’administration en vue d’améliorer son efficacité et sa performance ainsi que la qualité des services rendus. »

4 ? Problématique: Modèle de livraison des services au démarrage
E-Administration pas très communicante! Modèle de livraison des services au démarrage ? Système d’information de l’administration Applications Nationales Applications communes Applications sectorielles Gest.Paie de l’Etat Budget,… S.D.I.C.A Santé publique, agriculture,…

5 ? Problématique: E-Administration pas très communicante!
Modèle actuel de livraison des services Services en ligne à faible niveau d’interaction Services en ligne non automatisés de bout en bout Besoin de collaboration plus efficace Besoin de disponibilité et de partage de l’information

6 Besoin: Un Nouveau Modèle de livraison des services
Reconcevoir en profondeur le mode de communication et de circulation de l’information au niveau de l’Administration Système d’information de l’Administration Réseau INTERNET Réseau INTRANET CITOYEN ADMINISTRATION

7 Vision: Mise en place d’une plateforme sécurisée et mutualisée entre l’ensemble des départements ministériels et les structures centrales et régionales assurant une collaboration étroite et efficace entre leurs différents services. Ce point d’accès fédérateur devra intégrer des services de communication, faciliter l’accès aux informations et fluidifier le pilotage des processus de l’administration.

8 PRINCIPE DE FONCTIONNEMENT:
Ministère1 Ministère2 Ministère3 Ministère4 Processus préparation Textes juridiques Processus planification du travail administratif Processus traitement réclamations citoyen Communautés d’utilisateurs autour de réseaux disciplinaires métiers Les frontières ne sont plus structurelles mais fonctionnelles Une discipline met en jeu plusieurs ministères

9 Recherche & Gestion du Contenu
Composantes fonctionnelles Recherche & Gestion du Contenu Travail Collaboratif Gestion des processus de l’Administration Communication et échange légal de documents Problématique En Tunisie, les départements ministériels et leurs structures régionales ont ressenti le besoin d’accélérer les processus de collaboration entre les différents collaborateurs et services afin de fournir des prestations plus efficaces sur la base d’informations plus pertinentes et fiables. Malheureusement, cette efficacité est aujourd’hui altérée par les difficultés de gestion et de partage d’informations et de connaissance conduisant inexorablement au ralentissement des flux d’information et des processus de leur traitement au sein de la plupart des structures de l’administration. L'éparpillement géographique des équipes de travail est une caractéristique générale des administrations. Alors que ces équipes ont plus que jamais besoin d'une collaboration efficace, celle-ci est souvent difficile à réaliser dans ce contexte. Ces difficultés peuvent être résumées aux points suivants : La recherche rapide de l’information est très souvent impossible, car les systèmes de stockage de l’information sont disparates avec différentes sources de données sans agrégation. Les moyens de collaboration sont très réduits et essentiellement basés sur les s et des systèmes de gestion ou d’archivage documentaire rudimentaires. Le manque de personnalisation de l’information présentée à cause de l’absence d’un point unique uniformisant l’accès et la rigidité des applications existantes. Objectifs – Fonctions Travail collaboratif: Gestion contenu .. Socle technologique

10 Recherche & Gestion du Contenu
3/26/2017 7:43 PM 3/26/2017 7:43 PM Composantes fonctionnelles COMMUNICATION ET ÉCHANGE LÉGAL DE DOCUMENTS Service de messagerie légale Comptes de messagerie pour les échanges inter-administratifs Signature électronique Traçabilité Gestion des Autorisations ( habilitation, hiérarchisation, verrouillage,…) Archivage légal Indicateurs de Présence et Disponibilités Messagerie Instantanée Téléphonie sur ip Visio-conférences Recherche & Gestion du Contenu Suivi des décisions … Communication et échange légal de documents Travail Collaboratif Gestion des processus de l’Administration Socle technolique © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 10

11 Recherche & Gestion du Contenu
3/26/2017 7:43 PM 3/26/2017 7:43 PM Composantes fonctionnelles TRAVAIL COLLABORATIF Production collaborative de documents Définition de l’espace de travail et organisation des contributeurs Contribution à la création du contenu Gestion des autorisations(lecture écriture maj ) Publication gestion des versions Partage de calendriers Coopération et assignation de tâches Recherche & Gestion du Contenu Suivi des décisions … Communication et échange légal de documents Travail Collaboratif Gestion des processus de l’Administration Socle technologique © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 11

12 Gestion du Contenu & Recherche
3/26/2017 7:43 PM 3/26/2017 7:43 PM Composantes fonctionnelles GESTION DE CONTENU ET RECHERCHE DE L’INFORMATION Gestion de contenu Librairie documentaire centralisée Indexation du contenu des documents Gestion des versions, méta données Sécurité et droits d’accès Stratégies de rétention et expiration Archivage Légal Recherche Classification par pertinence Recherche Contenu Web / non-Web Recherche des personnes Recherche dans les applications métiers Gestion du Contenu & Recherche Communication et échange légal de documents Travail Collaboratif Gestion des processus de l’Administration Socle technologique © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 12

13 Recherche & Gestion du Contenu
3/26/2017 7:43 PM 3/26/2017 7:43 PM Composantes fonctionnelles FORMULAIRES ET PROCESSUS ADMINISTRATIFS Ensemble de Workflows prêts-à-l’emploi Outil d’Automatisation des processus de l’administration préalablement modélisés. (bpms) Disponibilité des formulaires administratifs Recherche & Gestion du Contenu Faire évoluer les applicatifs métier pour faire office de backoffice de l’administration électronique Exp : SIGER SICAD Les exigence et les difficultés de ce mode de travail Définition et modélisation des process Partie décisionnelle Communication et échange légal de documents Travail Collaboratif Gestion des processus de l’Administration Socle technologique © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 13

14 Recherche & Gestion du Contenu
3/26/2017 7:43 PM 3/26/2017 7:43 PM Composantes fonctionnelles SOCLE TECHNOLOGIQUE Infrastructure d’authentification et de gestion des accès : L’Annuaire de l’administration Certificats électronique de serveurs web et de signature électronique Portail informationnel et collaboratif Infrastructure réseau et sécurité Services de base « orchestrables » Recherche & Gestion du Contenu Faire évoluer les applicatifs métier pour faire office de backoffice de l’administration électronique Exp : SIGER SICAD Les exigence et les difficultés de ce mode de travail Définition et modélisation des process Partie décisionnelle Communication et échange légal de documents Travail Collaboratif Gestion des processus de l’Administration Socle technologique © 2005 Microsoft Corporation. All rights reserved. This presentation is for informational purposes only. Microsoft makes no warranties, express or implied, in this summary. 14

15 Les 4 Phases de déploiement
Intranet de l’Administration Tunisienne Les 4 Phases de déploiement

16 Phase1: Phase Pilote Département ministériels raccordés: 11 Ministères choisis avec la collaboration avec l’unité Administration Electronique Utilisateurs : Ministres Secrétaires d’Etat Chefs de cabinets Chargés de mission Attachés de presse Directeurs Généraux Directeurs Responsables Travail Gouvernemental Responsables BOC Responsables des Bureaux des relations avec le citoyen 500 utilisateurs répartis entre :

17 Phase1: Phase Pilote Services en ligne : Annuaire de l’administration
Messagerie Electronique Echange de documents entre les BOC Echange de documents entre les responsables du travail gouvernemental Echange des données d’Etat civil avec les caisses d’assurances: Madania2 Traitement des réclamations du citoyen Outils de collaboration sur un document Diffusion des actualités administratives Recherche Avancée de l’information Outils de gestion des droits d’accès à un document

18 Phase 2 Département ministériels Utilisateurs : raccordés:
Ministres Secrétaires d’Etat Chefs de cabinets Chargés de mission Attachés de presse Directeurs Généraux Directeurs Responsables Travail Gouvernemental Responsables BOC Responsables des Bureaux des relations avec le citoyen Les 11 Ministères de la phase1 + les autres ministères « prêtes » pour le raccordement au réseau

19 Phase 2 Services en ligne à ajouter Téléphonie ip VisioConférence

20 Phase 3 Tous les ministères Département ministériels raccordés:
Utilisateurs : Ministres Secrétaires d’Etat Chefs de cabinets Chargés de mission Attachés de presse Directeurs Généraux Directeurs Responsables Travail Gouvernemental Responsables BOC Responsables des Bureaux des relations avec le citoyen Et les autres Tous les ministères

21 Phase 3 Services en ligne à ajouter
Accès à l’Application Nationale de la gestion de la paie du personnel de l’Etat Généralisation Madania2 au niveau des établissements universitaires

22 Phase 4 Département ministériels raccordés: Utilisateurs : l’ensemble des départements ministériels et les structures centrales et régionales Fonctionnaires de l’Etat

23 Phase 4 Autres processus métier de l’administration : à la demande
Services en ligne à ajouter Autres processus métier de l’administration : à la demande

24 CONCLUSION

25 Question Quels outils pour renforcer les capacités informatiques de ceux qui interviennent dans l’action gouvernementale?

26 Réponse: une trame de cahier des charges de la solution
Une plateforme sécurisée et mutualisée entre l’ensemble des départements ministériels et les structures centrales et régionales assurant une collaboration étroite et efficace entre leurs différents services. Un point d’accès fédérateur devant intégrer des services de communication, faciliter l’accès aux informations et fluidifier le pilotage des processus de l’administration. Vision

27 Réponse: une trame de cahier des charges
Avantages Ces moyens devront permettre de faciliter certaines tâches fondamentales des fonctionnaires: Trouver plus facilement les informations concernant les personnes et les documents Collaborer de manière productive et efficiente entre les différents membres d’une équipe Contacter plus facilement les membres des autres équipes Partager des documents administratifs et les archiver dans une zone de stockage unique Gérer et automatiser les processus de l’administration .

28 Réponse: une trame de cahier des charges
Objectifs La solution devra permettre aux administrations de : Améliorer l'efficacité des processus métier et la productivité des fonctionnaires, Mettre à niveau les capacités de collaboration et de stockage des informations qui sont basées sur des partages de ressources; S’alligner aux orientations stratégiques du gouvernement et répondre aux principaux besoins des utilisateurs, des administrateurs techniques et de leurs organisations en apportant des améliorations dans cinq domaines clés :

29 Réponse: une trame de cahier des charges
Objectifs Cinq domaines clés: Productivité des individus et des équipes  Amélioration des services et des processus métier  Amélioration des relations avec les collaborateurs  Coûts plus faibles et plus value plus élevées  Amélioration de l'efficacité opérationnelle

30 Réponse: une trame de cahier des charges
Les contraintes qui doivent être prises en considération sont les suivantes : Transcription de la structure fonctionnelle et organisationnelle actuelle de l’administration; Garantie de l’interopérabilité future et du respect des standards ouverts; Ouverture de la solution sur d’autres composants de l’administration électronique A prendre en considération!

31 Réponse: une trame de cahier des charges
Les besoins métier Entrepôt informationnel central partage et réutilisation de la connaissance  Espaces de travail Collaboratif  Gestion documentaire intégrée  Outil de gestion et automatisation de process métier Support de plusieurs langues 

32 Réponse: une trame de cahier des charges
Les besoins Techniques Haute disponibilité stabilité et la disponibilité sont des besoins primordiaux qui doivent être assurés par la solution sû eté de fonctionnement : la continuité métier et les plans de contingence · Robustesse Haute capacité « throughput » en terme de volumes de traitements Haute performance en terme de temps de réponses réduits et de connexions simultanées supportées Sécurité -          Fournir un emplacement permettant de fédérer les identités de l’ensemble des utilisateurs -          Fournir un mécanisme d’authentification unique -          Fournir un mécanisme de gestion de cohérence, de l’intégrité et du secret sur les contenus -          Avoir une flexibilité dans la définition des habilitations des utilisateurs et des groupes d’utilisateurs

33 Réponse: une trame de cahier des charges
Les besoins Techniques Montée en charge  Pouvoir suivre l’évolution du système mis en place en assurant une augmentation exponentielle du nombre d’utilisateurs et l’ajout de services nécessitant plus de ressources Suivie d’une approche “Scale out” avec des composants séparés pour le Rendu Web, l’indexation et le stockage (par exemple : si le nombre d’utilisateurs augmente significativement on peut augmenter le nombre de serveurs Web et si les données augmentent significativement on peut augmenter les serveurs de base de données) ·        Facilité d’exploitation -          Administration centrale et déléguée semi-automatisée ou automatisée -          Gestion des capacités (quotas, délégations, conception du contenu) -          Cadre de support pour accompagner l’exploitation en production -          Disposer de guides pour ajouter de nouveaux services ou de nouveaux serveurs

34 Réponse: une trame de cahier des charges
Les besoins Techniques ·        Évolutivité Conception et construction de la solution en respectant les meilleures pratiques de l’industrie pour faciliter les futures évolutions avec moins d’efforts Choix des plateformes physiques doit être basé sur du matériel et des configurations prouvées et supportées par les constructeurs afin de minimiser les risques et les inconnus lors des déploiements incrémentaux et assurer les remplacements futurs avec le minimum d’impact sur la solution et sa maintenance Support de multiples scénarii de croissance qui doivent être conçus pour répondre à différents besoins et exigences futures

35 Réponse: une trame de cahier des charges
PERIMETRE FONCTIONNALITES FONCTIONNALITES.DOC HORS PERIMETRE HORS_PERIMETRE.DOC

36 Réponse: une trame de cahier des charges
CRITERES DE REUSSITE Réduction de la durée du cycle des projets inter-administratifs et des projets de création de documents Suivi d’un dossier en instruction d’une manière aisée et rapide Réduction du nombre de réunions avec une meilleure visibilité sur l'état des projets Réduction des frais (impressions, déplacements, communications……) Augmentation de la productivité individuelle des utilisateurs (élimination des étapes de révision, amélioration de l'accès aux informations et de l'acquisition de connaissances, génération automatisée de rapports d'état) Mise en place d’un pilote en ../../…. prenant en charge ... ministères et de certaines structures régionales Evolutivité de la plateforme pour supporter …… utilisateurs en ../../….

37 ATTENTION! Commencer par une vision claire du périmètre du projet
Faire participer les utilisateurs finaux à la conception des services inter-administratifs à mettre en ligne Ne pas négliger les travaux de recueil d’informations concernant et les organigrammes et les fonctionnaires: l’annuaire de l’administration est un préalable Vérifier au préalable si les processus administratif sont bien modélisés et bien documentés: Autrement, un deuxième chantier viendra perturber vos objectifs initiaux Commencer par la mise en ligne des services de base de collaboration et d’échange de documents et passer ensuite à l’automatisation des processus administratifs:autrement, l’intranet Gouv ne démarrera jamais au temps prévu!

38 ATTENTION! Prévoir des actions d’accompagnement au changement(séminaires de sensibilisation, workshop, ateliers… Réflechir à propos des investissements de quelques départements en matière d’intranet et outils de travail collaboratifs inter-services: doit-on intéger ces intranet’s? doit-on réfléchir à une correspendance entre les comptes ’s déjà utilisés en intra et les nouveaux comptes crées à l’occasion de la mise en place de l’INT.GOV? Coté hebergeur de l’INTRANET GOUVERNEMENTAL: prévoir de créer des ubités par spécialité (messagerie, gestion de contenu, automatisation de rocess,administration du système, gestion des certificats électronique,…)

39 ATTENTION! Coté Ministère/département utilisateur de l’INTRANET GOUVERNEMENTAL: prévoir de désigner officiellement des vis à vis ou interlocuteur par spécialité (messagerie, gestion de contenu, automatisation de rocess,administration du système, gestion des certificats électronique,…)

40 Quelques mots clé! ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT Portail Gouvernemental
INTRANET,réseau clot, réseau sécurisé Architecture Orientée services: SOA WEB,WEB SERVICES INTEROPERABILITE BPMS(Business Process management System), XML,HTML,SOAP,WSDL, CMS(Content Management System) WORKFLOW, GROUPWARE SECURITE,PKI ACCOMPAGNEMENT AU CHANGEMENT Portail Gouvernemental Intranet gouvernemental

41 Bonne Route Et Bon Travail

42 Merci pour votre attention