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5 mars 2009 Collaboration Assistantes / Managers Fabienne CORNU.

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1 5 mars 2009 Collaboration Assistantes / Managers Fabienne CORNU

2 Relations Assistantes/Managers - Cegos Rappel des objectifs Qui dit manager performant, dit assistant(e) efficace ! Et vice-versa ? Le cœur du métier dassistant(e) est de contribuer à lefficacité de son ou ses manager(s). Il sagit bien souvent de répondre à des attentes exprimées ou pas, voire de les anticiper. Cest toute la complexité et aussi tout lintérêt, voire la noblesse du métier dassistanat. Au travers de cette enquête, nous avons souhaité préciser les contours de la collaboration manager/assistant(e) efficace : Comment la définir ? Quelles en sont les conditions ? Quels sont les services que lassistant(e) apporte à son ou ses manager(s).

3 Relations Assistantes/Managers - Cegos Léchantillon Lenquête a été réalisée au mois de novembre Lenquête a été réalisée au mois de novembre Elle a réuni une échantillon de 551 répondants secrétaires/assistant(e)s. Elle a réuni une échantillon de 551 répondants secrétaires/assistant(e)s. Une profession encore très féminisée, seulement des répondants 2% sont des hommes. Cest pourquoi, nous prendrons parfois la liberté demployer le féminin pour nommer les répondants. Une profession encore très féminisée, seulement des répondants 2% sont des hommes. Cest pourquoi, nous prendrons parfois la liberté demployer le féminin pour nommer les répondants.

4 Relations Assistantes/Managers - Cegos La définition dune collaboration réussie Comment définiriez-vous une collaboration manager/assistant(e) réussie ? 22% 30% 38% 49% 51% 53% 56% Quand les cadres ou collaborateurs du service sadressent à lassistant (e) pour avoir un avis sur une action à mener relative aux dossiers, projets gérés par le manager Quand il (elle) est davantage un collaborateur (une collaboratrice) Quand ils se signalent mutuellement ce qui va et ne va pas dans leur façon de travailler ensemble Quand le manager délègue des projets/ des prises de décisions à son assistant (e) dans un périmètre Quand lassistant(e) peut anticiper à bon escient les besoins du manager Quand le manager fournit à son assistant(e) les informations pertinentes pour quil/elle soit efficace Quand assistant(e) et manager forment un binôme Les éléments les plus discriminants dans la définition dune collaboration réussie, par type de poste : pour les secrétaires/assistant(e)s, cest prioritairement de pouvoir anticiper les besoins du manager (59%),pour les secrétaires/assistant(e)s, cest prioritairement de pouvoir anticiper les besoins du manager (59%), pour les assistant(e)s spécialisées, cest de former un binôme avec leur manager (59%),pour les assistant(e)s spécialisées, cest de former un binôme avec leur manager (59%), pour les assistant(e)s de direction, cest quand le manager délègue des projets/des prises de décisions (54%).pour les assistant(e)s de direction, cest quand le manager délègue des projets/des prises de décisions (54%).

5 Relations Assistantes/Managers - Cegos La définition dune collaboration réussie Quels sont les signes dune collaboration manager/assistant(e) réussie ? 4% 31% 32% Autre Un manager performant Un manager totalement centré sur ses responsabilités Un poste intéressant pour lassistant(e) 47% des assistantes estiment quelles vivent une collaboration réussie avec leur manager et 37% au moins partiellement. Seules 16% déclarent que cette collaboration nest pas une réussite. Les Secrétaires/assistantes de direction sont, de loin, les plus satisfaites avec 51% de collaboration réussie. Diriez-vous que la collaboration que vous vivez actuellement est réussie ? OuiPartiellementNon 47% 41% 51% 37% 34% 48% 34% 16% 30% 12% 14% 36% Ensemble Secrétaires/Assistantes Sec./assist. spécialisées Sec./assis. de direction Le signe le plus évident dune collaboration réussie se manifeste : par un manager totalement centré sur ses responsabilités pour les secrétaires/assistantes spécialisées (34%) et plus encore pour les secrétaires/assistantesde direction (36%),par un manager totalement centré sur ses responsabilités pour les secrétaires/assistantes spécialisées (34%) et plus encore pour les secrétaires/assistantes de direction (36%), pour les secrétaires/assistantes « non spécialisées », cela se traduit par un poste intéressant pour lassistante (41%).pour les secrétaires/assistantes « non spécialisées », cela se traduit par un poste intéressant pour lassistante (41%).

6 Relations Assistantes/Managers - Cegos Les conditions dune collaboration réussie Quelles sont les conditions dune collaboration manager/assistant(e) réussie 12% 13% 18% 27% 45% 49% 69% 76% Une bonne entente Une adaptation réciproque De la franchise La connaissance réciproque du style de personnalité et des modes de fonctionnement Des règles du jeu pour bien collaborer Un respect mutuel Du dialogue et de la communication, une écoute lun de lautre Une confiance réciproque Les conditions dune collaboration réussie passent avant tout par la confiance (76%), le dialogue et lécoute (69%) et un respect mutuel (49%). La confiance est lélément le plus important pour les secrétaires/assistantes de direction (79%), cest également lélément cité en premier par les secrétaires assistantes (71%). Pour les secrétaires/assistantes spécialisées, cest litem « du dialogue et de la communication, une écoute lun de lautre » qui arrive en tête (78%).

7 Relations Assistantes/Managers - Cegos Les conditions dune collaboration réussie Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez lassistant(e) pour parvenir à une collaboration réussie ? 30% 33% 38% 48% 49% 50% 56% Connaître son environnement de travail Prendre linitiative si le manager ne pense pas à déléguer Comprendre et connaître les intérêts professionnels et/ou personnels de son manager Connaître les projets et enjeux du manager Etre proactive Etre force de proposition : en arrivant à son poste, observer puis proposer des idées et donner son avis Savoir sadapter Quels sont les comportements et savoirs nécessaires chez le manager pour parvenir à une collaboration réussie ? 16% 19% 22% 37% 41% 52% 62% 64% Savoir remercier Savoir dire pourquoi un travail est mal fait pour bien le faire faire ensuite Savoir dire quand un travail est bien fait Savoir déléguer Dire clairement ce quil souhaite Savoir se rendre disponible pour assurer des points de suivi réguliers avec lassistant(e) Avoir conscience de la valeur ajoutée que lassistant(e) peut apporter Informer son assistant(e) sur les enjeux, dossiers en cours, partenaires de travail 64% des assistantes attendent de leur manager quil les informe sur les enjeux, les dossiers en cours et les partenaires (67% pour les secrétaires/assistantes) et 62% dentre elles attendent de leur manager quil ait conscience de leur valeur ajoutée (64% des secrétaires/assistantes de direction et 68% des secrétaires/assistantes spécialisées). Les secrétaires/assistantes pensent que leur manager attend delles avant tout des qualités dadaptation (56%), de proposer des solutions (50%) et dêtre proactives (49%).

8 Relations Assistantes/Managers - Cegos Soutien à la communication et aux relations internes et externes OuiNon La relation que vous entretenez avec votre manager est-elle une relation de qualité ? Pouvez-vous anticiper les réactions de votre manager lors de la transmission de vos messages et, par conséquent, adaptez-vous votre communication ? Connaissez-vous les besoins de votre manager et de votre équipe ? 87 % des assistantes qui connaissant les besoins de leur manager estiment savoir les anticiper Avez- vous le réflexe de rendre compte, de faire le point de ce que vous avez fait, même si le travail nest pas encore terminé ? Pensez-vous que lassistant(e) ait un rôle à jouer dans la qualité de la communication ? Pensez-vous que lassistant(e) ait un rôle à jouer dans le climat de travail de léquipe ? Pensez-vous avoir un impact positif sur le climat de travail de léquipe ? Anticipez-vous (dans votre travail) les conflits éventuels ? 84% des assistantes qui anticipent les éventuels conflits dans le travail font le nécessaire pour les éviter ou les réduire 85% 86% 76% 15% 14% 24% 73% 90% 95% 85% 27% 10% 5% 15% 32% 36% 68% 64% Vous arrive-t-il danimer une réunion de travail au sein du service ou en dehors ? Vous arrive-t-il danimer une groupe de travail (groupe projet, par exemple) au sein du service ou en dehors ? La quasi-totalité des assistantes interrogées pense que lassistante à un rôle à jouer dans la qualité de la communication (95%), quel que soit le poste quelles occupent. La majorité des secrétaires/assistantes pense également avoir un rôle à jouer sur le climat de travail de leur équipe et avoir un impact positif sur celui-ci (90%). En revanche, les secrétaires/assistantes ne sont plus quun tiers à animer des réunions (36%) ou des groupes de travail (32%). Ces activités sont très corrélées au type de poste exercé : en ce qui concerne lanimation des groupes de travail, cela ne concerne que 23% des secrétaires/assistantes non spécialisées, 31% des secrétaires/assistantes spécialisées mais jusquà 36% des secrétaires/assistantes de direction.

9 Relations Assistantes/Managers - Cegos Soutien à linformation Plus de 8 secrétaires/assistantes sur 10 cherchent à optimiser la mise à disposition des informations à destination de leur équipe et près de 8 sur 10 déclarent maîtriser parfaitement les techniques de recherches avancées sur internet. Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager ? Avez-vous une idée précise des informations dont votre manager a besoin ? Maitrisez-vous parfaitement les techniques de recherche sur Internet (utilisation des fonctions de recherche avancées) ? Êtes-vous abonnée aux flux RSS importants dans lactivité de votre entreprise ou de votre service (mises à jour de contenus de sites web) ? 21% 78% 67% 76% 79% 22% 33% 24% 30% 58% 82% 49% 61% 62% 55% 60% 70% 42% 18% 51% 39% 38% 45% 40% Assurez-vous une veille informationnelle (même réduite) sur les dossiers importants ? Vous arrive-t-il délaborer un dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour votre manager ? Vous arrive-t-il de faire la synthèse de dossiers pour votre manager ? Disposez-vous dun réseau interne (autres assistant(e)s de votre entreprise, par exemple) pour disposer rapidement des informations utiles ? Disposez-vous dun réseau externe à votre entreprise pour disposer rapidement des informations utiles ? Cherchez-vous à optimiser la façon dont les informations sont mises à disposition ou circulent dans léquipe ? Vous est-il arrivé de participer à lévolution du système dinformation de votre service et de votre entreprise ? Participez-vous à la sécurité du système dinformation de votre service et de votre entreprise ? OuiNon Si 67% de lensemble du panel a une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour son manager, elles ne sont plus que 67% des secrétaires/assistantes non spécialisées. De même, pour lélaboration dun dossier documentaire, un dossier comptable ou un dossier de presse pour leur manager, elles ne sont plus que 40% de secrétaires/assistantes spécialisées et 42% de secrétaires/assistantes non spécialisées. Seules 46% des secrétaires/assistantes non spécialisées sont amenées à faire la synthèse de dossiers pour leur manager.

10 Relations Assistantes/Managers - Cegos Aide à la décision Diriez-vous que vous avez un rôle dappui et de conseil vis-à-vis de votre manager ? Avez-vous eu loccasion détudier, de façon précise et chiffrée, les avantages et inconvénients dun projet (ex : solution bureautique, matériel de bureau) ? Êtes-vous attentive à déceler les besoins ou problèmes dans votre équipe ? Proposez-vous des solutions aux différents problèmes à votre manager ? Cherchez-vous des solutions souples et adaptables, tout en respectant les normes professionnelles et organisationnelles ? Préparez-vous soigneusement largumentation des solutions que vous proposez ? Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de léquipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultats ? Participez-vous à lélaboration des budgets et / ou tableaux de bord de votre service ? Jouez-vous un rôle actif dans lexploitation des budgets et / ou tableaux de bord du service (première analyse de résultats et décarts et alerte en cas de dérive) ? En cas de dérive par rapport à lobjectif, vous est-il arrivé de suggérer des actions correctives à votre manager ? 47% 35% 48% 60% 77% 83% 86% 88% 56% 64% 53% 65% 52% 40% 23% 17% 14% 12% 44% 36% 26%74% 37%63% Assurez-vous le suivi des plans daction de votre manager ? Participez-vous aux réunions stratégiques auxquelles participe votre manager ? 88% des assistantes se déclarent attentives à déceler les besoins ou problèmes de leur équipe et 86% proposent des solutions à leur manager. Elles argumentent leurs propositions dans 77% des cas. Si près des deux-tiers estiment avoir un rôle dappui et de conseil vis-à-vis de leur manager, elles ne sont cependant quun quart à participer aux réunions stratégiques. OuiNon Les secrétaires/assistantes non spécialisées sont beaucoup moins partie prenante dans les activités liées à laide à la décision, telles que la recherche de solutions, le rôle de conseil, lélaboration de tableaux de bord,…

11 Relations Assistantes/Managers - Cegos Organisation de laction 56% 74% 85% 91% 94% 74% 72% 15% 44% 26% 15% 9% 6% 26% 28% 85% Préparez-vous les dossiers nécessaires aux réunions quorganise votre manager (pas seulement les photocopies) ? Cherchez-vous systématiquement à optimiser les coûts lors de lorganisation des déplacements et manifestations ? Faites-vous face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus ? Vous est-il aisé de changer rapidement votre façon de faire, vos priorités face à limprévu ou face à de nouvelles demandes de votre manager ? Recherchez-vous les occasions de changement visant à améliorer les processus de travail ou les systèmes ? Vous est-il arrivé de participer à lélaboration et à la mise en œuvre de processus administratifs dans votre service ou dans votre entreprise ? Participez-vous à la coordination des activités des membres de votre service ? Apportez-vous une assistance à votre manager et à léquipe dans lutilisation des outils bureautiques ou de linformation et de la communication ? OuiNon Toutes les catégories de secrétaires/assistantes mettent en premier rang leur capacité à faire face avec souplesse et méthode aux urgences et imprévus (94%). Les secrétaires/assistantes non spécialisées préparent moins souvent les dossiers nécessaires aux réunions quorganise leur manager) ? 54% contre 72% pour lensemble des secrétaires/assistantes et elles participent moins à la coordination des activités des membres de leur service (46% contre 56%). Quand aux secrétaires/assistantes spécialisées, elles cherchent moins systématiquement à optimiser les coûts lors de lorganisation des déplacements et manifestations 59% contre 74% pour lensemble.

12 Relations Assistantes/Managers - Cegos Moyennes des écarts par thème selon le poste occupé 75% 51% 53% 74% 73% 58% 57% 78% 81% 60% 77% SOUTIEN A LA COMMUNICATION SOUTIEN A L'INFORMATION AIDE A LA DECISION ORGANISATION DE L'ACTION Secrétaire ou Assistante Secrétaire/Assist. spécialisée Secrétaire/Assist. direction

13 Relations Assistantes/Managers - Cegos Conclusion Dans lensemble, les compétences des secrétaires/assistantes les plus sollicitées sont encore très liées à des activités de soutien au manager. Elles sont encore globalement peu associées à des aspects « plus stratégiques » Si le cœur de métier est globalement le même, certains activités sont plus marquées selon le poste occupé. Les secrétaires/assistantes de direction et les assistantes non spécialisées sont plus orientées support au manager, avec des tâches à plus forte valeur ajoutée pour les secrétaires/assistantes de direction, telles que lanimation de réunions ou de groupes de travail. Les secrétaires/assistantes spécialisées sont quant à elles davantage orientées métier, telles que lillustrent les réponses suivantes : « Former un binôme avec le manager » (59% contre 56% pour lensemble) « Connaissez-vous les besoins de votre manager » (89%/85%) « Avez-vous le réflexe de rendre compte » (89%/85%) « Avez-vous une idée précise des grands enjeux et dossiers du moment pour votre manager » (78%/76%) « Contribuez-vous à la discussion, avec les membres de léquipe, des problèmes ou des enjeux qui pourraient avoir une incidence sur les résultat » (70%/60%)


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