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1 ADMINISTRATION DES PRÊTS Dec 2010. 2 Table des matières 1.Principes et cadre de ladministration des prêts ……3 – 12 2.Lettre à lemprunteur/ Manuel de.

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1 1 ADMINISTRATION DES PRÊTS Dec 2010

2 2 Table des matières 1.Principes et cadre de ladministration des prêts ……3 – 12 2.Lettre à lemprunteur/ Manuel de décaissement ……..….……13 – 17 3.Procédures de décaissement…………………………………………18 – 32 4.Demandes de Retrait de Fonds………………………………….…..33 – 46 5.Conversions monétaires – 52 6.Clôture du prêt et du projet ……………………….……......……….53 – 62

3 3 Principes et cadre de ladministration des prêts

4 4 Principes fondamentaux de ladministration des prêts Dépenses éligibles uniquement: le produit du financement doit être utilisé uniquement aux fins pour lesquelles le financement a été accordé Veiller soigneusement à léconomie, à lefficacité et à léquité sociale Une dépense est éligible quand elle est encourue: les paiements davances autres que les avances contractuelles, effectués par le projet ne sont pas éligibles Premier retrait: Le premier retrait du compte de prêt/don na normalement lieu que lorsque le financement est entré en vigueur et que les conditions de décaissement ont été remplies Demande écrite: Lemprunteur ne peut solliciter un retrait que par demande écrite présentée dans des formes spécifiées et accompagnée des pièces justificatives pertinentes

5 5 Principes fondamentaux de ladministration des prêts Dépenses éligibles: les conditions suivantes doivent être remplies: Encourue par une partie au projet Au cours de la période dexécution du projet Coût raisonnable des biens et services acquis Conformément aux procédures de passation des marchés stipulées à lannexe 4 de lAF/LE Conformément au PTBA approuvé Conformément aux pourcentages indiqués à lannexe 2 de lAF/LE pour les catégories autorisées Non interdites par le CS des Nations Unies aux termes du Chapitre VII de la Charte des Nations Unies Non entachées de pratiques coercitives, collusoires, frauduleuses ou corruptrices Conformément aux documents de laccord de financement Financement rétroactif: Si le financement rétroactif est expressément prévu à lannexe 2 de lAF, les dépenses admissibles effectuées aux fins du projet avant lentrée en vigueur du financement peuvent être remboursées sur le compte de prêt après lentrée en vigueur Lettre à lemprunteur/ Manuel de décaissement: Envoyé par le FIDA au représentant autorisé de lemprunteur, énonçant les dispositions importantes du financement, ainsi que les procédures et les directives concernant les décaissements

6 6 Principes de base de ladministration des prêts Processus de décaissement du FIDA: À la réception de la demande de retrait de fonds(DRF), les mesures suivantes sont prises: La Division gestion des programmes (PMD) vérifie que la DRF contient toutes les informations voulues et porte sur des dépenses éligibles PMD approuve la DRF, donne les instructions de paiement et transmet à la Section prêts et dons de la Division des finances (CFS) CFS peut procéder à une vérification indépendante de la DRF et envoie lordre de paiement à la Division de la trésorerie qui exécute le paiement CFS adresse un avis de débit à lemprunteur et aux agents dexécution et produit des états de facturation toutes les quinzaines Non approbation de la DRF: le FIDA informe lemprunteur des raisons qui ont motivé le rejet de la demande et suggère les mesures correctives à prendre

7 7 Document juridiques et de projet du FIDA Documents du projet Rapport de conception Accord de financement Conditions générales PV des Négotiations de prêt Amendement à laccord de financement Lettre à lemprunteur (LAE) Documents généraux du FIDA Administration des prêts et dons Manuel opérationnel Manuel de décaissement des prêts Directives concernant la passation des marchés Directives concernant laudit

8 8 Accord de financement Annexe 2 – Affectation et retrait des fonds du financement Numéro de la catégorie et description Montant du prêt affecté à chaque catégorie % des dépenses à financer Definition des termes Montant minimal des retraits Seuils applicables aux relevés de dépenses (RD) Financement rétroactif Conditions du premier décaissement au titre du prêt/ catégorie/ composante

9 9 Financement du FIDA Libellé en droits de tirage spéciaux (DTS) Demandes de retrait de fonds établies dans différentes monnaies Décaissement converti en DTS et déduit du montant du financement Dates clés du financement Date dapprobation par le Conseil Date de laccord de financement Date deffet/dentrée en vigueur Date dachèvement du projet Date de clôture du prêt

10 10 Accord de financement de projet (Nouvelle version) DATE DENTRÉE EN VIGUEUR (Article VII) Date de laccord de financement + en général jours DATE DACHÈVEMENT DU PROJET (Article I) X anniversaire de la date deffet PÉRIODE DE LIQUIDATION DU PROJET De la date dachèvement du projet à la date de clôture du prêt DATE DE CLÔTURE DU PRÊT (Article I) Date dachèvement du projet + 6 mois

11 11 Premier décaissement - conditions Le financement est déclaré effectif/ en vigueur Preuve de louverture du compte désigné (CD) Lettre spécifiant les signataires autorisés des DR reçue Signataires autorisés à gérer le CD et spécimen des signatures reçus Condition(s) de décaissement remplie(s) PTBA et Plan de passation des marchés approuvés Demande de retrait de fonds en règle (voir fiche de contrôle)

12 12 Emprunteur FIDA Division Afrique de lEst et australe, y compris lunité régionale dadministration des prêts de Nairobi et le Chargé de programme pays Unité des prêts (Division de services financiers) Trésorerie Circuits bancaires internationaux Parties concernées

13 13 Lettre à lemprunteur/ Manuel de décaissement

14 14 Lettre à lemprunteur/ Manuel de décaissement Directives opérationnelles relatives au décaissement des fonds du prêt/don pour lacquisition (marchés) de biens, travaux et services de consultants, détail des exigences en matière de rapports financiers et daudit Expliqué à lagent dexécution lors de la mission de démarrage Pour les nouveaux projets, sous réserve des Conditions générales révisées, le manuel de décaissement est annexé à la lettre à lemprunteur révisée Comprend les formulaires prescrits à utiliser par lagent dexécution pour le retrait des fonds du prêt/don Lettre à lemprunteur/ Manuel de décaissement...

15 15.. Explique les sujets suivants: Conditions de décaissement (Ouverture des comptes désignés, nomination des fonctionnaires authorisés à gérer les CD et à signer les DRF, etc) Procédures de décaissement Comptes désignés Instructions de retrait Plan de travail et budget annuels et plan de passation des marchés Affectation des fonds du financement Marchés de biens, travaux et services de consultants, y compris les méthodes Examen par le FIDA des décisions relatives à la passation des marchés Examens et évaluations périodiques du Programme Rapports et audits financiers Achèvement du projet/ clôture du financement Amendements Lettre à lemprunteur/Manuel de décaissement

16 16 Manuel de décaissement – sujets Principes fondamentaux et administration des financements Instructions de retrait Procédures de décaissement Relevés de dépenses Registre des contrats/ suivi des contrats

17 17 1.Modèle de lettre dattestation du pouvoir de signer les DRF 2.Instructions pour remplir les formulaires 3.Les divers formulaires à utiliser pour 4 procédures de décaissement Avance/dépôt initial/Réapprovisionnement du Compte désigné/spécial Procédure de paiement direct Procédure dengagement spécial Procédure de remboursement 4.RD - Etablissement et éligibilité 5.Fiche de contrôle projets– Formulaire et instructions pour remplir le formulaire 6.Registre des contrats 7.Situation des états financiers et rapport daudit Manuel de décaissement– Pièces jointes

18 18 Procédures de décaissement

19 19 Procédures de décaissement Paiement direct procédure 2 Retrait des fonds du prêt (Expliqué dans la Lettre à lemprunteur) Compte spécial Procédure 1 Engagement spécial Procédure 3 Remboursement Procédure 4 Procédures de décaissement

20 20 Mécanisme prévu dans laccord de financement pour loctroi davances sur le financement du FIDA Dépôt initial/avance – versé en USD ou dans une autre monnaie librement convertible Les demandes de réapprovisionnement doivent être présentées régulièrement au moyen des formulaires spécifiés – habituellement tous les trimestres (voir fiiche de contrôle) Compte spécial/ désigné (Procédure I)

21 21 Compte désigné/spécial Les dispositions relatives au compte désigné/spécial se trouvent à lArticle II/ Section B de laccord de financement et à la Section 4.08 des Conditions générales LArticle II/Section B spécifie la banque où le compte désigné/spécial doit être ouvert ainsi que le montant et la monnaie de lallocation/avance autorisée, le mode de paiement (cest-à-dire le montant total ou les tranches) et les personnes désignées ou le bureau autorisé à gérer le compte spécial LArticle IV traite du compte de prêt et des décaissements – décaissements des comptes de prêt ou de don, engagements spéciaux, DRFs, transferts, affectation et réaffectation des fonds du financement, dates de valeur des retraits, dépenses éligibles et remboursement des retraits Le fonctionnement du compte spécial comporte 3 étapes au cours de la vie du projet : 1.Paiement de lallocation autorisée ou du dépôt initial 2.Réapprovisionnement du compte spécial 3.Recouvrement de lallocation autorisée Généralités

22 22 Compte spécial Revoir le libellé des conditions de décaissement à lannexe 2 de laccord de financemenr//LE Sassurer de la réception de la preuve de louverture du CS/CD et de la lettre indiquant les personnes autorisées à gérer le compte Vérifier si louverture du CS est une condition dentrée en vigueur Après le paiement du FIDA, émettre la lettre du CS Laccord de financement peut prévoir le versement de lallocation/avance autorisée en 2 ou plusieurs tranches Au cours de lexécution du projet, lallocation autorisée peut être majorée par le biais dun amendement à laccord de financement Paiement de lallocation autorisée (dépôt initial)/avance

23 23 Compte spécial Taux de change utilisé Fréquence de présentation des DRF Présentation des pièces justificatives voulues Utilisation correcte des feuilles récapitulatives Réapprovisionnement au cours de la période de recouvrement du depôt initial– doit être égal au solde restant après avoir appliqué le pourcentage convenu pour justifier le depôt initial Examiner attentivement les DRF pour déterminer les dépenses éligibles au titre des RD et celles qui nécessitent des pièces justificatives Habituellement au moins 20% de lallocation autorisée Réapprovisionnement du compte désigné/spécial Vérifier les points suivants

24 24 Compte spécial Calendrier de recouvrement: surveiller les 2 points de déclenchement, le premier à se produire étant retenu Pourcentage du recouvrement: à confirmer par le CPP Le taux de change à utiliser est le taux historique à la date de valeur du versement du dépôt initial Sassurer du contrôle du recouvrement du dépôt initial/ avance sur le CS/CD et rapprochement des soldes non justifiés avec le LGS Au début du recouvrement – émission de la lettre de recouvrement CS/CD Montant à rembourser au FIDA Solde non justifié selon les livres du FIDA; non le solde bancaire Le solde non justifié doit être rapproché avec le LGS Lorsque le dépôt initial est pleinement justifié, tout solde en banque appartient à lemprunteur et ne doit pas être remboursé au FIDA; tous les réapprovisionnements futurs seront traités comme des remboursements au gouvernement Le compte de prêt ne peut pas être clôturé par le FIDA si lallocation autorisée/ lavance nest pas pleinement justifée ou si la partie non justifiée nest pas remboursée au FIDA Recouvrement de lallocation autorisée (dépôt initial)/avance

25 25 Compte spécial/ État de dépenses Compte désigné/spécial Relevés de dépenses Concerne le financement Léligibilité sapplique à toutes les catégories Présentation du formulaire prescrit au lieu des pièces justificatives requises Léligibilité est limitée aux dépenses couvertes par laccord de financement ou prescrites par le FIDA

26 26 Rapprochement du compte désigné/spécial À présenter avec chaque DRF pour réapprovisionnement Montre la situation à la fin de la période couverte par la DRF Doit indiquer tous les soldes bancaires justifiés par des extraits bancaires conformément au formulaire de rapprochement du compte désigné/spécial.. Chaque ligne du formulaire de rapprochement du CS/CD doit être remplie conformément aux Notes & Instructions ci- jointes

27 27 Le projet donne instruction au FIDA de payer directement un fournisseur, une entreprise ou un consultant, ou toute autre tierce partie Au minimum léquivalent de USD environ pour chaque paiement direct Pour les paiements dun montant inférieur à USD environ, le projet doit utiliser les fonds du compte désigné Les pièces justificatives doivent indiquer: Les montants dus (facture, décompte ou note de demande de paiement) Paiement initial ou avance, paiements en tranches au titre de contrats (tel quenregistré sur le formulaire de suivi des contrats), certificat davancement et facture/ bon de commande Note: les instructions de paiement données dans les DR doivent être claires et complètes Paiement direct (Procédure II)

28 28 Le projet émet une LC et envoie la DRF au FIDA avec copie de la LC et du contrat (Formulaire 301) Le FIDA envoie la lettre dES à la banque du fournisseur en garantie du paiement (Formulaire 302) La banque envoie la demande de paiement au FIDA quand les conditions de la LC sont remplies (Formulaire 303) Étapes / Processus Engagement spécial (Procédure III) Procédure de décaissement pour le paiement de biens dont le mode de paiement est une lettre de crédit

29 29 Procédure dengagement spécial Une demande de retrait spécial (Formulaire 301) est présentée par le projet quand le mode de règlement convenu pour lachat de biens est la lettre de crédit (LC) Cette DRF est traitée et vérifiée au moyen de la fiche de contrôle 3 concernant lengagement spécial Après traitement par le CPP, la fiche de contrôle certifiée est transmise au Bureau de Nairobi Généralités

30 30 Sur la base de la fiche de contrôle certifiée, le Bureau de Nairobi prépare un projet de lettre dengagement spécial (LES), en utilisant le formulaire 302 et lenvoie pour signature à la Division des finances, accompagnée de la fiche de contrôle. Le contenu détaillé de la LC est dûment reproduit dans la LES. La LES finale, signée par le Contrôleur est envoyée à la banque négociatrice (destinataire de la LES) avec le formulaire 303 en pièce jointe La valeur de lengagement spécial (le montant demandé dans le formulaire 301 de DRF) est converti en DTS au taux de change du FMI en vigueur à la date de la préparation, une petite marge étant ajoutée pour couvrir les fluctuations futures du taux de change Les LES émises pour chaque prêt/don portent un numéro dordre La fiche de contrôle sert à vérifier les étapes de la préparation et de lémission de la LES Émission de la lettre dengagement spécial Procédure dengagement spécial

31 31 Une fois que les conditions de la LC sont réunies, la banque négociatrice envoie la demande de remboursement via SWIFT ou une demande écrite de paiement à la Trésorerie du FIDA (Formulaire 303) La Trésorerie envoie le message SWIFT de la Banque négociatrice au Bureau de Nairobi Une fois achevé le processus de vérification, lordre de paiement (OP) en faveur de la banque négociatrice est préparé sur le formulaire prescrit pour le paiement des engagements spéciaux Le paiement autorisé dans lOP est enregistré dans le récapitulatif de paiement des engagements spéciaux, citant le numéro de la DRF et le numéro de référence de la LC Instructions de paiement relatives aux engagements spéciaux Procédure dengagement spécial

32 32 Dépense préfinancée par le gouvernement ou par dautres sources Remboursée par le FIDA dans la monnaie de la dépense Les demandes de remboursement doivent être présentées dans un délai de trois mois à compter de la date du paiement Remboursement (Procédure IV)

33 33 Demandes de retrait de fonds

34 34 Formulaires de demande de retrait Feuilles récapitulatives des demandes Formulaire de relevé de dépenses. Registre des contrat Etat de rapprochement du compte désigné/spécial Fiche de contrôle des DRF du projet Fiche de contrôle du FIDA Formulaires

35 35 Formulaires de DR Numéro dordre quelle que soit la procédure de décaissement utilisée Toutes les sections doivent être remplies Les instructions de paiement doivent mentionner le nom complet et ladresse de la banque ainsi que le numéro de compte du bénéficiaire, y compris le cas échéant la banque correspondante Demande de retrait– Formulaire 100

36 36 Feuille récapitulative de demande Formulaire 101-A (CS) et 101-B (Paiement direct/ Remboursement au gouvernement) Pour le paiement direct et pour le remboursement des dépenses non éligibles au titre du RD Les pièces justificatives doivent être jointes Formulaire 102-A (SA) et 102-B (au gouvernement) Formulaire prescrit pour les dépenses éligibles au titre du RD Il nest pas nécessaire de présenter des pièces justificatives; Le RD doit être signé par le personnel désigné du projet

37 37 Pièces justificatives Le formulaire 102A ou 102B prescrit pour le RD, avec le texte de certification, dûment certifié par les 3 signataires désignés: le comptable du projet, le coordonnateur du projet et le signataire de la DR Pour les dépenses admissibles au titre du RD La fiche récapitulative 101B, accompagnée des pièces suivantes, selon le cas: Copie de la facture (ou de la lettre de demande, du décompte) certifiée pour paiement par le coordonnateur du projet Copie du contrat (pour le premier acompte) ou formulaire de suivi du contrat Copie du bon de commande Copie de la garantie bancaire, pour lavance et/ou la garantie de bonne exécution Copie du bon de livraison des biens Copie de la certificat davancement des travaux de génie civil achevés Copie du rapport du consultant, le cas échéant, pour le paiement final Pour le paiement direct à une entreprise, un fournisseur ou un consultant Note: les originauxl des documents ci-dessus étant conservés par lUGP aux fins daudit, une photocopie est acceptée comme pièce justificative

38 38 Pièces justificatives Le formulaire 102A de RD, certifié pour les dépenses éligibles La feuille récapitulative 101A avec copie des documents ci-dessus (selon le cas) plus peuve du paiement (reçu ou relevé bancaire), pour les dépenses non éligibles au titre du RD État de rapprochement du compte désigné/spécial, avec lextrait de la banque qui détient le CD/CS Pour le réapprovisionnement du compte désigné/spécial Pour les engagement spéciaux Copie de la lettre de crédit ouverte par le projet Copie du contrat Pour toutes les DR, quelle que soit la procédure de décaissement La fiche de contrôle du projet certifiée par le comptable et le coordonnateur du projet La synthese des dépenses par catégorie du montant de la DRF Copie de la non objection du CPP à lattribution des marchés de biens, travaux ou de services de consultants

39 39 Procédure de RD Le CPP envoie à lemprunteur la notification officielle de la couverture du RD Les dispositions relatives aux RD sont spécifiées dans la LE Lamendement à laccord de financement nest pas requis pour les changements de couverture/seuil des RD sauf si le seuil des RD est spécifié dans laccord de financement

40 40 État de dépenses Les dispositions de laccord de financement relatives aux RD se trouvent toujours à l annexe 2 Dispositions de laccord de financement Cas des RD, en tenant compte du fait que le seuil peut être basé sur les contrats ou sur les depenses individuelles Linterprétation de la couverture des RD telle que prévue: i) dans laccord de financement; ii) dans le procès verbal de négoCiation du prêt; ou iii) dans laccord conclu durant la mission de démarrage – en accordant une attention particulière au plafond financier (habituellement USD) Les catégories de dépenses normalement pleinement éligibles au titre des RD sont par exemple: Crédit, formation locale, salaires et indemnités locaux, dépenses de fonctionnement et travaux de génie civil en régie Points à prendre en considération

41 41 Relevé de dépenses Formulaire 102A pour le réapprovisionnement du compte désigné/spécial Formulaire 102B pour le remboursement de dépenses préfinancées Le texte de certification est exigé pour chaque formulaire de RD 3 signatures sont toujours nécessaires: comptable du projet, coordonnateur du projet et signataire de la DRF Formulaires des RD prescrits Autres points à prendre en compte Le rapport entre le plafond financier des RD et le seuil de l examen préalable à lacquisition Un système de classement approprié de lUCP permettant le traçage de laudit lors des missions de supervision Laudit des RD et une opinion séparée exprimée par un auditeur indépendant

42 42 Pour les décaissements rapides Signataires autorisés pour les DRF Instructions bancaires, y compris la banque correspondante Pièces justificatives complètes Eligibilité au titre des relevés de dépenses Procédures de passation des marchés Conditions de paiement (conditions de paiement contractuelles ) Monnaie de dépense % de financement correct Sassurer (1) Sassurer (2) Conditions de décaissement réunies (Ann. 2 de laccord de financement) Seuil de la demande de retrait de fonds: paiement direct: habituellement environ USD au minimum; Réap. CD/CS: 20% de lallocation/avance autorisée (ou plus) Utilisation correcte du taux de change Exactitude des calculs

43 43 Présentation des demandes de retrait Chaque DRF doit comprendre: Contenu de la DRF Les pièces justificatives requises Le montant de la demande de retrait de fonds Si le montant final approuvé est inférieur à celui de la DRF, lOP peut être émis et le projet est averti des rédutions opérées Si le montant final approuvé est supérieur à celui de la DRF, le projet doit être informé des constatations faites et des corrections apportées (en pratique, la DRF peut être traitée avec des montants inférieurs (non supérieurs) à ce qui est indiqué sur le formulaire 100. si le montant payable est supérieur à celui qui est indiqué sur le formulaire 100, le projet est invité à demander la différence dans la DRF suivante) Une DRF peut être autorisée pour un paiement partiel et le solde est réglé au moyen dun OP distinct Fiche de contrôle de la DRF (Formulaire 105)

44 44 Présentation des demandes de retrait Formulaire 100 de demande de retrait La préparation et lapprobation de la DR au niveau du projet est un long processus faisant intervenir le personnel du projet et les fonctionnaires compétents du Ministère concerné Le projet doit présenter le formulaire 100 prescrit, signé par le signataire désigné de la DR Une DR sans les signatures autorisées ne sera pas traitée Quand une DR nest pas signée du tout ou quand elle nest signée que par 1 de 2 signataires requis, le projet doit envoyer une nouvelle DR portant la signature ou les signatures requise(s)

45 45 Présentation des demandes de retrait Communication écrite Changement de signataires autorisés des DR – Original de la lettre signée par le représentant de lemprunteur Quant lOP a déjà été émis et que le paiement de la DR a été réglé, demande dajustement de la DR présentée par le projet– Original de la lettre signée par le coordonnateur du projet Confirmation de laugmentation du montant de la DR suite à son examen Changement de la banque où est tenu le compte spécial Changement du numéro de compte, dans la même banque, suite à des changements dans le système de la banque Confirmation de la dernière DR présentée avant la clôture du compte de projet Une communication écrite des autorités du projet est requise dans les cas suivants:

46 46 Présentation des demandes de retrait Communication par courriel Changement de la catégorie à imputer Information sur la banque correspondante ou changement de banque correspondante Toute autre information pertinente fournie par le projet concernant la demande La Communication par courriel par lautorité du projet est acceptable dans les cas suivants: Le projet doit remplir toutes les sections de la DRF

47 47 Conversions monétaires

48 48 Conversion monétaires 1.Conversion en droits de tirage spéciaux (DTS) du financement du FIDA libellé en dollars (USD) 2.Conversion des retraits du compte de prêt en DTS, sur la base des DR approuvées en différentes monnaies 3.Pour le réapprovisionnement du compte spécial, conversion des dépenses en monnaie locale débitées au compte spécial dans la devise du compte spécial, par exemple USD, EUR 4.Conversion des montants des DRF présentées comme justification de lallocation autorisée (dépôt initial) du compte spécial Utilsation des taux de change Lutilisation des taux de change en ce qui concerne les prêts du FIDA sapplique dans un des cas suivants:

49 49 Le prêt du FIDA est libellé en USD dans le Rapport de conception Lors des négociations du financement entre les représentants de lemprunteur et du FIDA, le montant en USD du prêt est converti en DTS au taux USD/DTS en vigueur à la fin du mois précédant la négociation du prêt De même, les montants alloués à chaque catégorie sont convertis en DTS en utilisant le même taux de change Le montant du financement est fixe et est indiqué dans les sections pertinentes de laccord de financement Si le projet est en partie financé par un don, appelé composante don du projet, le montant du don est aussi libellé en DTS Le cours du DTS est coté chaque jour par le Fonds Monétaire International et publié sur son site web – Conversion du prêt du FIDA en DTS Conversions monétaires

50 50 Les prêts et les composantes dons des projets sont libellés en DTS Les décaissements du compte de prêt/don sont effectués dans les monnaies dans lesquelles les dépenses devant être financées par le prêt/don ont été réglées ou sont réglables Chaque demande de retrait de fonds qui est présentée par lemprunteur est réglée dans la monnaie demandée dans la DRF et approuvée par le FIDA Le paiement effectué est converti en DTS au taux en vigueur à la date de valeur du paiement, cest-à-dire la date à laquelle le compte bancaire du FIDA est débité de léquivalent du montant du décaissement Les demandes de décaissement libellées dans des monnaies autres que lUSD, sont converties dabord en USD au taux des Nations Unies en vigueur au cours du mois du paiement et ensuite en DTS comme ci-dessus Conversion des retraits du compte de prêt/don Conversions monétaires

51 51 Lors de la préparation dune DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial/désigné, les dépenses en monnaie locale sont converties dans la devise du compte spécial, au taux en vigueur au moment du virement des fonds du compte spécial au compte opérationnel du projet afin de recouvrer la valeur effective du virement effectué Lun des outils à utiliser par le projet pour suivre les mouvements et le fonctionnement du compte spécial/ désigné est létat de rapprochement du compte spécial/désigné. Cet état est présenté avec chaque DRF pour le réapprovisionnement du compte spécial/ désigné Conversion de dépenses en monnaie locale financées par le compte spécial Conversions monétaires

52 52 2 points de déclenchement pour établir la justification du dépôt initial/avance au compte spécial/désigné; le premier chronologiquement étant retenu: a)6 mois avant la date dachèvement du projet, ou b)Quand le solde non décaissé du financement, déduction faite des engagements spéciaux en cours, est égal au double du montant de lallocation autorisée Quand lun ou lautre de ces points de déclenchement est atteint, chaque demande de réapprovisionnement du compte spécial/désigné est utilisée, en tout ou en partie, comme justification de lallocation/ avance autorisée Le taux de change utilisé pour la justification partielle ou totale est le taux historique – taux auquel lallocation/ avance autorisée a été payée Conversion des DRF utilisées comme justification (ou recouvrement) du dépôt initial/avance au compte spécial/ désigné Conversions monétaires

53 53 Clôture du prêt et du projet

54 54 Clôture du prêt et du projet Terminer lexécution de tous les contrats de services à financer par le FIDA avant la date dachèvement du projet Examen du plan de passation des marchés Vérification de lexécution physique et financière des contrats Proposition de solutions destinées à faciliter lexécution complète des travaux Annulation des contrats qui ne peuvent pas être exécutés dans les délais impartis Inventaire des immobilisations Liste des immobilisations précisant: le type, la date dacquisition, la valeur dacquisition, la valeur résiduelle, la destination recommandée ou la liquidation Conservation des dossiers et documents pendant 10 ans Création dune base de données dans le pays Sécurisation des dossiers – conserver sous clé! Rapport dachèvement du projet, enseignements tirés, évaluations et autres utilisations futures

55 55 Clôture du prêt et du projet Disposition du personnel à la date dachèvement Examen de la dotation en personnel, en prenant note des dates provisoires de fin de contrat Calcul des émoluements du personnel Vérification de la disponibilité du financement et des ressources nationaux Postes généralement maintenus jusquà la date de clôture du financement (6 mois après la date dachèvement du projet): Coordonnateur du projet Agent administratif et financier/comptable Agent de S&E Personne chargée du suivi/évaluation Secrétaire Chauffeurs et personnel de surveillance, suivant les besoins

56 56 Clôture du prêt et du projet 1 an avant la date dachèvement du projet (DAP): Le CPP informe le projet de lapproche de la DAP et rappelle les conditions dadmissibilité requises 6 mois avant la DAP: Initier le recouvrement du dépôt initial au compte spécial Déterminer le pourcentage de recouvrement Toutes les activités doivent être achevées dici la DAP À la DAP ou après: Surveiller les paiements contractuels – déterminer leur éligibilité Entre la DAP et la date de clôture du prêt (DCP)= période de liquidation: Le projet doit envoyer au CPP une lettre exposant le plan daction et les dépenses prévues Surveillance des paiements contractuels – seuls les contrats achevés à la DAP sont éligibles Seules les dépenses de liquidation sont éligibles Liquidation

57 57 Clôture du prêt et du projet Conditions dadmissibilité des dépenses Biens livrés, travaux de génie civil achevés et services rendus à la DAP ou avant Dépenses de liquidation (entre la DAP et la DCP) Salaires et indemnités du personnel clé du projet Dépenses de fonctionnement Coûts du Rapport dachèvement du projet Honoraires relatifs au rapport final daudit

58 58 Si lemprunteur a besoin dun délai supplémentaire pour présenter des DRF au titre de dépenses éligibles, il doit contacter le CPP pour loctroi dun délai de grâce Le CPP demande à lUnité des prêts de maintenir le compte de prêt ouvert pour permettre le paiement des DRF en retard Clôture du prêt Clôture du prêt et du projet

59 59 Clôture du prêt et du projet Passation de marchés durant le processus dachèvement du projet Assurer ce qui suit: Veiller attentivement à ce que tous les biens soient livrés/les travaux achevés et les services rendus dici la date dachèvement du projet : Contrôler le plan final de passation des marchés et les rapports dactivités de la dernière année du projet Prendre des mesures pour faciliter lexécution physique complète des contrats Résilier les contrats qui ne peuvent pas être exécutés dici la date dachèvement Veiller à ce que seuls les contrats exécutés avant la date dachèvement du projet soient payés Sassurer que les dossiers de passation de marchés sont complets et obtenir du projet tout document manquant Faire un rapport sur les enseignements tirés et formuler des recommandations pour les projets futurs

60 60 Clôture du prêt et du projet Recouvrement/ Justification Chaque DRF traitée/approuvée à titre de justification – partielle ou complète: Ne constitue pas un décaissement du compte de prêt Sert seulement de justification est convertie en DTS au taux historique utilisé à la date de valeur du versement du dépôt initial Tout reliquat du dépôt initial qui nest pas justifié à la date de clôture du financement est remboursé au plus tôt au FIDA dans la monnaie utilisée par le FIDA pour le retrait du compte de prêt Le montant à rembourser au FIDA est la portion non justifiée du dépôt initial – et non le solde du compte spécial dans la banque où celui-ci est tenu

61 61 Clôture du compte de prêt Conditions requises Le dépôt initial au CS est entièrement recouvré/justifié La dernière DRF est confirmée au FIDA par lautorité du projet Le projet veille à ce que toutes les dépenses éligibles soient réclamees pour paiement Le rapport final daudit a été remis Le rapport dachèvement du projet a été accepté par le FIDA Le solde non décaissé du financement est annulé par le FIDA

62 62 Merci


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