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Formation Igénieurs Support– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support V1.0 Date : 25 juin 2009.

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1 Formation Igénieurs Support– v1.0 1 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support V1.0 Date : 25 juin 2009

2 Formation Igénieurs Support – v BFC Présentation de BFC et liens avec les autres applications (notamment pour les référentiels et les crédits) ( Labintel, Passerelle, sirhus, Xlab) 2.Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Sommaire

3 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base (suite) Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles 3.Les flux de gestion Budget Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version dexécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats Sommaire

4 Formation Igénieurs Support– v1.0 4 CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support Cartographie des flux autour de BFC

5 Formation Igénieurs Support – v1.0 5 APPLICATIONS CNRS BFC Cartographie des flux – Les référentiels BFC MINEFI PARTENAIRE XLAB SIRHUS Banque de France Flux entrants NOUBA Flux sortants F45, F50, F74, F74bis F21, F22 F97, F98 F7, F7bis F13 F15bis, F20 F15 F70

6 Formation Igénieurs Support – v1.0 6 Flux entrants : F7 : MINEFI - Devises F7bis : MINEFI – Missions à létranger F13 : PARTENAIRE – Tiers clients F15 : SIRHUS – Agents F15bis : XLAB – Agents Xlab F20 : XLAB – constantes UFOT F70 : Banque de France – Agences bancaires Flux sortants F21 : SIRHUS – Référentiels budgétaires et analytiques F22 : SIRHUS – Nomenclature comptable F45 : XLAB – Marchés F50 : XLAB – Constantes F74 : XLAB – Agents SIRHUS F74bis : XLAB – Référence BFC des agents XLAB F97 : NOUBA – Les fournisseurs F98 : NOUBA - Marchés BFC Cartographie des flux – Les référentiels

7 Formation Igénieurs Support – v1.0 7 APPLICATIONS CNRS BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion BFC COUGAR XLAB SIRHUS Banque de France Flux entrants NOUBA Flux sortants F43, F43bis, F44, F47, F50bis, F52, F52bis, F53, F54, F76, F89, F90, F95 F100, F102 F29, F30, F33, F72 F24, F28 F26, F96 PASSERELLE F99 Ambassades SESAME F46 F51, F58, F103 LABINTEL F92 F101 F41

8 Formation Igénieurs Support – v1.0 8 Flux entrants : F24 : SIRHUS – Avances et acomptes F26 : Banque de France - Opérations Carte Achat F28 : SIRHUS – Données mensuelles de paie F29 : XLAB – Commandes dachat F30 : XLAB – Missions F33 : XLAB – Factures achats F72 : XLAB – Services faits F96 : Banque de France – Opérations Carte Logée F99 : PASSERELLE – Notifications sur dotations annuelles BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion

9 Formation Igénieurs Support – v1.0 9 Flux sortants F41 : Ambassades – Courriers aux ambassades (missions à létranger) F43 : XLAB – Engagements individuels de rémunération F43bis : XLAB – Référence BFC des fournisseurs F44 : XLAB – Factures achat F46 : SESAME – Missions à létranger F47 : XLAB – Mise en place des crédits F50bis : XLAB – Constantes des flux missions F51 : Banque de France – Règlements F52 : XLAB – Rejet dintégration des commandes F53 : XLAB – Rejet Missions F54 : XLAB – Rejet Factures F58 : Banque de France – Virements personnel F76 : XLAB – Rejet Services faits F89 : XLAB – Liquidation des engagements individuels de rémunération F90 : XLAB – Liquidation des frais de mission F92 : LABINTEL – Crédits répartis F95 : XLAB – Marchés F100 : NOUBA – Commandes dachat F101 : COUGAR – Commandes dachat F102 : NOUBA – Divisions F103 : Banque de France – Règlement Cartes Achat BFC Cartographie des flux – Les flux de gestion

10 Formation Igénieurs Support– v CNRS – Projet BFC Etablissement Support de formation Formation Ingénieurs Support Les concepts de base

11 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Sommaire

12 Formation Igénieurs Support – v BFC Concepts de base – Représentation des unités et autres structures

13 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Sommaire

14 Formation Igénieurs Support – v BFC Concepts de base – Les structures Domaine dactivité Délég Domaine dactivité Délég Domaine dactivité Société Z900 Domaine dactivité 0002 Domaine dactivité 0009 Domaine dactivité 0020 Plan de comptes ZPCG Périmètre financier 9000 Plan dévaluation ZFR Périmètre analytique 9000 Agence comptable principale DR Paris B Les domaines comptables

15 Formation Igénieurs Support – v Le domaine Achat … Midi Pyrénées Paris A Société Z900 Org. dachat 0001 Division 0001 Struct. Opérat Division Labo Division Labo Division Labo Division 0050 Struct. Opérat Org. dachat 0014 Division 0014 Division Labo Division Labo Division Labo Division 0352 Org. dachat Délégation Division Struct. Opérat Organisation dachat centrale 9999 Domaine dactivité 0001 Domaine dactivité 0014 DDA - DR16 (PMA) BFC Concepts de base – Les structures

16 Formation Igénieurs Support – v Le domaine Ventes Paris A Midi Pyrénées Division Labo Division Labo Division Labo Division 0001 Organisation Commerciale 0001 … Société Z900 Division Labo Division Labo Division Labo Division 0014 Organisation Commerciale 0014 Domaine dactivité 0014 Domaine dactivité 0001 BFC Concepts de base – Les structures

17 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Sommaire

18 Formation Igénieurs Support– v Les OTP La gestion dun projet est constituée de 4 objets : 1-Définition projet – Identification projet – Dates de référence de l'ensemble du projet – Paramètres de planification (dates, coûts) – Cadre organisationnel (Société, division,domaine dactivité...) 3- GRAPHE OU RESEAU Le COMMENT – Activités organisées, charges – Liaisons, contraintes – Ressources – Ordonnancement, planification 4-JALONS Evénement significatif Le QUOI – Structure hiérarchique – Base de l'organisation et de la coordination – Budgétisation, imputation, facturation – Responsabilités 2-OTP BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

19 Formation Igénieurs Support– v La structure OTP (Organigramme Technique de Projet) Elle est constituée dEléments dOTP (EOTP) Elle représente lorganisation opérationnelle et/ou financière du projet Chaque EOTP peut être collecteur de coûts et/ou de recettes Ces coûts et recettes peuvent être pré budgétés, engagés ou réalisés Ces coûts et recettes sont liés directement à la réalisation du projet Chaque EOTP est relié à une entité organisationnelle Domaine dactivité (Délégation Régionale) Division (Unité) Centre de coût responsable (Unité) … Chaque EOTP possède sa propre gestion de statut BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

20 Formation Igénieurs Support– v Les projets dans BFC LES CONTRATS LES OIP LES COLLOQUES LES CONVOCATIONS DE LAC Les Autres Dépenses Opérationnelles BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

21 Formation Igénieurs Support– v Les natures comptables primaires Elles permettent de tracer la nature de dépense ou de recette. Elles représentent le niveau le plus fin de linformation. Elles correspondent aux comptes généraux. L existence de la NC primaire rend obligatoire limputation analytique lors dune comptabilisation sur le compte général correspondant Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : Les comptes de charge Natures comptables primaires de dépense Les comptes de produits Natures comptables primaires de recette Les natures comptables primaires statistiques Elles permettent de tracer des dépenses/recettes inscrites au bilan (investissements/subventions) Tous les comptes généraux ne sont pas concernés : Les comptes dinvestissement Natures comptables primaires statistiques Les comptes de subvention Natures comptables primaires statistiques Les natures comptables secondaires Elles permettent de tracer les opérations analytiques internes de reclassement ou de ventilation des dépenses (imputation de temps chercheurs, ventilation des frais de structure) BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

22 Formation Igénieurs Support– v Les groupes de natures comptables Ils permettent dorganiser les natures comptables en hiérarchies. Ces hiérarchies permettent de structurer la présentation de certains états danalyse. Chaque groupe de natures comptables de larborescence représente un niveau de totalisation. Ils permettent de définir des sélections de natures comptables utilisées lors du lancement des états danalyses ou lors de traitements analytiques. BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

23 Formation Igénieurs Support– v Les centres de coûts Ils représentent les entités structurelles de lentreprise, stables dans le temps (au moins un exercice). Ils représentent le niveau le plus fin danalyse des dépenses de structure (unité). Le centre de coût est un collecteur de coûts Ces coûts peuvent être pré budgétés, engagés, réels, Ces coûts représentent les flux primaires des dépenses de structure (salaires, énergie, amortissements) Le centre de coût peut être un collecteur de recettes Cest le cas actuellement pour la subvention détat et pour les écritures dajustements de CA Les groupes de centres de coûts Les centres de coûts sont organisés en hiérarchies Une Hiérarchie Standard obligatoire représentant le principal axe danalyse des fais généraux Des hiérarchies alternatives permettent de gérer dautres axes danalyse Ces hiérarchies sont constituées de Groupes de Centres de Coûts Les groupes de centres permettent de réaliser des sélections partielles BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

24 Formation Igénieurs Support– v La Hiérarchie Standard des centres de coûts TOTAL_CNRS TOT-DIR DIR-SODIR-IDF A0014 Del Midi Pyr. R0229 Ctre Anthropo R Ctre Anthropo PACR0229 Ctre Anthropo A D14 Aff. Géné A D14 Sce Info A Rsce & Cptce Tech A0325 Rsce & Cptce Tech PAAA0325 Rsce & Cptce Tech Unités administratives centrales Unités administratives régionales Unités de recherche DIR-IDF A Grpes de C.Cts (agrégation) C.Cts (Imputation) BFC Concepts de base – Les données de base analytiques

25 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Sommaire

26 Formation Igénieurs Support– v Les adresses budgétaires : Une adresse budgétaire est constituée de 5 données de base : Le centre financier Le compte budgétaire Le fonds Le domaine fonctionnel Le Programme CB Le cadre NCBC : Lorganisation des données de base budgétaire respecte les principes du Nouveau Cadre Budgétaire et Comptable. BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires

27 Formation Igénieurs Support – v En ligne les destinations En colonne les natures de dépense Catégorie de recette Ligne de recette Budget de recetteBudget de dépense BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires

28 Formation Igénieurs Support – v BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les Comptes Budgétaires de Dépenses

29 Formation Igénieurs Support – v Domaines Fonctionnels Centres Financiers BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires

30 Formation Igénieurs Support – v BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Domaines Fonctionnels

31 Formation Igénieurs Support – v BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les Comptes Budgétaires de Recettes

32 Formation Igénieurs Support– v BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les fonds : Ils permettent de connaître lorigine principale des crédits Les Programmes CB : Ils permettent de suivre les enveloppes budgétaires des contrats en ressources propres Ils permettent de suivre les enveloppes des Opérations dInvestissements Programmés

33 Formation Igénieurs Support– v Les adresses budgétaires de dépenses Les adresses budgétaires de recettes Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB2 Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat / Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Ligne recette R2SUB-PROJETS-OU-PGM Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Sans objet N/A Programme CB Sans objet N/A BFC Concepts de base – Les données de base budgétaires Les adresses budgétaires

34 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Sommaire

35 Formation Igénieurs Support – v Fournisseur Données dAchats Données de Base Données Comptables Mandant Société Numéro Fournisseur Adresse Description Communication Pilotage Achats Devises Partenaires Gestion de comptes Coordonnées bancaires Correspondance Assurance Organisation dAchat Organisation dAchat BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les fournisseurs

36 Formation Igénieurs Support– v BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Le référentiel tiers « Fournisseur » : Il est unique et partagé par lensemble des gestionnaires du CNRS Il est créé : * dans une organisation dachat : délégation * avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance * avec des données dOrganisation dAchat : données dachat et rôles partenaires Des cas particuliers : * Les fournisseurs internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne * Les fournisseurs agents pour les flux de règlements de missions Les fournisseurs

37 Formation Igénieurs Support – v types dagents dans BFC 1.Les agents payés par le CNRS, provenant de SIRHUS 2.Les agents non payés par le CNRS, provenant de Xlab 1.Mise à jour des données 1.Agent CNRS : SIRHUS BFC XLAB Ces agents sont transmis et intégrés dans BFC, après chaque création ou modification dans SIRHUS. Les agents affectés à une structure opérationnelle CNRS sont ensuite transmis et intégrés automatiquement dans la base Xlab concernée. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agents

38 Formation Igénieurs Support – v Les infotypes : Dans BFC les informations dun agent sont définies par fiche, appelée « infotype ». Contrairement à SIRHUS, les infotypes accessibles dans BFC sont moins nombreux dans la mesure où ne sont récupérés que les infotypes utiles pour BFC. Les infotypes comportent une ou plusieurs périodes ce qui permet de créer des historiques. Les données utilisées sont celles des infotypes en cours de validité Mesures Affectation Régime d'indemnisation frais dépl Coordonnées bancaires Données individuelles Adresses BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les agents

39 Formation Igénieurs Support – v Les concepts de base Représentation des unités et autres structures du CNRS Les structures Le domaine dactivité Le périmètre analytique Le périmètre financier Lorganisation des recettes Lorganisation des achats Les données de base analytiques OTP Les natures comptables Les centres de coûts Les données de base budgétaires Les centres financiers Les comptes budgétaires Les domaines fonctionnels Les fonds Les programmes CB Les données de base logistiques Les fournisseurs Les agents Les données de base Recette Les clients Les articles Sommaire

40 Formation Igénieurs Support – v Client Numéro Client Adresse Description Communication Contacts Gestion de comptes Coordonnées bancaires Moyens de paiement Assurance Ventes Facturation Partenaires Mandant Société Organisation Commerciale Organisation Commerciale Données de Base Données Comptables Données de Vente BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Clients

41 Formation Igénieurs Support– v BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Le référentiel tiers « Client » : Il est unique et partagé par lensemble des gestionnaires du CNRS Il est créé : * dans une organisation commerciale : délégation * avec des données Générales : adresse, de pilotage et de paiement * avec des données Société : Tenue de compte, Opérations de paiement, Correspondance * avec des données dOrganisation Commerciales : détermination des prix, du compte de recette, de la classification fiscale, les partenaires Des cas particuliers : * Les clients internes représentent les unités du CNRS pour la facturation interne Les Clients

42 Formation Igénieurs Support – v Mandant Administration des ventes Administration des ventes Division ARTICLE Données de base Numéro Article Désignation / Unités / Conversions Classification Données de Gestion Données ADV Groupe dimputation article Classification fiscale Groupe darticles Statut de larticle Pays de départ livraison BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Articles

43 Formation Igénieurs Support – v ADV : org. comm. 1 : -Classification fisc., Code permettant de déterminer lors de la gestion des documents commerciaux, la TVA collectée pour larticle. BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Articles

44 Formation Igénieurs Support – v ADV : org. comm. 2 : 1.Groupe darticles, regroupement darticles par nature, pour effectuer des statistiques de vente. 2.Groupe imputation art., regroupement darticles dont limputation comptable est similaire (définit les comptes de produits) 3.Groupe types de poste (Cas particulier : uniquement pour les articles loyers, sélectionner ZLOY) BFC Concepts de base – Les données de base logistiques Les Articles

45 Formation Igénieurs Support – v Les flux de gestion Budget Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version dexécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats Sommaire

46 Formation Igénieurs Support – v Préparation du budget HORS SI XLAB BFC Intégration dans BFC des données Excel Excel Chargement de données de la comptabilité analytique (Prébudget des OIP et des contrats à justifier) Proposition de Budget primitif Saisies complémentaires Conseil dadministration Proposition non votée Budget primitif voté Budget dexécution Affectation Répartition Mise en place Unité consommation Proposition votée Option DFI DR BFC Les flux de gestion – Budget Préparation du Budget Primitif PASSERELLE F99 : Envoi des répartitions

47 Formation Igénieurs Support – v Préparation du budget par la DFI Ouverture calendrier Budgétaire (version XLS et BP en budgétisation) Excel Intégration dans version XLS puis copie de la version XLS dans la version BP Chargement des données de la comptabilité analytique de BP CO dans BP FM (OTP) Intégration version BP FM dans version 0 dexécution Ajustement pré budget des recettes et saisie pré budget des dépenses dans CO Intégration du pré budget CO dans BP CO FM CO DFI DR Option BFC Les flux de gestion – Budget Préparation du Budget Primitif

48 Formation Igénieurs Support – v Budget dengagement Les deux catégories de budget associées au budget de dépense VOTE AFFECTE REPARTI MIS EN PLACE Budget de paiement VOTE AFFECTE REPARTI DELEGUE CP DFI Correspondance dans BFC = VOTE = AFF = REP = MEP BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version dexécution PASSERELLE F99 : Envoi des répartitions

49 Formation Igénieurs Support – v * Budget de paiement VOTE DELEGUE CP Une catégorie de budget associées au budget de recette Correspondance dans BFC = VOTE = DEL DFI BFC Les flux de gestion – Budget Mise en œuvre dans la version dexécution

50 Formation Igénieurs Support– v Les adresses budgétaires de dépenses BFC Les flux de gestion – Budget Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat / Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Total agrégat A1 Programme CB OIP, contrat / Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Total agrégat A1 Programme CB OIP, contrat / Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds Tous fonds Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1 Programme CB Dotation globale N/A Mise en œuvre dans la version dexécution Adresse de MEP des crédits Adresse de Contrôle des AE niveau 1 Adresse de Contrôle des AE niveau 2 Adresse de Contrôle des CP Centre financier DR 0014 Compte Budgétaire Nature dépense NB Fonds Origine du fonds Tous fonds Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1 Programme CB OIP, contrat N/A Adresse de Délégation CP Centre financier Unité 2504 Compte Budgétaire Nature dépense NB2 Fonds Origine du fonds 1 Dom. Fonctionnel Grpe Discipline A1MATH Programme CB OIP, contrat / Adresse dexécution De la dépense

51 Formation Igénieurs Support – v Les flux de gestion Budget Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version dexécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats Sommaire

52 Formation Igénieurs Support – v Commande XLAB BFC Demande dachat C Rejet commande R R C = Création M = modificationR = rejet Consommation AE Engagement CO Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Commande dachat M Rejet auto vers xlab BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les commandes dachat

53 Formation Igénieurs Support – v Chaque commande porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFCE : un schéma comptable (commandes standard avec service fait valorisé/commandes prévisionnelles avec service fait non valorisé) limputation de la dépense dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale) Ex / limputation comptable de la facture est déterminée par la nature de la commande et par le code famille du poste La commande porte aussi des informations sur le caractère de lachat : Achats ponctuels ou réguliers Se rattachant ou non à un contrat plus formalisé ( contrôle de la commande par rapport aux dates de validité et à la valeur cible du contrat) Surveillance des cumuls de chiffre daffaires réalisés par code famille et impacts sur la politique dachats La commande porte également référence à un tiers fournisseur qui est, par défaut, considéré dans BFC comme lauteur de facture et le bénéficiaire du paiement La commande doit être, dans la mesure du possible, standard, exhaustive et détaillée BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les commandes dachat

54 Formation Igénieurs Support – v Commande XLAB BFC Demande dachat C Rejet commande R R C = CréationA = Annulation M = modificationR = rejet M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO Consommation AE Engagement CO Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Service fait Réception C, A Commande dachat M BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Le service fait

55 Formation Igénieurs Support – v quantités 1.Lors de la réception des marchandises ou lexécution des services, le gestionnaire dunité renseigne dans XLAB les quantités réceptionnées sur chaque ligne de commande standard concernée. 2.Lintégration du « service fait » dans BFC entraîne une comptabilisation automatique des charges à payer (Débit c/ 6xx ou 2xx par Crédit c/ ) 3. …ainsi que la consommation des crédits de paiement à hauteur de la valeur HT commandée correspondant à la quantité réceptionnée. XLAB et BFC contrôlent automatiquement que « Q réceptionnées Q commandées » Rappel : Pour les commandes prévisionnelles, le service fait nest pas valorisé au fil de leau (la valorisation du service fait se confond avec la liquidation de la facture sauf en fin dexercice) service fait XLAB = « entrée de marchandises » (EM) dans BFC BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Le service fait

56 Formation Igénieurs Support – v Commande XLAB BFC Demande dachat C Rejet commande R R C = CréationA = Annulation M = modificationR = rejet M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 408 Réel CO Consommation AE Engagement CO Facture avec SF Facture hors SF C CMACMA M, A Prise en charge D 408 C 401 Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Service fait Réception C, A Commande dachat M M-à-j AE BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions La prise en charge des factures

57 Formation Igénieurs Support – v Selon le choix de lunité, la facture est créée dans BFC : 1. Soit par intégration dune facture saisie par lunité dans XLAB 2. Soit par saisie directe (service facturier, intégration des ROP, liquidation des frais de déplacement, facture libellée en devise étrangère) 2.La facture qui vient dXLAB passe par un statut pré-enregistrée où elle peut être modifiée ou complétée par le SFC. Elle reste dans ce statut tant quelle na pas été validée par lutilisateur pour prise en charge (…ou supprimée) 3.La plupart des factures peuvent faire lobjet dune vérification allégée avant prise en charge compte tenu des contrôles dynamiques assurés par loutil 3.Toutes les factures doivent en revanche faire lobjet dun contrôle de caissier (contrôle du caractère libératoire du règlement) BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions La prise en charge des factures

58 Formation Igénieurs Support – v Commande XLAB BFC Demande dachat C Rejet commande R R C = CréationA = Annulation M = modificationR = rejet M-à-j AE Cons CP D 6xxx C 401 Réel CO Consommation AE Engagement CO Facture SF Facture Hors SF C CMACMA M, A Prise en charge Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Commande dachat M BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les commandes prévisionnelles

59 Formation Igénieurs Support – v La Carte Logée est une carte virtuelle permettant dacheter des prestations auprès de FRAM Le but de la carte logée est de simplifier les flux avec FRAM Achats par le biais dune carte virtuelle unique pour chaque DR Réception dautant de factures que de transactions FRAM est payé directement par AMEX à chaque transaction La Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois Spécificités dintégration Réception dun fichier global BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte Logée

60 Formation Igénieurs Support – v XLAB envoie vers BFC des commandes prévisionnelles qui génèrent des Demandes dAchat prévisionnelles (DA) dans BFC qui deviendront des commandes prévisionnelles dans BFC. 2.Une commande XLAB est identifiée Carte Logée si le fournisseur est le fournisseur Carte Logée. 3.Les contrôles suivants sont effectués dès lintégration de la DA : 1.Une commande Carte logée doit être prévisionnelle 2.Elle doit référencer le marché Carte logée 3.Elle ne doit avoir quun seul poste 4.Chaque fichier ROP (Relevé dOpérations) contient les factures Carte Logée pour une DR et un mois donné ayant le fournisseur Carte Logée. Carte Logée BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions

61 Formation Igénieurs Support – v Carte Achat : carte bancaire classique, achats auprès de nimporte quel fournisseur acceptant les cartes VISA. Carte achat : offre de service aux laboratoires pour faciliter les menues dépenses et les achats en ligne. But de la carte achat : simplifier les flux avec les fournisseurs Achats par le biais dune carte nominative Réception dautant de factures que de transactions Le fournisseur est payé directement par BNPP à chaque transaction Plate Forme de Banque Achats avec paiement différé Diminution des avances à faire Ré éclatement par DR Paiement centralisé une fois par mois BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte Achat

62 Formation Igénieurs Support – v Utilisation de la carte achat CNRS FOURNISSEUR BNPP 1 Achat Paiement Relevé dopération dématérialisé Remboursement Intégration dans BFC BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte Achat

63 Formation Igénieurs Support – v Import du ROP dans NOUBA (quotidien) 2.Import des commandes dans NOUBA (quotidien) 3.Rapprochement dans NOUBA des factures ROP avec les commandes (quotidien) 4.Intégration dans BFC des factures ROP mises à jour des commandes (mensuel) 5.Traitement des erreurs pour les factures non intégrées par BW 6.Traitement des factures intégrées et non comptabilisées par MIR6 7.Comptabilisation en masse des factures ROP (quotidien) 8.Paiement du ROP (mensuel) BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Carte Achat

64 Formation Igénieurs Support – v Xlab BFCE C = CréationS = Suppression M = ModificationR = Rejet D 47211x C 4xxx Saisie des frais réels /liquidation Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Ordre de mission C Prise en charge de lavance Facture D 6256xx C 4xxx et 47211xx Maj. des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Contrôle CMOD à posteriori S C M Consommation AE Comptabi- lisation Règlement Facture BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Missions hors OM permanent

65 Formation Igénieurs Support – v Xlab BFCE Ordre de mission permanent C C = CréationS = Suppression M = ModificationR = Rejet Création liquidation sur OMp Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Ordre de mission permanent Facture D 6256xx C 4xxx Conso des AE Conso des CP Réel CO 6256xx Contrôle CMOD à posteriori C M Consommation AE Comptabi- lisation Règlement Facture Régularisation AE BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Missions sur OM permanent

66 Formation Igénieurs Support – v Les flux de gestion Budget Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version dexécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats Sommaire

67 Formation Igénieurs Support – v Labo XLAB BFCE Création commande( manuelle) C C = CréationA = Annulation M = modificationR = rejet Cons prév Recette D 411 C 700 Réel CO Édition Facture D 5xx C 411 Impact budgétaire Impact analytique Écritures comptables Commande Exécution de la prestation Saisie facture Encaissement BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettes

68 Formation Igénieurs Support – v Deux flux principaux de recettes Recettes récurrentes et ponctuelles (commandes clients) Recettes sur contrats et subventions (contrats clients) Chaque commande (ou contrat) porte des informations qui vont permettre de dériver dans BFC : Le schéma de prix et le régime fiscal limputation de la recette dans les 3 comptabilités (budgétaire/analytique /générale) Deux flux de génération de factures : La gestion de léchéancier de facturation La génération automatique par batch BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettes

69 Formation Igénieurs Support – v Clients Articles Prix ZCS Commande client ZWV1 Loyer ZG2 Demande davoir ZF2B Facture Loyer ZF2A Facture Client ZG2A Avoir client ZL2A Annulation avoir client Référentiels Documents de vente Documents de facturation Types article : Article tarifé Type 1 Article tarifé Type 2 Article non tarifé Groupes de compte client : Clients France public et Société Clients France Indépendants Clients UE public et sociétés Clients étrangers et autres UE Clients provenant de SIRH Clients de provenant pas de SIRH Clients occasionnels CPD Conditions de prix : Prix unitaire Remise en % Remise en montant Majoration en % Majoration en montant ZL2 Demande dannulation avoir client ZWV2 Contrat & Subvention ZF2C Fact Contrat & Subv ZFAZ Demande dacompte ZFAS Annul. demande acompte BFC Les flux de gestion – Dépenses et missions Les recettes

70 Formation Igénieurs Support – v Les flux de gestion Budget Préparation du budget primitif Mise en œuvre du budget dans la version dexécution Dépense et mission Flux achat et consommation budgétaire : commandes standards ou prévisionnelles, carte logée, carte achat Flux mission et consommation budgétaire Recette Gestion des contrats Sommaire

71 Formation Igénieurs Support – v Deux types de contrats Les contrats suivis oSuivi administratif par la création dun contrat client associé à un échéancier de facturation ; oSuivi budgétaire par la création dun programme CB et dadresses budgétaires permettant lattribution et le suivi denveloppes budgétaires dédiées ; oSuivi analytique par la création de structures OTP dédiées permettant : Le pilotage des échéances de facturation par lintermédiaire de jalons ; Lexpression de besoin en crédit et de la prévision de recette (pluri annuelle) par lintermédiaire des pré budgets ; Le suivi de lexécution des dépenses et recettes par contrat, unité et nature de dépense ; Le calcul des montant dajustement de chiffre daffaire pour certains contrats. Les contrats non suivis ou « banalisés » oSuivi administratif par la création dun contrat client associé à un échéancier de facturation ; oPas de suivi budgétaire, ces contrats sont cumulés dans une dotation globale matérialisée par le programme CB « N/A » ; oPas de suivi analytique, ces contrats sont cumulés dans un élément dOTP (par unité) dédié au suivi des dépenses de la dotation globale. Les contrats BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats

72 Formation Igénieurs Support– v Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contrat Gestion analytique des contrats 2nnn Contrat 2nnn Contrat 2nnnR Recette 2nnn1 Unité 1 Dépenses 2nnn2 Unité 2 Dépenses Contrat Client N° Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 …. Prg. CB = /A Jalon Fac. 1 … Unité 1NBGD /A Unité 2NBGD /A XLAB 2nnn1 Unité 1 NB1GD1 Code gestion 1 Code gestion 2 2nnn Unité 2 NB1GD1 BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats Les contrats suivis

73 Formation Igénieurs Support– v Gestion budgétaire des contrats Doc. commercial du contrat Gestion analytique des contrats ADO-CNRS 2nnnR Recette 9ADO0001 Unité 1 Dépenses 2nnn2 Unité 2 Dépenses Contrat Client N° Poste 1 : Unité 1 – EOTP 2nnnR Echéancier de facturation Échéance 1 …. Prg. CB = /A Jalon Fac. 1 … Unité 1NBGD /A Unité 2NBGD /A XLAB 2nnn1 Unité 1 NB1GD1 Code gestion 1 Code gestion 2 2nnn Unité 2 NB1GD1 Les contrats non suivis BFC Les flux de gestion – Gestion des contrats


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