Formation métier-outil Version 1.7 7/09/07

Formation métier-outil Version 1.7 7/09/07
Immobilisations Formation métier-outil Version 1.7 7/09/07 Pour récapituler Les formateurs : Accès aux mandants de formation 410, 420, 430 (en fonction du planning : J:\DSI-BFC\TRAVAIL\Conduite du changement\plan formation 2007 fichier Planning de rafraîchissement des mandants_v2.xls) Accès par login/mot de passe via le portail. Le user 1 (__FORM1410, __FORM1420, __FORM1430) est a réserver au formateur car il dispose de droits très larges dans ECC (ZALL_CUSTOMIZING, DEVELOPPEUR, KEYUSER ...) et dans BW et des entrées de menus portail correspondant aux rôles BFC ayant le + de droits. Pas de restriction dans ECC sur le périmètre délégation. Ils ont la possibilité d’utiliser des transactions qui ne figurent pas dans le portail en tapant directement le code transaction. Accès au mandant de production pour des besoins de démo, pour montrer un cas spécifique : Connexion par certificat sur le portail de production (utilisateur de type __spol). Leur user dispose de droits très larges dans ECC (ZALL_CUSTOMIZING, DEVELOPPEUR, KEYSUSER ...) et des entrées de menus portail correspondant aux rôles BFC ayant le + de droits. Ils ont la possibilité d’utiliser des transactions qui ne figurent pas dans le portail en tapant directement le code transaction Les stagiaires Accès par login/mot de passe via le portail users 2 à 15 (__FORM2410, __FORM2420, __FORM ) Droits ECC restreint à la délégation 13. Entrées de menu portail correspondant à des gestionnaires en délégation + accès BW aux états de suivi des flux entrant et états NCBC. Cordialement, Nadia Castandet CNRS/DSI

Introduction Objectifs de cette formation
A la fin de ce cours, vous serez en mesure de : Expliquer les composants principaux du module immobilisation (AA) Décrire le flux immobilisation Créer une fiche immobilisation Affecter une subvention à une immobilisation Transférer une immobilisation ou la mettre au rebus / la céder Mettre en service une immobilisation en cours

Sommaire 0. Introduction
Les principes de la comptabilité auxiliaire immobilisation Les immobilisations dans le flux de la dépense Comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation Affectation de la subvention Ecritures de transfert Etats Immobilisations en cours Cessions d’immobilisation et mise au rebut Présentation des reprises Conclusion J1 J2

Introduction

Les principaux changements
Organisationnels déconcentration des opérations concernant les immobilisations corporelles et incorporelles Un outil « unique » pour le suivi de l’inventaire. Réglementaires cf. l ’instruction n° M9 du 23/01/06 relatives aux nouvelles règles comptables sur les actifs et les passifs

Les changements organisationnels
Déconcentration des opérations Ensemble des opérations comptables et extracomptables Acquisition Construction Affectation Dotation Transfert Cessions Mise au rebut Immobilisations en cours Constatation des Amortissements Mise en œuvre d’inventaires tournants Contrôles, audit Un outil de suivi de l’inventaire… … qui permet un état de l’actif unique quelque soit la nature du bien

Les changements réglementaires
Définition des actifs Le critère de contrôle se substitue au critère juridique. Comptabilisation Estimation du coût d’entrée redéfini Comptabilisation par composants Règles d’amortissement Notion d’utilisation déterminable Dépréciation des actifs

Le critère de contrôle Le critère de contrôle introduit par la nouvelle définition comptable de l’actif se substitue au critère de propriété Un bien peut être considéré comme contrôlé dès lors que l’établissement en Maîtrise l’utilisation, Assume les coûts, notamment d’entretien, La responsabilité en cas de dommage à autrui.

Coût d’entrée des biens
Le coût de l’immobilisation est constitué de son coût d’achat et du coût directement attribuable : Les droits de douane et taxes non récupérables Les frais de préparation de site ou de démolition préalable Les frais de livraison ou de manutention initiaux Les frais de transport, d’installation, de montage Les révisions de prix Les honoraires d’architecte, de géomètre, de conseil Les coûts de démantèlement du site La date d’entrée des biens correspond à la date de démarrage des amortissements (date de référence) : Date de service fait Date de mise en service (ou date d’admission cf. fiche pragma sur l’admission du matériel)

Comptabilisation par composants
Définition « Un composant est un élément d’une immobilisation qui a une utilisation différente ou procure des avantages économiques selon un rythme différent de celui de l’immobilisation dans son ensemble. Il doit être identifié et comptabilisé de manière séparée dès l’acquisition de l’actif. » Les éléments principaux d’immobilisation corporelles devant faire l’objet de remplacement à intervalles régulier Nécessitant l’utilisation de taux ou de modes d’amortissements propres Il existe deux catégories de composants : Les éléments destinés à être remplacés Les dépenses de gros entretien ou de grande révisions qui sont soit comptabilisées en charge soit provisionnées

Comptabilisation par composants
obligatoire Dépenses de remplacement Dépenses de gros entretien Composants ou provisions seuil Bâtiments >1% du PR Autres immo >15% du PR Durée d’utilisation < 80% du bien dans son ensemble

Principes de la comptabilité auxiliaire immobilisation dans BFC
1 Principes de la comptabilité auxiliaire immobilisation dans BFC

Les immobilisations dans BFC
Modules SAP mis en oeuvre par BFC Intégration des flux dans SAP MM Achats stock SD Ventes CO Contrôle de gestion FI Comptabilité TM Gestion déplacements EA-PS Compta budgétaire AA Immobilisation BW Infocentre HR Ressources humaines

1.1 Les données de base

Le plan d’évaluation du CNRS est ZFR
Ce plan : détermine les règles applicables aux immobilisations (Valeurs comptables nettes - VCN, amortissements…) comprend l’ensemble des règles d’évaluation relatives aux immobilisations Le plan d’évaluation du CNRS est ZFR

Comptabilité des immobilisations comme livre auxiliaire

La fiche immobilisation

La fiche immobilisation
Création décorrélée de la prise en charge de la facture: Saisie intégrale des données Numérotation chronologique pour l’ ensemble du CNRS De à pour les immobilisations définitives hors bâtiments De à pour les immobilisations en cours De à pour les bâtiments Affectation de la ou des mesures de financement lors de la création de la fiche d’ immobilisation Contrôles : en fin de période toutes les fiches immobilisation doivent être créées Pour la numérotation chronologique : il existe différentes tranches : Immeuble / Matériel / IEC

Les différents types de fiche immobilisation
Il existe quatre types de fiches immobilisation : Z001 : « autres immobilisations » Z002 : « immobilisations en cours » Z003 : « immobilisations incorporelles » Z004 : « Terrains et bâtiments » Le type de fiche immobilisation est transparent pour l’utilisateur Pour chaque type de fiche immobilisation, il y a une structure d’écran différente

La catégorie d’immobilisation
Principes : Critère principal de ventilation des immobilisations Organisation du portefeuille d'immobilisations, en fonction des dispositions légales (plan comptable) et des besoins de gestion du CNRS Affectation de chaque immobilisation à une catégorie d'immobilisations La création de la fiche immobilisation se fait en référence à une catégorie d’immobilisation Catégorie = compte de bilan + tableau d’amortissement (mode et durée d’amortissement) La catégorie permet une distinction d’immobilisations à l’intérieur des comptes de bilan Exemple : mat de transport terrestre linéaire 5 ans mat naval linéaire 10ans La catégorie va générer les écritures automatiques d’amortissement

Articulation dans BFC :

3 niveaux de gestion possibles : Catégorie d'immobilisations Numéro principal d'immobilisations Numéro subsidiaire d'immobilisations (une immobilisation peut être représentée à l'aide de plusieurs fiches d'immobilisations, appelées numéros subsidiaires)

1.2 Les imputations

Rappel sur les objets d’imputation dans BFC
Société Z900 (CNRS) Exemple d’une délégation Délégation 2 Domaine activité 0002 Centre administratif Division 0002 C. Fi. 0002 Centre de coûts A Elément OTP 9ADO0002 Laboratoire 1 Div. 0389 C. Fi. 0389 C.C. R EOTP 9ADO0389 Laboratoire 2 Div. 1289 C. Fi. 1289 C.C. R EOTP 9ADO1289 Périmètre financier 9000 Périmètre analytique 9000

Les imputations De façon large une fiche immobilisation va posséder dans BFC trois types d’imputation : Une imputation comptable Une imputation budgétaire Une imputation analytique Ces trois types d’imputations sont définis dans la fiche immobilisation.

Les imputations comptables

Les imputations analytiques

Les imputations budgétaires

1.3 Les amortissements

L’amortissement Un actif amortissable est un actif dont l’utilisation par l’établissement est déterminable. Deux notions sont importantes : L’utilisation se mesure par la consommation des avantages économiques attendus de l’actif en : Unité de temps Unité d’œuvre L’utilisation est déterminable lorsque l’usage attendu de l’ actif est limité dans le temps du fait de : l’usure physique de l’ actif l’évolution technique règles juridiques

Le plan d’amortissement
Mode linéaire Plan d’amortissement est défini à la date d’ entrée du bien à l’actif. Toutefois, toute modification de l’utilisation prévue entraîne la révision prospective de son plan d’ amortissement. Le plan d’amortissement est paramétré dans BFC au travers de la catégorie d’immobilisation. Cas où le plan d’ amortissement peut être modifié : en cas de modification de l’ utilisation prévue de la durée ou du rythme de consommation des avantages économiques futurs en cas de modification de la base amortissable Application du prorata temporis

Au CNRS, un mode d’amortissement unique
Un mode et une durée en années à ce jour

Asset Explorer

Les immobilisations dans le flux de la dépense
2 Les immobilisations dans le flux de la dépense

Vue du flux de la dépense immobilisation
2.1 Vue du flux de la dépense immobilisation

Vue du flux de la dépense concernant les immobilisations
Cde Adresse budgétaire + nature de dépense + code famille Service fait Constatation de la charge à payer D/21…..1 C/ facture Contrôle facture D/21…..1 rémanence de TVA D/ montant HT de la facture C/ montant TTC de la facture Lettrage automatique FICHE IMMO N°….. Valorisation de l’immobilisation D/21…..0 C/21…..1 Ecritures d’amortissement D/68…..0 C/28…..0 cat. Tableau 51 Affectation de la quote-part éventuelle de subvention à l’immobilisation Ecritures de reprises de subvention Tableau 52

Le principe d’entrée d’une immobilisation dans le système
2……..1 (non auxiliarisé) Lettrage (auxiliarisé)

Le principe du traitement des fiches immobilisation
Pour retraiter les achats d’immobilisation issus du flux de la dépense : Etat récapitulatif des opérations à traiter Saisie de la fiche immobilisation qui comprend : Création de la fiche proprement dite Ecriture comptable Débit 2…….0 (auxiliarisé) Crédit (non auxiliarisé)

Etat de pilotage des retraitements à effectuer
2.2 Etat de pilotage des retraitements à effectuer

État de référence dans le retraitement des immobilisations
Tous les soirs, un état est envoyé dans BusinessWorkPlace (messagerie interne à BFC) faisant figurer les retraitements d’immobilisation à traiter pour la délégation Une liste de diffusion est définie par délégation, on peut y joindre les destinataires voulus (liste mise à jour par le RSI) Cet état est disponible également à la demande Il est possible de restreindre la sélection à un portefeuille de laboratoire Bouton « Sélection libre »

Liste des postes non soldés à traiter
Faire une démonstration

Rappel : Les achats immobilisés sur un compte de classe 2…….1 dont le montant HT est inférieur à 800 € ne doivent pas faire l’objet d’une entrée dans l’inventaire. Un retraitement de la facture dépense est alors nécessaire (voir le manuel des dépenses Tome 3 Cas 9 de la réimputation)

Création de la fiche immobilisation
2.3 Création de la fiche immobilisation

Attention : La date de référence doit être saisie au pour les dates de mise en service antérieures au Cette règle est applicable uniquement cette année.

Attention : La zone affectation doit être complétée à partir de l’état de référence (première colonne). Cette zone correspond au numéro de commande d’achat suivi du numéro de poste

Centre de coûts : localisation du bien

dF et CF à obtenir par aller-retour / à vérifier

Si nécessaire

1 Attention : La simulation est essentielle, elle va permettre de renseigner l’adresse analytique adéquate 3 2

Exercice de création d’une fiche immobilisation

E1 Partie 1 – Exercice de création d’une fiche immobilisation
Saisissez une fiche immobilisation d’après les données de la page suivante (poste 1 de dépense) et à partir de la facture fournie par le formateur Indiquez votre prénom dans la désignation de l’immobilisation Pour l’instant aucune subvention n’est connue Nous nous limiterons au premier poste de la commande Vous appartenez à la délégation 14 Notez le numéro de fiche immobilisation créée : ………………………..

(Extrait de l’état de pilotage) Attention commentaire : Sur SE il n’y a pas forcément de reprise sur subvention

Correction E1 – Partie 1 Retrouver l’immobilisation de votre voisin
Vérifiez les imputations analytiques et budgétaires de sa fiche immobilisation

Saisissez une fiche immobilisation d’après les données de la page suivante et à partir de la facture fournie par le formateur Indiquez votre prénom dans la désignation de l’immobilisation Pour l’instant aucune subvention n’est connue Nous nous limiterons au premier poste de la commande Vous appartenez à la délégation 14 Notez le numéro de fiche immobilisation créée : ………………………..

(Extrait de l’état de pilotage)

Correction E1 – Partie 2 Affichez votre fiche immobilisation nouvellement créée De combien sera la valeur résiduelle de l’immobilisation fin 2010 ? Comparer avec votre voisin Réponse dans l’Asset Explorer Réponse : 544€

Valorisation d’une fiche immobilisation existante
2.3 Valorisation d’une fiche immobilisation existante

Principe de rattachement
On rattache une « ligne de dépense » à une immobilisation existante Une ligne de dépense = les débits sur un compte non auxiliarisé 2…….1 pour la même affectation (c’est-à-dire la même ligne de commande) ; les différents cas identifiés sont : Ajout des différentes lignes de la commande Ajout de plusieurs factures à une même immobilisation On valorise au sein de la même fiche d’immobilisation du montant additionnel L’opération dans BFC permet de : Revaloriser la fiche immobilisation Solder le compte d’attente 2…….1

Rattachement d’une facture à une fiche immobilisation

Rattachement d’une facture à une fiche immobilisation
Attention : Ne pas oublier de modifier le bloc d’imputation pour le compte 2….1

Exercice de valorisation d’une fiche immobilisation

E2 Partie 1 – Exercice de valorisation d’une fiche immobilisation
Valorisez la fiche immobilisation créée lors de l’exercice E1 à l’aide du deuxième poste de dépense : La facture papier distribuée par le formateur est une aide à la saisie Le poste de dépense à valoriser apparaît la page suivante

Correction E2 – Partie 1 Afficher votre fiche immobilisation et celle de votre voisin pour constater que : Dans l’Asset Explorer le montant valorisé est désormais de 1932,13€ Chemin : Afficher la fiche immobilisation, cliquez sur ‘valeur d’immobilisation’ Dans l’Asset Explorer apparaissent deux mouvements de valorisation de l’immobilisation

Valorisez la fiche immobilisation créée lors de l’exercice E1 à l’aide du troisième poste de dépense : La facture papier distribuée par le formateur est une aide à la saisie Le poste de dépense à valoriser apparaît la page suivante

Correction E2 – Partie 2 Afficher votre fiche immobilisation et celle de votre voisin pour constater que : Dans l’Asset Explorer le montant valorisé est désormais de 2077,75€ Chemin : Afficher la fiche immobilisation, cliquez sur ‘valeur d’immobilisation’ Dans l’Asset Explorer apparaissent trois mouvements de valorisation de l’immobilisation

Comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation
3 Comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation

Comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation
arrêté Entrée du bien à l’actif selon montant précisé sur l’arrêté ou après évaluation par le service des domaines D/21…..1 C/ Fiche immo n°…. Valorisation de l’ immobilisation D/21…..0 C/21…..1 CAT Ecritures d’amortissement Tableau 5.. Affectation de la quote-part de subvention D/ C/ Neutralisation de l’amortissement D/ C/

Différents schémas comptables
Pour les biens reçus en affectation, le schéma comptable est le suivant : Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit – Biens remis en affectation Pour le compte de classe 1 : Compte budgétaire R4OPE-FINANCIERES-IMMO ; Fonds 1 ; Centre financier DR de l’unité ; Domaine fonctionnel N/A ; Prog. CB N/A L’indemnité éventuelle versée dans le cadre de l’affectation fait l’objet d’une commande XLAB

Pour les biens reçus en dotation, le schéma comptable est le suivant : Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit – Biens remis en dotation Pour le compte de classe 1 : Compte budgétaire R4OPE-FINANCIERES-IMMO ; Fonds 1 ; Centre financier DR de l’unité ; Domaine fonctionnel N/A ; Prog. CB N/A Pour les biens reçus en complément de dotation, le schéma comptable est le suivant : Crédit – Biens remis en dotation ( si autre organisme que l’Etat)

Pour les biens reçus en dons et legs, le schéma comptable est le suivant : Débit classique sur le compte non auxiliarisé 21xxxxx1 Crédit – Dons et legs Pour le compte de classe 1 : Compte budgétaire R4DONS-&-LEGS-NON-AFF ; Fonds 1 ; Centre financier DR de l’unité ; Domaine fonctionnel N/A ; Prog. CB N/A

Principes dans BFC La comptabilisation des biens reçus en dotation ou en affectation s’effectue dans BFC en deux étapes : L’étape d’acquisition par prise en charge de facture est remplacée par une écriture directe en comptabilité Saisie de la fiche immobilisation et affectation automatique par un programme de la quote-part de subvention (utilisation de comptes dédiés)

Etape 1 : Saisie d’une écriture directement en comptabilité

Etape 2 : Création de la fiche immobilisation et affectation automatique de la quote-part de subvention Lors de la création de la fiche immobilisation, il convient de renseigner la mesure d’encouragement à l’investissement liée au cas à traiter : 10 - Biens remis en dotation par l’Etat 11 - Biens remis en complément de dotation Etat 12 - Biens remis en complément de dotation Autres Organismes 13 - Biens remis en affectation 14 - Dons et Legs L’affectation de la quote-part s’effectue automatiquement et à postériori via un programme

Etape 2 : Création de la fiche immobilisation et affectation automatique de la quote-part de subvention

E3 Exercice de comptabilisation des bien reçus en dotation ou en affectation

E3 Partie 1 – Comptabilisation d’un bien reçu en affectation
Il vous faut comptabiliser un bien reçu en affectation : Valeur du bien : 1000€ Comptes généraux d’imputation et Le bien est à imputer sur la délégation 14 (centre administratif) Indiquez votre prénom dans le texte de chaque poste Veillez à disposer les imputations budgétaires correctes Correction : un état est édité par le formateur pour constater les écritures

E3 Partie 2 – Comptabilisation d’un bien reçu en affectation
Il vous faut à présent saisir la fiche immobilisation Référence de la facture : E3PART2 Catégorie d’immobilisation : Indiquez votre prénom dans la désignation de l’immobilisation Date de référence : Numéro d’inventaire laboratoire : 541 Encouragement à l’investissement : bien remis en affectation Notez le numéro de votre fiche immobilisation ……………………. Correction : un état est édité par le formateur pour constater les écritures et le solde du compte général

Affectation de la subvention
4 Affectation de la subvention

Les mesures de financement
Lors de la création de la fiche immobilisation (ou éventuellement en modification), les tableaux de financement sont renseignés par le gestionnaire : Origine de la subvention Montant de la subvention utilisé pour l’achat de l’ immobilisation La saisie des parts de subvention génère ou non des écritures comptables de reprise de subvention (défini par paramétrage dans le système) Contrôle automatique : Le total des tableaux de financement est inférieur ou égal au montant de l’immobilisation

Les modes de financement
Subvention pour charge de service public : compte Impact réel des amortissements Contrat de recherche : compte Subvention d’investissement : compte Neutralisation de l’amortissement

Exemple de schéma comptable pour les subventions
Création de la fiche immobilisation D/2XXXXXX0 Immobilisation (auxiliarisé sur la fiche immobilisation) C/2XXXXXX1 Achat d’immobilisation Affectation de la source de financement D/ Subvention d’état C/1311XXX9 Subvention d’état (auxiliarisé sur la fiche sur la fiche immobilisation) Ecritures d’amortissement en fin d’année D/68112XXX Dotation amortissement C/281XXXXX Amortissement (auxiliarisé sur la fiche immobilisation) D/1391XXXX Subvention (auxiliarisé sur la fiche immobilisation) C/ Quote-part des subventions

Affectation de la quote-part de subvention
Attention à bien indiquer le code mouvement adéquat

Ne pas modifier

Attention : plusieurs sources de financement = plusieurs encouragements à l’investissement dans BFC

Exercice d’affectation de la subvention

E4 – Affectation d’une subvention
Modifier la fiche immobilisation que vous avez créé lors de l’exercice E1-1 : Cette immobilisation possède désormais une mesure d’encouragement à l’investissement (subvention d’Etat) Affectez votre source de financement. La subvention d’Etat est de 500€. Correction : Constatez les futures reprise de subvention d’Etat dans l’Asset Explorer

Ecritures de transfert
5 Ecritures de transfert

Différents cas identifiés
Différents cas de transfert ont été identifiés : Le transfert entre laboratoires de la même délégation Le transfert entre laboratoires de délégations différentes Selon les cas, il est possible de transférer : Vers une immobilisation existante (cas d’une erreur d’affectation ou cas des reprises) Vers une nouvelle immobilisation (cas simple d’un transfert physique) Le transfert va se matérialiser dans BFC sous la forme d’une écriture comptable, l’objet transféré restant la fiche immobilisation Les amortissements constatés à priori sont transférés également automatiquement

Cas du transfert entre délégations
5.1 Cas du transfert entre délégations

Le transfert s’effectue en créant une nouvelle immobilisation dans la délégation de destination « par copie » de l’immobilisation d’origine La date de référence doit être la date de transfert de l’immobilisation

Le transfert ne sera effectué qu’après accord formalisé de la délégation de destination (document spécifique hors BFC). Ce document précisera le nouveau numéro d’inventaire labo, la division, le centre financier et le centre de coûts. Attention : Le numéro d’inventaire laboratoire doit correspondre au numéro donné par le laboratoire de réception (ne pas reconduire le numéro d’inventaire laboratoire)

Les lignes supplémentaires assurent l’équilibre au sein de chaque délégation

Matérialisation de l’immobilisation d’origine sur la nouvelle immobilisation

Matérialisation de la sortie sur l’immobilisation d’origine

Cas du transfert intra-délégation
5.2 Cas du transfert intra-délégation

Le transfert au sein de deux laboratoires de la délégation s’effectue suivant le même mode opératoire que le transfert inter-délégations La destination analytique reste au sein de la même délégation

Cas du transfert vers une immobilisation existante
5.3 Cas du transfert vers une immobilisation existante

Cas du transfert vers une immobilisation existante

Exercice de transfert d’immobilisation

E5 Partie 1 – Correction d’une erreur de création de fiche immobilisation
Saisissez une fiche immobilisation basée sur les donnée suivantes (encadré rouge / utilisez également la facture fournie par le formateur) Vous vous rendez compte que vous avez commis une erreur, cette fiche immobilisation a été créée à tort. Transférez cette fiche immobilisation vers l’immobilisation créé dans l’exercice E1-2.

Correction E5 – Partie 1 Ouvrez en affichage la fiche immobilisation créée lors de l’exercice E1-2, à partir de l’Asset Explorer, constatez que : La valeur de l’immobilisation est désormais de 4088€ ; Le mouvement de transfert apparaît.

E5 Partie 2 – Transfert vers une autre délégation
Transférer vers une autre délégation l’immobilisation que vous venez de traiter (créée lors de l’exercice E1-2) : Le laboratoire de destination a les caractéristiques suivantes : Division/Centre financier : 0184 Délégation de rattachement : 0001 Centre de coûts : R Correction : Sur l’immobilisation d’origine, constatez la date de sortie (onglet « généralités ».

Quizz – Journée 1 J’ai deux lignes de commandes pour mon immobilisation : Je vais faire deux opérations : je crée une fiche immobilisation et je la revalorise Je crée deux fiches immobilisation et je transfert l’une dans l’autre Je crée deux fiches immobilisation et l’une doit être subsidiaire de l’autre J’ai une facture avec deux lignes et une autre facture avec trois lignes. Les deux factures concerne la même immobilisation. Dans BFC, j’effectue : Deux opérations de création de fiche immobilisation et trois revalorisations Deux opérations de création de fiche immobilisation, trois revalorisations et un transfert Une opération de création de fiche immobilisation et quatre revalorisations Le coût d’une immobilisation peut être constitué de droits de douanes ? Vrai Faux Pour l’affectation de la quote-part de subvention : Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation hormis pour les biens remis en dotation et en affection Je peux l’effectuer à tout moment Après un transfert d’une immobilisation d’un laboratoire à l’autre : L’immobilisation d’origine change d’imputation analytique et budgétaire L’immobilisation d’origine est supprimée du système et une nouvelle immobilisation est créée L’immobilisation d’origine possède une date de sortie et une nouvelle immobilisation est créée

6 Etats

Etats Les états à disposition concernant les immobilisations sont les suivants : Liste des postes non soldés sur comptes de classe 2 non auxiliarisés Liste d’inventaire par centre de coûts Liste d’inventaire par catégorie d’immobilisation Liste d’inventaire par divisions D’autres états fonctionnant sur le même mode sont à venir

Exemple : liste d’inventaire par centre de coûts

Immobilisations en cours
7 Immobilisations en cours

Les OIP : Définition Sont suivies sur cette nature de dépenses, les opérations dont la durée d’exécution est supérieure à l’exercice budgétaire et dont le financement par le CNRS est supérieur à euros HT. Elles concernent limitativement : les participations du CNRS aux investissements réalisés dans les très grandes infrastructures de recherche les équipements nationaux les moyens informatiques communs l’entretien immobilier l’acquisition et la construction immobilière les opérations financières

7.1 Immobilisations en cours génériques et OIP dont la construction est confiée à des tiers

Immobilisations en cours hors OIP produites par le CNRS
Cde Adresse budgétaire + nature de dépense + code famille Service fait Constatation de la charge à payer D/23…..1 C/ facture Contrôle facture D/23…..1 rémanence de TVA D/ montant HT de la facture C/ montant TTC de la facture FICHE IM N°….. Valorisation de l’immobilisation en cours D/23… C/23…..1 Pas d’ écritures d’amortissement cat. Fin de Constru ction Mise en service de l’immobilisation D/21…..0 C/23…..0 Création de la fiche immo. définitive Fiche Immo N° cat Ecritures d’amortissement T 53 Affectation de la quote-part de subvention à l’ immobilisation et écritures de reprise de subv.

ETAPE 4 ETAPE 1 ETAPE 2 Dépenses IEC Fiche IEC Fiche immobilisation définitive Règle d’imputation Dépenses IEC Dépenses IEC Dépenses IEC ETAPE 3 Débit 231XXXX1 Débit 231XXXX0 Débit 2XXXXXX0

Etape 1 : Saisie de la fiche de l’immobilisation en cours

Etape 2 : Création de la fiche immobilisation définitive

Etape 3 : Répartition de l’immobilisation en cours Pour répartir, l’IEC sur l’immobilisation définitive, activez la transaction : <Répartir> à partir du chemin Comptabilité > Immobilisations > IEC > Mise en service.

Etape 4 : Imputation de l’immobilisation définitive

E6 Exercice IEC

E6 – Mise en service d’une immobilisation en cours
Chaque stagiaire possède une immobilisation en cours comme le spécifie le tableau ci-dessous : Saisissez la fiche immobilisation définitive sous la catégorie en reprenant les imputation analytiques de la fiche IEC. Définissez une règle de répartition. Imputez l’immobilisation définitive. Correction : Vérifiez que l’immobilisation définitive de votre voisin est valorisée.

7.2 OIPs créés par le CNRS

Les OIPs gérés par le CNRS
OTP Modélisation de l’OTP représentant l’OIP Fiche Immo. N° Création de la fiche immobilisation unique pour l’opération cat. Cde Adresse budgétaire + nature de dépense + code famille Service fait Constatation de la charge à payer facture Contrôle facture Fiche immo N°…. En fin de période, valorisation de l’immobilisation Cat. Tableau 51 Tableau 52 Affectation de la quote-part de subvention Fin de construction Opération de fin de construction D21…...C23…… Transformation de la fiche IEC en immo.définitive Affectation de la quote-part de subvention à l’immobilisation Ecritures d’amortissement et de reprise de subvention

Les immobilisations en cours sur OIP gérée par le CNRS – Schéma

Les immobilisations en cours sur OIP gérée par le CNRS – Les étapes
La création de l’OTP porteur de l’OIP et création automatique de la fiche IEC La comptabilisation des services faits et des factures sur Biens et Services (dont les écritures de charge 6xxxxxxx sont imputées sur les EOTP de la structure créée précédemment : cas hors OIP) La valorisation mensuelle de l’EOTP de niveau 1 (l’OIP) par les EOTP inférieurs La valorisation de la fiche IEC à partir des charges et produits remontés à l’EOTP supérieur La création de l’immobilisation définitive (non encore valorisée) La clôture technique de l’OTP-OIP La définition de la règle de répartition finale La valorisation de la ou des immobilisation(s) définitive(s) La clôture définitive de l’OTP-OIP Imputation IEC Mise en service

Création de l’OTP-OIP (étape 1)

Valorisation mensuelle de l’EOTP de niveau 1 et valorisation de la fiche IEC (Etapes 3 et 4)

Mise en service - Création de l’immobilisation définitive (étape 5)

Mise en service - Clôture technique de l’OTP-OIP (étape 6)

Mise en service - Définition de la règle de répartition finale (étape 7)

Mise en service - Imputation de l’immobilisation définitive (étape 8)

Mise en service - Clôture définitive de l’OTP-OIP (étape 9)

Cessions d’immobilisation et mises au rebut
8 Cessions d’immobilisation et mises au rebut

8.1 La mise au rebut

Mises au rebut d’immobilisation
La mise au rebut nécessite deux opérations dans BFC Le traitement de la valeur brute et de l’amortissement Le traitement de la subvention associée en cas de financement avec subvention

Traitement de la valeur brute et de l’amortissement

Lors de cette écriture, il faut renseigner manuellement les comptes budgétaires pour les comptes de classe 2

Traitement de la subvention associée
Réintégration de la part de subvention (pour la part amortie de la subvention) D/ – Quote-part des subventions d’investissement virées C/ 1391X000 – Subventions d’équipement inscrites au compte de résultat Remise en disponibilité de la subvention initialement affectée à l’immobilisation D/ 131XXXX9 Subvention (auxiliarisé) C/ 131XXXX0 Subvention Pour ces deux opérations, il faut utiliser la transaction <Comptabilisation avec rapprochement>

Exercice de mise au rebut d’immobilisation

E7 – Exercice de mise au rebut
Mettre au rebut les immobilisations suivantes : Correction : Vérifiez que l’immobilisation de votre voisin est mise au rebus

Cessions d’immobilisation
8.2 Cessions d’immobilisation

Cessions d’immobilisation
Le laboratoire transmet au service financier une demande de remise d’un matériel à France Domaine, accompagné ,le cas échéant, d’une soumission amiable (cf. fiche technique PRAGMA) Le gestionnaire « immo » saisit le procès verbal de remise du matériel via le site internet des domaines : http//extranet.ventes-domaniales.fr Le produit de la vente est versé, via la trésorerie générale sur le compte de l’ACS

Schéma comptable On enregistre manuellement le produit de la vente et la créance cliente correspondante en TTC : Débit – / compte de tiers des Domaines pour la saisie – CREANCES SUR CESSIONS D'IMMOBILISATIONS pour le montant TTC de la vente (1675 €) Crédit – – TVA COLLECTEE (274,5€) Crédit – PDTS DES CESSIONS D'ELEMENTS D'ACTIFS IMMO. CORP. Pour le montant HT (1400,5 €) En automatique les lignes suivantes s’ajoutent : Débit – VALEURS COMPTABLES DES IMMOB. CORP CEDEES pour la valeur résiduelle à la date de la cession (qui correspond à celle de fin d’exercice : 1266 €) Débit – AMORTISSEMENT INSTALLAT° A CARACTERE SPECIFIQUE pour le total des amortissements pratiqués jusqu’à la date de sortie (35,45 €) Crédit – INSTALLATIONS A CARACTERE SPECIFIQUE pour la valeur brute d’acquisition initiale (1301,45 €) Débit – – ETAT-SUBVENTIONS DE CHARGES DE SERVICES PUBLICS-PA (auxiliarisé) Crédit – ETAT-SUBVENTIONS DE CHARGES DE SERVICES PUBLICS-PA (non auxiliarisé) Débit – QUOTE-PART DES SUBVENTIONS D'INVESTISSEMENT VIREE Crédit – SUBVENT° D'EQUIPEMENT ETAT INSCRITE AU CPTE DE RES (auxiliarisé) On solde aussi les comptes d’immobilisations par débit d’une charge égale à la valeur résiduelle. En automatique : Enfin, on retraite la quote-part de subventions allouée :

Cas d’une plus-value sur Immobilisation acquise

Il faut renseigner manuellement les imputations budgétaires sur les postes d’actif (classe 2) Sélectionnez le poste d’immobilisation et renseignez l’imputation budgétaire : OODIVERS-AUTRES-PRODUITS De même, renseignez sur le poste d’amortissement, l’imputation budgétaire : OODIVERS-AUTRES-CHARGES Sur le poste de capital « Subvention d’Equipement Etat inscrite au compte de résultat » : OODIVERS-AUTRES-CHARGES

Exercice de cession d’immobilisation

E8 – Exercice de cession d’immobilisation
Cédez les immobilisations suivantes. Vous disposez des données suivantes : Client : numéro BFC : Cession 1300€ hors taxe / TVA 19,6% : 254,80 / TTC : 1554,80 Domaine d’activité 0014 / Centre de coûts : A / Fonds : 0 Correction : Vérifiez que l’immobilisation de votre voisin est cédée Historique de fonds 1 à fonds 0

Annulation d’opération
8.3 Annulation d’opération

Exemple d’annulation de mise au rebut Appuyez sur la touche « Entrée »

Exemple d’annulation de mise au rebut

Document de modification d’une immobilisation

Exercice d’annulation d’une mise au rebut

E9 – Exercice d’annulation d’une mise au rebut
Annulez la mise au rebut effectuée lors de l’exercice 7, utilisez votre immobilisation présente dans le tableau suivant : Correction : Vérifiez que dans l’Asset Explorer que votre immobilisation est toujours en service. Historique de fonds 1 à fonds 0

Quizz – Journée 2 Lors de la mise en service d’une immobilisation en cours : On transforme la fiche immobilisation en cours en fiche immobilisation définitive (elle garde le même numéro) On déverse la valorisation dans une nouvelle fiche immobilisation définitive (elle possède alors un nouveau numéro) On rattache l’immobilisation en cours à une nouvelle fiche immobilisation définitive sans en transférer la valeur Une opération d’investissement dont la durée d’exécution est comprise entre le 31/01/2007 et le 31/07/2007 peut-elle être considérée comme une OIP? Oui Non La valorisation mensuelle des immobilisations en cours sur OIP construites par le CNRS s’effectue en : Une étape : on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours Deux étapes : on crée l’immobilisation en cours puis on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours Lors d’une mise au rebut ou d’une cession, la matérialisation de la sortie d’immobilisation se situe sur la fiche immobilisation au niveau : De l’imputation budgétaire qui disparaît D’un témoin de suppression qui s’active D’une date de sortie qui apparaît

Présentation des reprises
9 Présentation des reprises

Les reprises Calendrier Processus d’intégration des données dans BFC
Les matériels seront repris fin juin dans le système Les brevets et bâtiments seront repris plus tard Les autorisations seront ouvertes pour les retraitements dans BFC à partir de début juillet Processus d’intégration des données dans BFC Génération des fiches immobilisations dans BFC Recalcul des amortissements Passage d’écritures de correction pour ajuster avec la comptabilité par l’ACP A faire au démarrage Rapprocher l’état de pilotage des retraitements avec les factures papiers Transférer, mettre au rebus, … les matériels mis par défaut sur un centre financier de la délégation La priorité est le rattrapage des opérations 2007 Parler de : cas des matériels avant en GCF principal + subsidiaire Ensuite dans BFC :

Conclusion et clôture 10 Conclusion et clôture

Conclusion et clôture En quelques mots
Des questions ? Pensez à remplir votre fiche d’évaluation : changement/evaluation-formation/evalformation.asp La prochaine étape… Les réponses que vous attendez…

Conclusion et clôture Avant de se quitter
Merci de me rendre la feuille de présence signée Au revoir et à bientôt !

Comptes généraux d’immobilisation
Annexes Annexes Comptes généraux d’immobilisation

Liste des comptes généraux d’immobilisation

Correction d’exercices
Annexes Annexes Correction d’exercices

Quizz – Journée 1 – Correction
J’ai deux lignes de commandes pour mon immobilisation : Je vais faire deux opérations : je crée une fiche immobilisation et je la revalorise Je crée deux fiches immobilisation et je transfert l’une dans l’autre Je crée deux fiches immobilisation et l’une doit être subsidiaire de l’autre J’ai une facture avec deux lignes et une autre facture avec trois lignes. Les deux factures concerne la même immobilisation. Dans BFC, j’effectue : Deux opérations de création de fiche immobilisation et trois revalorisations Deux opérations de création de fiche immobilisation, trois revalorisations et un transfert Une opération de création de fiche immobilisation et quatre revalorisations Le coût d’une immobilisation peut être constitué de droits de douanes ? Vrai Faux Pour l’affectation de la quote-part de subvention : Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation Je peux l’effectuer dès lors que j’ai une mesure d’encouragement à l’investissement sur ma fiche immobilisation hormis pour les biens remis en dotation et en affection Je peux l’effectuer à tout moment Après un transfert d’une immobilisation d’un laboratoire à l’autre : L’immobilisation d’origine change d’imputation analytique et budgétaire L’immobilisation d’origine est supprimée du système et une nouvelle immobilisation est créée L’immobilisation d’origine possède une date de sortie et une nouvelle immobilisation est créée

Quizz – Journée 2 – Correction
Lors de la mise en service d’une immobilisation en cours : On transforme la fiche immobilisation en cours en fiche immobilisation définitive (elle garde le même numéro) On déverse la valorisation dans une nouvelle fiche immobilisation définitive (elle possède alors un nouveau numéro) On rattache l’immobilisation en cours à une nouvelle fiche immobilisation définitive sans en transférer la valeur Une opération d’investissement dont la durée d’exécution est comprise entre le 31/01/2007 et le 31/07/2007 peut-elle être considérée comme une OIP? Oui Non La valorisation mensuelle des immobilisations en cours sur OIP dont le CNRS est maître d’œuvre s’effectue en : Une étape : on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours Deux étapes : on crée l’immobilisation en cours puis on transfert les coûts des éléments d’OTP vers l’élément d’OTP en-tête puis de l’élément d’OTP en-tête vers l’immobilisation en cours Lors d’une mise au rebut ou d’une cession, la matérialisation de la sortie d’immobilisation se situe sur la fiche immobilisation au niveau : De l’imputation budgétaire qui disparaît D’un témoin de suppression qui s’active D’une date de sortie qui apparaît

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