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Séminaire De Démarrage IFAD Loan RW-613 Projet pour la Promotion des Petites et Micro-Entreprises Rurales – Phase II zHistorique de l UNOPS zLAccord de.

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1 Séminaire De Démarrage IFAD Loan RW-613 Projet pour la Promotion des Petites et Micro-Entreprises Rurales – Phase II zHistorique de l UNOPS zLAccord de prêt zDates Importantes zCompte Spécial zCaisse davance z Montant autorisé z Procédures de Déboursement z Rapports financier & audit z Modalités Pratiques z Passation des Marchés

2 Historique De lUNOPS zJusquen 1995 lUNOPS était une unité du PNUD: le bureau dappui aux projets. zAu 1er Janvier 1995, lUNOPS est devenu une entité indépendante, financée par les services rendus au sein des nations Unies. zLUNOPS est linstitution coopérante pour 65% des projets du FIDA. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 2

3 Rôle De lUNOPS dans Le Cadre du FIDA zSupervision de ProjetszAdministration de prêts Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 3

4 Le Cycle du projet Fida Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 4

5 Le Prêt zEst destiné à la réalisation du projet. zEst approuvé pour réaliser les activités et composantes spécifiés dans laccord de prêt. zNe peut être utilisé pour dautres buts. que ceux spécifiés. zArgent public devant être utilisé selon les règles de la comptabilité publique. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 5

6 Laccord de prêt z Article 1: champ dapplication z Article 2: le prêt z Article 3: le projet z Article 4:rapports dexécution et informations z Article 5: rapports financiers et informations z Article 6: moyens de recours du fonds z Article 7: entrée en vigueur z Article 8: divers Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 6

7 zAnnexe 1: Description du projet zAnnexe 2: Affectation et retrait des fonds du prêt zAnnexe 3 : Exécution du projet zAnnexe 3A :Engagements complémentaires de lEmprunteur zAnnexe 4 :Passation des marchés Laccord de Prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 7

8 Administration du Prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 8

9 z Attestations pouvoirs signataires pour demandes de retrait z Procédures de décaissement z Compte Spécial z Relevé Certifié de Dépenses z Retraits des Fonds du Prêt (affectations, conditions, demandes) z Date de Clôture du Prêt z Passation de marchés concernant les biens et services z Révision des documents par l UNOPS z Appel à des services de consultants z Revues du Projet, évaluations périodiques, établissement des rapports z Rapports des Etats de dépenses et de vérification des comptes Lettre à lemprunteur (table des matières) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 9

10 ACCORD DE PRET entre la République du Rwanda - lEmprunteur et le Fonds International pour le Développement Agricole (FIDA) Daté du 3 novembre 2003 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 10

11 Article 1: Provisions Générales zConditions Générales; Définitions; Institution Coopérante Article II: le prêt Article III: le projet zExécution du Projet zPhases du projet et dates de clôture Laccord De Prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 11

12 zArticle IV: Rapports dexécution et information zArticle V: Rapports financiers et information zArticle VI: Moyens de recours du Fonds zArticle VII: Entrée en vigueur zArticle VIII: Divers; Représentants; Adresses Laccord De Prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 12

13 Article II - Le Prêt Le Fonds accorde à lEmprunteur un prêt de zMontant = $EU ( DTS) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 13

14 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 14 FINANCEMENT DU PROJET GOUVERNEMENT$EU FIDA$EU TOTAL$EU La participation des BENEFICIAIRES, bien que très importante, na pas été incorporée dans les calculs du document du projet mais sera régulièrement rapportée dans la comptabilité du projet à des fins dévaluation.

15 Article III - Exécution du Prêt Conditions: Section 3.03 zUn compte spécial zDans une banque acceptable par le FIDA Section 3.04 zRetrait du compte de prêts - seulement pour les dépenses éligibles relatives aux biens, travaux et services pour le projet. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 15

16 Dates importantes Prêt FIDA No. 613-RW zSignature de lAccord de Prêt: 03/11/2003 zDate effective: //2003 zDate dachèvement: //2010 zDate de clôture: //2011 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 16

17 Compte Spécial Article 2 - Section 2.03 de laccord de prêt zCompte ouvert et géré auprès dune banque du Rwanda acceptable par le FIDA. zCompte est dans la devise spécifiée dans lAccord de Prêt, en général Dollars E.U. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 17

18 Le Compte Spécial Objet: Financer les dépenses éligibles pour les catégories définies dans lAnnexe II de laccord de prêt. Procédure: zBanque Nationale du Rwanda zPersonnes Autorisées à gérer le compte spécial. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 18

19 DEPOT INITIAL z Avance de déboursement demandée par lEmprunteur z Les pièces justificatives ne sont pas requises Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 19

20 MONTANT AUTORISE Peut être utilisé dans une demande jusquà un niveau total de USD Un premier versement de USD sera effectué dès que le projet est déclaré effectif. Les dépôts successifs jusquà hauteur du reliquat de USD seront effectués sur requête dûment motivée de lEmprunteur et approuvée par lUNOPS et le FIDA, dès lors quun certain montant de dépenses aura été effectué. Une fois que le montant des décaissements aura atteint DTS , un deuxième versement de USD pourra être effectué. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 20

21 Montant autorisé (suite) Les conditions: une copie de laccord entre lEmprunteur et la banque hébergeant le compte spécial. zConfirmant la mise en place du compte spécial et le numéro du compte. zProcédures agréées pour lopération du compte. zUne liste des personnes (noms et fonctions) autorisées pour la signature du compte spécial. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 21

22 Procédures de Recouvrement zJustification de lavance/montant autorisé faite au compte spécial débutera quand: le solde disponible dans le compte du prêt moins les engagements non honorés = 2x le total du montant autorisé. zTout fonds restants dans le compte spécial à la date de clôture du prêt, sont reversés au FIDA, sur conseil de lUNOPS dans la devise utilisée par le FIDA pour les retraits du compte de prêt. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 22

23 PROCEDURES DE DEBOURSEMENT Retraits des fonds du prêt Annexe 2 de la Lettre à lEmprunteur Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 23

24 Procédures de Décaissement Retraits des Fonds du Prêt z Remboursement et Réapprovisionnement du Compte Spécial z (Annexe 2.1) z Paiement direct z (Annexe 2.5.C) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 24

25 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 25

26 Remboursement Annexe 2A zUne dépense préfinancée par le Gouvernement ou dautres sources. zLes demandes de remboursement doivent être présentées dans les 30 jours de la date de paiement, et en tout cas, pas plus tard que dans les 3 mois. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 26

27 Réapprovisionnement Annexe 2D zDépenses financées par le compte spécial zLes DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial doivent être en Dollars des E.U. zElles doivent être préparées lorsque les dépenses sont au moins égales à 20% du montant autorisé, soit : $EU Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 27

28 Réapprovisionnement Taux de change Pour retrouver le montant exact en Dollars retiré du compte spécial: zle taux du jour doit être utilisé (taux historique) au moment du transfert en Dollar au compte dopération du projet (en monnaie locale). zET NON PAS le taux du jour de la préparation de la DRF. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 28

29 Réapprovisionnement Solde du Compte Spécial z+ DRF déjà soumis mais pas encore payé z+ Le montant estimé en $EU, équivalant aux dépenses qui nont pas encore été réclamées pour remboursment. z= Ce solde doit toujours être égal au montant autorisé, soit $EU Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 29

30 Réapprovisionnement La DRF doit être supportée par lextrait bancaire du Compte Spécial issu à la fin du mois considéré, notamment: zsolde en début du mois considéré zle montant de chaque transaction effectuée pendant la période considérée, et la monnaie. zla date de paiement zle taux de change utilisé zle(s) dépôt(s) au compte spécial effectué(s) par le FIDA pendant la période considérée zla fin de la période considérée. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 30

31 Paiement Direct Pièce 2B FIDA à une tierce personne Le projet (UCP) instruit le FIDA deffectuer un paiement direct au fournisseur de biens/services, entrepreneur, consultant ou toute autre tierce personne. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 31

32 Paiement Direct Pièce 2B zExige un minimum équivalent à $EU pour chaque paiement direct. zPour le paiement inférieur à $EU, le projet doit utiliser le fonds du Compte Spécial en considérant que chaque DRF pour lapprovisionnement du Compte Spécial doit être à au moins égale à $EU (20% du montant autorisé). zLes pièces justificatives doivent montrer lévidence du montant réclamé. zles avances de paiement, les paiement en cours sur un contrat ou lordre dachat. zLes instructions de paiement doivent être claires. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 32

33 RAPPORT et AUDIT FINANCIER Article 1 Section 1.02 (vii) Année Fiscale Du 1er Janvier au 31 Décembre Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 33

34 Rapports et Etats Financiers ydoivent être présentés à lUNOPS et au FIDA pas plus tard que 3 mois après la fin de lannée fiscale, soit le 31 Mars de chaque année. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 34

35 Rapport dAudit Section 5.02 de lAccord de prêt Section 9.03 des Conditions Générales du FIDA La copie certifié du rapport daudit ydoit être présentée moins de 6 moins après la fin de lannée fiscale, soit avant le 30 Juin de lannée suivante. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 35

36 Audit Lauditeur général qui audite les comptes du projet, Examine: zSi les systèmes et pratiques comptables (Procédures Administrative et Comptables) de lEmprunteur sont appropriés. zLa capacité de lEmprunteur à tenir une comptabilité saine et transparente. zLes documents justificatifs des dépenses (factures, contrats, ordre de paiement etc.). Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 36

37 Audit Doit donner: zUne opinion indépendante sur la validité des déclarations des dépenses zUne analyse personnel sur lutilisation des fonds du Compte Spécial. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 37

38 Rapport de fin de projet Après la fin du projet: Le rapport doit examiner: zLe processus de réalisation du projet zLes résultats finaux Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 38

39 Procédures techniques Annexe 2A zFormulaire 100 zRésumé des demandes de retrait des fonds - Formulaire SS1 zDéclaration des dépenses - Formulaires SOE or SS2 Annexe 3C zRegistre des Contrats - RdC Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 39

40 Formulaire 100 A utiliser pour toutes DRF Ce quil faut signaler: zNuméro séquentiel zRemplir toute les sections zLes sections 5 & 6 ne sont pas requises pour la déclaration des dépenses zLa section 7 doit toujours être rempli zLes instructions de paiement doivent refléter les noms et adresses complets de la Banque et le numéro du Compte du Bénéficiaire. (Section 8 à 11) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 40

41 DEMANDE DE DÉCAISSEMENT 1. No DU PROJET DE UNOPS: 2. No DU PRÊT: 3. No DE LA DEMANDE: Destinataire :M. le Chargé de Projet 4.Veuillez payer Formulaire 100 (Signature/s du/des représentant/s agréé/s (Date)Nom(s) et titre(s) du(des) représentant(s)agréé(s) en caractères d'imprimerie Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 41

42 ETAT DE RAPPROCHEMENT BANCAIRE Etat de la caisse d Avance 1.Montant avancé par le FIDA 2.Moins montant total recouvré par le FIDA 3.= en cours actuel de lavance au compte spécial Solde des comptes + montant des dépenses admissibles justifiées dans la demande jointe + montant déjà demandés mais pas encore crédités à la date du relevé bancaire : EGALE MONTANT TOTAL DE LAVANCE JUSTIFIEE. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 42

43 Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1 Pour les dépenses non éligibles sous le SOE. Note: zLes justificatifs doivent être impérativement attachés. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 43

44 Résumé de la demande de retrait des fonds - SS1 Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 44

45 SS2 = SOE Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 45

46 Déclaration des dépenses - SS2 = SOE zPour les contrats ou dépenses sur lesquels les pièces justificatives ne sont pas requises zUtiliser un formulaire par catégorie zListe de dépense individuelle zPériode considérée. zPaiement sous la colonne 6 doit correspondre à la période considérée zLes pièces justificatives ne sont pas requises Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 46

47 Déclaration des dépenses zLe formulaire SS2 doit être dûment rempli, certifié et certifié par: zle Chargé de finance du projet zle Gestionnaire du projet zlAutorité désignée représentant lEmprunteur. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 47

48 Registre des contrats - RdC z Liste des contrats conclus au cours du mois considéré z Procédure de rapport mensuel z Une copie doit être adressé à lUNOPS. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 48

49 Registre des contrats - RdC Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 49

50 Acquisition des biens et des services Annexe 4 - LAccord de Prêt Attachement 3A - Lettre à lEmprunteur Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 50

51 PROCEDURES DE PASSATION DES MARCHES Identification Budgetisation Specification Appel doffre Depouillement Negociation Contractualisation Realisation Paiement Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 51

52 Acquisition des biens et des services zAnnexe 4 de lAccord de Prêt zAppel doffre local yMarchés des travaux de Génie Civil yMarchés offert suite à un appel doffres annoncés localement. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 52

53 Acquisition des biens et des services Annexe 4 Achat local zContrats pour lacquisition des véhicules et équipements zLes documents relatifs aux offres doivent être soumis à lUNOPS. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 53

54 Acquisition des biens et des services Annexe 4 1) Notification de lAppel doffres aux fournisseurs potentiels. zCapacité dexécution zExpérience et performance zcapacité en terme de qualification du personnel, équipement et atelier zSolvabilité financière. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 54

55 Acquisition des biens et des services Annexe 4 2) Appel doffres à travers les média locaux pour Achat local. Evaluation et comparaison doffres, zRecommandations pour loctroi des contrats, 2 copies certifiées du contrat doivent être envoyé rapidement à lUNOPS après sa signature et avant la soumission de la 1ère DRF. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 55

56 Les procédures dacquisition du FIDA (Annexe 4) exigent les documents suivants: zProjet dappel doffres à soumettre aux médias zExplication des procédures dannonce des biens à acquérir zFormulaire de présentation des offres z Modèle de contrat z Rapport dévaluation des offres comprenant lévaluation technique et financière des offres et la composition de ce comité. z Lettre doctroi du contrat. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 56

57 Demande de Retrait des fonds zDRF yA lUNOPS : copie à UNOPS Nairobi et original à UNOPS Rome. yAu FIDA : copie sans pièces justificatives zDate de clôture du prêt Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 57

58 Responsabilité du gestionnaire du projet zTenir une gestion séparée de toutes les ressources identifiées et financées en dehors du prêt zEnregistrement des décaissements - Système de suivi zExaminer et approuver tous les documents justificatifs Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 58

59 Demande de Retrait des fonds Le formulaire de paiement du FIDA comprend: zNuméro de la DRF zValeur à la date de paiement zEquivalent en Dollars Américain zEquivalent en DTS zCatégories affectées 6 semaines de délai maximum. Adresse complète pour la liste du FIDA. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 59

60 Demande de Retrait des fonds zLes demandes de renseignement sur le statuts et le montant du paiement doivent être adressés au FIDA, Section des prêts, avec copie à lUNOPS. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 60

61 Cheminement de décaissement zProjet : Prépare la DRF zUNOPS Nairobi: Revoit la DRF zUNOPS Rome: Approuve DRF et envoie linstruction de paiement au FIDA. zFIDA: Procède au Paiement Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 61

62 Engagement Spécial Attachement 2C Formulaires: 201, 202, 203 Utilisés pour les biens importés en faveur du projet sous la facilité de la lettre de crédit. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 62

63 Engagement Spécial zLEmprunteur ouvre une Lettre de Crédit dans une banque commerciale. zLa Lettre de Crédit est supportée par lordre dachat ou le contrat signé. zUne fois la lettre ouverte, lEmprunteur demande à lUNOPS, agissant au nom du FIDA, de communiquer à la Banque Commerciale située dans le pays du fournisseur (dénomé Banque négociatrice) son engagement spécial par lequel il sengage à rembourser à la Banque négociatrice les paiements effectués ou devant être effectués. zAprès approbation, lUNOPS, au nom du FIDA, communique à la Banque négociatrice la Lettre Spéciale dengagement (Formulaire 202) ainsi que la Lettre de Crédit proposé. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 63

64 Engagement Spécial zUne fois que la Banque négociatrice reçoit la lettre dengagement de lUNOPS, la Lettre de Crédit devient opérationnelle. zQuand les conditions de la LC sont remplies, la Banque négociatrice envoie une demande de remboursement (Formulaire 203) à lUNOPS. zSi la demande de la Banque Négociatrice est établie suivant les normes exigés, lUNOPS envoie lordre de paiement au FIDA. Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 64

65 ANNEXE 2 de lAccord de Prêt 613-RW du FIDA INSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 65

66 ANNEXE 2 de lAccord de Prêt 613-RW du FIDA INSTRUCTION POUR LES RETRAITS DE FONDS (Suite) Janvier 2004 UNOPS ROME & NAIROBI – Séminaire de Démarrage PPPMER II 66


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